Ausbildung und Beruf
Steuerliche Möglichkeiten nutzen

Ausgaben rund um den Beruf – für Arbeitnehmer immer noch die beste Möglichkeit Steuern zu sparen

Als Arbeitnehmer hat man eine ganze Reihe von Möglichkeiten, seine Steuerlast zu senken: Fachbücher und Bewerbungskosten, Wege zur Arbeit und Reisekosten, Arbeitskleidung und Telefonkosten oder Computer und Schreibtisch senken die Steuerlast. Der Haken: Meine Kosten müssen höher sein als der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.000 €.

Als Pendler schnell über dem Pauschbetrag

Das heißt, erst wenn ich mehr als 1.000 € Werbungskosten habe, wirkt sich das so richtig auf meine Steuererstattung aus. Dann macht auch Kleinvieh Mist und das sammeln vieler Einzelbelege Sinn. Um die Grenze zu überschreiten, ist jedoch fast immer ein großer Kostenblock notwendig. Meist ist es der Weg zur Arbeit, die Entfernungspauschale. Denn schon ein einfacher Weg zur Arbeit von 15 km, den ich jeden Tag außerhalb meines Urlaubs fahre, reicht aus, um die Werbungskostenpauschale zu überschreiten. Jetzt macht sich jede weitere Ausgabe bezahlt. Eigentlich ganz einfach, kompliziert wird es erst, wenn ich an wechselnden Arbeitsorten tätig bin oder mal mit der Bahn, mal mit dem Auto, mal mit den Kollegen zur Arbeit fahre. Auch Umwegfahrten, die länger aber schneller als der kürzeste Weg sind, machen häufig Probleme bei der Anerkennung.

Pendler: Jahresbezogene Prüfung der Kosten

Wer mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fährt, kann statt der Entfernungspauschale die höheren tatsächlichen Fahrtkosten ansetzen.

Die tatsächlichen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel sind absetzbar, wenn sie den im Kalenderjahr insgesamt als Entfernungspauschale abziehbaren Betrag übersteigen. Das Finanzamt prüft also jahresbezogen, ob die Entfernungspauschale oder die tatsächlichen Kosten höher sind. Das gilt auch, wenn im Kalenderjahr nur zeitweise öffentliche Verkehrsmittel genutzt werden, etwa weil ich im Winter statt mit dem Fahrrad mit der Bahn zur Arbeit fahre oder nach einem Wohnungswechsel das Verkehrsmittel wechsel.

Maßgebende Entfernung für die Berechnung der Entfernungspauschale ist auch bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel die kürzeste Straßenverbindung von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte. Das gilt unabhängig davon, ob Teile der Strecke oder die gesamte Strecke zu Fuß, mit dem Fahrrad, mit dem Pkw oder öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt werden. Eine Addition der tatsächlich zurückgelegten Strecken ist nicht möglich.

Doppelter Haushalt gut für Werbungskosten

Eine zweite Möglichkeit die Pauschbetragsgrenze schnell zu überschreiten besteht, wenn ich aus beruflichen Gründen dauerhaft an meinem Arbeitsort eine Zweitwohnung benötige. Durch das Führen eines doppelten Haushalts kommen nämlich schnell höhere Kosten zusammen, die sich bei der Steuerlast bemerkbar machen. Hier kann ich die tatsächlichen Unterkunftskosten abziehen und so monatlich bis zu 1.000 € als Werbungskosten geltend machen. Die doppelte Haushaltsführung ist jedoch an einige Bedingungen geknüpft und mit vielen Gestaltungsspielräumen verbunden, die die Steuerersparnis beeinflussen. Gerade bei ledigen Personen stellt sich etwa die Frage nach dem Lebensmittelpunkt. Denn nur, wenn ich einen eigenen Hausstand innehabe, den ich finanziell zumindest mit trage, und daneben eine Wohnung in der nähe meines Arbeitsplatzes, kann ich von der doppelten Haushaltsführung profitieren. Es genügt also nicht, wenn ich unentgeltlich ein oder mehrere Zimmer bei meinen Eltern bewohne. Außerdem bestehen viele kleinere Gestaltungsmöglichkeiten, die man im Vorfeld kennen sollte, z.B. die Drei-Monats-Frist bei Verpflegungskosten, die Besuche des Ehepartners vs. Familienheimfahrten, die Behandlung von Umzugskosten oder der mögliche Ansatz der Entfernungspauschale.

Umzug: Das Finanzamt an den Kosten beteiligen

Wer aus beruflichen Gründen umzieht, z.B. wegen eines Jobwechsels oder weil er seine erste Arbeitsstelle nach der Ausbildung antritt, kann die Umzugskosten steuerlich ansetzen. Das gilt auch in Fällen, die man auf den ersten Blick nicht vermutet, etwa wenn sich die Fahrzeit zum Arbeitsplatz deutlich verkürzt oder Sie statt mit dem Pkw zu fahren öffentliche Verkehrsmittel nutzen oder zu Fuß gehen können. Erfreulicherweise beteiligt sich das Finanzamt auch dann an den Kosten, wenn der Umzug privat veranlasst ist. Grund: Die Finanzverwaltung will einen Anreiz bieten, auch private Umzüge mit »offiziellen« Umzugsunternehmen und nicht in Schwarzarbeit durchführen zu lassen.

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Verbesserungen für Betreuer und Vormund

Verbessert hat sich die steuerliche Situation für alle, die ehrenamtlich als Betreuer, Vormünder oder Pfleger tätig sind. Seit 2011 kann hier die Übungsleiterpauschale von inzwischen 2.400 € geltend gemacht werden. Ist man zusätzlich als Trainer in Sportvereinen, als Betreuer im Jugendbereich, als Chorleiter oder Dirigent in einem Musikverein tätig, sind Einnahmen jedoch anzurechnen. Aber in diesen Fällen lohnt sich ohnehin eine Beschäftigung mit der Frage nach der steueroptimalen Regelung, denn hier können sowohl Vereine als auch Ehrenamtliche durch geschickte Konstellationen profitieren.

Arbeitszimmer - was geht für wen?

Auch ein großer Kostenblock ist das viel diskutierten Thema Arbeitszimmer. Hier sind die Anforderungen vom Gesetzgeber in den letzten Jahren zwar verschärft worden, aber es gibt immer noch Möglichkeiten, ein Arbeitszimmer geltend zu machen. Wenn es den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bildet, ist es ohnehin kein Problem. Hier sind die Kosten sogar unbegrenzt absetzbar. Aber auch alle Berufsgruppen, die keinen anderen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt bekommen, profitieren von Steuererleichterungen, das sind z.B. Lehrer oder Außendienstler. Voraussetzung ist, dass ich auch tatsächlich ein separates Arbeitszimmer habe. Bei gemischt genutzten Räumen oder gar Arbeitsecken ist nämlich kein Abzug möglich. Und man sollte daran denken, dass ein Arbeitszimmer nicht an eine bezahlte Tätigkeit geknüpft ist. So kann man auch in der Arbeitslosigkeit oder Elternzeit und auch zu Aus- oder Fortbildungszwecken ein häusliches Arbeitszimmer benötigen. Außerdem – oft vergessen wird, wenn es sich um ein außerhäusliches Arbeitszimmer handelt, also ein externes Büro, kann ich die Kosten hierfür wieder voll abziehen.

Arbeitsmittel gehen auch ohne Arbeitszimmer

Ganz wichtig: Ein Arbeitszimmer hat nichts mit der Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln zu tun, d.h. Berufskleidung, Bücher, Zeitschriften, Computer, Fotokopierer, Laptop-Tasche, Büromaterialien, Schreibtisch, Bücherregal usw. können immer als als Werbungskosten abgesetzt werden. Und je nach Beruf können spezielle Arbeitsmittel hinzukommen. So kann ein Fotoapparat auch für Journalisten oder Gutachter ein anzuerkennendes Arbeitsmittel sein. Liegen die Anschaffungskosten über 410 €, so ist es auf die Nutzungsdauer abzuschreiben.

Belege sammeln empfohlen

Auch wenn der Weg Wohnung Betriebsstätte, der doppelte Haushalt oder das Arbeitszimmer allein nicht ausreicht, kann er einen ausreichenden Sockelbetrag bieten, um mit weiteren Werbungskosten die Grenze zu überschreiten und im Vergleich zur Pauschale Geld zu sparen. Das heißt: Belege sammeln ist immer sinnvoll, auch wenn es lästig ist.

An Reisen beteiligt sich der Staat

Interessant wird es auch, wenn Sie beruflich viel reisen müssen und Ihnen der Arbeitgeber Ihre Reisekosten nicht oder nicht vollständig erstattet. Dann sollten Sie über das Jahr hinweg Ihre beruflich veranlassten Reisen sorgfältig dokumentieren, damit Ihnen das Finanzamt bei der Steuererklärung keine Probleme bereitet.

Firmenwagen - nicht immer ein Gewinn

Ärger mit dem Finanzamt gibt es häufig auch bei der Nutzung von Firmenwagen. Solange sie pauschal nach der 1%-Methode versteuern, ist es relativ einfach. Was vor der Entscheidung für den Firmenwagen jedoch oft vergessen wird: Erstens: der Listenpreis ist maßgebend, d.h. Rabatte oder der tatsächliche viel niedrigere Kaufpreis des Gebrauchtwagens spielt steuerlich keine Rolle und zweitens auch die Kilometerentfernung zur Arbeit fließt in die Steuerlast mit ein. So müssen neben 1 % des Listenpreises auch noch 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer versteuert werden. Bei einem Firmen-PKW, der 30.000 € kostet, kommen bei 30 km zur Arbeit im Jahr insgesamt 6.840 € steuerpflichtiger Nutzwert zusammen, davon entfallen 3.240 € auf die Fahrten zur Arbeit. Über die Entfernungspauschale können aber nur 2.070 € gegen gerechnet werden.

Fahrtenbuch als Alternative

Will man die Besteuerung des Firmenfahrzeugs verringern, indem man statt die Pauschalmethode zu wählen ein Fahrtenbuch führt, schaut das Finanzamt meist ganz genau hin. Selbst ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch kann schnell zu Streitereien mit dem Finanzamt führen, auch wenn es plausible Angaben sind. So sind Umwegfahrten, die das Navigationsgerät vorschlägt unter Umständen einzeln zu rechtfertigen und mit Baustellen oder Stauhinweisen zu belegen oder die km-Angabe wird bezweifelt, wenn nur die Stadt und nicht der Stadtteil oder Straße dokumentiert sind. Hier muss man vorher die Fallstricke kennen, denn eine nachträgliche Angabe ist meist nicht mehr möglich, weil man sich schlicht nicht mehr erinnert.

Aus- und Fortbildung: Gesetzgeber schränkt den Kostenabzug ein

Die Rechtsprechung hat sich in den letzten Jahren beim Abzug der Ausgaben für Ausbildung, Weiterbildung und Fortbildung großzgügig gezeigt. Der meist lukrativere Ansatz als Werbungskosten statt als Sonderausgaben ist in vielen Fällen möglich geworden: Für Zweitstudien, Umschulungen oder Weiterbildungen und selbst für das Erststudium oder die Erstausbildung ließ der BFH den Abzug von Werbungskosten zu.

Diese Entwicklung hat der Gesetzgeber 2011 gestoppt: Aufwendungen für das Erststudium oder die Erstausbildung sind nicht mehr als Werbungskosten abziehbar - und das sogar rückwirkend ab 2004. Allerdings ist die Auseinandersetzung noch nicht zu Ende: Denn das Bundesverfassungsgericht muss noch entscheiden, ob diese Gesetzesänderung verfassungsgemäß ist, was den derzeitigen Abzug als Sonderausgaben rechtfertigt, oder ob die Kosten von Erststudium und Erstausbildung nicht doch als Werbungskosten abziehbar sein müssen.

Werbungskosten oder Sonderausgaben - wo ist der Unterschied?

Sonderausgaben haben den Nachteil, dass ein Verlust, der durch den Sonderausgabenabzug entsteht, nicht in spätere Jahre vorgetragen werden kann. Konsequenz: Haben Sie während Ihres Studiums oder Ihrer Ausbildung keine oder nur geringe Einnahmen (maximal bis zum Grundfreibetrag), wirken sich Ausbildungskosten auch in späteren Jahren nicht steuermindernd aus. Sie sind steuerlich verloren.

Anders beim Werbungskostenabzug: Entsteht durch ihn ein Verlust, kann dieser in spätere Jahre vorgetragen werden. Dadurch sinken die Steuern in den ersten Jahren der Berufstätigkeit nach dem Studium bzw. nach der Ausbildung. In den meisten Fällen ist also der Werbungskostenabzug besser.

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Wenn Schüler und Studenten jobben

Immer mehr Schüler und Studenten verdienen sich einige Extra-Euro mit einem Nebenjob. Vor allem in den Schul- und Semesterferien wird eine Frage aktuell: Wie behandeln Finanzamt und Sozialversicherung den Verdienst? Nur wenn Sie die Antwort kennen, können Sie dafür sorgen, dass möglichst viel von dem hart verdienten Lohn in der eigenen Tasche landet und beim Kindergeld nichts anbrennt.

Werbungskosten oder Sonderausgaben? Die Frage, wie die Kosten für Erststudium und Erstausbildung ansetzbar sind, ist noch nicht endgültig entschieden. Behalten Sie also beide Abzugsmöglichkeiten im Auge, um hier richtig zu reagieren: Einerseits den Abzug von Fortbildungskosten als Werbungskosten, andererseits den Ansatz von Ausbildungskosten als Sonderausgaben. Denn um das Maximum für sich herauszuholen, sollten Sie bereits während Ihrer Ausbildung handeln.

Ehrenamtspauschale für Betreuer und Vormund

Ehrenamtlichen Betreuern, Vormündern und Pflegern steht nach § 1835a BGB eine Aufwandsentschädigung von 399 € pro betreuter Person zu. Diese Aufwandsentschädigungen sind dabei keine Einkünfte aus sonstigen Leistungen, sondern Einkünfte aus sonstiger selbstständiger Tätigkeit und daher grundsätzlich einkommensteuerpflichtig (Finanzministerium Baden-Württemberg vom 10.02.2016 - 3 - S 2337/38).

Für die Einkünfte gibt es einen Steuerfreibetrag von 2.400 € jährlich (200 € monatlich). Nach Abzug des Freibetrags verbleibende steuerpflichtige sind zu versteuern. Eine Betriebsausgabenpauschale (z.B. 25 % der Betriebseinnahmen) wird für Betreuer, Vormünder und Pfleger seit 2015 nicht mehr gewährt. Darüber hinaus gelten die steuerlichen Regelungen zur Übungsleiterpauschale.

Ist man zusätzlich als Trainer in Sportvereinen, als Betreuer im Jugendbereich, Chorleiter oder Dirigent in einem Musikverein tätig, sind diese Einnahmen anzurechnen. In diesen Fällen lohnt es sich bei der Beschäftigung mit der Frage nach steueroptimalen Regelungen auseinanderzusetzen. Denn hier können unter Umständen durch geschickte Konstellationen Vereine und Ehrenamtliche gleichermaßen profitieren.

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