Kleinunternehmer: Besonderheiten bei der Steuererklärung für 2025
Kleinunternehmer müssen für das Jahr 2025 Besonderheiten bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes beachten. -Symbolbild-

Kleinunternehmer: Besonderheiten bei der Steuererklärung für 2025

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Zum 1.1.2025 traten bedeutende Änderungen für Kleinunternehmer in Kraft. Das führt dazu, dass für das Jahr 2025 Besonderheiten bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes beachtet werden müssen.

Zusammenfassung

Seit 2025 gelten für Kleinunternehmer neue Regeln zur Umsatzsteuer. Die Umsatzgrenze liegt nun bei 25.000 Euro netto im Vorjahr, und bei Überschreiten von 100.000 Euro im laufenden Jahr erfolgt ein sofortiger Wechsel zur Regelbesteuerung. Die Steuerbefreiung ersetzt die bisherige Nichterhebung der Umsatzsteuer. Rechnungen müssen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten.

Inhalt

Im Jahressteuergesetz 2024 wurde § 19 UStG, der die Kleinunternehmer-Regelung bestimmt, wesentlich überarbeitet und das deutsche Umsatzsteuergesetz an das EU-Recht angeglichen. Selbstständige sind seit dem 1.1.2025 unmittelbar von der neuen Rechtslage betroffen. Es gibt keine Übergangsregelungen oder Übergangsfristen.

Kleinunternehmer: Besonderheiten bei der Steuererklärung für 2025

Bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes im Rahmen des § 19 UStG stellt das Jahr 2025 ein Übergangsjahr dar, bei dem einige Besonderheiten beachtet werden müssen, die sich aus dem vom Gesetzgeber vollzogenen Systemwechsel ergeben:

  • Bis einschließlich zum Jahr 2024 war die Kleinunternehmer-Regelung eine Vereinfachung, bei der die Umsatzsteuer vom Unternehmer zwar geschuldet, aber nicht erhoben wurde.

  • Ab dem Jahr 2025 hat der Gesetzgeber die Vorschrift als Steuerbefreiung ausgestaltet. Daher sind ab dem Jahr 2025 bei der Prüfung der Umsatzgrenze generell die Nettoumsätze heranzuziehen.

Das bedeutet: Zunächst kommt es auf den Vorjahresumsatz an, also den Umsatz des Jahres 2024. Da die Vorschrift des § 19 UStG damals noch als Nichterhebung ausgestaltet war, ist in den Umsätzen 2024 Umsatzsteuer enthalten. Es handelt sich bei den Zahlbeträgen, die der Unternehmer erlöst hat, also um Bruttobeträge, aus denen die Umsatzsteuer herausgerechnet werden muss, um festzustellen, ob die Umsatzgrenze eingehalten wurde.

Der Systemwechsel führt dazu, dass man im Jahr 2025 auch dann noch Kleinunternehmer ist, wenn der Bruttoumsatz (Zahlbeträge) des Jahres 2024 29.750 Euro nicht übersteigt (unterer Grenzwert von 25.000 Euro × 119%).

Für die Prüfung des oberen Grenzwerts von 100.000 Euro im Jahr 2025 und für beide Grenzwerte in allen weiteren Jahren gilt für die Umsätze eines Kleinunternehmers die genannte Steuerbefreiung, weshalb es sich bei den gezahlten Beträgen um Nettobeträge handelt. Die Kleinunternehmer-Regelung gilt daher nur so lange, wie die gezahlten Einnahmen die Grenzwerte nicht überschreiten.

Wer die Umsatzgrenze nicht bereits nach dem Ende des letzten Kalenderjahres geprüft hat, um für die Rechnungsstellung des laufenden Jahres die richtigen Konsequenzen zu ziehen, sollte dies nun bei der Erstellung der Einkommensteuererklärung tun.

Kleinunternehmer ab 2025: Neue Umsatzgrenze

Die Grenzwerte für die Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung werden angepasst: Der Umsatz im Vorjahr (»unterer Grenzwert«) darf nun höchstens 25.000 Euro (bisher: 22.000 Euro) betragen. Maßgebend ist hierbei nach wie vor die Summe der im Vorjahr vereinnahmten Umsätze.

Neu ist, dass zum Vergleich mit dem Höchstbetrag ab 2025 die Nettoumsätze herangezogen werden statt wie bisher die Bruttobeträge.

Um zu prüfen, ob sie im Jahr 2025 Kleinunternehmer sind oder nicht, müssen Selbstständige aus ihrem tatsächlichen Umsatz des Jahres 2024 die Umsatzsteuer herausrechnen und mit der neuen Grenze von 25.000 Euro vergleichen.

Obergrenze wird ab 2025 viel wichtiger – und kann zum Fallstrick werden

Bisher durfte der voraussichtliche Umsatz im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro betragen. Hierbei kam es entscheidend auf die Prognose des Umsatzes zu Jahresbeginn an. Wurde dieser »obere Grenzwert« aber aufgrund unvorhersehbarer Einnahmen überschritten, war dies für den Kleinunternehmer-Status unschädlich.

Das ändert sich ab 2025: Ab dann gilt aufgrund der EU-Vorgaben, dass ein Überschreiten des oberen Grenzwerts dazu führt, dass unmittelbar während des Jahres zur Regelbesteuerung übergegangen werden muss. Für die bis zum Übergang erzielten Umsätze bleibt es jedoch bei der Steuerbefreiung.

Ab 2025 kommt es nicht mehr auf ein voraussichtliches, sondern auf das tatsächliche Überschreiten des oberen Grenzwertes an. Der Wechsel von der Kleinunternehmer-Regelung zur Regelbesteuerung tritt dann unterjährig ein, wenn und sobald der Umsatz 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr übersteigt.

Dabei gilt: Schon der Umsatz, mit dem der Grenzwert von 100.000 Euro überschritten wird, unterliegt der Regelbesteuerung. Dieser Umsatz sollte dann auch gleich mit der entsprechenden Umsatzsteuer abgerechnet werden. Ab jetzt müssen betroffene Unternehmer auch vierteljährlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben.

Klarstellung ab 2025: Steuerbefreiung statt Nichterhebung der Umsatzsteuer

Bisher wurde die Umsatzsteuer von Kleinunternehmern nach dem Gesetzeswortlaut lediglich »nicht erhoben«. Aus dieser Formulierung ließ sich ableiten, dass auch Leistungen von Kleinunternehmern grundsätzlich Umsatzsteuer auslösen, diese aber wegen Geringfügigkeit nicht an das Finanzamt gezahlt werden musste.

Ab 2025 werden die Umsätze der Kleinunternehmer ausdrücklich von der Umsatzsteuer befreit.

In der Praxis ergibt sich daraus für betroffene Selbstständige keine Veränderung: Sie dürfen weiterhin keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen ausweisen und müssen keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen beim Finanzamt einreichen. Und wie schon bisher ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Hinweis auf Kleinunternehmer in Rechnung ergänzen

Schon bisher mussten Kleinunternehmer in ihren Rechnungen darauf hinweisen, dass diese von einem »Kleinunternehmer nach § 19 UStG« ausgestellt werden.

Diese Formulierung muss nun um einen Hinweis auf die Steuerbefreiung ergänzt werden. Eine konkrete Formulierung wird vom Gesetzgeber nicht vorgegeben. Eine Angabe in umgangssprachlicher Form ist ausreichend (z. B. »steuerfreier Kleinunternehmer«), wenn sie die Steuerfreiheit für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet, schreibt das Bundesfinanzministerium (BMF). Statt »steuerfreier Kleinunternehmer nach § 19 UStG« könnte man zum Beispiel auch »umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer nach § 19 UStG« schreiben.

Verzicht auf Kleinunternehmer-Regelung: Neue Frist ab 2025

Bisher konnten Unternehmen bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung auf die Kleinunternehmerregelung verzichten.

Ab 2025 kann der Verzicht bis Ende Februar des übernächsten Kalenderjahres, das auf den Besteuerungszeitraum folgt, erklärt werden.

Keine Pflicht zur E-Rechnung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Sie dürfen also immer eine sogenannte »sonstige Rechnung« ausstellen. Das sind Rechnungen auf Papier, als PDF, Word usw.

Aber: Wie jeder andere Unternehmer auch, müssen Kleinunternehmer ab 2025 E-Rechnungen empfangen können.

→ Informationen zur E-Rechnung auf Steuertipps.de

Für den Empfang einer E-Rechnung reicht es aus, wenn es eine E-Mail-Adresse gibt, an die der Geschäftspartner die E-Rechnung schicken kann. Im Internet gibt es zahlreiche kostenlose Tools, die aus der E-Rechnung eine »lesbare Rechnung« machen und sie zum Beispiel in ein PDF umwandeln.

Ausweitung der Kleinunternehmer-Regelungen auf das EU-Ausland

Ab 2025 können Kleinunternehmer die Regelung auch für Umsätze im EU-Ausland anwenden, sofern der Gesamtumsatz im EU-Ausland im Vorjahr und im aktuellen Jahr jeweils nicht mehr als 100.000 Euro netto beträgt.

Wer Umsätze im EU-Ausland erzielt und die Kleiunternehmer-Regelung auf EU-Ebene in Anspruch nehmen möchte, kann sich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) für die EU-Kleinunternehmer-Regelung registrieren.

Der jeweilige Ansässigkeitsstaat erteilt dem Unternehmen dann eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.

→ Europäische Kleinunternehmerregelung (EU-KU-Regelung): Informationen auf der Internetseite des BZSt

Wer die EU-Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nimmt, muss eine quartalsweise Umsatzmeldung abgeben.

(MB)

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