Homeoffice in der Steuererklärung

Homeoffice und Arbeitszimmer steuerlich absetzen

Welche Voraussetzungen müssen für Homeoffice erfüllt sein?

In einigen Branchen ist das Arbeiten von zu Hause aus mittlerweile im Alltag angekommen. Andere dagegen betreten beim Thema »Home-Office« völliges Neuland. Hat der Arbeitgeber vor, seine Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken, kann dies nicht von jetzt auf gleich geschehen. Zuerst müssen nämlich verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein, auf die im Folgenden genauer eingegangen wird.

Vereinbarung im Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung

Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist es wichtig, dass es auch im Homeoffice klare Regeln gibt, an denen sich beide orientieren können. Ein komplett neuer Arbeitsvertrag ist für das Homeoffice nicht zwingend notwendig, eine Zusatzvereinbarung reicht vollkommen aus. Hier sollte möglichst genau festgelegt und dokumentiert werden, wie der zeitliche Umfang, die Erreichbarkeit oder auch Bearbeitungsfristen für bestimmte Aufgaben aussehen.

Einhaltung des Arbeitsschutzgesetz

Bei der Gestaltung der Arbeitszeit haben Arbeitgeber ziemlich freie Hand. So kann zum Beispiel eine Kernarbeitszeit vereinbart werden, in der die Mitarbeiter erreichbar sein müssen. Die Zeit davor und danach kann sich der Mitarbeiter frei einteilen. Auch ist es möglich, dass der Arbeitgeber reine Vertrauensarbeitszeit gewährt. Hier können Angestellte frei entscheiden, wann sie für wie lange arbeiten, solange sie auf die vertraglich vereinbarten Stunden kommen. Unabhängig davon, wie die Arbeitszeit geregelt wird, muss trotzdem das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) eingehalten werden. Hierzu zählen insbesondere das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit sowie die Regelungen zur Höchstarbeitszeit, zu Ruhepausen und Ruhezeiten.

Gefährdungsbeurteilung gilt auch für das Homeoffice

Nicht nur im Unternehmen, sondern auch im Homeoffice ist der Arbeitsschutz ein wichtiges Thema. Somit muss auch im heimischen Büro die sogenannte arbeitsschutzrechtliche Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden, welches den Beschäftigten ein sicheres und gesundes Arbeiten ermöglichen soll. Anhand dieser Beurteilung muss der Arbeitgeber den Angestellten anschließend unterweisen.

Da der Gesetzgeber bis dato den Begriff „Homeoffice“ nicht genau definiert, können sich Arbeitgeber grob an den Regeln und Vorschriften des gesetzlich verankerten „Telearbeitsplatzes“ orientieren. Auch dann, wenn Dinge wie beispielsweise ein vom Arbeitgeber fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Homeoffice oft nicht vorhanden sind, sondern der Küchentisch und ein privater Laptop herhalten müssen.

Datenschutz – Hohe Anforderungen an Datensicherheit & IT-Infrastruktur

Bei klassischen Telearbeitsplätzen werden den Angestellten in der Regel ein Notebook und ein Smartphone sowie einen VPN-Zugang zum firmeninternen Netzwerk zur Verfügung gestellt. Beim Homeoffice dagegen nutzen die Mitarbeiter meist einen privaten Laptop oder PC, das private Smartphone sowie den ebenfalls privaten Internetzugang und Festnetzanschluss. In Bezug auf die Datensicherheit entsteht insbesondere bei der Nutzung privater Endgeräte ein erhöhtes Risiko, welches der Arbeitgeber auf ein Minimum reduzieren sollte. Bevor Arbeitgeber also ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken, müssen entsprechende Datenschutzvorkehrungen getroffen werden. Hierzu zählen unter anderem, dass das Notieren von Passwörtern, die Speicherung von betrieblichen Daten auf eigenen USB-Sticks oder die Vernichtung von Ausdrucken im Hausmüll strengstens verboten ist.

Das Thema Datenschutz sollte von Arbeitgebern sowie Arbeitnehmern ernst genommen werden, da Verstöße gegen die DSGVO mit empfindlichen Geldbußen oder sogar Freiheitsstrafen geahndet werden.

Homeoffice = Teleheimarbeit, alternierende Telearbeit oder mobile Telearbeit?

Auch wenn viele unter dem Begriff »Home-Office« ein heimisches Arbeitszimmer verstehen, handelt es sich per Definition eher um einen sogenannten Telearbeitsplatz. Das bedeutet, dass Angestellte entweder vollumfänglich oder teilweise von den privaten Räumlichkeiten aus arbeiten. Unterschieden werden muss hierbei jedoch zwischen Teleheimarbeit, alternierender und mobiler Telearbeit:

• Teleheimarbeit: Vollzeit von zu Hause aus arbeiten.
• Alternierende Telearbeit: Arbeitsplatz im Unternehmen und zu Hause.
• Mobile Telearbeit: Überwiegendes Arbeiten von unterwegs aus (Remote Work / Mobile Office).

Da es keine gesetzliche Definition für das Homeoffice gibt, sollten sich Arbeitgeber an den Rahmenbedingungen der Telearbeit nach § 2 Absatz 7 Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) orientieren.

Unterschied zwischen Homeoffice, Arbeitszimmer und mobilem Arbeiten

Das gesetzlich definierte Arbeitszimmer wird lediglich umgangssprachlich »Homeoffice« genannt. Steuerlich betrachtet gibt es also zwischen dem Homeoffice und dem Arbeitszimmer keinen Unterschied, da beides synonym zueinander verwendet wird. Das zu Corona-Zeiten häufig als Homeoffice bezeichnete Arbeiten von zu Hause aus hat mit einem »echten« Arbeitszimmer jedoch nichts zu tun. Hierbei handelt es sich vielmehr um das sogenannte »mobile Arbeiten«. Während beim Arbeitszimmer die Arbeitsstättenvorordnung gilt und der Arbeitgeber dem Angestellten zum Beispiel einen voll eingerichteten Arbeitsplatz zur Verfügung stellen muss, gelten diese Regeln beim mobilen Arbeiten nicht.

Mobiles Arbeiten bedeutet, dass der Mitarbeiter von überall aus Arbeiten kann, also nicht zwingend wie beim Arbeitszimmer, in einem abschließbaren Zimmer in den eigenen vier Wänden, sondern beispielsweise auch vom Café aus oder im Zug.

Wichtig: Dank einiger Änderungen im Steuerhilfegesetz gibt es verschiedene Steuererleichterungen für 2020 und 2021. So wurde zum Beispiel eine »Home-Office-Pauschale« eingeführt. Dadurch können Arbeitnehmer auch dann ein Arbeitszimmer steuerlich geltend machen, wenn sie über keinen abgetrennten Raum verfügen, sondern beispielsweise von der Küche, dem Esszimmer oder dem Wohnzimmer aus Arbeiten.

Welche Kosten gelten als absetzbare Werbungskosten im Homeoffice?

Das häusliche Arbeitszimmer bzw. Homeoffice darf nur unter strengen Auflagen steuerlich geltend gemacht werden. So muss das Arbeitszimmer zum Beispiel wesentlich oder komplett zur Erzielung von Einkünften genutzt werden. Sobald Sie das Büro zu Hause auch für private Zwecke nutzen, wird es vom Finanzamt nicht als abzugsfähiges Arbeitszimmer anerkannt. Befinden sich außer den klassischen Einrichtungsgegenständen wie Schreibtisch inkl. Stuhl, Regale, Laptop oder PC noch eine Schlafcouch oder ein Bügelbrett im Raum, zählt dieser nicht mehr unter die formelle Einordnung eines Arbeitszimmers.

Des Weiteren muss es sich um einen separaten Raum handeln, der von den übrigen Wohnräumen abgetrennt ist. Die häufig eingerichtete Büro-Ecke im Wohnzimmer ist somit nicht absetzbar. Außerdem muss genügend privater Wohnraum übrig bleiben. Hat Ihre Wohnung z.B. drei Zimmer, eine Gesamtfläche von 70 qm und das Arbeitszimmer eine Fläche von 25 qm, stehen Arbeits- und Wohnraum nicht im Verhältnis. Auch wenn es stets Einzelfallentscheidungen sind, ist die Gefahr, dass das Finanzamt das Homeoffice in diesem Beispiel nicht akzeptiert, groß.

Sind alle Voraussetzungen erfüllt, können die Kosten für das heimische Büro anteilig oder in voller Höhe abgesetzt werden.

Miet- und Nebenkosten fürs Arbeitszimmer absetzen

Miet- und Nebenkosten wie Heizung, Strom oder auch Kosten für die Müllabfuhr können anteilig abgesetzt werden. Um die anteiligen Mietkosten zu errechnen, einfach die Fläche des Arbeitszimmers durch die Wohnfläche der Wohnung teilen und diese anschließend mit 100 multiplizieren. Wer Eigentum besitzt, kann neben den eben genannten Nebenkosten auch noch anteilig die Grundsteuer, Finanzierungskosten und Abschreibungen geltend machen. Durch das geltend machen der Abschreibung wird im ungünstigen Fall der § 23 EStG - private Veräußerungsgewinn - ausgelöst. Hierbei ist zu beachten welchen Wert das Büro/Arbeitszimmer hat. Wird dieser Überschritten kann im Fall einer Veräußerung ggfs. der Anteil des Büros/ Arbeitszimmers als § 23 EStG steuerpflichtig werden. Dies kann umgangen werden, wenn auf den Ansatz der Afa verzichtet wird.

Berechnungsbeispiel:

• Wohnfläche: 90 qm
• Arbeitszimmer: 20 qm
• Warmmiete: 800€

Rechenschritte:

• Anteil des Arbeitszimmers an Miet- & Nebenkosten: 20/90 * 100 = 22,22%
• Monatliche Kosten fürs Arbeitszimmer: 800€ * 0,2222 = 177,76€
• Jährliche Werbungskosten fürs Arbeitszimmer: 177,76 € *12 = 2.133,12

Bei einer Wohnfläche von 90 Quadratmetern und einem 20 Quadratmeter großen Arbeitszimmer ergeben sich somit 22,22 Prozent an Miet- und Nebenkosten, die bei der Steuer geltend gemacht werden können. Bei einer monatlichen Warmmiete von 800 € ergibt sich daraus ein Betrag von 177,76 € pro Monat.

Gerechnet auf ein Jahr käme man auf 2.133,12 € Werbungskosten für das Homeoffice. Sofern das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit ist, lassen sich sämtliche Miet- und Nebenkosten vollständig absetzen.

Wichtig: Handelt es sich beim Arbeitszimmer nicht um den beruflichen Mittelpunkt, so zum Beispiel bei Lehrern, können maximal 1.250 € pro Jahr als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Nutzung des Arbeitszimmers durch beide Ehegattennutzung oder Lebenspartner

Ehepartner oder Lebenspartner, die das häusliche Arbeitszimmer gemeinsam nutzen, können jeweils den Höchstbetrag von 1.250 € einkünftemindernd geltend machen. Handelt es sich um Eigentum, welches jedem Partner zur Hälfte gehört, können die Kosten für die Nutzung auch nur zur Hälfte angesetzt werden.

Büroeinrichtung, Internet & Telefon von der Steuer absetzen

Auch die Kosten für die Büroeinrichtung, Arbeitsmittel sowie Renovierungskosten für das Arbeitszimmer können geltend gemacht werden. Hierzu zählen unter anderem:

• Schreibtisch,
• Bürostuhl,
• Regale,
• Aktenschränke,
• Gardinen, Vorhänge oder Rollos,
• Lampen,
• Teppiche,
• Bilder,
• Tapeten,
• Farbe,
• Internet- und Festnetzanschluss,
• Mobiltelefon (mit und ohne Vertrag).

Sie sollten jedoch beachten, dass Einrichtungsgegenstände entweder als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sofort absetzbar sind oder über die Dauer der Nutzung abgeschrieben werden müssen.

Das Arbeitszimmer als Lehrer steuerlich absetzen

Nur wenige Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, ein Arbeitszimmer steuerlich geltend zu machen. Lehrer gehören in der Regel dazu. Schließlich verbringen sie sehr viel Zeit mit der Vor- und Nachbereitung des Unterrichts sowie dem Korrigieren und Benoten von Tests, Arbeiten oder Klausuren.

Diese Zeit wiederum verbringen Lehrer meist nicht in der Schule, sondern überwiegend zu Hause am heimischen Schreibtisch. Die Voraussetzungen für die Absetzbarkeit eines Arbeitszimmers für Lehrer sind jedoch die gleichen wie für alle anderen auch:

• Das Arbeitszimmer muss ein eigener abgeschlossener Raum inklusive Tür sein, der von den anderen privaten Räumen getrennt ist. Eine Arbeitsecke erkennt das Finanzamt nicht an. Einen Raum im Keller oder im Dachgeschoss dagegen schon.
• Das Arbeitszimmer muss überwiegend oder ausschließlich beruflich genutzt werden. Eine private Mitbenutzung von bis zu 10 % ist erlaubt, mehr jedoch nicht.
• Miete inkl. Nebenkosten müssen nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche aufgeteilt werden.

Kosten für das Arbeitszimmer können jedoch nur bis zu einer maximalen Höhe von 1.250 € als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden.

GWG und AfA bei häuslichem Arbeitszimmer

Arbeitsmittel und Einrichtungsgegenstände für das häusliche Arbeitszimmer können Sie als Werbungskosten bei der Steuer geltend machen. Hierfür haben Sie zwei Möglichkeiten:

GWG = Geringwertiges Wirtschaftsgut

Liegt beispielsweise der Anschaffungspreis für Kopfhörer bei weniger als 950 € (inkl. Umsatzsteuer), zählen sie als sogenanntes Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG). Die Kosten für die Kopfhörer können sofort geltend gemacht werden, sofern sie für die Arbeit des Steuerpflichtigen notwendig sind.

AfA = Absetzung für Abnutzung

Liegen die Anschaffungskosten über der Grenze von 950 € brutto, müssen diese über die Dauer der Nutzung verteilt bzw. abgeschrieben werden. Die amtliche Nutzungsdauer für Büromöbel liegt zum Beispiel bei 13 Jahren. Der Kaufbeleg sollte während der gesamten Abschreibungsdauer aufbewahrt werden. Zudem muss die Abschreibung im Jahr der Anschaffung monatsgenau erfolgen. Was genau über welchen Zeitraum abgeschrieben werden muss, ist in der »AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter« geregelt.

Dienstwagen im Homeoffice – Geht das?

Ein schicker, moderner Dienstwagen mit guter Ausstattung steht sicherlich bei vielen Arbeitnehmern ganz oben auf der Wunschliste. Insbesondere dann, wenn dieser auch privat genutzt werden kann. Wer jedoch einen Dienstwagen fährt, muss die private Nutzung entweder über die Pauschalversteuerung (1-Prozent-Regelung) oder über ein Fahrtenbuch versteuern.

Da den meisten Dienstwagennutzern das akribisch genaue Führen eines Fahrtenbuches zu aufwendig und zu lästig ist, entscheiden sich die meisten für die Variante der Pauschalbesteuerung. Neben den 0,03 % des Bruttolistenpreises pro gefahrenem Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte muss auch der geldwerte Vorteil von monatlich 1 % des Bruttolistenpreises für die private Nutzung versteuert werden. Wer häufig vom Homeoffice aus arbeitet und den Wagen weniger als 15 Arbeitstage pro Monat nutzt, kann auch auf eine Tagespauschale von 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zurückgreifen. Zudem sollte eine Korrektur der Dienstwagenbesteuerung monatlich erfolgen, da dies Auswirkungen auf die Sozialversicherung hat. Alternativ kann die Korrektur auch im Rahmen der Steuererklärung erfolgen. Dann erhält man jedoch nur die zu viel gezahlte Steuer zurück.

Der steuerliche Vorteil für Fahrten zwischen der eigenen Wohnung und dem Büro kann jedoch nicht genutzt werden, wenn der Mitarbeiter nur gelegentlich für Termine in den Betrieb fährt. Denn dann liegt keine sogenannte »erste Tätigkeitsstätte« vor.

Kosten für doppelte Haushaltsführung

Bei manchen Arbeitnehmern liegen Wohnort und Arbeitsstelle so weit auseinander, dass sie sich für eine Zweitwohnung am Arbeitsort entscheiden. Einige Kosten für die sogenannte doppelte Haushaltsführung können steuerlich geltend gemacht werden. Arbeitnehmer können zum Beispiel Unterkunftskosten für einen zweiten Haushalt mit monatlich maximal 1.000 € für die notwendige Einrichtung inklusive Hausrat steuerlich abziehen. Auch ein Arbeitszimmer kann zusätzlich in der Einkommensteuererklärung abgerechnet werden. Jeweils ein Arbeitszimmer in der Zweitwohnung und am Hauptwohnsitz kann man jedoch nicht steuerlich geltend machen, da diese niemals zeitgleich genutzt werden.

Homeoffice und der Einfluss auf die Steuererklärung

Seit der Corona-Pandemie gehen viele Beschäftigte ihrer Arbeit von zu Hause aus nach. Homeoffice ist inzwischen für den Großteil der Bevölkerung zur Normalität geworden. Die meisten werden sich bis dato aber nur wenig Gedanken über Ihre Steuererklärung und darüber gemacht haben, dass das Arbeiten von zu Hause Auswirkungen auf die steuerlich absetzbaren Werbungskosten hat und die Entfernungspauschale deutlich geringer ausfällt. Wir klären über den Einfluss des Corona Homeoffice auf die Steuer auf:

Arbeitgeber & Arbeitnehmer entscheiden gemeinsam über Homeoffice

Der Vorschlag, eine Homeoffice Pflicht während Corona einzuführen oder dass der Arbeitgeber Homeoffice einseitig anordnen darf, hat sich nicht durchgesetzt. Der Arbeitgeber ist lediglich dazu verpflichtet seinen Mitarbeitern das Home-Office anzubieten. Auch wird es keinen gesetzlich verankerten Anspruch für Arbeitnehmer geben, von zu Hause aus zu arbeiten. Die Regierung hat sich jedoch für eine Kompromisslösung entschieden, bei der sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam für das Homeoffice entscheiden und diese Form des Arbeitens vereinbaren können.

Damit Beschäftigte eine Rechtsgrundlage haben, sollte die Homeoffice-Vereinbarung nicht nur mündlich geschehen, sondern schriftlich festgehalten werden.

Homeoffice und die Auswirkungen auf Werbungskosten des Arbeitszimmers

Normalerweise können Arbeitnehmer Kosten für die Einrichtung und Ausstattung eines Arbeitszimmers sowie erforderliche Arbeitsmittel als Werbungskosten bei der Einkommensteuererklärung geltend machen. Auch die Nebenkosten des Arbeitszimmers fallen anteilig darunter.

Das geht jedoch nur dann, wenn es sich beim Arbeitszimmer um einen abgeschlossenen Raum handelt. Das dürfte bei den meisten Angestellten allerdings nicht der Fall sein. Da stellt sich die Frage, welche Werbungskosten überhaupt noch geltend gemacht werden können? Zudem fallen während der Arbeit im Homeoffice deutlich mehr Kosten für Strom und Heizung an. Diese Lücke soll nun durch die von der Koalition beschlossene Homeoffice-Pauschale geschlossen werden.

Homeoffice mindert die Entfernungspauschale

Wer überwiegend seit Anbeginn der Corona-Pandemie vom Homeoffice aus arbeitet, fährt auch nicht mehr täglich ins Büro oder zur Arbeitsstätte. Damit fällt 2020 und 2021 zu großen Teilen die vielfach von Angestellten genutzte Entfernungspauschale deutlich reduzierter aus. Zudem fallen die vom Arbeitgeber gewährten Fahrtkostenzuschüsse weg. Einzige Ausnahme sind Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel, die weiterhin bei der Steuer angegeben werden können. Allerdings sollten Steuerpflichtige ehrlich sein und die Kosten nur für den Zeitraum angeben, in dem auch tatsächlich mit der Bahn oder dem Bus zur Arbeit gefahren wurde.

Tipp: Wer auf seiner elektronischen Steuerkarte (ELStAM) bisher die Entfernungspauschale eingetragen hat, muss dem Finanzamt die Änderung mitteilen.

Die Homeoffice-Pauschale

Steuerpflichtige konnten in 2020 und 2021 für jeden Tag, den sie ausschließlich zu Hause arbeiteten, eine Pauschale von 5 €, max. 120 Tage pro Jahr, geltend machen. Die sog. Homeoffice-Pauschale

Der Höchstbetrag war jedoch auf 600 € pro Jahr gedeckelt. Diesen Betrag erreicht man nach 120 Tagen. Zudem fließt die Homeoffice-Pauschale in die Werbungskostenpauschale von max. 1.000 € mit ein und kann nicht zusätzlich gewährt werden. Wer also auch mit der Homeoffice-Pauschale nicht über Ausgaben von mehr als 1.000 € kommt, profitiert nicht von der neuen Homeoffice-Pauschale.

Homeoffice Pauschale ab 2023

Ab dem Jahr 2023 können Steuerzahler, die im Homeoffice arbeiten, pro Tag sechs Euro in der Einkommenssteuererklärung geltend machen. Die Homeoffice-Pauschale wird entfristet und verbessert. Im Jahr der Einführung war die Pauschale noch auf 600 Euro pro Jahr begrenzt, aber ab 2023 können bis zu 1.260 Euro pro Jahr beansprucht werden. Das bedeutet, dass künftig 210 statt 120 Homeoffice-Tage begünstigt sind. Die Pauschale kann auch dann geltend gemacht werden, wenn kein Arbeitszimmer zu Hause vorhanden ist. Das ist besonders für Familien mit kleineren Wohnungen von Vorteil, da ein separates Arbeitszimmer nun nicht mehr notwendig ist, um einen Steuerabzug zu erhalten. "Entfristet" bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Regelung zur Homeoffice-Pauschale nicht mehr befristet gültig ist, sondern dauerhaft besteht und somit in Zukunft auch über die Krisenjahre der Corona-Pandemie hinaus gilt. Zuvor war die Regelung nur für einen begrenzten Zeitraum vorgesehen und musste immer wieder verlängert werden.

Steuerliche Vor- und Nachteile des Homeoffice zusammengefast

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Arbeiten im Homeoffice für Arbeitnehmer steuerliche Vor- und Nachteile mit sich bringt.

Wer ein eigenes, abschließbares und von den anderen privaten Räumen abgetrenntes Arbeitszimmer hat, kann die anteilige Miete sowie Mietnebenkosten, Renovierungs- und Reinigungskosten im Rahmen der Einkommensteuerklärung angeben. Voraussetzung ist jedoch, dass sich der berufliche Mittelpunkt überwiegend in Homeoffice abspielt. Zudem können Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch, Regale oder Teppiche und Vorhänge steuerlich geltend gemacht werden. Hierbei müssen jedoch die Abschreibungsregeln (GWG-Regelung oder AfA-Tabelle) beachtet werden.

Wer nicht über ein eigenes Arbeitszimmer verfügt, kann zumindest die Homeoffice-Pauschale in Höhe von 5 € pro Tag, max. 600 € pro Jahr, absetzen. Ab 2023 können bis zu 1.260 Euro pro Jahr über die Homeoffice-Pauschale geltend gemacht werden

Unabhängig davon, ob ein eigener Arbeitsraum vorhanden ist oder nicht, können noch notwendige Arbeitsmittel wie zum Beispiel Büromaterialien oder Bücher als Werbungskosten angegeben werden.