Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Mit dem »Fragebogen zur steuerlichen Erfassung« melden sich Freiberufler & Selbständige beim Finanzamt an. Was es zu beachten gilt, erfahren Sie hier!

Alle Existenzgründer, ob gewerblich oder freiberuflich, müssen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER ausfüllen und an das Finanzamt weiterleiten. Dies ist der Start zur Aufnahme der selbständigen Tätigkeit, weil Unternehmer im Anschluss ihre Steuernummer erhalten. Manchmal ist es kompliziert, die Fragen des Erfassungsbogens korrekt zu beantworten. Daher gibt es im folgenden wertvolle Tipps und Ausfüllhinweise für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER.

 

Inhaltsverzeichnis

 
 

 

Was ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Nachdem Sie eine aussichtsreiche Geschäftsidee gefunden, einen Businessplan erstellt und ggf. eine Finanzierung von der Bank genehmigt bekommen haben, benötigen Sie noch eine Steuernummer. Diese ist notwendig, um Rechnungen stellen zu können und um Erträge aus Ihrer unternehmerischen Tätigkeit versteuern zu können. Um eine Steuernummer zu erhalten, müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen und bei dem an Ihrem Unternehmenssitz zuständigen Finanzamt einreichen. Mit dem Erfassungsbogen teilen Sie dem Fiskus zeitgleich Ihre Selbstständigkeit mit und können bei Bedarf die Kleinunternehmerregelung beantragen.

Das Formular, auf dem die Anmeldung der Betriebsstätte vorgenommen wird, bezeichnet man als Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Er ist abzugeben, bevor die Selbständigkeit startet. Dadurch erhält das Finanzamt Kenntnis von der beruflichen Eigenständigkeit der Firmengründer.

 

Wer muss den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben?

Zu Beginn einer Selbstständigkeit muss jeder Gründer den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen und beim Finanzamt einreichen. Art und Umfang der selbstständigen Tätigkeit (haupt- oder nebenberuflich) und auch die Unternehmensform spielen dabei keine Rolle. Der Erfassungsbogen muss somit von Freiberuflern und (Klein-)Gewerbetreibenden genauso ausgefüllt werden, wie von Gründern einer GmbH, GmbH & Co. KG, AG, GbR, OHG, KG oder e.K.

 

Tipp: Wer privat eine Photovoltaikanlage betreibt, hat den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung Photovoltaik ebenfalls auszufüllen, weil Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb erzielt werden. Das Finanzamt schätzt auf Grundlage dieser Angaben die Höhe der Steuern und Steuervorauszahlungen ein.

 

Zweck und Ziele des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung

Mit Hilfe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung erfährt das Finanzamt, wen sie in welcher Höhe besteuern kann. Mit Hilfe der Angaben berechnet es außerdem voraussichtliche Steuerlast.

 

Anmeldung als Freiberufler/Selbständiger beim Finanzamt

Tätigkeiten der freien Berufe (ugs. Freiberufler) sind nicht gewerblich tätig. Zu den freien Berufen zählen:

  • Heilberufe (Ärzte, Zahnmediziner, Apotheker, Hebammen und Therapeuten)
  • Rechts-, Steuer- & Wirtschaftsberatender Bereich (Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer)
  • Technische Berufe oder Berufe im naturwissenschaftlichen Bereich (Ingenieure, Architekten, Innenarchitekten, Wissenschaftler, Biologen)
  • Künstlerische Berufe oder Berufe im kulturellen Bereich (Autoren, Dolmetscher, Journalisten, Lehrer, Übersetzer, Lektoren, Regisseure)

 

Sie üben eigenverantwortlich eine wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit aus.

Im Gegensatz zu Gewerbetreibenden bekommen Freiberufler den Erfassungsbogen nicht automatisch zugeschickt, sondern müssen ihn beim Finanzamt anfordern.

Ab 2021 ist vorgeschrieben, den Erfassungsbogen mit Hilfe der Finanzverwaltungssoftware ELSTER auszufüllen und zu übermitteln.

 

Steuernummer beantragen

Ohne Steuernummer können Unternehmer keine Rechnungen ausstellen. Denn die Steuernummer gehört zu den Pflichtangaben auf einer Ausgangsrechnung. Die private Steuernummer kann nur für die Versteuerung von Lohn und Gehalt, Kapitalerträgen und Mieten sowie Pachten verwendet werden.

Für jede selbständige Tätigkeit muss eine weitere, gesonderte Steuernummer beantragt werden.

Sie wird auf der Jahressteuererklärung angegeben, damit die Zahlung der Einkommen-, Gewerbe-, Umsatz- und ggf. Körperschaftsteuer pro Unternehmen festgesetzt werden kann Die Steuernummer für Ihr eigenes Unternehmen schickt Ihnen das Finanzamt nach Abgabe des steuerlichen Erfassungsbogen automatisch zu.

Neben Personengesellschaften sind auch juristische und natürliche Personen verpflichtet, spätestens vier Wochen nach der Gründung den Erfassungsbogen einzureichen und beispielsweise den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für eine GmbH & Co. KG zu übermitteln. Auch Freiberufler müssen ihre Tätigkeit innerhalb von vier Wochen nach Aufnahme beim Fiskus anzeigen.

 

Steuervorauszahlungen abschätzen

Der Abschnitt „Angaben zur Gewinnermittlung“ stellt für die meisten Gründer die größte Hürde beim Ausfüllen des steuerlichen Erfassungsbogens dar. Der Fiskus möchte an dieser Stelle eine Einschätzung Ihrer voraussichtlichen Umsätze, Einnahmen und Gewinne für das Jahr der Gründung und des Folgejahres haben. Aufgrund Ihrer Prognose legt das Finanzamt nämlich die Höhe der Steuer-Vorauszahlungen für Ihr Unternehmen fest.

Die Einschätzung sollte mit äußerster Gewissenhaftigkeit und so realitätsnah wie möglich erfolgen. Eine zu hohe oder zu niedrige Schätzung kann enorme Auswirkungen auf die Liquidität des Jungunternehmers haben. Stuft er seine Umsätze zu hoch ein, zehren die Vorauszahlungen ggf. seine liquiden Mittel oder das Eigenkapital auf. Werden die Einnahmen wesentlich zu niedrig angegeben, wird voraussichtlich am Jahresende eine hohe Steuernachzahlung fällig, für die dann möglicherweise kein Geld vorhanden ist.

Die Beurteilung der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen hat daher eine große Bedeutung für das Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung für GmbH, GbR, Kleingewerbetreibende und Freiberufler.

 

Verzicht auf die oder Beantragung der Kleinunternehmerregelung

Ein Punkt auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung verlangt, dass der Gründer sich entscheidet, ob er auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet oder diese mit dem Erfassungsbogen beantragt.

Kleinunternehmer sind Selbständige mit geringfügigen Umsätzen im Steuerjahr. Es gilt die Umsatzgrenze von 22.000 Euro im Vorjahr. Im laufenden Jahr dürfen die Umsätze nicht höher als 50.000 Euro sein. Nur dann sind die Leistungen des Unternehmers von der Umsatzsteuer befreit.

Wird diese Regelung beantragt, ist sie für fünf Jahre verbindlich. Der Unternehmensgründer muss auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und kann seine Produkte günstiger als die Konkurrenz anbieten. Er spart sich damit auch die monatlichen (oder quartalsweise) vorzunehmenden Umsatzsteuervoranmeldungen beim Fiskus. Auf der anderen Seite kann er jedoch keine Umsatzsteuerrückerstattung für seine eingekauften Waren beanspruchen.

Kleinunternehmer werden von der Bürokratie etwas entlastet und können ihre Gewinnermittlung durch eine einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben in einer sogenannten Einnahmenüberschussrechnung erfassen.

 

Besonders nützlich ist die Umsatzsteuerbefreiung für Unternehmer, die:

  • ausschließlich Privatkunden mit Leistungen versorgen, weil diese nur Nettopreise bezahlen,
  • für ihre Geschäftstätigkeit wenig Vorprodukte, Waren und Investitionen benötigen,
  • behutsam mit einer nebenberuflichen Selbständigkeit beginnen möchten.

 

 

Steuerliche Erfassung und Anmeldung einer Photovoltaikanlage beim Finanzamt

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Photovoltaik konzentriert sich auf nachstehende Bereiche:

  • Allgemeine Angaben
  • Angaben zur gewerblichen Tätigkeit
  • Angaben zur Festsetzung der Steuervorauszahlungen
  • Angaben zur Gewinnermittlung
  • Angaben zur Umsatzsteuer

Der Betrieb einer Photovoltaikanlage gilt für Privatpersonen als unternehmerische, gewerbliche Tätigkeit und ist daher beim Finanzamt anzumelden. Vorausgesetzt, der erzeugte Strom wird ins öffentliche Netz eingespeist, somit an Dritte verkauft, es soll ein Gewinn erzielt werden oder der Betreiber ist umsatzsteuerpflichtig. Eine Gewerbeanmeldung ist für kleine Anlagen (bis 10 kWp) in der Regel nicht erforderlich.

Trotzdem muss ein Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Photovoltaik beim Finanzamt eingereicht werden, um eine Steuernummer zu erhalten. Um den Fragebogen einzureichen, ist das elektronische Formular über ELSTER ans zuständige Finanzamt zu übermitteln.

 

Welcher Vordruck auszuwählen ist, hängt davon ab, wer die Photovoltaikanlage betreibt:

  • Wenn ein Haus- oder Anlagenbesitzer diese als Einzelperson betreibt und gleichzeitig der Vertrag mit dem Stromanbieter auf seinen Namen läuft, ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen zu benutzen.
  • Sind Ehegatten, Lebensgemeinschaften oder Personengruppen die Betreiber der Photovoltaikanlage und Vertragspartner des Stromversorgungsunternehmens, muss der Erfassungsbogen für die „Gründung einer Personengesellschaft/-gemeinschaft“ ausgefüllt werden.

 

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Photovoltaik erfüllt zwei wesentliche Funktionen. Photovoltaikbetreiber benötigen eine Steuernummer, damit sie die Einspeisevergütung vom Stromanbieter bekommen. Der Netzbetreiber wiederum muss wissen, ob der Anlagenbesitzer die Kleinunternehmerregelung ohne Umsatzsteuer für sich in Anspruch nimmt oder nicht und die Umsatzsteuer ausgewiesen werden soll.

Ausführliche Informationen, wann sich eine Photovoltaikanlage lohnt, welche zusätzlichen Unterlagen die Verwaltung benötigt und unter welchen Voraussetzungen eine Vereinfachungsregelung möglich wird, findet man unter: Photovoltaikanlagen.

 

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung als PDF oder via ELSTER ausfüllen?

Seit Januar 2021 kann der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nicht mehr in Papierform oder als PDF abgegeben werden, sondern nur noch digital über das Dienstleistungsportal der Steuerverwaltung (ELSTER).

Lediglich in begründeten Ausnahmefällen kann der Erfassungsbogen in Papierform abgegeben werden. Daher bieten wir den Fragebogen auch nicht mehr zum Download an. Online können Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen hier bei ELSTER ausfüllen.

 

Ausfüllhilfe – Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung richtig ausfüllen

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung fällt je nach Rechtsform des Unternehmens im Umfang unterschiedlich aus. Es gibt separate Formulare für Einzelunternehmen sowie Personen- und Kapitalgesellschaften.

Daher ist es wichtig, auf den korrekten Fragebogen für Ihr Unternehmen zu achten. Im Dienstleistungsportal der Steuerverwaltung stehen folgende Erfassungsbögen zur Verfügung:

  • Einzelunternehmen (Freiberufler, Kaufleute, Kleingewerbetreibende)
  • Personengesellschaft (GbR, OHG, KG)
  • Kapitalgesellschaft bzw. Genossenschaft (AG, GmbH, eG)
  • Körperschaft nach ausländischem Recht (Limited, SARL, LLC)

 

Bevor Selbständige sich dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung widmen können, müssen sie sich als Erstes über ELSTER registrieren. Folgende Schritte sind hierfür erforderlich:

 

  • Die Option Zertifikatsdatei wählen.
  • Das Finanzamt verschickt innerhalb von vierzehn Tagen die notwendigen Aktivierungsdaten per E-Mail und Post.
  • Mithilfe der Aktivierungsdaten kann die Zertifikatsdatei heruntergeladen und auf dem PC gespeichert werden.
  • Danach ist der LOGIN über ELSTER mittels Zertifikatsdatei und einer PIN möglich.
  • Nach dem erfolgreichen Login findet sich der Erfassungsbogen unter „Formulare & Leistungen“.

 

Insgesamt beinhaltet das Formular acht Seiten, bei dessen Eintragungen folgende Tipps helfen:

 

  1. Auf der Startseite des Formulars ist das zuständige Finanzamt auszuwählen. Dies ist das Amt, in dessen Region die gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit hauptsächlich ausgeübt wird oder sich der Sitz der Geschäftsleitung befindet.
  2. Seite 1 ist problemlos auszufüllen. Es geht um allgemeine persönliche Daten zum Steuerpflichtigen und (falls vorhanden) dessen Ehegatten/Partner und die genaue Bezeichnung des Gewerbezweiges.
  3. Auf Seite 2 werden die Bankverbindung für mögliche Steuererstattungen/ Steuernachzahlungen abgefragt. Ebenso ob und welcher Steuerberater beim Erfassungsbogen behilflich war. Hier kann der Steuerberater als Kontakt zur Finanzbehörde hinterlegt werden, sodass die gesamte Kommunikation über ihn läuft.

Hinweis: Es empfiehlt sich, geschäftliche und private Zahlungen zu trennen. Also alle geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben auf einem Geschäftskonto zu verwalten.

  1. Auf Seite 3 sind Empfangsbevollmächtigte für die Steuerangelegenheiten mit dem Fiskus, Angaben zu bisherigen persönlichen Verhältnissen (z.B. Umzug in den letzten 12 Monaten, einkommensteuerliche Erfassung) und die Anschrift des zu gründenden Unternehmens anzugeben.
  2. Der Beginn der Tätigkeit, welche Betriebsstätten wo zu finden sind und ob ein Eintrag ins Handelsregister vorgesehen ist, sind auf Seite 4 einzutragen. Ein Eintrag ins Handelsregister kommt nur für den eingetragenen Kaufmann (e. K.) infrage. Außerdem auszufüllen sind Datum und Gründungsform (Neugründung, Übernahme, Verlegung oder Verschmelzung). Hinweise: Der Start in die Selbständigkeit ist nicht das Datum der Betriebseröffnung, sondern der Tag, an dem die Vorbereitungen für den Geschäftsbeginn anliefen, beispielsweise mit dem Einkauf von Material oder der Anmietung von Räumen. Zu den Betriebsstätten gehören neben dem Stammsitz alle Räumlichkeiten außerhalb des Hauptstandorts mit separater Adresse, die dauerhaft der unternehmerischen Tätigkeit dienen.
  3. Auf den Seiten 5 und 6 müssen Sie Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen für die Einkommen- und Gewerbesteuer, Gewinnermittlung sowie zur Anmeldung und Abführung von Lohn- und Umsatzsteuer machen. Zudem können Sie angeben, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen möchten oder nicht.
  4. Bei den Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen für die Einkommen- und Gewerbesteuer, Organschaft, Steuerbefreiung, Steuersatz und Durchschnittssatzbesteuerung sowie den Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer geht es um Schätzungen und voraussichtliche Einkünfte für die ersten beiden Jahre nach Gründung. Sie bilden die Grundlage für Steuervorauszahlungen, weshalb Sie die Zahlen nicht zu hoch und nicht zu niedrig ansetzen sollten. Gründer sollten nicht unüberlegt auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, denn sie sind fünf Jahre an ihre Entscheidung gebunden, erst danach können sie ihren Status verändern.
  5. Auf Seite 7 erfolgt die Wahl zwischen Soll- und Istversteuerung, sowie bei Bedarf die Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Hinweis: Die Istversteuerung bringt jungen Unternehmern Vorteile, weil Umsatzsteuer erst an das Finanzamt gezahlt werden muss, wenn der Rechnungsbetrag tatsächlich eingegangen ist. Bei der Sollversteuerung dagegen ist die Umsatzsteuer an den Fiskus mit Rechnungsstellung zu zahlen. Man gibt ausserdem Auskunft zu geplanten Umsätzen im Bereich des Handels mit Waren über das Internet und die Angaben zur Beteiligung an einer Personengesellschaft/-gemeinschaft.
  6. Auf Seite 8 können Anlagen angekreuzt werden (z.B. die Teilnehmererklärung für das SEPA-Lastschriftverfahren oder ein Gesellschaftsvertrag).

 

Wurde der Erfassungsbogen ordnungsgemäß ausgefüllt und das ELSTER-Portal zeigt keine Fehlermeldung an, kann der Fragebogen zur steuerlichen Auswertung sofort online übermittelt werden. Das Finanzamt teilt nach einer bestimmten Bearbeitungsfrist eine Steuernummer für den zu gründenden Betrieb mit.

 

Häufige Fragen und Antworten zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Wer muss den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben?

Jeder Unternehmensgründer muss - unabhängig von der gewählten Rechtsform - den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben. Seit 2021 gibt es den Erfassungsbogen nicht mehr in Papierform oder als PDF, sondern nur noch digital über das Online-Portal der Steuerverwaltung (ELSTER). Auch Privatpersonen, die Strom aus einer Photovoltaikanlage in das öffentliche Netz einspeisen und dafür eine Vergütung erhalten, sind zur Abgabe des Erfassungsbogens verpflichtet.

Wie bekommt man den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Bei Gewerbetreibenden informiert das Gewerbeamt nach erfolgter Gewerbeanmeldung die Finanzbehörde über die Unternehmensgründung. Dieses schreibt den Gewerbetreibenden an und teilt seinen Informationsbedarf mit. Freiberufler müssen selbst aktiv werden und sich an das Finanzamt wenden. Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung befindet sich im Online-Finanzamt der deutschen Steuerverwaltung ELSTER. Die künftigen Unternehmer haben vier Wochen Zeit, sich dort zu registrieren und die Vordrucke auszufüllen.

 

Wie melde ich meine Selbständigkeit beim Finanzamt an?

Bei Freiberuflern genügt ein formloses Schreiben mit der privaten Steuernummer und dem beabsichtigten Gründungsvorhaben. Gewerbetreibende müssen zuerst beim örtlichen Gewerbeamt ihren Unternehmerstatus anzeigen und ihr Gewerbe anmelden. Gründer können bereits vorher das Portal ELSTER zur Online-Eingabe des Erfassungsbogens nutzen.

Wie beantrage ich eine Steuernummer beim Finanzamt?

Wird der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgegeben, erhält der Gründer im Anschluss eine Steuernummer für sein Geschäft. Der Erfassungsbogen ist elektronisch an das für die Hauptbetriebsstätte zuständige Finanzamt zu übermitteln.

Müssen auch Unternehmen (GmbH/UG) den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben?

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung muss jeder Gründer abgeben. Ob es sich bei dem Unternehmen um eine GmbH, UG, GbR oder Einzelunternehmen etc. handelt, ist nicht von Bedeutung. Idealerweise erfolgt die Abgabe beim Fiskus schon vor der Betriebseröffnung, da der Fragebogen die Voraussetzung für das Erhalten einer geschäftlichen Steuernummer ist. Ohne Steuernummer können keine Rechnungen gestellt werden.