Lohnsteuer

Rechtsgrundlage der Lohnsteuer

Als Teil der Einkommensteuer ist die Lohnsteuer im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Konkrete Regeln und Beispiele für die Berechnung und Abführung liefert die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) . Jährlich gibt das Bundesministerium der Finanzen (BMF) das Amtliche Lohnsteuer-Handbuch heraus. Dieses bringt Arbeitgeber auf den neuesten Stand der aktuellen BMF-Schreiben und der höchstrichterlichen Rechtsprechung im Bereich des Lohnsteuerrechts.

Funktionsprinzip der Lohnsteuer

Abhängig Beschäftigte (Angestellte und Beamte) zahlen immer Lohnsteuer. Die wichtigsten Fakten zur Lohnsteuer im Überblick:

• Schuldner der Lohnsteuer: Der oder die Mitarbeiter/in schuldet die Lohnsteuer. Der Arbeitgeber ist jedoch dazu verpflichtet, sie an das Finanzamt zu überweisen. Wird zu wenig Lohnsteuer einbehalten, haftet er für die Differenz (§ 42d EStG).

• Steuerklassen: Arbeitnehmer erhalten vom Finanzamt eine von sechs Steuerklassen zugewiesen. Darin sind bereits verschiedene Freibeträge berücksichtigt. Die Steuerklasse des Arbeitnehmers ist ausschlaggebend für die Höhe der abgeführten Lohnsteuer.

• Berechnung der Lohnsteuer: Der Arbeitgeber muss bei der Durchführung der Lohnabrechnung die Höhe der Lohnsteuer ermitteln (§ 38 Abs. 3 EStG). Hierfür ruft er bei der Finanzbehörde die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ab. Diese enthalten neben vielen weiteren Details auch die Steuerklassen der Mitarbeiter. Dies geschieht mittlerweile automatisch, früher haben Arbeitgeber aus den amtlichen Lohnsteuertabellen abgelesen, wie viel Lohnsteuer für eine bestimmte Einkommenshöhe je nach Steuerklasse anfällt. Zudem gibt es Situationen, in denen eine pauschale Besteuerung in Frage kommt, etwa bei der kurzfristigen Beschäftigung (25 Prozent) oder einem Minijob (2 Prozent).

• Abführung: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Lohnsteuer beim Finanzamt anzumelden und abzuführen (§ 41a EStG).

• Lohnsteuerjahresausgleich: Zum Jahresende gleicht der Arbeitgeber das Lohnsteuerkonto der Arbeitnehmer so aus, dass die gezahlte Lohnsteuer mit der Jahreseinkommensteuer übereinstimmt.

• Lohnsteuerbescheinigung: Bis zum 28. oder 29. Februar des Folgejahres muss der Arbeitgeber alle für die Arbeitnehmer abgeführten Lohnsteuern in einer Lohnsteuerbescheinigung dokumentieren. Diese muss elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Mitarbeiter erhalten einen Ausdruck oder ein elektronisches Dokument (PDF) für ihre eigene Steuererklärung.

Die Lohnsteuer funktioniert ähnlich wie eine monatliche Steuervorauszahlung auf die Einkommensteuerschuld. Gibt ein Steuerpflichtiger später eine Steuererklärung beim zuständigen Finanzamt ab, wird man veranlagt. Das Finanzamt ermittelt die tatsächliche Einkommensteuerschuld und zieht davon die bereits gezahlte Lohnsteuer ab. So kommt es zu einer Rückzahlung oder Nachzahlung.

Der Unterschied zwischen Einkommen- und Lohnsteuer liegt in der Art der Veranlagung. Zur Zahlung der Lohnsteuer sind abhängig Beschäftigte verpflichtet. Sie müssen häufig keine Steuererklärung einreichen. Wer Einkünfte aus anderen Einkunftsarten hat (z. B. aus Vermietung oder aus einem Gewerbebetrieb), muss eine Steuererklärung abgeben und wird erst dadurch veranlagt.

Wie läuft die Lohnsteueranmeldung ab?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, in regelmäßigen Abständen beim Finanzamt die abzuführende Lohnsteuer anzumelden. Hierfür verwendet er die amtlichen Vordrucke, die per ELSTER-Software oder -Schnittstelle übermittelt werden.

Die Lohnsteueranmeldung muss spätestens bis zum zehnten Tag nach Ende des Anmeldezeitraums versandt werden, für den Monat Januar also zum 10. Februar.

In welchen zeitlichen Abständen die Lohnsteueranmeldung erfolgen muss, hängt von der insgesamt abgeführten Lohnsteuer im vergangenen Jahr ab:

Welche Auswirkungen haben Steuerklassen auf die Lohnsteuer?

Steuerklassen vereinfachen die richtige Berechnung der Lohnsteuerhöhe. Sie enthalten neben dem Grundfreibetrag weitere Freibeträge wie den Werbungskostenpauschbetrag, eine Vorsorgepauschale oder einen Pauschalbetrag für Sonderausgaben.

Wie kann man Lohnsteuer zurückbekommen?

Im Rahmen der jährlichen Veranlagung des Arbeitnehmers zur Einkommensteuer – wenn die Steuererklärung erstellt und beim Finanzamt abgegeben wird – wird die bereits gezahlte Lohnsteuer mit der errechneten Steuerschuld verrechnet. In den meisten Fällen kommt es dann auch zur teilweisen Steuererstattung und Rückzahlung der bereits abgeführten Lohnsteuer.

Zum Jahresende ist die Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs durch den Arbeitgeber in manchen Fällen möglich. Der Jahresausgleich ist ein betriebliches Erstattungsverfahren, bei dem die abgeführten Monatslohnsteuerbeträge und die Jahreslohnsteuer verglichen werden.

Wie wird die Lohnsteuer mit Hilfe von ElStAM berechnet?

Damit Arbeitnehmer nur so viel Lohnsteuer zahlen, wie sie dem Staat in ihrer individuellen Situation auch schulden, benötigt der Arbeitgeber bestimmte Daten für den Lohnsteuerabzug. Das sind die »individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale«.

Diese Lohnsteuerabzugsmerkmale waren früher auf der Lohnsteuerkarte aus Papier eingetragen. Seit 2013 gibt es statt der Papier-Lohnsteuerkarte ein elektronisches Verfahren, das oft auch als elektronische Lohnsteuerkarte bezeichnet wird. Diese Daten heißen seitdem Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale – kurz ELStAM – und werden in einer zentralen Datenbank der Finanzverwaltung dem Arbeitgeber zum elektronischen Abruf bereitgestellt.

Zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen gehören zum Beispiel die Steuerklasse (Lohnsteuerklassen 1 bis 6), der Familienstand, Religionszugehörigkeit, Kinderfreibeträge, ein Pauschbetrag für Menschen mit Behinderung sowie ein Lohnsteuerfreibetrag für hohe Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen, falls dieser vom Arbeitnehmer beantragt wurde. Andere Freibeträge, die beim Lohnsteuerabzug von Bedeutung sind, sind u.a.: Grundfreibetrag, Arbeitnehmerpauschbetrag, Sonderausgabenpauschbetrag, Entlastungsbetrag für Alleinerziehende, Vorsorgepauschale.

Die ELStAM-Datenbank wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) verwaltet. Im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM-Verfahren) ist die Finanzverwaltung für die Bildung und Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale und deren Bereitstellung für den Abruf durch den Arbeitgeber zuständig. Gesetzliche Grundlage für die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten in der ELStAM-Datenbank sind § 39e des Einkommensteuergesetzes (EStG) und § 139b der Abgabenordnung (AO). Mit einem Lohnsteuerrechner kann man das individuelle Verhältnis zwischen dem Brutto- und Nettogehalt abzgl. Lohnsteuer, Kirchensteuer, Renten- und Arbeitslosenversicherung berechnen. Das geht auch im Fall eines Teilzeit- oder Midi-Jobs.

Müssen alle Arbeitnehmer Lohnsteuer bezahlen?

Die Lohnsteuer ist grundsätzlich von allen Arbeitnehmern einzubehalten und abzuführen. Damit unterliegen nicht nur unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer (Wohnsitz und gewöhnlicher Aufenthalt im Inland) der Lohnsteuer, sondern auch Arbeitnehmer, deren Einkünfte zu 90 % der deutschen Besteuerung unterliegen oder deren Einkünfte, die nicht der deutschen Besteuerung unterliegen, den Grundfreibetrag nach § 32a Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 EStG nicht übersteigen.

Ist die Lohnsteuer bei Auslandstätigkeit zu entrichten?

Auch Arbeitnehmer, die im Ausland leben, deren Arbeitslohn aber aus inländischen öffentlichen Kassen gezahlt wird, unterliegen der Lohnsteuer.

Warum bezahlt man Lohnsteuer?

Wie viel Einkommensteuer ein Arbeitnehmer für ein Kalenderjahr zahlen muss, kann erst nach Ablauf des Jahres vom Finanzamt genau festgesetzt werden. Denn erst dann steht das zu versteuernde Einkommen fest. So lange will der Staat aber nicht auf sein Geld warten. Deshalb müssen Arbeitnehmer für ihre Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit schon während des Jahres Lohnsteuer zahlen. Die Höhe der Lohnsteuer hängt unter anderem von der Steuerklasse ab.

Wie bezahlt man Lohnsteuer?

Der Arbeitgeber behält die Lohnsteuer vom Arbeitslohn ein und zahlt sie an das Finanzamt. Diese Lohnsteuer ist eine »Vorauszahlung« auf die Einkommensteuerschuld. Die Lohnsteuer ist also keine Steuer eigener Art, sondern eine Erhebungsform der Einkommensteuer. Im Rahmen der jährlichen Veranlagung des Arbeitnehmers zur Einkommensteuer – also: wenn die Steuererklärung erstellt und beim Finanzamt abgegeben wird – wird die bereits gezahlte Lohnsteuer mit der errechneten Steuerschuld verrechnet. In den meisten Fällen kommt es zur teilweisen Rückzahlung der bereits abgeführten Lohnsteuer.

Wie wird die Lohnsteuer berechnet?

Damit Arbeitnehmer nur so viel Lohnsteuer zahlen, wie sie dem Staat in Ihrer individuellen Situation auch schulden, benötigt der Arbeitgeber Daten für den Lohnsteuerabzug. Das sind die »individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale«.

Früher waren diese Merkmale auf der Papier-Lohnsteuerkarte eingetragen. Seit 2013 gibt es statt der Lohnsteuerkarte auf Papier ein elektronisches Verfahren, das oft auch als elektronische Lohnsteuerkarte bezeichnet wird:

Die für den Lohnsteuerabzug maßgebenden Daten heißen seitdem Elektronische LohnSteuerAbzugs-Merkmale – kurz ELStAM – und werden in einer zentralen Datenbank der Finanzverwaltung dem Arbeitgeber zum elektronischen Abruf bereitgestellt. Zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen gehören zum Beispiel die Steuerklasse (Lohnsteuerklasse), Kinderfreibeträge und Religionszugehörigkeit.

Die ELStAM-Datenbank wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) verwaltet. Im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM-Verfahren) ist die Finanzverwaltung für die Bildung und Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale und deren Bereitstellung für den Abruf durch den Arbeitgeber zuständig. Gesetzliche Grundlage für die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten in der ELStAM-Datenbank sind § 39e des Einkommensteuergesetzes (EStG) und § 139b der Abgabenordnung (AO).

Müssen alle Arbeitnehmer Lohnsteuer bezahlen?

Die Lohnsteuer ist grundsätzlich von allen Arbeitnehmern einzubehalten und abzuführen. Damit unterliegen nicht nur unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer (Wohnsitz und gewöhnlicher Aufenthalt im Inland) der Lohnsteuer, sondern auch Arbeitnehmer, deren Einkünfte zu 90 % der deutschen Besteuerung unterliegen oder deren Einkünfte, die nicht der deutschen Besteuerung unterliegen, den Grundfreibetrag nach § 32a Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 EStG nicht übersteigen.

Auch Arbeitnehmer, die im Ausland leben, deren Lohn aber aus inländischen öffentlichen Kassen gezahlt wird, unterliegen der Lohnsteuer.