Selbstständig machen: Deine erfolg­reiche Existenz­grün­dung

Egal, ob du dich in deinem Beruf selbstständig machen möchtest oder mit einer tollen Geschäftsidee aus einem ganz anderen Bereich den Schritt in die Selbstständigkeit wagen willst – das Thema Steuern solltest du von Anfang an im Blick haben.

Träumst du manchmal davon?

• Deine eigenen Ideen verwirklichen und selbst entscheiden,
• kein Vorgesetzter, der dir sagt, was zu tun ist,
• dein eigener Herr und unabhängig sein.

INHALT

• Was heißt »selbstständig sein«?
• Was ist Scheinselbstständigkeit?
• Bist du Freiberufler oder Gewerbetreibender?
• Selbstständigkeit als Hauptberuf oder Nebentätigkeit?
• Wann bin ich Existenzgründer?
• Gründung: Wie melde ich einen Betrieb an?
• Selbstständigkeit und Einkommensteuer

Jeder hat eine eigene Vorstellung davon, was es bedeutet, als Selbstständiger tätig zu sein. Um allerdings aus steuerlicher Sicht eine selbstständige Tätigkeit auszuüben, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Es handelt sich um eine nachhaltige Tätigkeit. Das bedeutet, du übst die Arbeit auf Dauer und nicht nur gelegentlich aus.
• Auch ist es notwendig, dass du bei der Ausübung der Tätigkeit eine »Gewinnerzielungsabsicht« verfolgst. Solange du einen Gewinn machst, wird das Finanzamt dies auch nicht in Frage stellen. Machst du allerdings über einen längeren Zeitraum nur Verluste, wird dein Finanzamt sogenannte »Liebhaberei« unterstellen und dir die Gewinnerzielungsabsicht absprechen.

Nicht nur aus steuerlicher Sicht, sondern auch aus Sicht der Sozialversicherung ist es wichtig, noch ein bisschen genauer hinzuschauen. Denn bist du als freier Mitarbeiter für einen anderen Unternehmer tätig, bist du deswegen noch nicht unbedingt selbstständig.

Hier ist es entscheidend, die Abgrenzung zwischen einer abhängigen Beschäftigung, also einer Beschäftigung als Arbeitnehmer, und einer tatsächlichen freien Mitarbeit zu beachten. Sonst läufst du Gefahr, als scheinselbstständig eingestuft zu werden.

In vielen Gerichtsverfahren wurde und wird darüber gestritten, ob jemand selbstständig ist oder ob es sich um eine Scheinselbstständigkeit handelt. Willst du deine Tätigkeit als »freier Mitarbeiter« für andere Unternehmer selbstständig ausüben, solltest du dich mit dem Thema Scheinselbstständigkeit genauer befassen. An dieser Stelle nur kurz die wichtigsten Voraussetzungen, die bei einer selbstständigen Tätigkeit erfüllt sein müssen:

• Du trägst dein eigenes Unternehmerrisiko.
• Du bist weder wirtschaftlich noch persönlich von deinem Auftraggeber abhängig.
• Du bist nicht weisungsgebunden.
• Du bist nicht in die Arbeitsorganisation deines Auftraggebers eingegliedert.
• Du hast einen unternehmerischen Spielraum.

Als Selbstständiger kannst du entweder eine freiberufliche Tätigkeit ausüben oder du gehst einer gewerblichen Tätigkeit nach. Anders ausgedrückt: Du bist entweder Freiberufler oder Gewerbetreibender.

Dies ist aus steuerlicher Sicht besonders wichtig, denn als Freiberufler genießt du einige steuerliche Vorteile:

• Du bist nicht gewerbesteuerpflichtig und musst somit keine Gewerbesteuer bezahlen.
• Selbstständige haben zwei Möglichkeiten für die Gewinnermittlung: die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und die Erstellung einer Bilanz. Als Freiberufler kannst du deinen Gewinn immer mit der einfacheren und auch kostengünstigeren EÜR ermitteln. Das erspart dir häufig auch die Unterstützung durch einen Steuerberater.
• Als Freiberufler hast du auch bei der Umsatzsteuer einen Vorteil: Du kannst die vorteilhaftere Istversteuerung wählen. Das heißt, du führst die Umsatzsteuer, die du von deinen Kunden erhältst, erst dann an das Finanzamt ab, wenn deine Kunden ihre Rechnung bei dir bezahlt haben und du das Geld auch tatsächlich hast.

Merkmale für eine freiberufliche Arbeit

Wann du als Selbstständiger Einkünfte aus freiberuflicher Arbeit erzielst, wird im Einkommensteuergesetz geregelt (§ 18 Abs. 1. Nr. 1 EStG). Die Tätigkeit eines Freiberuflers zeichnet sich entweder durch spezielles Fachwissen aus, welches meist auf dem Wege einer akademischen Ausbildung erworben wurde, oder durch eine besondere schöpferische Begabung. Das heißt, deine individuellen Kenntnisse und Fähigkeiten prägen deine selbstständige Tätigkeit. Somit ist das betriebliche Geschehen eng mit dir als dem Inhaber des Unternehmens verbunden.

Bist du dir nicht sicher, ob du eine freiberufliche Tätigkeit ausübst, kannst du Schritt für Schritt die verschiedenen Möglichkeiten prüfen:

• Möglichkeit 1: Übst du einen sogenannten Katalogberuf aus? Diese Katalogberufe sind in § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG aufgeführt. Hier finden sich zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte und Ingenieure. Wenn ja, dann erzielst du dein Einkommen als Freiberufler.
• Möglichkeit 2: Übst du einen Beruf aus, der einem Katalogberuf ähnlich ist? Hier kommt es darauf an, dass der Beruf sowohl hinsichtlich der Berufsausbildung als auch der Berufsausübung einem Katalogberuf ähnlich ist. Trifft diese Möglichkeit bei dir zu, dann bist du Freiberufler.
• Möglichkeit 3: Übst du eine wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit aus? Auch dann bist du Freiberufler.
• Möglichkeit 4: Die letzte Möglichkeit, um als Freiberufler zu gelten, ist, wenn du eine sonstige selbstständige Arbeit erbringst (§ 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG). In diese Kategorie fällt beispielsweise eine Tagesmutter, ein Hausverwalter oder ein Testamentsvollstrecker.

Damit du aber auch tatsächlich als Freiberufler eingestuft wirst, ist es erforderlich, deine Tätigkeit eigenverantwortlich und leitend auszuüben. Bist du Solo-Selbstständiger und arbeitest ohne Unterstützung von fest angestellten oder freien Mitarbeitern, ist diese Voraussetzung klar erfüllt. Denn schließlich ist niemand anderes da, der die betriebliche Leitung und Aufgaben übernehmen kann.

Beschäftigst du aber Mitarbeiter, kommt es darauf an, wie die Arbeitsabläufe in deinem Betrieb organisiert sind und ob du als Inhaber des Unternehmens die Leistungen, die deine Mitarbeiter erbringen, im ausreichenden Umfang kontrollierst und so dafür sorgst, dass die Qualität der betrieblichen Leistungen sichergestellt ist.

Wann erfüllst du die Voraussetzung für eine solche »eigenverantwortliche und leitende« Tätigkeit?

• Du bist leitend tätig, wenn du die Tätigkeiten deiner Mitarbeiter planst und organisierst, die Durchführung regelst, deine Mitarbeiter anleitest und grundsätzliche Fragen selbst entscheidest.
• Du bist eigenverantwortlich tätig, wenn du zumindest die Arbeitsergebnisse deiner Mitarbeiter überprüfst, um so die fachliche Qualität sicherzustellen. Du musst sämtlichen Leistungen, die gegenüber deinen Kunden erbracht werden, den Stempel deiner Persönlichkeit aufdrücken. Es reicht nicht, wenn du nur gelegentlich Stichproben machst.

Erfüllst du diese Voraussetzungen nicht, übst du keine freiberufliche Arbeit aus, sondern bist gewerblich tätig.

Merkmale für einen Gewerbebetrieb

Wie jede selbstständige Tätigkeit muss auch eine gewerbliche Tätigkeit nachhaltig und mit der Absicht, Gewinn zu erzielen, ausgeübt werden. Außerdem muss deine Tätigkeit eine gewisse Außenwirkung haben, was mit anderen Worten bedeutet, dass ein Dritter erkennen kann, dass du diese Tätigkeit ausübst.

Die Abgrenzung einer gewerblichen Tätigkeit von anderen selbstständigen Tätigkeiten ist eigentlich ganz einfach: Handelt es sich eben nicht um die Arbeit eines Freiberuflers und auch nicht um eine Tätigkeit in der Land- und Forstwirtschaft, dann liegt eine gewerbliche Tätigkeit vor.

Typische gewerbliche Bereiche sind

• Handel: vom kleinen Teeladen bis zum Lebensmittelgeschäft
• Handwerk: beispielsweise Bäcker, Konditor, Kosmetiker oder Schreiner
• Betreiben eines Hotels/einer Pension,
• Gastronomie,
• Vertretertätigkeit.

Einer selbstständigen Tätigkeit kannst du sowohl hauptberuflich als auch in Form einer nebenberuflichen Selbstständigkeit nachgehen.

Aus steuerlicher Sicht spielt es zunächst keine Rolle, ob du haupt- oder nebenberuflich als Selbstständiger tätig bist. Du musst deinen Pflichten bei der Steuer nachkommen: bei der Einkommensteuer mit der Abgabe deiner jährlichen Steuererklärung und gegebenenfalls auch bei der Gewerbesteuer und der Umsatzsteuer.

Wann ist man Klein­unter­nehmer?

Allerdings ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du bei einer selbstständigen Nebentätigkeit auch ein Kleinunternehmer bist. Mit der Kleinunternehmer-Regelung soll dir bei der Umsatzsteuer Aufwand erspart werden. Du bist Kleinunternehmer, wenn dein Umsatz

• im Vorjahr nicht höher als 25.000 Euro (bis 2024: 22.000 Euro) war und
• im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 100.000 Euro bis 2024: 50.000 Euro) liegt.

Als Existenzgründer hast du im Jahr der Eröffnung deines Unternehmens natürlich noch keinen Vorjahresumsatz.

Hast du im Jahr 2024 deine Selbstständigkeit begonnen, musst du die 22.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr 2024, also im Jahr deiner Unternehmenseröffnung, einhalten. Dazu schätzt du den voraussichtlichen Umsatz des ersten Jahres.

Beginnst du deine Selbstständigkeit aber im Jahr 2025, dann startest du erst einmal als Kleinunternehmer. Das gilt solange dein laufender Netto-Umsatz die neue Grenze von 25.000 Euro nicht übersteigt. Überschreitest du aber in deinem ersten Jahr die Umsatzgrenze, unterliegst du ab diesem Zeitpunkt der Regelbesteuerung und bist kein Kleinunternehmer mehr.

Als Kleinunternehmer stellst du deinen Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung und führst auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Allerdings bekommst du auch die an andere Unternehmer gezahlte Umsatzsteuer, die sogenannte Vorsteuer, vom Finanzamt nicht zurück.

Deine sogenannte Existenzgründung beginnt nicht erst in dem Moment, in dem du deine selbstständige Tätigkeit aufnimmst. Existenzgründer bist du schon dann, wenn du mit deiner Planung beginnst und auch die beiden Jahre nach dem Startschuss zählen noch zur Existenzgründung. Es gibt somit drei Phasen auf dem Weg in deine berufliche Selbstständigkeit:

• die Planungsphase vor der offiziellen Existenzgründung,
• die tatsächliche Gründungsphase,
• die beiden ersten Jahre deiner Selbstständigkeit.

Vorweg­genom­mene Betriebs­ausgaben in der Planungs­phase

Bereits in dieser Phase vor der Eröffnung deines Betriebes können Kosten entstehen, die mit deiner späteren selbstständigen Tätigkeit zusammenhängen. Diese Aufwendungen nennt man vorweggenommene Betriebsausgaben.

Da diesen im Voraus angefallenen Ausgaben noch keine Einnahmen aus deiner Selbstständigkeit gegenüberstehen, kannst du sie mit anderen positiven Einkünften verrechnen, z.B. mit deinen Einkünften aus einer nichtselbstständigen Arbeit. Typische vorweggenommene Betriebsausgaben sind beispielsweise Renovierungskosten, Instandsetzungskosten, Beratungskosten oder auch Kosten für Fachliteratur.

Sobald du deinen Betrieb dann tatsächlich eröffnet hast, d.h., deinen Geschäftsbetrieb aufgenommen hast, musst du deine selbstständige Tätigkeit innerhalb eines Monats anmelden.

Welchen Weg du bei der Anmeldung beschreiten musst, hängt davon ab, ob du einen Gewerbebetrieb gründest oder ob du einer selbstständigen Tätigkeit als Freiberufler nachgehst.

Die Anmeldung beim Gewerbeamt

Bist du Gewerbetreibender, dann musst du deinen Betrieb unmittelbar nach der Eröffnung beim Gewerbeamt anmelden (§ 14 GewO), denn das Gewerbeamt ist für die Verwaltung der Gewerbesteuer zuständig.

Aufgrund der Anmeldung deines Gewerbes informiert das Gewerbeamt in der Regel noch weitere Behörden und Institutionen über deine Betriebseröffnung:

• die Gewerbesteuerstelle der Gemeinde,
• das Gewerbeaufsichtsamt,
• die Industrie- und Handelskammer oder die Handwerkskammer,
• die Berufsgenossenschaft.

Die Berufsgenossenschaft ist Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung und daher im Falle eines Arbeitsunfalls für dich sehr wichtig. Sicherheitshalber solltest du daher deinen Betrieb selbst bei der Berufsgenossenschaft anmelden.

Der Fragebogen zur steuer­lichen Erfassung für die Anmeldung beim Finanzamt

Unabhängig davon, ob du eine gewerbliche Tätigkeit ausübst und dich deshalb schon beim Gewerbeamt angemeldet hast, oder ob du dich als Freiberufler selbstständig gemacht hast – innerhalb eines Monats nach Eröffnung musst du dem zuständigen Finanzamt unaufgefordert den amtlichen »Fragebogen zur steuerlichen Erfassung« elektronisch übermitteln.

Hier ein kurzer Überblick, welche Angaben im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgefragt werden.

• Allgemeine Angaben wie z.B. deine persönlichen Daten, die Art deiner Tätigkeit, mit der du dich selbstständig machst, und deine Bankverbindung.
• Angaben zur selbstständigen Tätigkeit wie z.B. das Gründungsdatum und die Anschrift deines Unternehmens.
• Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen: Hier werden deine gesamten voraussichtlichen steuerpflichtigen Einkünfte abgefragt, um festzustellen, ob du Einkommensteuer-Vorauszahlungen entrichten musst.
• Angaben zur Gewinnermittlung: Hier teilst du dem Finanzamt mit, ob du deine -> Gewinnermittlung mit einer EÜR oder mit einer Bilanz machst.
• Angaben zur Umsatzsteuer: Hier gibst du z.B. an, ob du Kleinunternehmer bist, ob du deine Umsatzsteuerschuld nach der Istversteuerung oder der Sollversteuerung ermittelst und ob du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hast

In diesem Fragebogen werden noch weitere Informationen wie beispielsweise zur Lohnsteuer, wenn du Mitarbeiter beschäftigst, abgefragt.

Wie bekomme ich eine Steuer­nummer?

Wenn du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt übermittelt hast und somit deinen Betrieb beim Finanzamt angemeldet hast, wird dir eine Steuernummer zugewiesen. Gewöhnlich werden unter dieser Steuernummer alle von dir abzugebenden Steuererklärungen verwaltet, d.h.:

• die Einkommensteuererklärung,
• die Umsatzsteuer-Jahreserklärung inklusive der Umsatzsteuer-Voranmeldungen und
• ggf. weitere Steuererklärungen wie z.B. für die Grundsteuer.

Die Steuernummer, die dir für deinen Betrieb mitgeteilt wird, muss nicht neu sein. Es kann sich um dieselbe Steuernummer handeln, die du bereits in der Vergangenheit für deine privaten Einkommensteuererklärungen genutzt hast. Warst du aber bisher ausschließlich als Arbeitnehmer tätig und hast dich nun selbstständig gemacht, bekommst du vom Finanzamt eine neue Steuernummer zugeteilt. Deine Steuernummer benötigst du insbesondere für das Schreiben deiner Rechnungen!

Das Einkommen aus deiner Selbstständigkeit musst du von nun an berücksichtigen, wenn du dein zu versteuerndes Einkommen für deine Einkommensteuererklärung ermittelst.

Im Rahmen der jährlichen Einkommensteuererklärung gibst du von nun an auch eine Gewinnermittlung ab. Bist du Einnahmen-Überschuss-Rechner, ermittelst du deinen Gewinn (oder auch deinen Verlust) als Saldo (Unterschied) aus deinen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben.

An dein Finanzamt schickst du dazu zusammen mit der Steuererklärung das Formular Anlage EÜR. Erzielst du deine Einkünfte aus Gewerbebetrieb, brauchst du auch noch die Anlage G, erzielst du Einkünfte als Freiberufler, ist für dich die Anlage S wichtig.

Selbstständigkeit und Umsatz­steuer

Die Umsatzsteuer ist eine wichtige Steuer, mit der Selbstständige es zu tun haben. Denn als Unternehmer bist du in vielen Fällen auch umsatzsteuerpflichtig. Deshalb musst du die Umsatzsteuer mit deinen Preisen deinen Kunden in Rechnung stellen und dann im Rahmen deiner Umsatzsteuer-Voranmeldungen an das Finanzamt abführen. Im Regelfall ist damit die Umsatzsteuer für dich kostenneutral.

Neben dem Ausstellen von ordnungsgemäßen Rechnungen kommen von nun an die Abgabe von monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen sowie die Erstellung einer Umsatzsteuer-Jahreserklärung auf dich zu.

Lohnsteuer und Gewerbe­steuer

Beschäftigst du Mitarbeiter, musst du als Arbeitgeber die auf den Arbeitslohn deiner Arbeitnehmer entfallende Lohnsteuer berechnen und ans Finanzamt abführen.

Und sobald du als Unternehmer einen Gewerbebetrieb eröffnest, beginnt für dich auch die Gewerbesteuerpflicht. Wie bei der Einkommensteuer sind auch bei der Gewerbesteuer vierteljährlich Vorauszahlungen zu leisten.