Dienstreise

Rechtslage seit 1.1.2014:

Die Begriffe Arbeitsstätte und regelmäßig werden durch die Begriffe Tätigkeitsstätte und erste Tätigkeitsstätte ersetzt. Grundsätzlich kommt die Entfernungspauschale bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zur Anwendung. Für weitere Fahrten können die tatsächlichen Kosten oder die pauschalen Kilometersätze zum Ansatz gebracht werden.

Die erste Tätigkeitsstätte wird nach dienst- und arbeitsrechtlichen Kriterien bestimmt. Ersatzweise wird eine erste Tätigkeitsstätte angenommen, wenn der Arbeitnehmer

  • diese typischerweise arbeitstäglich aufsucht oder

  • 2 Arbeitstage je Arbeitswoche oder ein Drittel seiner Arbeitszeit dort verbringt.

Eine dauerhafte Zuordnung, d.h. unbefristet oder für mindestens 48 Monate, zu einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers kann ebenfalls eine erste Tätigkeitsstätte begründen.

Rechtslage bis 31.12.2013:

Aufgrund der geänderten Rechtsprechung des BFH zur Auswärtstätigkeit hat die Finanzverwaltung in einem Schreiben zur regelmäßigen Arbeitsstätte definiert, wann von einer solchen auszugehen ist:

  • dauerhafte Zuordnung zu einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder

  • Tätigkeit in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers entweder arbeitstäglich, je Arbeitswoche einen vollen Arbeitstag oder mindestens 20 % der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit.

Das Vorliegen einer Auswärtstätigkeit setzt eine zeitweise Abwesenheit von der regelmäßigen Arbeitsstätte und der Wohnung des Steuerpflichtigen voraus. Der Ort der tatsächlich ausgeübten Tätigkeit ist in diesem Zusammenhang maßgebend. Das Aufsuchen einer ortsfesten Einrichtung lediglich zu Kontroll- und Organisationszwecken begründet keine regelmäßige Arbeitsstätte.

Rechtslage seit 1.1.2008:

Seit dem 1.1.2008 fasst der Gesetzgeber die Begriffe Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit unter dem Begriff Auswärtstätigkeit zusammen. Dies erfolgte über eine Neufassung der Lohnsteuerrichtlinien 2008. Vor allem Arbeitnehmer, die beruflich viel unterwegs sind, können bei ihrer Steuererklärung davon profitieren.

Nicht mehr maßgebend sind die Dauer des Aufenthalts und die Art der Tätigkeit. Nach der neuen Vereinfachungsregel reicht es aus, wenn die betriebliche Einrichtung vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird. Ebenfalls ausreichend ist eine zusammenhängende Tätigkeit von mehr als 46 Wochen (52 Kalenderwochen minus sechs Wochen Urlaub) im Kalenderjahr.

Auswärts Arbeitende können nun für jeden gefahrenen Kilometer – Hin- und Rückweg – zwischen Heimat- und Einsatzort immer die tatsächlichen Aufwendungen oder die pauschalen Kilometersätze geltend machen. Zuvor wurde die auswärtige Tätigkeitsstätte nach drei Monaten zur regelmäßigen Arbeitsstätte. Dies hatte zur Folge, dass ab dem 4. Monat nur noch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit der Entfernungspauschale geltend gemacht werden konnten.

Die bisherige 30-Kilometer-Grenze für Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzstelle bei Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Einsatzorten – wie etwa Bau- und Montagearbeiter oder Kundendienstmonteure – wurde abgeschafft.

Verpflegungsmehraufwendungen können steuerlich zeitlich unbegrenzt geltend gemacht werden, wenn nicht dieselbe Auswärtstätigkeit vorliegt. Dies ist immer dann der Fall, wenn eine auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Handelt es sich um dieselbe Auswärtstätigkeit, werden die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand – wie bisher – auf die ersten drei Monate beschränkt.

Übernachtungskosten können nur noch in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten geltend gemacht werden. Ein Abzug von Pauschalen ist sowohl für das Inland als auch für das Ausland nicht mehr möglich.

Rechtslage bis 31.12.2007:

Ist ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte in einem anderen Ort und außerhalb seiner Privatwohnung beruflich tätig, so liegt eine Dienstreise vor. Vorübergehend bedeutet, dass der Dienstreisende wieder in seine Wohnung oder in seine Firma zurückkehren muss. Überschreitet die Dienstreise drei Monate, gilt der auswärtige Tätigkeitsort als neue regelmäßige Arbeitsstätte. Als Dienstreisen gelten auch Fahrten zwischen mehreren regelmäßigen Arbeitsstätten für den gleichen Arbeitgeber. Eine Dienstreise ist von einer Einsatzwechseltätigkeit und einer Fahrtätigkeit abzugrenzen.

Kosten, die durch eine Dienstreise entstehen, gelten als Reisekosten (Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand) und können durch den Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Erstattet der Arbeitgeber entstandene Kosten nicht, so kann der Arbeitnehmer die Aufwendungen im Rahmen seiner jährlichen Steuererklärung als Werbungskosten bei den Einkünften aus unselbständiger Arbeit geltend machen.

Die Dienstreise muss nahezu ausschließlich aus beruflichen Gründen unternommen worden sein. Wurden nebenbei auch private Ziele, wie zum Beispiel ein anschließender Urlaubsaufenthalt, verfolgt, so gefährdet dies die Qualifikation der Reisekosten als Aufwendungen im Rahmen einer Dienstreise.

Gesetze und Urteile (Quellen)

BFH 9.6.2011, VI R 58/09

BFH 9.6.2011, VI R 36/10

BFH 9.6.2011, VI R 55/10

BFH 19.1.2012, VI R 23/11

BFH 19.1.2012, VI R 36/11

BMF 15.12.2011, IV C5-S-2353/11/10010

§ 9 EStG

R 9.4–9.7 LStR