Was muss in einem Fahrtenbuch stehen?

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Mithilfe eines steuerlich anerkannten Fahrtenbuchs können Sie der finanziell oft ungünstigeren 1 %-Methode entgehen. Die Voraussetzungen für die Anerkennung sind streng, aber die Gerichte halten das zeitaufwendige Führen eines Fahrtenbuchs für zumutbar.

Damit sich auch tatsächlich die erforderlichen Daten ergeben, die man für die Ermittlung des Privatanteils benötigt, gibt es sehr detaillierte Vorschriften zum formalen Aufbau eines Fahrtenbuchs.

In ein Fahrtenbuch gehören:

Das amtliche Kennzeichen: Damit steht fest, für welches Fahrzeug das Fahrtenbuch geführt wird.

Kilometerstand am 1.1./0 Uhr und am 31.12./24 Uhr: Die Differenz ergibt die Jahresfahrleistung des Autos, die für die weiteren Berechnungen benötigt wird.

Differenzierung nach Art der Fahrt: Mit einem Auto werden ganz unterschiedliche Fahrten gemacht, die sich nach ihrer steuerlichen Behandlung in Gruppen einteilen lassen. Ein Fahrtenbuch muss es ermöglichen, jede einzelne Fahrt einer Gruppe zuzuordnen. Bei einem Fahrtenbuch auf Papier ist es am günstigsten, die Zuordnung durch den Eintrag in verschiedene Spalten vorzunehmen.

Diese Fahrten werden steuerlich unterschieden:

  • Betriebliche Fahrten

  • Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte

  • Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung

  • Privatfahrten

  • Fahrten in Zusammenhang mit anderen Einkünften

Angaben zu den einzelnen Fahrten: Je nach Art der Fahrt sind mehr oder weniger umfangreiche Angaben erforderlich. Die größten Anforderungen stellt der Fiskus bei den betrieblichen Fahrten, die niedrigsten bei den Privatfahrten.

Bei betrieblichen Fahrten müssen folgende Angaben notiert werden:

  • Datum

  • Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt

  • Startort und Ziel

  • Reiseroute

  • Reisezweck

  • aufgesuchter Kunde oder Geschäftspartner – beim Besuch eines großen Unternehmens, einer Institution oder Behörde sollten Sie Ihren Ansprechpartner auf jeden Fall namentlich aufführen.

Wie wird ein Fahrtenbuch überprüft?

Bei einer Überprüfung des Fahrtenbuchs werden die Eintragungen stichprobenartig mit Belegen aus der Buchführung oder auch mit anderen Unterlagen verglichen. Denn auf diesen Belegen ist Datum und Ort, oft auch die genaue Uhrzeit eines Vorgangs vermerkt. In Betracht kommen Bankauszüge, Terminkalender, Tank- und Parkquittungen, Werkstattrechnungen, TÜV-Belege, Belege über Bewirtungskosten, Hotelübernachtungen oder Mahlzeiten anlässlich von Geschäftsreisen, betriebliche Einkäufe oder Reisekostenabrechnungen gegenüber Auftraggebern.

Aber auch private Unterlagen zu Hobbys, Urlaubsreisen, Wochenendausflügen oder zum Wohnort von Angehörigen können interessante Aufschlüsse geben.

Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, brauchen Sie es nicht zusammen mit Ihrer Steuererklärung unaufgefordert dem Finanzamt vorzulegen. Sie müssen auch nicht darauf hinweisen, dass Sie den Privatanteil über ein Fahrtenbuch ermittelt haben. Aus der Anlage EÜR kann das Finanzamt normalerweise nicht erkennen, welches Verfahren Sie zur Ermittlung des privaten Kfz-Kostenanteils angewendet haben. Zur Vorlage des Fahrtenbuchs sind Sie nur verpflichtet, wenn das Finanzamt oder ein Betriebsprüfer Sie dazu auffordert.

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