Wo darf in Papierakten Einsicht genommen werden?

Wo darf in Papierakten Einsicht genommen werden?

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In Papierakten darf grundsätzlich nur in den Räumen eines Gerichts oder einer Behörde sowie unter Aufsicht eines im öffentlichen Dienst stehenden Bediensteten eingesehen werden, sagt das FG Baden-Württemberg. Einen Rechtsanspruch auf die Übersendung von Akten oder die Überlassung vollständiger Kopien gibt es nicht.

Im entschiedenen Fall hatte ein Rechtsanwalt beim Finanzgericht beantragt, ihm Akteneinsicht durch Übersendung der vollständigen Akten im Original oder in Kopie in seine Kanzleiräume zu gewähren. Grund dafür war das »Gebaren« des Beklagten, der erst nach Aufforderung des Senats nach der mündlichen Verhandlung die Akten im Original vorgelegt hatte. Dies, so der Anwalt, mache eine umfangreiche Recherche am Arbeitsplatz erforderlich. Eine solche sei ihm in einem Gericht weder möglich noch zumutbar. Außerdem gebe es bei Gericht auch keinen Kopierer für Externe. Die Mandantin des Anwalts, die in dem betroffenen Fall Klägerin war, beantragte außerdem die Übersendung vollständiger Kopien der Akten gemäß Art. 15 DSGVO.

Gericht: Form und Ort der Akteneinsicht richten sich nach FGO und nicht nach DSGVO

Der Anwalt und auch seine Mandantin bekamen die Akten nicht zugeschickt.

Form und Ort der Akteneinsicht werde durch § 78 Abs. 2 und 3 der Finanzgerichtsordnung (FGO) ausdrücklich geregelt, erklärten die Richter des FG Baden-Württemberg. Danach werde den Beteiligten Einsicht in die in Papierform geführten Gerichtsakten und die dem Gericht vorgelegten Akten »in Diensträumen« gewährt. Kanzleiräume eines Rechtsanwalts seien keine Diensträume.

Kanzleiräume sind keine Diensträume

Besondere Gründe, die ausnahmsweise eine Aktenübersendung rechtfertigen könnten, lagen hier nach Auffassung des Gerichts nicht vor. Auch der Hinweis auf den fehlenden Kopierer zog nicht: Der Anwalt hätte nach Akteneinsicht an einem anderen Gericht oder einer Behörde dem Finanzgericht eine Liste mit Aktenseiten, die er kopiert haben wolle, vorlegen können.

Bleibt noch die Anforderung der Mandantin...

Die Mandantin des Rechtsanwalts hatte die Zusendung der Akten in elektronischer Form gefordert. Allerdings scheinen ihr diese Unterlagen schon vorgelegen zu haben – denn die Richter schreiben: »Soweit nicht von vornherein ersichtlich wäre, dass die Klägerin bereits im Besitz entsprechender Kopien oder Mehrfertigungen ist, würde der Senat dem entsprechenden Wunsch der Klägerin vollumfänglich entsprechen.«

Zusätzlich Unterlagen per Mail oder als Datei erhielt sie jedenfalls schon deshalb nicht, weil § 78 Abs. 3 Satz 2 FGO die Finanzgerichte nicht dazu verpflichtet, Behördenakten zu digitalisieren. Das Finanzgericht muss also nicht extra eine elektronische Fassung der in Papierform geführten Behördenakten herstellen und hierauf einen elektronischen Zugriff ermöglichen.

Auch aus Art. 15 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ergab sich hier kein Anspruch auf eine Übersendung von Aktenkopien, denn die Finanzgerichtsordnung (FGO) geht dem Datenschutzrecht und dem Auskunftsrecht aus Art. 15 DSGVO vor. Dies, so die Richter, entspreche Art. 23 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zum Schutz der Unabhängigkeit der Justiz und von Gerichtsverfahren (FG Baden-Württemberg, Beschluss vom 17.12.2019, Az. 2 K 770/17).

(MB)

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