Finanzverwaltung/Datenzugriff

Nutzen Sie für Ihre Buchführung einen Computer, darf der Betriebsprüfer auf die von Ihnen elektronisch gespeicherten Daten zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO). Das gilt selbst dann, wenn Sie kein Buchführungsprogramm verwenden, sondern nur ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel.

Das Zugriffsrecht des Prüfers können Sie nicht dadurch aushebeln, indem Sie die elektronischen Dokumente auf Papier oder Mikrofilmen archivieren. Denn der Prüfer kann die Daten dann nicht maschinell auswerten, worauf er ein Recht hat. Sobald also der Computer für die Buchhaltung und Erstellung der Gewinnermittlung genutzt wird, müssen auch elektronische Daten vorgehalten und dem Betriebsprüfer zugänglich gemacht werden können (Finanzgericht Rheinland-Pfalz, Urteil vom 20.1.2005, 4 K 2167/04).

Für alle Steuerpflichtigen, die EDV-gestützte Buchführungssysteme im Ensatz haben, sind die Grundsätze der Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS) zu beachten, die den Prüfern erhebliche Zugriffsrechte auf die firmeneigenen Datenverarbeitungssysteme gewähren. Die Zugriffsrechte sind in 3 Varianten ausgestaltet:

• Z-1-Zugriff: Nur-Lese-Zugriff,

• Z-2-Zugriff: Mittelbarer Zugriff durch Aufbereitung des Prüfungspflichtigen nach Prüfervorgaben,

• Z-3-Zugriff: Überlassung eines Datenträgers zur unmittelbaren Auswertung durch den Prüfer.

Die Finanzverwaltung hat aktuell den Entwurf zu einem BMF-Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht, das die obigen teilweise überholten Grundsätze ablösen soll.