Homeoffice & Arbeitszimmer in der Steuererklärung

Vereinbarung im Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung

Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist es wichtig, dass es auch im Homeoffice klare Regeln gibt, an denen sich beide orientieren können. Ein komplett neuer Arbeitsvertrag ist für das Homeoffice nicht zwingend notwendig, eine Zusatzvereinbarung reicht vollkommen aus. Hier sollte möglichst genau festgelegt und dokumentiert werden, wie der zeitliche Umfang, die Erreichbarkeit oder auch Bearbeitungsfristen für bestimmte Aufgaben aussehen.

Einhaltung von Arbeitszeit- und Arbeitsschutzvorschriften

Bei der Gestaltung der Arbeitszeit haben Arbeitgeber ziemlich freie Hand. So kann zum Beispiel eine Kernarbeitszeit vereinbart werden, in der die Mitarbeiter erreichbar sein müssen. Die Zeit davor und danach kann sich der Mitarbeiter frei einteilen. Auch ist es möglich, dass der Arbeitgeber reine Vertrauensarbeitszeit gewährt. Hier können Angestellte frei entscheiden, wann sie für wie lange arbeiten, solange sie auf die vertraglich vereinbarten Stunden kommen. Unabhängig davon, wie die Arbeitszeit geregelt wird, muss trotzdem das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) eingehalten werden. Hierzu zählen insbesondere das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit sowie die Regelungen zur Höchstarbeitszeit, zu Ruhepausen und Ruhezeiten.

Gefährdungsbeurteilung gilt auch für das Homeoffice

Der Arbeitsschutz gilt nicht nur im Betrieb, sondern grundsätzlich auch für die Arbeit im Homeoffice. Arbeitgeber müssen daher prüfen, ob die Arbeitsbedingungen einen sicheren und gesundheitsgerechten Arbeitsplatz ermöglichen. Auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung sind Beschäftigte entsprechend zu unterweisen.

Da der Begriff »Homeoffice« gesetzlich nicht eindeutig definiert ist, orientieren sich viele Unternehmen an den Vorgaben des »Telearbeitsplatzes« nach der Arbeitsstättenverordnung.

Datenschutz im Homeoffice: Hohe Anforderungen an Datensicherheit & IT-Infrastruktur

Beim Arbeiten von zu Hause müssen Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet sein. Arbeitgeber sollten geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um sensible Unternehmensdaten zu schützen.

Dazu gehören beispielsweise:

• sichere VPN-Verbindungen,

• verschlüsselte Endgeräte,

• klare Vorgaben zur Passwortnutzung,

• sichere Aufbewahrung von Unterlagen,

• datenschutzkonforme Entsorgung von Dokumenten.

Verstöße gegen Datenschutzvorschriften können erhebliche rechtliche und finanzielle Folgen haben. Daher sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer dieses Thema besonders ernst nehmen.

Miet- und Nebenkosten fürs Arbeitszimmer absetzen

Zu den abziehbaren Kosten gehören anteilig:

• Miete,

• Heizung,

• Strom,

• Wasser,

• Müllabfuhr,

• Gebäudeversicherung,

• Grundsteuer,

• Finanzierungskosten bei Eigentum.

Der abziehbare Anteil wird in der Regel anhand des Verhältnisses zwischen Arbeitszimmerfläche und Gesamtwohnfläche berechnet.

Befindet sich der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer, können die tatsächlichen Kosten grundsätzlich in voller Höhe angesetzt werden.

Nutzung des Arbeitszimmers durch beide Ehegatten oder Lebenspartner

Nutzen Ehegatten oder Lebenspartner ein häusliches Arbeitszimmer gemeinsam, richtet sich der steuerliche Abzug nach den jeweils getragenen Kosten sowie den individuellen Voraussetzungen der jeweiligen Person.

Büroeinrichtung, Internet & Telefon von der Steuer absetzen

Zusätzlich können beruflich veranlasste Aufwendungen für Arbeitsmittel geltend gemacht werden. Dazu gehören insbesondere:

• Schreibtisch,

• Bürostuhl,

• Regale,

• Aktenschränke,

• Lampen,

• Teppiche,

• Bilder,

• Renovierungskosten,

• Internetanschluss,

• Festnetzanschluss,

• Mobiltelefon.

Je nach Höhe der Anschaffungskosten erfolgt der Abzug entweder sofort oder über mehrere Jahre durch Abschreibung.

Häusliches Arbeitszimmer als Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit

Liegt der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer, können die tatsächlichen Kosten grundsätzlich unbegrenzt abgezogen werden.

Alternativ kann die Jahrespauschale von 1.260 Euro genutzt werden.

Voraussetzungen:

• eigener, abgeschlossener Raum,

• nahezu ausschließliche berufliche Nutzung,

• Einbindung in die häusliche Sphäre.

Homeoffice-Pauschale

Wer kein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer besitzt, kann die Homeoffice-Pauschale nutzen.

Sie beträgt:

• 6 Euro pro Kalendertag,

• maximal 1.260 Euro pro Jahr,

• für höchstens 210 Arbeitstage.

Ein separates Arbeitszimmer ist hierfür nicht erforderlich.

GWG = Geringwertiges Wirtschaftsgut

Liegen die Anschaffungskosten innerhalb der aktuell geltenden GWG-Grenze (800 Euro Netto), können die Kosten in der Regel sofort als Werbungskosten geltend gemacht werden und gelten als ein sogenanntes Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG).

AfA = Absetzung für Abnutzung

Liegen die Anschaffungskosten über der jeweils geltenden GWG-Grenze von 800 Euro netto, erfolgt grundsätzlich eine Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Unter bestimmten Voraussetzungen kann für Wirtschaftsgüter bis 1.000 Euro netto auch die Sammelpostenregelung (Poolabschreibung) genutzt werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und Sammelposten - Was bedeutet das? Einfach erklärt!

Die amtliche Nutzungsdauer für Büromöbel liegt zum Beispiel bei 13 Jahren. Der Kaufbeleg sollte während der gesamten Abschreibungsdauer aufbewahrt werden. Zudem muss die Abschreibung im Jahr der Anschaffung monatsgenau erfolgen. Was genau über welchen Zeitraum abgeschrieben werden muss, ist in der »AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter« geregelt.

Homeoffice – Was ist steuerlich absetzbar?

Grundsätzlich können alle Kosten, die entweder anteilig oder direkt mit dem Arbeitszimmer in Verbindung stehen, bei der Steuer geltend gemacht werden. Hierzu gehören unter anderem:

• Wohnungsmiete, Strom, Heizung, weitere Nebenkosten: Anteilig

• Abschreibungen bei Eigentum: Anteilig

• Renovierung: Direkt und in voller Höhe

• Ausstattung (Schreibtisch, Stuhl, Regale etc.): Direkt und in voller Höhe (unter Beachtung des GWG und der Afa-Tabelle)

• Arbeitsmaterialien (Bücher, Büromaterial, Druckerpapier etc.): Direkt und in voller Höhe

Wann ist das Homeoffice steuerlich absetzbar?

Voraussetzungen dafür, dass das Arbeitszimmer bzw. das Homeoffice abgesetzt werden kann, sind:

• Beim Arbeitszimmer muss es sich um einen eigenen Raum handeln.

• Das Homeoffice muss wie ein Büro eingerichtet sein.

• Das Arbeitszimmer muss ausschließlich oder nahezu ausschließlich zur Erzielung von Einnahmen genutzt werden.

Wann ist das Homeoffice nicht steuerlich absetzbar?

Ein häusliches Arbeitszimmer ist steuerlich nicht anerkennungsfähig, wenn es sich lediglich um einen Arbeitsplatz im Wohn-, Schlaf- oder Esszimmer handelt oder der Raum in erheblichem Umfang privat genutzt wird. In diesen Fällen kann jedoch regelmäßig die Homeoffice-Pauschale genutzt werden.

Wie genau wird das Homeoffice steuerlich abgesetzt?

Kosten, die mit dem Homeoffice in direkter Verbindung stehen, können im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten angegeben werden. Damit das Finanzamt die angegebenen Kosten nicht infrage stellen kann, sollten entsprechende Belege für einen eventuellen Nachweis aufbewahrt werden. Hierzu gehören zum Beispiel der Mietvertrag sowie eine Auflistung der Kosten für Strom, Telefon und Internet. Auch die Kaufbelege für Einrichtungsgegenstände oder Büromaterial sollten beigelegt werden.

Gibt es einen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice?

Nein. Arbeitnehmer haben grundsätzlich keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Ebenso kann ein Arbeitgeber Homeoffice nicht ohne entsprechende vertragliche oder betriebliche Grundlage einseitig dauerhaft anordnen. In der Praxis erfolgt Homeoffice meist auf Basis einer Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Gibt es einen Unterschied zwischen »Homeoffice« und »mobilem Arbeiten«?

Ja. Mobiles Arbeiten bedeutet, dass Beschäftigte ihre Tätigkeit ortsunabhängig ausüben können. Der Arbeitsort kann beispielsweise zu Hause, beim Kunden, im Zug oder an anderen wechselnden Orten liegen.

Homeoffice bezeichnet demgegenüber allgemein das Arbeiten von der eigenen Wohnung oder dem eigenen Haus aus. Ein separates Arbeitszimmer ist dafür nicht zwingend erforderlich.

Während bei Telearbeitsplätzen besondere Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung gelten können, gelten diese Regelungen für mobiles Arbeiten grundsätzlich nicht in gleichem Umfang.