Anmeldung der Selbstständigkeit

Stand: 29.03.2023 - Jede Selbstständigkeit muss in Deutschland beim Finanzamt angemeldet werden. Die Anmeldung nimmt man über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vor. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einer gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit nachgehen. Als zukünftiger Gewerbetreibender müssen Sie jedoch zusätzlich zur Anmeldung beim Finanzamt eine Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt vornehmen. Wir erklären Ihnen den Unterschied zwischen Freiberufler und Gewerbetreibender, wie und wo Sie Ihr Unternehmen korrekt anmelden, woher Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bekommen und wie Sie häufige Fehler bei der Anmeldung vermeiden können.

Wer kann sich selbstständig machen?

Grundsätzlich kann sich innerhalb Deutschlands und der Europäischen Union jeder selbstständig machen, der volljährig ist. Auch Arbeitslose, Rentner oder Studenten. Ob Sie die Selbstständigkeit hauptberuflich oder nebenberuflich ausführen wollen, spielt dabei keine Rolle.

Selbstständigkeit hauptberuflich

Wenn Sie die Selbstständigkeit hauptberuflich ausüben möchten, dann muss die selbstständige Tätigkeit den Mittelpunkt Ihres Erwerbslebens darstellen.  Bedeutet: Die Selbstständigkeit muss vom zeitlichen Aufwand her und auch wirtschaftlich alle anderen Erwerbstätigkeiten zusammen deutlich übersteigen.

Nebenberufliche Selbstständigkeit

Der zeitliche Aufwand darf bei der nebenberuflichen Selbstständigkeit nicht höher als die Ihres Hauptberufes sein. Bei einer hauptberuflichen Vollzeitstelle sollten somit nicht mehr wie 18-20 Stunden pro Woche für die nebenberufliche Selbstständigkeit investiert werden.

Nebenberuflich selbstständig bei Arbeitslosen

Auch als Bezieher von Arbeitslosengeld können Sie sich selbstständig machen. Um den Anspruch auf Arbeitslosengeld jedoch nicht zu verlieren, müssen Sie folgendes beachten:

• Die Selbstständigkeit darf nur nebenberuflich ausgeführt werden und einen regelmäßigen zeitlichen Umfang von 15 Stunden pro Woche nicht überschreiten.
• Arbeitslose müssen ihren Verpflichtungen weiterhin nachkommen und z.B. für Vermittlungen zur Verfügung stehen.
• Anrechnungsfrei (ohne Kürzung von Leistungen) sind nur Einkommen, die den grundlegenden Freibetrag für Nebenverdienste, den Freibetrag aus einem Minijob oder einer nebenberuflichen Selbstständigkeit nicht übersteigen.

Der grundlegende Freibetrag für Hinzuverdienst in Höhe von 165 € pro Monat steht jedem arbeitslos gemeldeten zu. Waren Sie vor der Arbeitslosigkeit bereits nebenberuflich selbstständig und hatten sogar einen Minijob, den Sie nun trotz Arbeitslosigkeit weiterhin ausüben, wird Ihnen das durchschnittliche Einkommen aus der nebenberuflichen Selbstständigkeit und auch das Einkommen aus dem Minijob als Freibeträge angerechnet.

Beispiel: Vor der Arbeitslosigkeit waren Sie nebenberuflich selbstständig und erzielten hierdurch ein monatliches Durchschnittseinkommen von 250 €. Zudem übten Sie parallel dazu einen Minijob aus, den Sie auch während der Arbeitslosigkeit beibehalten haben. Der Verdienst für den Minijob liegt bei 300 € pro Monat. Addiert man nun den generellen Freibetrag von 165 € pro Monat mit dem durchschnittlichen Einkommen aus der nebenberuflichen Selbstständigkeit und dem Minijob, ergibt sich ein Freibetrag von insgesamt 715 € pro Monat.

Nebenberuflich selbstständig als Rentner

Viele Rentner möchten oder müssen auch nach dem Renteneintritt arbeiten, – wenn auch meist nicht in Vollzeit. Neben einer klassischen Anstellung in einem Unternehmen können Sie sich als Rentner aber auch nebenberuflich selbstständig machen:

Nebenberuflich selbstständig nach Erreichen der Regelaltersgrenze

Haben Sie die Regelaltersgrenze erreicht, können Sie unbegrenzt dazuverdienen, ohne eine Kürzung Ihres Rentenanspruchs zu gefährden. Zudem muss die Aufnahme der nebenberuflichen Tätigkeit nicht an den Rentenversicherungsträger gemeldet werden.

Nebenberuflich selbstständig vor Erreichen der Regelaltersgrenze

Haben Sie die Regelaltersgrenze noch nicht erreicht, müssen Sie die Aufnahme einer (selbstständigen) Tätigkeit beim Rentenversicherungsträger melden und dort auch die Hinzuverdienstgrenze erfragen.

In Bezug auf die Krankenkasse gibt es ebenfalls ein paar Dinge zu beachten. Sofern Sie mindestens 90 % während der zweiten Hälfte Ihres Berufslebens gesetzlich versichert waren, sind Sie auch ab dem Zeitpunkt Ihres Rentenantrags gesetzlich pflichtversichert. Die Aufnahme einer nebenberuflichen Selbstständigkeit müssen Sie der Krankenkasse allerdings mitteilen, damit diese die Höhe der Beiträge anhand Ihres Einkommens aus der Selbstständigkeit berechnen kann. Ergibt diese Prüfung jedoch, dass Sie nicht nebenberuflich, sondern hauptberuflich selbstständig sind, so müssen Sie sich freiwillig gesetzlich pflichtversichern oder in die private Krankenversicherung wechseln.

Selbstständigkeit bei Studenten

Auch während des Studiums können Sie sich als Student gewerblich oder freiberuflich selbstständig machen und z.B. bereits während des Studiums ein eigenes Unternehmen aufbauen. Wenn Sie als Student allerdings BAföG beziehen, sollten Sie sich vor Anmeldung der Selbstständigkeit erkundigen, wie viel Sie dazuverdienen dürfen. Überschreiten Sie die Verdienstgrenze, werden die BAföG-Leistungen um den übersteigenden Betrag gekürzt. Da jede Form von Beschäftigung beim BAföG-Amt angemeldet werden muss, ist auch die Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit als Student meldepflichtig.

Solange die wöchentliche Arbeitszeit während des Semesters die Grenze von max. 20 Stunden nicht übersteigt, bleibt die Gültigkeit der freiwilligen Krankenversicherung für Studenten, die studentische Pflichtversicherung oder die Familienversicherung bestehen. Arbeiten Sie mehr als durchschnittlich 20 Stunden pro Woche oder verdienen Sie zusammengerechnet mehr als 485 € (Stand: 2023), laufen Sie Gefahr, den beitragsfreien Versicherungsstatus zu verlieren.

Anders als bei Angestellten oder Studenten, die nicht nebenbei selbstständig arbeiten, tragen Sie Ihre Studienkosten als Selbstständiger bei den Betriebsausgaben ein, die Sie Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufzählen. Da Sie dem Finanzamt gegenüber sämtliche Ausgaben nachweisen müssen, sollten Sie jeden Beleg oder Quittung sorgfältig aufbewahren.

Unterschied zwischen Freiberufler und Gewerbetreibende

Wenn Sie sich ein eigenes Unternehmen aufbauen möchten, ist die Wahl der korrekten Rechtsform ein sehr entscheidender Faktor. Sie müssen also unterscheiden, ob Ihre gewählte Tätigkeit gewerblich ist oder zu den freien Berufen zählt:

Freiberufler

Als Freiberufler zählen Sie, wenn eine wissenschaftliche, künstlerische, erzieherische oder schriftstellerische Tätigkeit ausüben. Dabei arbeiten Sie für mehrere Auftraggeber und erbringen Ihre Leistungen eigenverantwortlich. Anders als eine gewerbliche Tätigkeit müssen Sie die freiberufliche Selbstständigkeit nur beim Finanzamt melden und eine Steuernummer beantragen. Eine spezielle Rechtsform wird nicht benötigt. Zudem unterliegen Freiberufler nicht der Gewerbesteuer, sondern erzielen ihre Einkünfte aus selbstständiger Arbeit (§ 18 Einkommensteuergesetz).

Gewerbetreibende

Als Gewerbetreibender gelten Sie, wenn Sie eine wirtschaftliche Tätigkeit mit Gewinnerzielungsabsicht sowie eigenverantwortlich und selbstständig auf eigene Rechnung über einen bestimmten Zeitraum ausüben. Gewerbetreibende müssen ihr Gewerbe nicht beim Finanzamt, sondern beim zuständigen Gewerbeamt anmelden und unterliegen der Gewerbesteuer (§§ 15-17 Einkommensteuergesetz).

Selbstständige Tätigkeit anmelden – Schritte, Kosten, Fristen

Die einzelnen Schritte, Kosten und auch Fristen in Bezug auf die Anmeldung einer freiberuflichen oder gewerblichen Tätigkeit sind immer abhängig von der Art der Tätigkeit sowie der gewählten Rechtsform des Unternehmens:

Freiberufliche Tätigkeit beim Finanzamt anmelden

Ihre freiberufliche Tätigkeit melden Sie mithilfe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung bei dem Finanzamt an, in dessen Bezirk Sie Ihre Tätigkeit ausüben, – also dort, wo Sie Ihren Unternehmenssitz haben. Die Anmeldung der Freiberuflichkeit ist für Freiberufler nicht mit Kosten oder Gebühren verbunden.

Die Entscheidung, ob Ihre angemeldete Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist, liegt beim jeweiligen Finanzamt. Insbesondere in den Bereichen Kunsthandwerk, Fotografie und Webdesign kommt es diesbezüglich leider immer wieder zu unterschiedlichen Einschätzungen.

Wann müssen Freiberufler ein Gewerbe anmelden?

Normalerweise müssen Freiberufler kein verpflichtendes Mitglied in der Industrie- und Handelskammer (IHK) werden und auch kein Gewerbe anmelden oder sich im Handelsregister eintragen. Es sei denn, die freiberufliche Tätigkeit wird im Rahmen einer GmbH ausgeübt.

Anmeldung beim Finanzamt mit freiberuflicher Tätigkeit oder Selbstständigkeit

Wenn Sie Ihre Selbstständigkeit oder freiberufliche Tätigkeit anmelden, müssen Sie nur den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung online ausfüllen und abschicken. Neben allgemeinen Angaben zu Ihrer Person werden auch steuerliche Angaben wie z.B. erwartete Umsätze und Erträge der gewerblichen bzw. freiberuflichen Tätigkeit abgefragt. Letzteres ist für das Finanzamt relevant, um Einkommensteuervorauszahlungen oder Gewerbesteuer festsetzen zu können.

Sobald Ihre Selbstständigkeit bestätigt wurde, erhalten Sie eine Steuernummer. Diese ist insbesondere für die Rechnungsstellung wichtig uns muss dort vermerkt sein – auch dann, wenn Sie Kleinunternehmer sind und somit keine Umsatzsteuer ausweisen.

Woher bekommt man den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung muss mittlerweile ausschließlich elektronisch übermittelt werden. Ausfüllen und übermitteln können Sie den Fragebogen ganz einfach über das Dienstleistungsportal der Steuerverwaltung (ELSTER). Allerdings ist für die Nutzung von ELSTER ein Software-Zertifikat notwendig, welches Sie erst nach der Registrierung anfordern können. Die Registrierung bzw. das Software-Zertifikat dauert in der Regel ca. 2 Wochen.

Bis wann muss der Fragebogen eingereicht werden?

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung sollten Selbstständige frühzeitig ausfüllen und beim Finanzamt einreichen, da die anschließend zugeteilte Steuernummer für die Rechnungsstellung erforderlich ist.

Seit dem 01.01.2021 müssen Personengesellschaften sowie natürliche und juristische Personen den Fragebogen innerhalb eines Monats nach Gründung auf elektronischem Weg an das zuständige Finanzamt übermittelt haben.

Fehler bei der Anmeldung als Selbstständiger oder Freiberufler vermeiden

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist nicht allzu umfangreich und relativ schnell ausgefüllt. Allerdings birgt er einige Fehler, die Selbstständige und Freiberufler bei der Anmeldung vermeiden sollten:

• Privates Konto als Geschäftskonto nutzen und beim Finanzamt angeben: Im Anmeldebogen muss unter anderem auch eine Bankverbindung eingetragen werden. Oftmals tragen Gründer hier die Daten des privaten Girokontos ein. Ein Fehler, denn die Nutzung eines privaten Girokontos ist für betriebliche Zwecke in der Regel nämlich nicht erlaubt. Zudem werden private und geschäftliche Finanzen vermischt, was es zu vermeiden gilt. Die Finanzen Ihres Unternehmens sollten im Idealfall also immer über ein extra hierfür vorgesehenes Geschäftskonto abgewickelt werden.
• Kleinunternehmer-Regelung vorschnell ausschließen: Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung wird auch abgefragt, ob Sie die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen möchten. Die Antwort auf diese Frage sollte gut überlegt sein. Entscheiden Sie sich nämlich gegen die Nutzung der Kleinunternehmerregelung, bleibt diese Entscheidung für die ersten 5 Jahre nach der Gründung verpflichtend bestehen.
• Gewinnprognose zu hoch oder zu niedrig ansetzen: Damit das Finanzamt die Höhe der Steuervorauszahlungen korrekt festsetzen kann, müssen Sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung den voraussichtlichen Gesamtumsatz und Gewinn für das erste und zweite Geschäftsjahr angeben. Tragen Sie hier zu hohe oder zu niedrige Werte ein, fallen auch die Vorauszahlungen entsprechend zu hoch oder zu niedrig aus. Da eine Herabsetzung der Steuervorauszahlung extra beantragt und vom Finanzamt überprüft werden muss, kann dies zum Problem werden. Waren die eingetragenen Werte zu niedrig angesetzt, müssen Sie gegebenenfalls mit einer Nachzahlung rechnen.

• Soll-Versteuerung wählen: Unabhängig davon, ob Zahlungseingänge von gestellten Rechnungen an Ihre Kunden bereits erfolgt sind oder nicht, wird die Umsatzsteuer bei der Soll-Versteuerung zum Ende des Voranmeldezeitraums erhoben. Bedeutet: Sie gehen im Zweifelsfall in Vorleistung, wenn der ein oder andere Kunde bis zum Ende des Voranmeldezeitraums noch nicht bezahlt hat. Bei der Ist-Versteuerung dagegen müssen Sie nur die innerhalb des Voranmeldezeitraums bereits eingenommene Umsatzsteuer bezahlen. Die Wahl der Soll- oder Ist-Versteuerung sollten Sie sich dementsprechend gut überlegen und keine voreilige Entscheidung treffen.
• Buchhaltung oder Steuererklärung erst am Jahresende erledigen: Mit der Buchhaltung oder der Steuererklärung bis zum Jahresende warten und Quittungen erst einmal nur in eine Schublade zu legen ist keine gute Idee. Die Konsequenzen daraus sind dann eine fehlende Übersicht sowie ziemlich viel Arbeit und Zeitdruck am Jahresende.
• Buchhaltung und Steuern ohne Software machen: Um Kosten einzusparen, wollen viele Gründer gerade zu Beginn alles selbst machen. Das ist zwar grundsätzlich löblich, allerdings nicht wirklich zu empfehlen. Eine gute Buchhaltungs- und Steuersoftware unterstützt nicht nur und kann eventuelle Fehler vermeiden, sondern kostet auch nicht viel.

Selbstständigkeit rückwirkend anmelden – Geht das?

Im Idealfall ist Ihre gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit bis spätestens bis zu dem Tag angemeldet, an dem Sie mit der Ausübung Arbeit beginnen und Einkünfte erzielen. Haben Sie als (Klein-)Gewerbetreibender den Zeitpunkt der Anmeldung verpasst, ist eine rückwirkende Anmeldung von bis zu 60 Monaten möglich. Allerdings müssen Sie dann mit einem Bußgeld von bis zu 1.000 € rechnen, denn eine verpasste Gewerbeanmeldung stellt eine nach § 146 (2) Nr. 2 und § 14 Gewerbeordnung (GewO) eine Ordnungswidrigkeit dar. Auch die nicht fristgerecht erfolgte Anmeldung einer freiberuflichen Tätigkeit ist gesetzeswidrig, wird allerdings eher selten verfolgt und bleibt in der Regel ungeahndet.

Als Selbstständiger zur Krankenversicherung anmelden

Seit 2007 besteht für alle, die nicht anderweitig krankenversichert sind, eine Krankenversicherungspflicht. Als Selbstständiger müssen Sie sich somit entweder privat krankenversichern oder freiwillig gesetzlich versichern. Gleiches gilt für Freiberufler, mit dem Unterschied, dass sich bestimmte freie Berufe wie z.B. Künstler oder Publizisten bei der Künstlersozialkasse anmelden müssen und hierüber krankenversichert sind.

Als Selbstständiger bei der Rentenkasse anmelden

Für manche selbstständigen Berufe gilt die gleiche Rentenversicherungspflicht, andere wiederum können freiwillig Beiträge zur Rentenversicherung bezahlen. Für Freiberufler wie zum Beispiel Künstler, Publizisten, freiberufliche Lehrer, Hebammen und Handwerker gilt die Rentenversicherungspflicht. Wer der Rentenversicherungspflicht nicht unterliegt, hat die Möglichkeit, freiwillig Beitragszahlungen zu leisten, um zum Beispiel die Rentenanwartschaft zu erhöhen oder Beitragsjahre zu sammeln.