Steuererklärung elektronisch abgeben oder auf Papier? Und was ist eigentlich Elster?

Irgendwie müssen die Angaben, die Du in Deiner Steuererklärung machst, zum Finanzamt kommen. Früher hat man von Hand in grüne Formulare geschrieben. Heute geht es einfacher: Du gibst die Daten am Computer mithilfe einer Software ein und druckst dann alles auf ganz normalem Papier aus – die Formulare werden mitgedruckt; dass sie dabei meist grau herauskommen, ist dem Finanzamt egal. Es geht aber auch ganz ohne Papier. Das ist dann der elektronische Versand per Elster.

Für die Steuererklärung ist eine besondere Form vorgeschrieben: Du musst dafür die amtlichen Formulare nutzen und ausfüllen. In der Vergangenheit gab es immer wieder Streit, ob eine Steuererklärung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abgegeben wurde. Heute sieht die Finanzverwaltung das zum Glück sehr viel entspannter.

Formulare und Formalitäten

Abgabe auf Originalformularen, auf kopierten Formularen, ausgedruckt auch in schwarzweiß, Formulare aus anderen Bundesländern

Die Finanzverwaltung besteht zwar auf den amtlichen Formularen, das Aussehen ist aber nicht mehr so wichtig. Man muss also nicht mehr die grünen Formulare verwenden, die das Finanzamt herausgibt und die man sich dort abholen kann.

Inzwischen darfst Du auch selbst ausgedruckte, einseitig bedruckte und einzelne Blätter abgeben (diese letzten beiden Punkte waren früher auch verboten).

Ein paar Formulare sind von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich gestaltet – welches Du verwendest, ist egal. Es dürfen also ausdrücklich auch Formulare aus anderen Bundesländern benutzt werden. Wichtig ist nur, dass der Ausdruck oder die Kopie inhaltlich mit einem amtlichen Formular übereinstimmt.

Ob Du die Steuererklärung lieber von Hand ausfüllst oder ob Du eine Steuererklärungs-Software benutzt, spielt ebenfalls keine Rolle. Es bleibt Dir überlassen, macht also einfach das, was Dir am leichtesten fällt!

Eine Software hat natürlich den Vorteil, dass die Formulare automatisch ausgefüllt und ausgedruckt werden. Außerdem kannst Du die Steuererklärung dann auch ganz bequem elektronisch versenden (mehr dazu → hier).

Falls Du Dich für den handschriftlichen Weg entscheidest: Die entsprechenden Formulare bekommst Du direkt beim Finanzamt.

Achte darauf, dass die selbst ausgedruckte Steuererklärung gut zu lesen ist und spare nicht zu sehr an der Druckqualität. Denn eine unleserliche Steuererklärung darf das Finanzamt zurückweisen. Die Steuererklärung gilt dann als nicht abgegeben! Das ist besonders dann ärgerlich, wenn dadurch Fristen versäumt werden.

Post, Elster oder doch selbst zum Finanzamt gehen?

Wie die Formulare verschickt werden dürfen, Einschreiben oder nicht, Erforderlichkeit einer elektronischen Unterschrift, mehrere Finanzämter in einem Gebäude

Du hast prinzipiell drei Möglichkeiten, Deine Steuererklärung beim Finanzamt abzugeben:

Der Versand der Einkommensteuererklärung per Fax ist nicht möglich, ebenso wenig ist die Abgabe per E-Mail erlaubt.

Abgabe per Post

Du füllst die Formulare aus (mit entsprechender Software oder handschriftlich), unterschreibst und schickst die Steuererklärung mit den erforderlichen Anlagen und den Belegen ans Finanzamt.

Normalerweise reicht dafür ein einfacher Brief völlig aus, Du musst kein Einschreiben schicken. Das lohnt sich eigentlich nur, Du für die Einhaltung einer Frist eine Eingangsbestätigung brauchst.

Elektronischer Versand mittels Elster

Wenn Du Deine Steuererklärung mit einer Software erstellst, kannst Du sie direkt aus der Software elektronisch via Internet ans Finanzamt senden. Dieses Verfahren heißt ELSTER, das steht für ELektronische STeuerERklärung.

Die elektronische Abgabe hat Vor- und Nachteile:

  • Vorteil: Bevorzugte Bearbeitung. Mittlerweile sind die Finanzämter aller Bundesländer angewiesen, elektronische Steuererklärungen bevorzugt zu bearbeiten.

  • Vorteil: Weniger Belege. Zur ELSTER-Steuererklärung musst Du nur gesetzlich vorgeschriebene Belege einreichen. Dazu gehören zum Beispiel Spendenquittungen.

  • Vorteil: Weniger Eingabefehler. Durch die elektronische Datenübertragung verringern sich Aufwand und Eingabefehler beim Finanzamt.

  • Nachteil: Genauere Überprüfung. Viele per ELSTER verschickte Erklärungen werden genauer geprüft. Du musst deshalb damit rechnen, dass Dein Finanzbeamter wie bisher alle übrigen Belege sehen möchte. Hebe also auf jeden Fall alle Belege auf!

Für den elektronischen Versand kannst Du innerhalb der Software wählen, ob Du die Steuererklärung ohne oder mit elektronischer Unterschrift versenden möchtest.

Versand ohne elektronische Unterschrift

Bei dieser Versandart wird die Steuererklärung direkt an das Finanzamt übermittelt. Wenn die Übertragung erfolgreich war, wird automatisch eine sogenannte komprimierte Steuererklärung ausgedruckt. Diese musst Du unterschreiben und mit Deinen persönlichen Anlagen und den Belegen beim Finanzamt einreichen (also hinschicken oder in den Briefkasten werfen).

Wichtig für die Einhaltung von Fristen: Die Steuererklärung gilt erst mit Eingang der komprimierten Steuererklärung beim Finanzamt als abgegeben, nicht schon mit der elektronischen Übermittlung.

Versand mit elektronischer Unterschrift

Wenn Du Deine elektronische Steuererklärung auch elektronisch unterschreiben willst (elektronisches Zertifikat), musst Du Dich im Internet-Portal der Finanzverwaltung registrieren (https://www.elsteronline.de / eportal/). Um die Registrierung solltest Du Dich rechtzeitig kümmern, denn das Verfahren dauert ein paar Tage.

Der Vorteil der Verfahren mit elektronischem Zertifikat ist, dass es keine komprimierte Steuererklärung mehr gibt. Mit erfolgreicher Übertragung ist die Steuererklärung wirksam abgegeben. Allerdings musst Du trotzdem die gesetzlich vorgeschriebenen Belege einreichen. Solange die Steuererklärung innerhalb der Frist eingereicht wird, ist alles in Ordnung – die dazu gehörenden Belege dürfen dann auch nach Fristablauf beim Finanzamt eintreffen.

Für den Versand mit elektronischer Unterschrift gibt es drei Varianten:

  • ELSTER-Basis ist kostenlos. Bei diesem Verfahren schickst Du Deine Steuererklärung mit einem personalisierten Software-Schlüssel. Dieses Zertifikat wird als Datei auf Deinem Computer gespeichert.

  • Willst Du Deine Steuererklärung mit ELSTER-Spezial abgeben, musst Du einen speziellen USB-Stick kaufen – den ELSTER-Stick. Darauf befindet sich die Software der Finanzverwaltung, zu der Du eine PIN erhältst. ELSTER-Spezial bietet mehr Sicherheit und Mobilität.

  • Entscheidest Du Dich für ELSTER-Plus, kannst Du zusätzlich Deine Steuerkonten direkt einsehen. Für ELSTER-Plus benötigst Du eine Signaturkarte und einen Chipkartenleser, die Du Dir anschaffen musst; das ist die teuerste Variante der elektronischen Unterschrift.

Unsere Empfehlung: Wenn Du nur elektronisch unterschreiben möchtest, ist das kostenlose Verfahren ELSTER-Basis sicherlich der erste sinnvolle Schritt. Nutzt Du mehrere Computer in Sachen Steuern, kann der ELSTER-Stick ganz praktisch sein.

ELSTER auch ohne Software

Auch ohne Steuer-Software kannst Du Deine Steuererklärung per ELSTER verschicken: über das ELSTER-Formular, das von der Finanzverwaltung kostenlos online zur Verfügung gestellt wird.

Wir raten Dir trotzdem zur Software: Die ist nicht teuer und gibt auch noch Tipps zur Eingabe, damit Du nichts vergisst. Das bietet ELSTER-Formular nicht. Wer sich nicht auskennt, dem kann so eine Menge Geld durch die Lappen gehen. Die paar Euro für eine Einsteiger-Software hat man dagegen schnell wieder raus, da die Steuererstattung wahrscheinlich höher ausfällt als bei der Nutzung von ELSTER-Formular.

Steuererklärung selbst beim Finanzamt abgeben

Du füllst die Formulare handschriftlich aus oder erstellst die Steuererklärung mit einer entsprechenden Software, druckst sie aus, unterschreibst und machst Dich dann auf den Weg zum Finanzamt.

Dieser Weg wird vor allem dann gerne gewählt, wenn man sowieso beim Finanzamt vorbeikommt oder man auf Nummer sicher gehen will, dass die Steuererklärung auch ankommt (z. B. wenn die Abgabefrist abläuft).

Achte darauf, dass Du den richtigen Briefkasten erwischst! Oft sind Finanzamt, Finanzgericht und andere Behörden im gleichen Gebäude untergebracht. In größeren Städten sind manchmal auch zwei Finanzämter im gleichen Gebäude – in Mannheim zum Beispiel die Finanzämter Mannheim-Stadt und Mannheim-Neckarstadt. Droht die Abgabefrist abzulaufen, wäre ein Einwurf der Steuererklärung in den falschen Briefkasten fatal. Sie wird zwar weitergeleitet – bis sie beim richtigen Empfänger ist, kann die Frist aber schon abgelaufen sein.

Bei vielen Finanzämtern kannst Du Deine Steuererklärung auch während der Öffnungszeiten bei Deinem Sachbearbeiter oder einem Mitarbeiter im Service-Center abgeben. Mit dem Sachbearbeiter kann man dann manchmal auch gleich die mitgebrachten Belege durchgehen und prüfen, ob alles da ist. Ganz fixe Sachbearbeiter geben Dir Deine Belege auch direkt wieder mit nach Hause.

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