Kein Arbeitszimmer? So können Sie trotzdem Werbungskosten absetzen

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Das Coronavirus sorgt für leere Bürogebäude – wer kann, geht dieser Tage ins Home-Office. Die wenigsten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben dort aber ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer. Arbeitsmittel dürfen Sie trotzdem in der Steuererklärung angeben!

Was sind »Arbeitsmittel«?

Arbeitsmittel sind alle Gegenstände, die Sie für die Erledigung Ihrer beruflichen Aufgaben verwenden und die weitaus überwiegend für diese Zwecke genutzt werden. Dazu gehören beispielsweise Schreibtisch und Schreibtischstuhl, Computer, Tablet oder Notebook, Regale, Büromaterialien wie Papier, Stifte, Locher und Tacker, aber auch Aktentasche, Laptop-Rucksack, Aktenvernichter usw. – kurz: alle Gegenstände, die Sie beruflich nutzen.

Arbeitsmittel sind unabhängig von ihrem Standort abziehbar. Das bedeutet: Sie müssen sich nicht in einem steuerlich anerkannten Arbeitszimmer befinden, sondern können ebenso gut auch in jedem anderen Raum untergebracht sein. Wer jetzt also Corona-bedingt zuhause am Küchentisch oder in der Arbeitsecke im Wohnzimmer arbeitet, kann trotzdem Kosten für Arbeitsmittel in seiner Steuererklärung geltend machen.

In welcher Höhe dürfen Sie Werbungskosten angeben?

Grundsätzlich gilt: Als Werbungskosten abzugsfähig sind die Anschaffungskosten des Arbeitsmittels. Das sind neben dem Kaufpreis inklusive Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer), Auslagen für Porto, Verpackung, Fracht usw. Auch Fahrtkosten können dazugehören, wenn die Fahrten ausschließlich unternommen wurden, um das Arbeitsmittel zu kaufen, abzuholen bzw. zu befördern oder um sich vor dem Kauf entsprechend zu informieren.

Maßgebend ist immer der Zeitpunkt der Anschaffung des Arbeitsmittels, also die Übergabe bzw. Lieferung. Auf den Zahlungszeitpunkt kommt es nicht an. Nehmen Sie den gekauften Gegenstand nicht sofort mit, ist das Arbeitsmittel erst am Tag der Lieferung angeschafft.

Lesen Sie dazu mehr in diesem Ratgeber

Arbeitsmittel: So maximieren Sie den Werbungskostenabzug 

Können Sie den ganzen Preis auf einmal angeben?

Arbeitsmittel, die maximal 800 Euro netto (also 952 Euro inkl. 19% Umsatzsteuer oder 856 Euro mit 7% Umsatzsteuer) gekostet haben, dürfen Sie mit dem vollen Betrag bei den Werbungskosten angeben.

Betragen die Anschaffungskosten mehr als 800 Euro (bzw. 952 Euro bei 19 % MwSt.) oder 856 Euro bei 7 % MwSt.), müssen Sie die Anschaffungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer des Arbeitsmittels gleichmäßig verteilen: Das nennt man Abschreibung. Nur die jeweilige Jahresrate (Absetzung für Abnutzung, kurz: AfA) ist dann als Werbungskosten abziehbar.

Abschreibungsrechner für Arbeitsmittel (für Arbeitnehmer und Vermieter)

Teure Arbeitsmittel müssen Sie über mehrere Jahre gleichmäßig verteilen – die sogenannte Nutzungsdauer. Der dabei ermittelte Betrag ist die Abschreibung, die Sie im jeweiligen Jahr als Werbungskosten absetzen können.

jetzt Abschreibung berechnen

Die Nutzungsdauer richtet sich nach den AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums (AfA= Absetzung für Abnutzung oder umgangssprachlich: Abschreibung). Diese Tabellen finden Sie hier.

Wenn Gegenstände auch privat benutzt werden

In vielen Fällen wird es sich um Gegenstände handeln, die Sie auch privat nutzen. Das Finanzamt spricht in diesem Zusammenhang von »gemischt genutzten Arbeitsmitteln«. Für diese gilt:

Die private Mitbenutzung ist nur dann steuerlich unerheblich, wenn sie von ganz untergeordneter Bedeutung ist. Die Grenze liegt bei 10 %. Die Folgen dieser Regelung:

  • Beläuft sich die private Mitbenutzung eines Arbeitsmittels auf weniger als 10 % der Gesamtnutzung, sodass die berufliche Nutzung mehr als 90 % beträgt, sind die Arbeitsmittelkosten zu 100 % absetzbar.

  • Ist der berufliche Nutzungsanteil geringer als 10 %, sodass die private Nutzung mehr als 90 % beträgt, sind die Kosten überhaupt nicht absetzbar.

  • Liegen der private und der berufliche Nutzungsanteil zwischen den obigen Grenzen, müssen Sie die Kosten aufteilen. Es muss allerdings ein geeigneter Aufteilungsmaßstab existieren, z.B. die zeitlichen oder flächenmäßigen Nutzungsanteile.

Wie so oft, gibt es aber natürlich auch hier noch Sonderregelungen, die Sie kennen sollten. Denn bei einigen Gegenstände sind bei gemischter Nutzung (teils beruflich, teils privat) Pauschalen für den beruflichen Anteil abzugsfähig:

  • private Pkw, soweit Sie ihn bei beruflicher Auswärtstätigkeit nutzen (Stichwort Reisekosten);

  • Telefon, Telefax, Anrufbeantworter und Internetzugang im Rahmen der »Telekommunikationsaufwendungen« (mehr dazu hier – der Artikel ist schön älter, aber inhaltlich noch korrekt!);

  • der häusliche Computer.

Es spielt dann keine Rolle, ob die tatsächliche berufliche Nutzung unter der 10 %-Grenze liegt oder nicht.

Faustregel: Je größer die berufliche Nutzung, desto unbedeutender ist eine private Mitbenutzung. Je geringer aber die berufliche Nutzung, desto mehr kann eine private Mitbenutzung ins Gewicht fallen.

In welchem absoluten zeitlichen Umfang und wie intensiv Sie das Arbeitsmittel für berufliche Zwecke nutzen, spielt keine Rolle. Es kommt nur auf das Verhältnis der relativen beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung an. Das heißt: Zeiten, in denen Sie das Arbeitsmittel überhaupt nicht nutzen, gelten nicht als private Nutzung und wirken sich steuerlich nicht negativ aus. 

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(MB)

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