Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Was ist eine Umsatzsteueridentifikationsnummer?

Die Umsatzsteueridentifikationsnummer (auch Umsatzsteuer-ID, USt-IdNr. oder USt-ID genannt) ist eine eigenständige Nummer, die nur von Unternehmen zusätzlich zur Steuernummer beantragt werden. Die Identifikationsnummer besteht immer aus den Buchstaben des jeweiligen Länderkürzels und einer darauffolgenden Zahlenkombination. Zum Beispiel: DE123456789 für Deutschland oder ES123456789 für Spanien.

Die Umsatzsteuer-ID dient zum einen dazu, dass Unternehmen und anfallende Umsatzsteuer im innergemeinschaftlichen Warenverkehr innerhalb der EU eindeutig identifiziert werden können. Zum anderen ist es für Unternehmer mithilfe der USt.-ID möglich, versendete oder empfangene Waren zu dokumentieren und zu kennzeichnen.

Wie unterscheiden sich Umsatzsteuer-ID und Steuernummer?

Neben Ihrer privaten Steuernummer, die Sie auch bei Ihrer privaten Steuererklärung angeben müssen, erhalten Sie durch die Anmeldung Ihres Unternehmens beim Finanzamt eine zweite Steuernummer für Ihre selbstständige Tätigkeit. Die bundesweit einheitlich aufgebaute Steuernummer für Unternehmen besteht aus 13 Ziffern, wobei die ersten vier Ziffern, die des jeweils zuständigen Finanzamtes sind. Sofern Sie nur innerhalb Deutschlands unternehmerisch tätig sind, genügt die Angabe Ihrer Firmen-Steuernummer auf den Rechnungen.

 

Sobald Sie jedoch Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen aus anderen europäischen Ländern tätigen, benötigen Sie zusätzlich zu Ihrer unternehmerischen Steuernummer noch eine Umsatzsteuer-ID. Nur so kann die Umsatzbesteuerung bei B2B-Geschäften zwischen EU-Ländern korrekt abgewickelt werden. Diese ist in Bezug auf den Datenschutz deutlich sicherer als die „normalen“ Steuernummern und bietet somit weniger Angriffsfläche für einen Missbrauch der Daten.

 

Wer braucht eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Jeder Unternehmer, die innerhalb der EU Leistungen erbringt oder bezieht, benötigt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sitzt der Empfänger Ihrer Dienstleistungen oder Käufer Ihrer Produkte im Ausland, brauchen Sie eine Umsatzsteuer-ID. Umgekehrt gilt natürlich dasselbe.

 

Wichtig: Sie sind dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer-ID Ihres Auftraggebers zu erfragen und diese über ein Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf Richtigkeit zu überprüfen.

 

Warum braucht man eine Umsatzsteuer-ID?

Die Umsatzsteuer-ID brauchen Sie für die Abwicklung von Geschäften innerhalb verschiedener EU-Länder. Sie müssen Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer und auch die Ihres Kunden auf Ihren Rechnungen angeben. Sie dient der Ortsbestimmung und der reibungslosen Abwicklung der anfallenden Umsatzsteuer sowie einer eventuellen Steuerbefreiung.

 

 

Wie ist die Umsatzsteuer-ID aufgebaut?

Die Umsatzsteuer-ID besteht immer aus einem Länderkennzeichen und einer eindeutigen Nummer (Zahlen oder Buchstaben) für die Identifizierung.

Die Anzahl der hinter dem Kürzel zur Länderkennung stehenden Nummern variieren von Land zu Land. Während die Umsatzsteueridentifikationsnummer in Deutschland beispielsweise aus 9 Ziffern bestehen, sind es bei der kroatischen Umsatzsteuer-ID 11 Ziffern.

 

Wie kann man eine Umsatzsteuer-ID beantragen?

Im Gegensatz zur Steuernummer für Ihr Unternehmen wird die Umsatzsteuer-ID nicht automatisch zugeteilt, sondern wird nur auf Antrag erstellt. Den Antrag auf Erteilung einer Umsatzsteueridentifikationsnummer ist kostenlos und erfolgt entweder über das für Ihre Firma zuständige Finanzamt oder über das Bundeszentralamt für Steuern.

 

Beantragung einer Umsatzsteuer-ID bei Neugründung eines Unternehmens

Wenn Sie Ihr Unternehmen gerade neu gründen, können Sie die Umsatzsteuer-ID auch direkt beim Finanzamt am Firmenstandort beantragen. Hierfür kreuzen Sie einfach das entsprechende Feld im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an.

 

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nachträglich beantragen

Auch wenn Ihre Firma schon länger besteht und Sie bei Gründung nicht das entsprechende Feld im steuerlichen Erfassungsbogen angekreuzt haben, können Sie eine Umsatzsteuer-ID beantragen. Hierfür füllen Sie einfach den Antrag auf Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus und reichen diesen beim Bundeszentralamt für Steuern ein.

Für die Beantragung der Umsatzsteuer-ID haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

 

• Online-Beantragung mittels Online-Formular
• Per E-Mail über das Kontaktformular des BZSt.
• Schriftlich und per Post an das Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis

 

Wann erhält man seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Bereits bestehende Unternehmen bekommen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Regelfall innerhalb von 3 bis 5 Tagen nach Eingang bzw. Prüfung des Antrags postalisch zugeschickt. Beantragen Sie die Umsatzsteuer-ID allerdings im Rahmen der Neugründung über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, kann die Erteilung bis zu 2 Monate dauern.

 

 

Wie findet man die eigene Umsatzsteueridentifikationsnummer heraus?

Sie haben Ihre eigene Umsatzsteueridentifikationsnummer verlegt, verloren oder vergessen? Das ist kein Problem, denn Sie haben verschiedene Möglichkeiten Ihre USt.-IdNr. herauszufinden:

 

• Formular, welches Ihnen nach der Beantragung der Umsatzsteuer-ID vom Finanzamt oder Bundeszentralamt für Steuern zugeschickt wurde,
• Auf Ihren Rechnungen, denn dort ist die Nennung Ihrer Umsatzsteueridentifikationsnummer Pflicht,
• Ihre Umsatzsteuer-ID befindet sich auf Ihren Steuerberichten.

 

Sollten die oben genannten Punkte nicht helfen, können Sie beim BZSt. um nochmalige Mitteilung der Umsatzsteuer-ID bitten. Hierfür müssen Sie das Formular „Antrag auf Erteilung oder erneute Zusendung einer bereits erteilten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“ ausfüllen und absenden. Anschließend erhalten Sie eine Kopie des ursprünglichen Vergabebescheides per Post.

 

 

Die Umsatzsteuer-ID oder die Steuernummer auf die Rechnung?

Eine Rechnung ohne Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID ist nicht zulässig – einer der beiden Nummern müssen Sie also zwingend auf jeder Ihrer Rechnungen angeben. Welche der beiden Nummern angegeben werden muss, ist abhängig davon, ob Ihre Kunden in Deutschland oder im EU-Ausland sitzen und ob es sich um Privatkunden (B2C = Business to Customer) oder Geschäftskunden (B2B = Business to Business) handelt.

 

Steuernummer auf Rechnungen in Deutschland

Sitzt Ihr Kunde oder die Person genauso wie Sie in Deutschland, ist die Angabe Ihrer unternehmerischen Steuernummer ausreichend. Laut §14 Umsatzsteuergesetz (UStG.) kann anstelle der Steuernummer auch die Umsatzsteuer-ID angegeben werden.

 

Umsatzsteuer-ID auf Rechnungen im EU-Ausland und Drittländer

Auf Rechnungen an Geschäftskunden (B2B), die ihren Firmensitz nicht in Deutschland, sondern im EU-Ausland oder einem Drittland (z.B. Schweiz) haben, ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verpflichtend. Allerdings stellen Sie Ihre Rechnung in diesem Fall ohne Umsatzsteuer, da es sich um eine sogenannte „innergemeinschaftliche Lieferung“ (innerhalb der EU) oder eine Lieferung an ein Drittland außerhalb der EU handelt. Ihr Kunde versteuert dann die in der Rechnung angegebene Leistung oder Lieferung zu dem in seinem Land geltenden Steuersatz. Hierbei spricht man von einer Steuerumkehrschuld, auch „Reverse-Charge-Verfahren“ genannt. Neben Ihrer Umsatzsteuer-ID sollten Sie auf der Rechnung auch die des Kunden vermerken. Zudem ist ein Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers bzw. die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens nach § 13b UStG. verpflichtend.

 

Sind Sie oder Ihr Kunde dagegen Kleinunternehmer oder ist Ihr Kunde eine Privatperson (B2C) wird keine Umsatzsteuer-ID benötigt. Als umsatzsteuerpflichtiger (Klein-)Unternehmer weisen Sie auf Ihrer Rechnung ganz regulär die anfallende Umsatzsteuer aus. Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung entsprechend ohne Umsatzsteuer.

 

 

Wann ändert sich die Umsatzsteuer-ID?

Im Gegensatz zur finanzamtsbezogenen Steuernummer bleibt die Umsatzsteuer-ID immer gleich – auch dann, wenn der Unternehmenssitz in eine andere Stadt oder einen anderen Bezirk verlegt wird. Es gibt jedoch Situationen, in denen sich die Umsatzsteueridentifikationsnummer ändert bzw. neu beantragt werden muss und vergeben wird:

 

• Rechtsformwechsel einer Personengesellschaft in eine Kapitalgesellschaft oder umgekehrt.
• Ein Unternehmen wird in zwei oder mehr neue Unternehmen aufgespalten. Sofern es das ursprüngliche Unternehmen nach der Aufspaltung nicht mehr gibt, muss für alle daraus entstandenen neuen Unternehmen auch jeweils eine neue Umsatzsteuer-ID beantragt werden.
• Wird im Rahmen einer Fusion aus beispielsweise zwei Firmen ein neues Unternehmen gegründet, muss eine neue Umsatzsteuer-ID vergeben werden.

 

 

Kleinunternehmerregelung und Umsatzsteuer-ID?

Auch als Kleinunternehmer können Sie eine Umsatzsteuer-ID beantragen. In manchen Fällen macht das durchaus Sinn, in anderen wiederum ist die Angabe einer Umsatzsteueridentifikationsnummer sogar verpflichtend.

 

Dürfen Kleinunternehmer eine Umsatzsteueridentifikationsnummer beantragen?

Ja, auch als Kleinunternehmer können Sie eine Umsatzsteuer-ID beantragen. Wenn Sie häufiger mal innerhalb der EU geschäftlich aktiv sind, ist die Beantragung der USt.-IdNr. sogar zu empfehlen. Sie müssen dabei allerdings nicht befürchten, dass Sie mit der Erteilung der Nummer plötzlich umsatzsteuerpflichtig sind oder Ihren Status als Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG. verlieren. Die ID ermöglicht Ihnen lediglich die geschäftliche Teilnahme am Dienstleistungs- und Warenverkehr innerhalb der Europäischen Union.

 

Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer müssen Sie allerdings genauso wie alle anderen Unternehmer im Impressum angeben. Kommen Sie dieser Verpflichtung nicht nach, besteht Abmahngefahr.

 

Wann brauchen Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-ID?

Solange Sie Waren oder Dienstleistungen von Unternehmen mit Sitz im EU-Ausland bis zu einem Gesamtbetrag von max. 12.500 € pro Jahr erwerben, müssen und sollten Sie Ihre Umsatzsteuer-ID nicht angeben. In diesem Fall gelten Sie steuerlich als Privatperson, bekommen eine Rechnung mit ausländischer Umsatzsteuer, die der Anbieter dann in seinem Heimatland abführen muss.

 

Umsatzsteuerpflichtig werden Sie erst dann, wenn Sie entweder den Höchstbetrag pro Jahr überschreiten oder als Kleinunternehmer Leistungen eines anderen Unternehmens in der EU beziehen, Ihre Umsatzsteuer-ID angeben und vom Anbieter eine Netto-Rechnung mit dem Hinweis auf das Abzugsverfahren (Reverse-Charge-Verfahren) erhalten. Dann müssen Sie nämlich die Umsatzsteuer abzuführen, dürfen aber als Kleinunternehmer keine Vorsteuer abziehen. Das Finanzamt kann Sie anschließend sogar dazu auffordern, monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben.

 

Achtung: Seit dem 01.07.2019 haften Betreiber von Online-Marktplätzen für nicht abgeführte Umsatzsteuer. Um nicht selbst in die steuerliche Haftung zu kommen, fordern viele Onlinemarktplätze wie eBay, Amazon oder Etsy nun von den in Deutschland ansässigen Verkäufern, eine Umsatzsteuer-ID im Verkäufer-Konto zu hinterlegen. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Wer dieser Aufforderung nicht nachkommt, wird in der Regel von den Plattformen ausgeschlossen.

 

 

Wie kann man die Umsatzsteuer-ID des Geschäftspartners auf Gültigkeit und Richtigkeit prüfen?

Besonders bei internationalen Geschäftsbeziehungen sollten Sie die Umsatzteuer-ID Ihres Gegenübers immer im Vorfeld überprüfen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Waren oder Dienstleistungen aus dem EU-Ausland kaufen oder verkaufen möchten. Wenn Sie die Umsatzsteuer-ID Ihres Kunden nicht überprüfen, kann es passieren, dass Sie die angefallene Umsatzsteuer nachzahlen müssen.

 

Bisher mussten sich Unternehmen für die Überprüfung der Gültigkeit einer Umsatzsteuer-ID an die Steuerverwaltung des eigenen Landes wenden, die dann die Abfrage mithilfe des Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystems (MIAS) vornahm. Um diesen Verwaltungsakt zu vereinfachen, kann die Überprüfung einer ausländischen oder inländischen Umsatzsteuer-ID nun eigenständig und direkt über das sogenannte Bestätigungsverfahren vom Bundeszentralamt für Steuern durchgeführt werden. Hier können Sie rund um die Uhr Einzelabfragen oder Mehrfachabfragen starten. Die Überprüfung einer einzelnen Umsatzsteuer-ID kann online oder schriftlich über das Kontaktformular, per E-Mail, Brief oder Fax durchgeführt werden. Für die Mehrfachabfrage empfiehlt das BZSt. jedoch die Anbindung der USt.-IdNr.-Abfrage via Schnittstelle in Ihr Softwaresystem. Nach einmaliger Einrichtung ist keine händische Erfassung mehr nötig.