E-Rechnung senden und empfangen: Das müssen Unternehmer wissen

E-Rechnungen zwischen Anspruch und Realität

Die E-Rechnung ist längst Pflicht – doch in der Praxis ist sie noch weit davon entfernt, ein Selbstläufer zu sein. Eine aktuelle Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) unter knapp 2.000 Betrieben zeigt ein erstaunlich klares, aber auch ernüchterndes Bild: Die digitale Rechnung ist angekommen, aber von durchgängig digitalen Prozessen kann vielerorts noch keine Rede sein.

Zwar empfangen Unternehmen inzwischen verpflichtend E-Rechnungen und erhalten im Schnitt mehrere Hundert davon pro Jahr. Doch statt automatisierter Abläufe dominieren weiterhin manuelle Prozesse. Rund zwei Drittel der Betriebe bearbeiten eingehende E-Rechnungen nach wie vor per Hand, während echte Automatisierung die Ausnahme bleibt. Das eigentliche Versprechen der E-Rechnung – Effizienzgewinne durch Digitalisierung – wird damit vielfach noch nicht eingelöst.

Auch technisch zeigt sich ein ambivalentes Bild: E-Mails sind nach wie vor der mit Abstand wichtigste Übertragungskanal. Moderne Infrastrukturen wie das Peppol-Netzwerk spielen kaum eine Rolle. Die E-Rechnung wird also häufig schlicht als »PDF-Plus« behandel: digital übermittelt, aber nicht digital gedacht.

Entsprechend kritisch fällt die Bewertung in den Betrieben aus. Knapp die Hälfte empfindet den Aufwand für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen als höher als bei klassischen PDF-Rechnungen. Hinzu kommen praktische Probleme: Schwierigkeiten beim automatischen Auslesen von Pflichtangaben, Inkonsistenzen zwischen strukturierten Daten und PDF-Darstellung oder sogar nicht validierbare Rechnungen.

Auf der Senderseite zeigt sich ein ähnliches Bild der Zurückhaltung. Erst gut ein Drittel der Unternehmen stellt überhaupt aktiv E-Rechnungen aus. Viele planen die Einführung erst für die kommenden Jahre, oft erst gegen Ende der Übergangsfristen.

Ab wann gilt die E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich verpflichtend. Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Erst ab dem 1. Januar 2027 erweitert sich diese Pflicht, und Unternehmen müssen auch selbst E-Rechnungen ausstellen und versenden können.

Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Hier kann jede Art von Rechnung ausgestellt werden.

Wer eine steuerfreie Leistung erbringt, eine Leistung an eine Privatperson oder eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen privaten Bereich, ist ebenfalls nicht zur Verwendung der E-Rechnung verpflichtet, sondern kann jede Rechnungsart nutzen. Soll das System der E-Rechnung genutzt oder eine Rechnung in elektronischer Form ausgestellt werden, muss der Kunde zustimmen.

Wenn mindestens einer der beteiligten Unternehmer nicht im Inland ansässig ist, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung.

E-Rechnung: Übergangsfristen

Um kleinen und mittleren Unternehmen den Übergang zu erleichtern, wurden Übergangsfristen bis Ende 2027 eingeräumt. Während dieser Übergangszeit dürfen Umsätze noch mittels Papierrechnung abgerechnet werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.

Jeder Unternehmer muss als Rechnungsempfänger seit dem 1.1.2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung über umsatzsteuerpflichtige Leistungen für sein Unternehmen erhalten und den erhaltenen Datensatz maschinell verarbeiten zu können.

Für das Ausstellen von Rechnungen gelten Übergangsregelungen:

• in den Jahren 2025 und 2026 kann mit einer E-Rechnung abgerechnet werden, es besteht aber (noch) keine Verpflichtung dazu.

• ab dem 1.1.2027 ist man zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn der Umsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat.

• ab dem 1.1.2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich für alle Pflicht – also auch für Unternehmen bis 800.000 Euro Umsatz.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein, jedenfalls nicht mehr seit 2025: Ein PDF-Dokument allein erfüllt nicht die Anforderungen einer E-Rechnung, sondern gehört zu den »sonstigen Rechnungen«.

Eine gültige elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das maschinell lesbar und verarbeitbar ist. Außerdem muss die Authentizität der Rechnung durch geeignete technische Verfahren, wie zum Beispiel eine digitale Signatur, gewährleistet sein.

E-Rechnung: Erklärungen und Hinweise für die Praxis

E-Rechnung bei Vermietung?

Die Einführung der E-Rechnung betrifft auch alle Vermieterinnen und Vermieter sowie Hausverwaltungen: Auch sie müssen seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Dazu genügt eine E-Mail-Adresse, über die die meisten Vermieter und Hausverwaltungen ohnehin verfügen dürften. Der Aufwand ist hier also überschaubar.

Kommen Gewerberäume und Umsatzsteuerpflicht ins Spiel, müssen auch Vermieter E-Rechnungen ausstellen.

Das betrifft.

• gewerbliche Vermieter,

• Privatleute, die zum Beispiel Räumlichkeiten an ein Ladengeschäft vermieten und zur Umsatzsteuer optieren,

• umsatzsteuerpflichtige kurzfristige Vermietungen (z.B. Ferienwohnungen, Monteur-Unterkunft, Stellplätze, Garagen).

Gilt der Mietvertrag noch als Rechnung?

Vermieter stellen ihren Mietern keine Rechnung aus, der Mietvertrag selbst gilt als Rechnung. So war es jedenfalls bisher. Für die private Vermietung bleibt es auch dabei.

Wer Gewerberäume vermietet und im Mietvertrag Umsatzsteuer ausweist, muss jetzt (auch) eine E-Rechnung ausstellen. Dabei gilt:

• Bei Mietverhältnissen ist es ausreichend, wenn einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, in welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang enthalten ist, oder sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.

• Eine neue E-Rechnung muss erst dann ausgestellt werden, wenn sich die umsatzsteuerrechtlichen Rechnungspflichtangaben ändern, was zum Beispiel nach einer Mieterhöhung der Fall ist.

E-Rechnung: Was tun bei technischen Problemen?

Spezifischen Ausnahmen für technische Probleme sind nicht vorgesehen. Bei anhaltenden technischen Problemen sollte frühzeitig Kontakt mit der zuständigen Finanzbehörde aufgenommen werden. Erster Anlaufpunkt ist das zuständige Finanzamt vor Ort.

Hilfe gibt es auch auf der Informationsseite des Bundes zur elektronischen Rechnung.

Strafen bei Nichtbeachtung der E-Rechnungspflicht

Nicht jeder Unternehmer ist über die Einführung der E-Rechnung erfreut – die Einführung bedeutet Aufwand und Kosten, das Format ist neu, das ganze Thema ist überhaupt sehr technisch. Die Pflicht zur E-Rechnung zu ignorieren, bringt aber nichts.

Bei der Nichtbeachtung der E-Rechnungspflicht sind verschiedene Konsequenzen und Sanktionen möglich, zum Beispiel:

1. Vorsteuerabzug: Eine nicht ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung, die nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung entspricht, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Der Empfänger der Rechnung kann die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer also nicht als Vorsteuer geltend machen.

2. Bußgelder: Bei Verstößen gegen die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung können Bußgelder verhängt werden. Die genaue Höhe und die Umstände, unter denen Bußgelder verhängt werden, können je nach Bundesland und spezifischen Umständen variieren.

3. Rechtliche Ansprüche: Der Empfänger einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung kann zivilrechtliche Ansprüche geltend machen, um eine korrekte Rechnung zu erhalten. Dies kann zu zusätzlichen Kosten und Aufwand für den Rechnungsaussteller führen.

4. Steuerliche Nachteile: Unternehmen, die ihrer Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen nicht nachkommen, riskieren steuerliche Nachteile, da die Finanzverwaltung die Anerkennung der Rechnungen verweigern kann.

E-Rechnung: Richtig vorbereitet in 8 Schritten

Durch eine frühzeitige Vorbereitung können Unternehmen sicherstellen, dass sie bereit sind, wenn die neuen Vorschriften in Kraft treten, und von den Vorteilen der E-Rechnung wie verbesserte Effizienz, Kosteneinsparungen und optimiertes Cash-Management profitieren.

Um sich auf die Umstellung auf E-Rechnungen vorzubereiten, sollten Unternehmen folgende Schritte in Betracht ziehen:

1. Informationen über die Anforderungen einholen: Dazu gehört vor allem das Verstehen der gesetzlichen Vorgaben und technischen Spezifikationen für E-Rechnungen, wie sie in der Europäischen Norm EN 16931 definiert sind.

2. Das richtige Format wählen: Unternehmer sollten sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen in einem akzeptierten Format wie ZUGFeRD 2.x oder XRechnung ausgestellt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

3. Prozesse optimieren: Interne Prozesse sollten angepasst werden, um die elektronische Rechnungsstellung und Rechnungsverarbeitung zu integrieren. Dies kann die Effizienz steigern und Kosten senken.

4. Technologie-Upgrade: Unternehmen sollten rechtzeitig in die notwendige Technologie und Software investieren, um E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und versenden zu können.

5. Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeitende sollten frühzeitig im Umgang mit den neuen Systemen und Prozessen geschult werden.

6. System testen: Durch frühzeitige Tests sollte sichergestellt werden, dass alles reibungslos funktioniert, bevor die gesetzliche Verpflichtung in Kraft tritt.

7. Übergangsfristen nutzen: Kleinere Unternehmen können von den Übergangsfristen Gebrauch machen, um sich schrittweise auf die vollständige Umstellung vorzubereiten.

8. Professionelle Unterstützung holen: Steuerberater oder IT-Spezialisten können den Übergang erleichtern.

E-Rechnung in der SteuerSparErklärung

Um die E-Rechnung auch in unsere Produkte zu integrieren, haben wir eine Schnittstelle bzw. Importfunktion von E-Rechnungsdaten aus einer Buchhaltungssoftware in die SteuerSparErklärung entwickelt.