Arbeitgeber: Kurzfristige Beschäftigung von Aushilfen

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Die kurzfristige Beschäftigung bietet eine sehr günstige Möglichkeit, auf personelle Engpässe zu reagieren und die mit einem Minijob verbundenen hohen Sozialabgaben zu sparen.

Die Vorschriften zur kurzfristigen Beschäftigung basieren auf der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts. Große Bedeutung hat das gemeinsame Rundschreiben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung mit dem Namen Richtlinien für die versicherungsrechtliche Beurteilung von geringfügigen Beschäftigungen. In diesen sogenannten Geringfügigkeits-Richtlinien ist die neue Rechtslage ab 2019 enthalten, die aktuelle Rechtsprechung des Bundessozialgerichts sowie genaue Definitionen und zahlreiche Beispiele. Die umfangreichen Richtlinien (das Dokument hat 158 Seiten) können Sie auf www.minijob-zentrale.de kostenlos herunterladen.

Auch kurzfristig Beschäftigte haben Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn. Im Jahr 2019 liegt dieser bei 9,19 Euro je geleisteter Arbeitsstunde, aber 2020 bei 9,35 Euro.

Mindestlohn-Rechner: Hier können Sie kostenlos berechnen, ob der Lohn dem Mindestlohn entspricht.

Wann ist eine Beschäftigung kurzfristig?

  • Die Beschäftigung ist ihrer Eigenart nach zeitlich begrenzt oder sie wird im Voraus vertraglich begrenzt.

  • Die Beschäftigung umfasst längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage innerhalb eines Kalenderjahres. Bei der Vorschrift muss ein Arbeitgeber sehr genau rechnen, denn es kommt auf jeden einzelnen Tag an. Weiter unten in diesem Test finden Sie Beispiele dazu. Wichtig ist: Es geht nicht nur darum, wie lange der Mitarbeiter bei Ihnen beschäftigt ist, sondern es werden alle seine kurzfristigen Beschäftigung zusammengerechnet – auch die bei anderen Arbeitgebern!

  • Die Beschäftigung wird nicht berufsmäßig ausgeübt. Als berufsmäßig gilt eine Tätigkeit dann, wenn sie für den Arbeitnehmer von wirtschaftlicher Bedeutung ist, d.h. die Beschäftigung sichert dem Arbeitnehmer den Lebensunterhalt. Denn dann handelt es sich nicht um eine kurzfristige Beschäftigung, selbst wenn die Zeitgrenzen eingehalten sind. Auf die Prüfung der Berufsmäßigkeit kann nur dann verzichtet werden, wenn der Monatslohn nicht über 450 Euro liegt.

  • Es darf sich nicht um ein Dauerarbeitsverhältnis handeln. Probleme gibt es hier vor allem bei Beschäftigungen, die nur wenige Tage im Monat umfassen, auf ständige Wiederholung ausgerichtet sind und über längere Zeit hinweg ausgeübt werden sollen. Das ist der Fall bei unbefristeten Arbeitsverträgen. Schließen Sie also mit Arbeitnehmern, die Sie als kurzfristig Beschäftigte behandeln wollen, möglichst immer zeitlich befristete Arbeitsverträge.

So können Sie sich als Arbeitgeber die Vorteile dieser Beschäftigungsform auch bei einem Dauerarbeitsverhältnis sichern: Schließen Sie mit Ihren Aushilfskräften befristete Arbeitsverträge ab, die maximal ein Jahr laufen. Dann legen Sie eine Pause von mindestens zwei Monaten ein und vereinbaren anschließend wieder einen auf längstens ein Jahr befristeten Rahmenvertrag usw. Sozialversicherungsrechtlich ist das ausdrücklich abgesegnet (Geringfügigkeits-Richtlinien B 3.2).

Zeitgrenze berechnen: Drei Monate oder 70 Arbeitstage

  • Die Drei-Monats-Grenze gilt, wenn der Beschäftigte an mindestens fünf Tagen in der Woche arbeitet. Hierbei kann es sich um Kalendermonate (1. Mai bis 31. Mai = ein Kalendermonat) oder Zeitmonate (15. Mai bis 14. Juni = ein Zeitmonat) handeln.

  • Wird die Beschäftigung an weniger als fünf Tagen in der Woche ausgeübt, darf das Beschäftigungsverhältnis insgesamt höchstens 70 Arbeitstage umfassen.

  • Hat der Beschäftigte mehrere kurzfristige Beschäftigungen, auch bei verschiedenen Arbeitgebern, müssen die Zeiten der Beschäftigungen zusammengerechnet werden.

  • Arbeitet der Beschäftigte in einem Job mindestens fünf Tage in der Woche, in einem darauffolgenden weniger als fünf Tage, darf er insgesamt auf nicht mehr als 70 Arbeitstage im Kalenderjahr kommen.

  • Arbeitet der Beschäftigte bei all seinen aufeinanderfolgenden Jobs an fünf Tagen in der Woche und auch jeweils volle Kalendermonate, ist seine Beschäftigung auf drei Monate begrenzt.

  • Erstrecken sich dagegen mehrere aufeinanderfolgende Beschäftigungen nicht immer auf volle Kalendermonate, treten an die Stelle des Zeitraums von drei Monaten 90 Kalendertage. Dabei werden volle Kalendermonate mit 30 Kalendertagen und Teilmonate mit den tatsächlichen Kalendertagen berücksichtigt.

  • Dem Arbeitnehmer zustehende Urlaubstage und Feiertage, auf deren Bezahlung er Anspruch hat, müssen wie Arbeitstage gezählt werden. Der Zeitraum verlängert sich durch die Urlaubstage nicht.

  • Ein Nachtdienst, der sich auf zwei Kalendertage erstreckt, gilt als ein Arbeitstag.

  • Werden an einem Tag mehrere kurzfristige Beschäftigungen parallel ausgeübt, gilt dieser Kalendertag ebenfalls als ein Arbeitstag.

  • Eine im Vorjahr begonnene Beschäftigung wird nur mit der im laufenden Kalenderjahr liegenden Beschäftigungszeit berücksichtigt.

Wenn Sie der erste bzw. der einzige Arbeitgeber im Jahr sind, bei dem ein Arbeitnehmer eine kurzfristige Beschäftigung ausübt, ist die Berechnung der drei Monate bzw. 70 Arbeitstage einfach. Häufig wird jedoch nicht eine einzige zeitlich zusammenhängende kurzfristige Beschäftigung ausgeübt, sondern es folgen mehrere Phasen nacheinander. Dann müssen alle kurzfristigen Beschäftigungen dieses Kalenderjahres zusammengerechnet werden. Schwierigkeiten ergeben sich daraus, dass auch die bei anderen Arbeitgebern ausgeübten kurzfristigen Beschäftigungen in die Beurteilung einfließen.

Gut für Sie: Keine Beiträge zur Sozialversicherung

Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung fallen bei einer kurzfristigen Beschäftigung nicht an.

Anders als beim 450-Euro-Minijob muss der Arbeitgeber hier auch keinen Pauschalbeitrag zur Kranken- und Rentenversicherung zahlen. Es fallen nur die geringfügigen Umlagebeträge für Krankheit, Mutterschaft und Insolvenz an.

Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung sind allerdings auch bei kurzfristig Beschäftigten zu zahlen. Meldung und Beitragszahlung erfolgen an die dafür zuständige Berufsgenossenschaft. Die Beitragshöhe hängt von der Branche und vom Gefahrentarif ab.

Berechnung der Lohnsteuer bei kurzfristiger Beschäftigung

Für kurzfristig Beschäftigte gibt es eine spezielle Pauschalierung. Deren Satz ist mit 25% zuzüglich Soli und Kirchensteuer allerdings recht hoch. Außerdem ist im Lohnsteuerrecht die kurzfristige Beschäftigung viel enger definiert als bei der Sozialversicherung: Damit nach lohnsteuerlicher Beurteilung eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt, bei der mit 25% pauschal versteuert werden darf, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Es muss sich um eine gelegentliche, nicht regelmäßige Tätigkeit handeln.

  • Es kommt nicht darauf an, wie oft der Arbeitnehmer im Laufe des Jahres tatsächlich tätig wird, aber die einzelnen Beschäftigungsabschnitte dürfen höchstens über 18 zusammenhängende Arbeitstage gehen.

  • Der durchschnittliche Stundenlohn darf höchstens 12 Euro betragen.

  • Der durchschnittliche Arbeitslohn pro Tag darf höchstens 72 Euro betragen.

Die pauschale Lohnsteuer kann der Arbeitgeber auf den Arbeitnehmer abwälzen. Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuer auf einer Lohnsteuer-Anmeldung ans Finanzamt melden und dorthin abführen, denn hierfür ist nicht mehr die Minijob-Zentrale zuständig.

Die Voraussetzungen für die Lohnsteuerpauschalierung sind oft nicht erfüllt, sodass meist nur die normale Besteuerung aufgrund der individuellen Lohnsteuermerkmale (Elstam) des Arbeitnehmers in Betracht kommt. Diese Lohnsteuer müssen Sie als Arbeitgeber vom Arbeitslohn einbehalten, ans Finanzamt melden und abführen.

  • Schüler und Studenten mit Steuerklasse I: Insbesondere bei zusammenhängenden Arbeitseinsätzen während der Schul- oder Semesterferien kommt die Pauschalsteuer nicht in Betracht. Der Arbeitslohn kann meist mit Steuerklasse I versteuert werden. Dann müssen Sie als Arbeitgeber zwar bei einem höheren Monatslohn Lohnsteuer einbehalten, die kann sich der Schüler oder Student aber durch die Abgabe einer Steuererklärung vom Finanzamt zurückholen.

  • Rentner mit Steuerklasse III: Lohnsteuer wird hier in der Regel nicht anfallen. Gibt der Rentner jedoch eine Steuererklärung ab, weil er mit seinem Einkommen über dem Grundfreibetrag liegt, so muss er nachträglich auf seinen Arbeitslohn Steuer zahlen. Nur der Arbeitnehmer-Pauschbetrag (Werbungskosten-Pauschbetrag) von derzeit 1.000 Euro bleibt steuerfrei.

  • Hausfrauen mit Steuerklasse V: Für diesen Personenkreis ist aufgrund des hohen Lohnsteuerabzugs eine kurzfristige Beschäftigung wenig attraktiv. Hier sollten Sie als Arbeitgeber möglichst darauf achten, dass die Voraussetzungen für die Lohnsteuerpauschalierung erfüllt sind. Übernehmen Sie die Pauschalsteuer, können Sie den Arbeitslohn brutto für netto auszahlen.

Zentrale Anlaufstelle ist die Minijob-Zentrale

Auch für einen kurzfristig Beschäftigten müssen Sie als Arbeitgeber Anmeldung, Abmeldung, ggf. Unterbrechungsmeldung und Jahresmeldung zur Unfallversicherung erstatten.

Die Minijob-Zentrale übernimmt (fast) alle Verwaltungsaufgaben und zieht beim Arbeitgeber die fälligen Umlagen ein. Sie erhalten hier kostenlos Informationsmaterial sowie sämtliche Formulare als Download, die Sie als Arbeitgeber von kurzfristig Beschäftigten brauchen.

Minijob-Zentrale

45115 Essen

Service-Telefon: 0355/29027-0799, montags bis freitags von 7:00 bis 17:00 Uhr, Anruf zum Ortstarif

E-Mail: minijob@minijob-zentrale.de

Internet: www.minijob-zentrale.de

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