EÜR: Keine Pflicht zum Kassenbuch, aber Aufzeichnungen müssen sein!

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Bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG besteht zwar grundsätzlich keine Pflicht zum Führen eines Kassenbuchs, denn es gibt keine Bestandskonten und somit auch kein Kassenkonto. Trotzdem müssen Geschäftsvorfälle fortlaufend, vollständig und richtig verzeichnet werden.

Das erklärt das FG Hamburg im Fall eines Restaurants, das sich nach einer Betriebsprüfung gegen Hinzuschätzungen wehrte. Der Prüfer hatte die Aufzeichnungen des Restaurantbetreibers für unzureichend befunden und deutlich höhere Einnahmen als dort angegeben vermutet.

Die Richter hielten die vom Betriebsprüfer vorgenommenen Hinzuschätzungen für vertretbar und gaben dem Restaurantbetreiber gleich noch ein paar praktische Tipps für die Zukunft mit auf den Weg (FG Hamburg, Beschluss vom 1.8.2016, Az. 2 V 115/16).

Aufzeichnungen ähnlich einem Kassenkonto oder einem Kassenbericht

Zwar bestehe bei der Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung keine Pflicht zum Führen eines Kassenbuchs, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben seien aber detaillierte Aufzeichnungen ähnlich einem Kassenkonto oder einem Kassenbericht notwendig. Die Tageseinnahmen könnten dabei beispielsweise in einer Summe aufgezeichnet und diese Summe zusätzlich durch Aufbewahrung der angefallenen Kassenstreifen, Kassenzettel und Bons nachgewiesen werden.

Es sei dann nicht erforderlich, den Kassenbestand täglich zu ermitteln, die Ursprungsaufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben müssten aber aufbewahrt und in gewissen Abständen der tatsächliche Kasseninhalt mit dem buchmäßigen Kassenbestand abgeglichen werden.

Die Richter erklärten weiter: Für den Nachweis der Kasseneinnahmen durch Aufbewahrung der sogenannten Tagesendsummenbons (Z-Bons) ist erforderlich, dass die Z-Bons eine hinreichende Gewissheit über die Vollständigkeit der darin enthaltenen Einnahmen zulassen. Das heißt auch, dass sich sämtliche Stornobuchungen einwandfrei aus den Unterlagen ergeben müssen und ohne Probleme nachvollziehbar sein müssen.

Alternativ können die Bareinnahmen auch ähnlich einem Kassenbericht nachgewiesen werden, in dem sie mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. In diesem Fall brauchen die Kassenstreifen, Kassenzettel und Kassenbons nicht aufbewahrt zu werden.

Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der geschäftliche Bargeldendbestand auszuzählen, weil hier die Feststellung des Kassenbestandes eine unentbehrliche Grundlage für die Berechnung der Tageslosung bildet. Der Kassenbestand ist dann rechnerisch um die belegmäßig festgehaltenen Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die ebenfalls dokumentierten Einlagen zu mindern, so dass sich die Einnahme ergibt.

Excel-Tabellen reichen nicht aus...

Der Restaurantbetreiber hatte im entschiedenen Fall nur Excel-Tabellen geführt und die Tagesendsummenbons vorgelegt.

Das reicht nicht, meinten die Richter: Die Excel-Listen bieten keinerlei Gewähr für die fortlaufende, vollständige und richtige Erfassung aller Bargeschäfte ähnlich einem Kassenbuch oder einem Kassenbericht. Die Aufzeichnungen sind veränderbar, ohne dass die Veränderungen kenntlich gemacht werden – dass von der Möglichkeit der nachträglichen Änderung Gebrauch gemacht wurde, hatte der Betriebsprüfer nachgewiesen.

Auch die Kassengrundaufzeichnungen in Form der Tagesendsummenbons (Z-Bons) ließen hier keine hinreichende Gewissheit über die Vollständigkeit der darin enthaltenen Einnahmen zu, denn die fortlaufende Nummerierung begann zumindest in einem Teil der geprüften Jahre monatlich erneut mit 1 – was den Schluss zulässt, dass die Durchzählung der Bons manipulierbar ist.

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