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Umsatzsteuervoranmeldung

Was ist eine Umsatzsteuervoranmeldung? Wer muss die UstVa, wie oft abgeben? Hier gibt es die Antwort! Detailliert und verständlich.

Stand: - Unternehmen und Freiberufler müssen in Deutschland eine sogenannte Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Unternehmer sind zur Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen verpflichtet. Zum Einsatz kommt dabei der Vordruck Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Was ist eine Umsatzsteuervoranmeldung?

Jeder umsatzsteuerpflichtige Unternehmer muss monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) beim zuständigen Finanzamt abgeben. Dadurch kann die auf Ihren eigenen Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer abgeführt und mit der im gleichen Zeitraum von Ihnen gezahlte Umsatzsteuer verrechnet werden. Dieses Vorgehen reduziert die Zahllast von Unternehmern am Ende eines Jahres.

 

Beispiel: Sie müssen monatlich eine UStVA abgeben und stellen Ihren Kunden eine Rechnung in Höhe von 3.000 € netto + 357 € (19 %) Umsatzsteuer. Im selben Monat bezahlen Sie jedoch eine Rechnung von 1.000 € netto + 119 € Umsatzsteuer. Das Finanzamt rechnet die von Ihrem Kunden erhaltenen 357 € Umsatzsteuer und die von Ihnen bezahlte Vorsteuer von 119 € gegen. Die Umsatzsteuerzahllast in Höhe von 238 € müssen Sie dann über die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt melden und abführen.

 

Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Grundsätzlich müssen alle Unternehmen und auch Freiberufler, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen oder Lieferungen erbringen, eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.

Umsatzsteuerpflichtig sind auch Privatpersonen, die eine Photovoltaikanlage betreiben und auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UstG) verzichten. Grund hierfür ist, dass der erzeugte Strom an einen Netzbetreiber verkauft wird und somit aus steuerlicher Sicht eine unternehmerische Tätigkeit vorliegt. Eine Gewerbeanmeldung und die damit verbundene Abgabe einer Umsatzsteuererklärung sind dann unerlässlich. Vorteil ist jedoch, dass Sie auch alle mit der Photovoltaikanlage angefallene Vorsteuer geltend machen können.

 

Wie oft muss die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermittelt werden?

Ob Sie die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich, jeweils einmal pro Quartal oder nur eine Jahreserklärung an das für Ihr Unternehmen zuständige Finanzamt übermitteln müssen, hängt von der Höhe Ihrer Vorjahressteuer ab. Der Abgabezeitraum wird im laufenden Steuerjahr vom Finanzamt bestimmt und mitgeteilt.

 

Grenzwerte Umsatzsteuer

Je nachdem, wieviel Umsatzsteuer im vergangenen Kalenderjahr angefallen ist, geltend für die Abgabe der monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung oder die jährliche Umsatzsteuererklärung folgende Grenzwerte:

 

Abgabezeitraum

Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr

1 x pro Jahr (Umsatzsteuererklärung)

Weniger als 1.000 €

1 x pro Quartal

1.000 € bis 7.500 €

Monatlich

Mehr als 7.500 €

 

Sonderregelung nach Neugründung / für Existenzgründer

Anders als bereits länger bestehende Unternehmen sind Existenzgründer nach § 18 Abs. 2 Satz 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) in den ersten zwei Jahren nach Neugründung zur monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet.

Achtung à Durch das Bürokratieentlastungsgesetz III wurde die Verpflichtung zur monatlichen Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung für Neugründungen für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2026 abgeschafft. Stattdessen muss die Umsatzsteuervoranmeldung nun nur noch vierteljährlich erfolgen – vorausgesetzt, die zu entrichtende Umsatzsteuer übersteigt nicht den Jahresbetrag von 7.500 €.

 

Formulare zur Umsatzsteuervoranmeldung und Dauerfristverlängerung

Für die Umsatzsteuervoranmeldung und das Vorauszahlungsverfahren gibt es insgesamt drei Formulare bzw. Vordruckmuster:

 

Die wichtigsten Zeilen der Umsatzsteuervoranmeldung

Wenn Sie sich als Unternehmer erstmalig mit dem Formular zur Umsatzsteuervoranmeldung beschäftigen, sehen die insgesamt 86 Zeilen und die vielen Paragrafen des Vordrucks erst einmal nach einer Menge Arbeit aus. Allerdings müssen Sie als Unternehmer „nur“ die weißen und auch nur die benötigten Felder ausfüllen. Nicht benötigte Felder lassen Sie einfach frei. Die nachfolgend aufgeführten Zeilen sind sehr wichtig und sollten mit Sorgfalt ausgefüllt werden:

 

Zeile 25 bis 27 – Angaben zu den steuerpflichtigen Umsätzen

Hier tragen Sie alle Umsätze – abhängig vom jeweiligen Steuersatz - aus Lieferungen, sonstigen Leistungen sowie unentgeltlichen Wertabgaben ein, die Sie im Voranmeldezeitraum erbracht haben. Bei Aufträgen, die sich über mehrere Monate hinweg erstrecken, tragen Sie die jeweiligen Teilleistungen des Voranmeldezeitraums ein. Der Zeitpunkt der Rechnungsstellung ist hierbei nicht entscheidend.

Bei Lieferungen handelt es sich immer um einen Gegenstand, den Sie an ein anderes Unternehmen oder einen Kunden übertragen und damit einen Umsatz generieren. Handelt es sich dagegen nicht um einen Gegenstand, sondern um eine von Ihnen erbrachte Dienstleistung wie z.B. Vermittlung, Beförderung oder Vermietung, dann liegt eine sonstige Leistung vor.

Von einer unentgeltlichen Wertabgabe spricht man, wenn Sie selbst Gegenstände aus Ihrem Unternehmen kostenlos für private Zwecke nutzen (z.B. die kostenlose Nutzung eines Transporters übers Wochenende). Gleiches gilt, wenn Sie Ihren Mitarbeitern kostenlos Gegenstände überlassen.

 

Zeile 52 bis 60 - Angaben zu den abziehbaren Vorsteuerbeträgen

Wenn Sie als Unternehmer, Selbstständiger oder Freiberufler Lieferungen oder Leistungen gekauft haben, steht auf der Rechnung des Verkäufers oder des Dienstleisters die von Ihnen zu zahlende Umsatzsteuer. Diese bezeichnet man auch als Vorsteuer und wird von der Umsatzsteuer abgezogen, die Sie wiederum Ihren Kunden in Rechnung gestellt haben. Die abziehbaren Vorsteuerbeträge tragen Sie im Formular zur Umsatzsteuervoranmeldung in die Zeilen 52-60 ein. Welche Zeile für welche umsatzsteuerpflichtige Lieferung oder Leistung ausgefüllt werden muss, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

 

Zeile Formular zur Umsatzsteuervoranmeldung

Vorsteuerbetrag

52

Vorsteuerbeträge aus Deutschland

53

Vorsteuerbeträge aus innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften

54

Vorsteuerbeträge aus dem innergemeinschaftlichen Erwerb von Gegenständen

55

Entstandene Einfuhrumsatzsteuer

56

Vorsteuerbeträge aus Leistungen im Sinne des § 13b UStG.

57

Vorsteuerbeträge nach Berechnung allgemeiner Durchschnittssätze

58

Berichtigung des Vorsteuerabzugs nach § 15a UStG.

59

  • Vorsteuerabzug für innergemeinschaftliche Lieferungen neuer Fahrzeuge außerhalb eines Unternehmens nach § 2a UStG. sowie von Kleinunternehmen

60

Verbleibender Betrag (Differenz zwischen Vorsteuerabzügen und geschuldeter Umsatzsteuer)

 

 

Abgabetermine zur Umsatzsteuervoranmeldung

Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 10. Tag nach Ende des jeweiligen Voranmeldezeitraums an das zuständige Finanzamt übermittelt haben.

  • Monatliche Abgabe der UStVA = 10. Des Folgemonats
  • Vierteljährliche Abgabe der UStVA = 10.04. / 10. 07. / 10.10. / 10.01. (des Folgejahres)

 

Ist der 10. Tag kein Werktag, sondern ein Sams-, Sonn- oder Feiertag, dann verschiebt sich der Stichtag auf den nächsten Werktag. Als Werktage gelten beim Finanzamt die Tage Montag bis Freitag.

 

Antrag auf Dauerfristverlängerung

Wenn Sie zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet sind und eine Verlängerung beantragen möchten, dann muss ein Antrag auf Dauerfristverlängerung bei dem für Ihr Unternehmen zuständigen Finanzamt gestellt werden.

 

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Wenn Sie zur monatlichen Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet sind, dann muss der Antrag bis spätestens zum 10. Februar beim Finanzamt eingegangen sein. Zudem wird der Aufschub nur gewährt, wenn Sie im Formular eine Sondervorauszahlung anmelden. Diese Sonderzahlung beträgt 1/11 der gesamten Umsatzsteuervorauszahlungen des Vorjahres. Der Antrag auf Dauerfristverlängerung muss nur einmal gestellt werden und ist somit auch in den Folgejahren gültig.

Leisten Sie Ihre Umsatzsteuervorauszahlungen dagegen einmal pro Quartal, müssen Sie den Antrag auf Dauerfristverlängerung bis spätestens zum 10. April beim Finanzamt eingereicht haben. Zudem wird bei vierteljährlicher Vorauszahlung keine Sondervorauszahlung fällig.

 

Umsatzsteuervorauszahlungen berechnen – Sollversteuerung oder Ist-Versteuerung?

Sobald Sie Ihr Unternehmen gegründet haben, fragt das Finanzamt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nach, wie Sie die Umsatzsteuer berechnen möchten. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten: Soll-Versteuerung oder Ist-Besteuerung.

 

Soll-Versteuerung

Wenn Sie sich für die Sollversteuerung entscheiden, dann müssen Sie die Umsatzsteuer bereits mit Rechnungsstellung an das Finanzamt abführen. Dabei spielt der Tag, an dem Ihr Kunde die Rechnung beglichen hat (Geldeingang auf Ihrem Konto) keine Rolle.

 

Tipp: Befindet sich Ihr Unternehmen noch in der Gründungsphase, sollten Sie auf die Soll-Versteuerung verzichten und die Ist-Versteuerung wählen. Die Sollversteuerung kann insbesondere bei Neugründungen schnell zu Liquiditätsengpässen führen, wenn Ihre Kunden die offenen Rechnungen erst nach Fälligkeit der Umsatzsteuer begleichen.

 

Ist-Versteuerung

Bei der Ist-Versteuerung müssen Sie die Umsatzsteuer erst dann bezahlen, wenn Ihr Kunde die Rechnung bezahlt hat. Sie führen also erst dann Umsatzsteuer ab, sobald sie diese auch tatsächlich eingenommen haben.

 

Wie kann die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden?

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss seit einiger Zeit grundsätzlich elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Hierfür haben Sie drei Möglichkeiten: Entweder über die ELSTER-Webseite direkt, über eine Buchhaltungssoftware oder ein Steuerprogramm mit Schnittstelle zu ELSTER oder über einen Steuerberater.

 

Über ELSTER

ELSTER ist ein kostenloses Programm der deutschen Steuerverwaltungen und ermöglicht die digitale Abwicklung von Steuererklärungen und Steueranmeldungen – also quasi wie ein Online-Finanzamt. Um ELSTER jedoch nutzen zu können, müssen Sie auf dem ELSTER-Onlineportal registriert sein. Sobald Sie einen Zugang zu ELSTER haben, benötigen Sie nur noch das Umsatzsteuervoranmeldung-Formular USt 1A, füllen dieses entsprechend aus und senden es direkt an das Finanzamt.

 

Über eine Buchhaltungssoftware oder Steuerprogramm mit ELSTER-Schnittstelle

Ein gutes Buchhaltungsprogramm und auch unsere SteuerSparErklärung für Selbstständige verfügt über eine Schnittstelle zu ELSTER. Dadurch lassen sich die Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung automatisch auf das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung übertragen, sodass dieses anschließend elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden kann.

 

Über einen Steuerberater

Wenn Sie einen Steuerberater auch mit der Buchhaltung beauftragt haben, dann können Sie diesen ebenfalls berechtigen, Ihre monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt senden.

 

Achtung: Der Bundesfinanzhof (BFH) hat im Jahr 2017 entschieden, dass ein reines Buchhaltungsbüro oder ein Buchhalter keine Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen darf. Grund hierfür ist, dass steuerliche Beratung und dazugehörige Tätigkeiten in Deutschland grundsätzlich Steuerberatern vorbehalten ist. Solange es sich nur um Tätigkeiten wie zum Beispiel die Verarbeitung von Belegen handelt und keine Beratung stattfindet, darf die laufende Buchführung zwar auch von Buchhaltern oder Buchhaltungsbüros ausgeführt werden. Die Erstellung und Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen dagegen bleiben ausschließlich Steuerberatern vorbehalten.

 

Was passiert bei verspäteter oder Nichtabgabe der Umsatzsteueranmeldung?

Bei zu spät abgegebenen Umsatzsteuervoranmeldungen oder zu spät gezahlten Umsatzsteuervorauszahlungen kann das Finanzamt Säumniszuschläge verlangen. Es gibt jedoch eine Schonfrist von drei Tagen, sofern es sich nicht um Bar- oder Scheckzahlungen handelt. Ab dem vierten Tag Verspätung wird jedoch pro angefangenen Kalendermonat ein Säumniszuschlag in Höhe von 1% berechnet. Bei monatelanger Verspätung kann sogar ein Zuschlag von bis zu 10% - höchstens jedoch 25.000 € - fällig werden.

 

Antrag auf Erlass des Verspätungszuschlags

Gegen einen Verspätungszuschlag können Sie sich durch einen Antrag auf Erlass des Verspätungszuschlags aus Billigkeitsgründen gemäß § 227 Abgabenordnung oder einen Einspruch wehren. Hierfür haben Sie jedoch nur einen Monat nach der Mitteilung über den Verspätungszuschlag Zeit.

Für den Erlass des Verspätungszuschlags sollten Sie jedoch gute, erklärbare und im Idealfall nachweisbare Gründe vorlegen. Reine Trödelei wird bei der Finanzbehörde nicht zu einem Erlass des Säumniszuschlags führen.

 

Umsatzsteuervoranmeldung einer PV-Anlage

Wenn Sie eine Photovoltaikanlage (kurz: PV-Anlage) mit mehr als 10 Kilowatt Leistung betreiben und den hierdurch gewonnenen Solarstrom nicht nur privat nutzen, sondern mindestens 10 % des Stroms verkaufen, gelten Sie faktisch als gewerblich agierender Unternehmer. Bedeutet: Sie müssen die durch den Verkauf des gewonnenen Solarstroms eingefahrenen Gewinne versteuern und jährlich eine Umsatzsteuererklärung (USt.) für Ihre PV-Anlage beim Finanzamt abgeben.

In den ersten beiden Jahren nach Inbetriebnahme der Photovoltaikanlage müssen Sie anstelle der jährlichen Umsatzsteuererklärung jeden Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung für PV-Anlage abgeben. Der Fiskus spricht hierbei von der sogenannten „Neugründerregelung“. In die Umsatzsteuervoranmeldung für PV-Anlagen tragen Sie dann jeden Monat die von Ihnen gezahlte Mehrwertsteuer für den Betrieb der Solarstromanlage ein. Nach Ablauf der ersten beiden Jahre entfällt die monatliche Abgabe. Sie müssen dann nur noch einmal jährlich eine Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt einreichen.

Unter gewissen Voraussetzungen können Sie sich jedoch auch von der Umsatzsteuervoranmeldung befreien lassen:

  • Die PV-Anlage oder PV-Anlagen besitzen insgesamt maximal 10 Kilowatt Leistung
  • Die PV-Anlage wird von Ihnen allein oder mit anderen innerhalb einer GbR betrieben
  • Die PV-Anlage ging nach 2003 in Betrieb, bei mehreren PV-Anlagen darf keine Anlage ihren Betrieb nach 2004 aufgenommen haben
  • Mindestens eine der betriebenen PV-Anlagen muss sich auf einem Gebäude befinden, welches Sie selbst nutzen
  • Einen Teil des erzeugten Solarstroms müssen Sie selbst nutzen

 

Trifft bereits einer der oben aufgeführten Punkte nicht zu, unterliegen Sie der Regelbesteuerung und sind zur Abgabe einer jährlichen Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Die bei der Anschaffung und Installation der PV-Anlage angefallene Mehrwertsteuer können Sie dann jedoch als Vorsteuer geltend machen und mit der zu zahlenden Umsatzsteuer verrechnen. Für Photovoltaikanlagen gilt ein einheitlicher Umsatzsteuersatz in Höhe von 19%.

 

Ausnahme der Regelbesteuerung für PV-Anlagen für 2021 bis 2026

Für die Jahre 2021 bis 2016 entfällt die Neugründerregelung und somit die Verpflichtung, in den ersten zwei Jahren nach Inbetriebnahme der Photovoltaikanlage eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Stattdessen müssen Sie die voraussichtliche Steuer für das erste Gründungsjahr und das darauffolgende Kalenderjahr schätzen. Solange die tatsächlich ermittelte Steuer den Betrag von 7.500 € nicht überschreitet, müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung nur quartalsweise abgegeben.


Fragen und Antworten zur Umsatzsteuervoranmeldung (UstVa)

Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung machen?

Sofern Unternehmen und Freiberufler nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, sind alle Selbstständigen umsatzsteuerpflichtig und müssen entsprechend eine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Das Merkmal eines Kleinunternehmers ist eben dieser Verzicht auf die Umsatzsteuerregelung und das Ausweisen der Umsatzsteuer auf Rechnungen.

Wann und wie oft muss man die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Wenn Ihre Steuerschuld im vorangegangenen Kalenderjahr über 7.500 € gelegen hat, müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich jeweils zum 10. des Folgemonats elektronisch an das Finanzamt übermitteln.
Lag Ihre Steuerschuld im vergangenen Kalenderjahr dagegen bei mehr 1.000 € aber noch unter 7.500 €, müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise jeweils zum 10. Des Folgemonats nach Ablauf des Abgabezeitraums abgeben.
Zusätzlich zu den Voranmeldungen erfolgt am Ende eines Jahres auch noch einmal die Umsatzsteuerjahreserklärung. Mit ihr werden alle Einzelmeldungen abschließend zusammengefasst und so noch einmal vollständig an das Finanzamt geschickt.

Wie macht man die Umsatzsteuervoranmeldung?

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss online über das ELSTER-Portal beim für Ihr Unternehmen zuständigen Finanzamt eingereicht werden. Am einfachsten geht das mithilfe einer Buchhaltungssoftware oder unserer SteuerSparErklärung inklusive integrierter Schnittstelle zu ELSTER.

Was passiert, wenn man die Umsatzsteuervoranmeldung zu spät abgibt?

Wenn Sie das Formular zur Umsatzsteuervoranmeldung zu spät oder sogar gar nicht abgegeben haben, erhalten Sie zuerst ein Mahnschreiben vom Finanzamt. Erfolgt daraufhin erneut keine Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung, wird das Finanzamt mit Säumniszuschlägen und ggf. anderen Sanktionen auf Sie zukommen.

Wann reicht eine jährliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung bzw. Umsatzsteuererklärung aus?

Ob Sie eine monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung oder einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung abgeben müssen, hängt von der Höhe Ihrer Umsatzsteuerschuld ab. Betrug Ihre Steuerschuld im vergangenen Jahr weniger als 1.000 €, reicht es aus, einmal jährlich eine Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt einzureichen.

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