Rechnung

Führt der Unternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen aus, muss er für umsatzsteuerliche Zwecke eine Rechnung erstellen, die nachfolgende Angaben enthält:

  • den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers,

  • den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers,

  • die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,

  • den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung,

  • das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung,

  • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag, der gesondert auszuweisen ist, (bei Steuerbefreiung ist ein Hinweis nötig),

  • die erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,

  • das Ausstellungsdatum der Rechnung,

  • eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen – darf nur einmalig vergeben werden,

  • den anzuwendenden Steuersatz,

  • bei Zahlung vor Erbringung der Leistung den Zeitpunkt der Vereinbarung des Entgelts.

Enthält eine Rechnung nicht alle Angaben, so kann sie berichtigt werden (§ 31 Abs. 5 UStDV).

Eine elektronische Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug, wenn gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 1 Umsatzsteuergesetz die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet ist. Dies ist bei Rechnungen der Fall, die

  • als digitale E-Mail mit PDF- oder Textdatei- oder Bilddateianhängen,

  • als Computer-Telefax oder Fax-Server,

  • als Web-Download,

  • als DE-Mail,

  • als E-Post,

  • mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder

  • durch Datenträgeraustausch

übermittelt werden.

Die Verpflichtung zur Rechnungslegung besteht auch bei der Ausführung von steuerfreien Leistungen oder dann, wenn eine Leistung für eine nicht steuerpflichtige Person erbracht wird.

Werden mit einer Rechnung Leistungen abgerechnet, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, sind die Leistungsentgelte sowie die zugehörigen Steuersätze getrennt auszuweisen.

Ein Doppel der ausgestellten Rechnung muss der Unternehmer aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde und beträgt insgesamt zehn Jahre. Zudem muss der Unternehmer alle Eingangsrechnungen aufbewahren.

Der leistende Unternehmer muss auch bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen eine Rechnung ausstellen. Hierzu gehören unter anderem Leistungen eines Fensterputzers, eines Gärtners oder Bauleistungen. Wird gegen diese Rechnungsausstellungspflicht verstoßen, kann der Unternehmen zur Zahlung eines Bußgeldes bis zu 5.000,00 € verpflichtet werden. Privatpersonen, die die Rechnung erhalten haben, müssen diese zwei Jahre aufbewahren. Privatpersonen droht bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht ein Bußgeld bis zu 500,00 €.

Der Rechnungsempfänger muss prüfen, ob die Rechnungsangaben stimmen. Dazu gehört auch die Überprüfung des Firmensitzes. Ist die Rechnung fehlerhaft, versagt der Fiskus den Vorsteuerabzug (Bundesfinanzhof, Urteil vom 6.12.2007, V R 61/05).