Finanzverwaltung/Datenzugriff

Nutzen Sie für Ihre Buchführung einen Computer, darf der Betriebsprüfer auf die von Ihnen elektronisch gespeicherten Daten zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO). Das gilt selbst dann, wenn Sie kein Buchführungsprogramm verwenden, sondern nur ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel.

Das Zugriffsrecht des Prüfers können Sie nicht dadurch aushebeln, indem Sie die elektronischen Dokumente auf Papier oder Mikrofilmen archivieren. Denn der Prüfer kann die Daten dann nicht maschinell auswerten, worauf er ein Recht hat. Sobald also der Computer für die Buchhaltung und Erstellung der Gewinnermittlung genutzt wird, müssen auch elektronische Daten vorgehalten und dem Betriebsprüfer zugänglich gemacht werden können (Finanzgericht Rheinland-Pfalz, Urteil vom 20.1.2005, 4 K 2167/04).

Geregelt ist der Zugriff auf elektronische Daten in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, kurz GDPdU (Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 16.7.2001). Ergänzend gibt es eine ausführliche FAQ-Liste des Bundesfinanzministeriums zu diesem Thema, die laufend aktualisiert wird.