Abschnitt O 2.8.1 DA-KG
Dienstanweisung zum Kindergeld nach dem Einkommensteuergesetz (DA-KG)
Bundesrecht

O 2 – Familienkassen → O 2.8 – Kindergeldakten

Titel: Dienstanweisung zum Kindergeld nach dem Einkommensteuergesetz (DA-KG)
Normgeber: Bund
Amtliche Abkürzung: DA-KG
Gliederungs-Nr.: [keine Angabe]
Normtyp: Verwaltungsvorschrift

Abschnitt O 2.8.1 DA-KG – Allgemeines

(1) 1Kindergeldakten können in Papierform oder elektronisch geführt werden. 2Die Familienkasse muss für die Kindergeldakten eine organisatorische Ablage- bzw. Speicherform wählen, die die Wahrung des Steuergeheimnisses und des Datenschutzes (vgl. O 2.7) sicherstellt. 3Die Kindergeldakte soll nach Kindern aufgeteilt werden. 4Aus der Kindergeldakte muss das Eingangsdatum von Unterlagen und Schriftstücken hervorgehen.

(2) 1Für die Kindergeldvorgänge sind eigene Akten zu führen, die von anderen Akten, z. B. von Bezüge- oder Personalakten, getrennt aufzubewahren bzw. elektronisch abzulegen sind. 2Auch geschlossene Akten (sogenannte Altakten) sind gesichert aufzubewahren bzw. elektronisch abzulegen. 3Die Kindergeldakten dürfen nur von den für die Familienkasse eingesetzten Personen eingesehen werden. 4Gleiches gilt für die bei der Kindergeldfestsetzung eingesetzten IT-Verfahren.

(3) 1Die Familienkasse hat den Nachnamen und die Vornamen des Berechtigten und des Kindes (in der amtlichen Reihenfolge ohne Abkürzungen) sowie deren Identifikationsnummer i. S. v. § 139b AO zu erfassen. 2Bei der Aufnahme von Unterlagen ist der Grundsatz der Datensparsamkeit zu beachten (vgl. V 7.1.3 Abs. 2).

(4) 1Straf- und Bußgeldakten sind getrennt von der Kindergeldakte zu führen. 2Sie können der Kindergeldakte jedoch vorgeheftet bzw. elektronisch zugeordnet werden. 3Aus ihnen muss sich alles für das BuStra-Verfahren Relevante ergeben. 4Der Vorgang ist mit einem eigenen Aktenzeichen zu versehen; dieses lautet für Strafsachen: StrL/ÜL - lfd. Nr./Jahr - und für Bußgeldsachen: BL/ÜL - Ifd. Nr./Jahr -; einzufügen ist die laufende Nummer der Überwachungsliste.