Dinge kaufen, die Du für die Arbeit brauchst

bring your own device (byod), Computer, Fachliteratur, was ist eigentlich Berufskleidung? usw.

Gegenstände, die der Erledigung beruflicher Aufgaben dienen und weitaus überwiegend für diese Zwecke genutzt werden, werden Arbeitsmittel genannt. Dazu gehören insbesondere:

Arbeitsmittel dürfen auch privat benutzt werden

Werden beruflich genutzte Gegenstände auch privat genutzt (das Finanzamt spricht dann von gemischt genutzten Arbeitsmitteln), dürfen nur dann Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn die private Mitbenutzung von ganz untergeordneter Bedeutung ist. Die Grenze liegt bei 10 %. Das bedeutet:

Oft wird die Aufteilung in private und berufliche Nutzung irgendwo zwischen den eben geschilderten Situationen liegen. Dann gilt: Ein Teil der Kosten für das Arbeitsmittel darf als Werbungskosten abgezogen werden. Es muss allerdings ein geeigneter Aufteilungsmaßstab existieren, z. B. die zeitlichen oder flächenmäßigen Nutzungsanteile.

Arbeitsmittel kaufen und in der Steuererklärung absetzen

Wenn Du Dir einen Gegenstand, den Du für die Arbeit brauchst, gekauft hast, dann gibst Du die Kosten in der Steuererklärung bei den Werbungskosten an. Manchmal darfst Du die gesamten Kosten auf einmal eintragen, bei teuren Sachen musst Ihr die Kosten über mehrere Jahre verteilen. Das heißt im Steuer-Jargon Abschreibung. Über wie viele Jahre Du einen Gegenstand abschreibst, ist in den sogenannten AfA-Tabellen festgelegt (AfA steht für Absetzung für Abnutzung, das ist der offizielle Ausdruck für Abschreibung).

Zu den Werbungskosten gehören übrigens neben den eigentlichen Anschaffungskosten (einschließlich Mehrwertsteuer) auch Auslagen für Porto, Verpackung, Fracht usw. Auch Fahrtkosten können dazugehören, wenn die Fahrten ausschließlich unternommen wurden, um das Arbeitsmittel zu kaufen bzw. zu befördern oder um sich vor dem Kauf entsprechend zu informieren.

Das gilt beim Kauf von neuen Arbeitsmitteln

Du darfst die Kosten für das neue Arbeitsmittel komplett bei den Werbungskosten angeben, wenn es nicht mehr gekostet hat als

  • 410 € (ohne MwSt.) bzw.

  • 487,90 € (inkl. 19 % MwSt.) oder 438,70 € (inkl. 7 % MwSt.).

Das Finanzamt spricht dabei von Sofortabschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter: Sofort, weil der Betrag nicht auf mehrere Jahre verteilt werden muss, und geringwertig, weil die Kosten in den Augen der Finanzverwaltung verhältnismäßig niedrig sind.

Wenn Dein Arbeitsmittel teurer war, musst Du die Kosten auf mehrere Jahre aufteilen und darfst jedes Jahr nur einen Teil der Kosten bei den Werbungskosten eintragen. Das ist die sogenannte Absetzung für Abnutzung, oder kurz: AfA. Umgangssprachlich spricht man von Abschreibung.

Die Dauer dieser Abschreibung richtet sich nach Tabellen der Finanzverwaltung, den sogenannten AfA-Tabellen. Die Tabellen gehen zum Beispiel davon aus, dass ein Computer drei Jahre genutzt wird (Steuer-Fachleute sprechen von Nutzungsdauer). Eine dreijährige Nutzungsdauer bedeutet, dass in den nächsten Jahren jedes Jahr 1 / 3 des Kaufpreises bei den Werbungskosten angegeben wird.

Das musst Du beim Kauf von gebrauchten Arbeitsmitteln beachten

Auch gebraucht gekaufte Arbeitsmittel kannst Du so bei den Werbungskosten angeben. Allerdings kommt es doch auch ein bisschen darauf an, von wem Du die Sachen kaufst. Schuld daran ist die Umsatzsteuer: Privatleute geben auf ihren Quittungen keine Umsatzsteuer an (dürfen sie auch gar nicht). Kaufst Du im Second-Hand-Kaufhaus, wird auf der Rechnung 19 % Umsatzsteuer ausgewiesen.

Ob Du die Kosten für Deine Arbeitsmittel in der Steuererklärung auf einen Schlag angeben darfst oder über mehrere Jahre verteilen musst, hängt wieder von einem Höchstbetrag ab. Dieser ist – je nach dem, ob Umsatzsteuer ins Spiel kommt oder nicht – unterschiedlich hoch:

  • für Arbeitsmittel, die ohne Umsatzsteuer gekauft wurden, beträgt er 410 €,

  • für Arbeitsmittel, die mit Umsatzsteuer gekauft wurden, beträgt er 487,90 € (das entspricht 410 € plus 19 % Umsatzsteuer).

Arbeitsmittel, die Du für maximal diesen Betrag kaufst, gibst Du gleich in der Steuererklärung als Werbungskosten an – mit dem vollen Kaufpreis, den Du gezahlt hast (auf keinen Fall mit dem Neupreis!).

Sollte ein gebraucht gekauftes Arbeitsmittel tatsächlich einmal mehr kosten als das, gilt: Auch bei gebrauchten Arbeitsmitteln gibt es eine Nutzungsdauer – da die Nutzung aber bereits angefangen hat, spricht man von Restnutzungsdauer.

Mit anderen Worten: Je nach dem, wie alt ein gebraucht gekauftes Arbeitsmittel ist und wie stark es bereits beansprucht wurde, könnt Ihr die Restnutzungsdauer schätzen. Je niedriger die Restnutzungsdauer ist, desto schneller hast Du das Arbeitsmittel wie oben bei den neu gekauften Arbeitsmitteln beschrieben auf die kommenden Steuererklärungen verteilt und abgeschrieben.

Geschenkte oder geerbte Arbeitsmittel

Auch Gegenstände, die Du geschenkt bekommen oder geerbt hast, kannst Du für berufliche Zwecke nutzen, also umwidmen. Dann darfst Du ab dem Zeitpunkt der Umwidmung für diese Gegenstände Werbungskosten geltend machen – und zwar in der Höhe, in der der Schenker bzw. Erblasser bei beruflicher Nutzung des Gegenstands Werbungskosten absetzen könnte, wenn er noch Eigentümer bzw. am Leben wäre.

Das bedeutet: Maßgebend für den Werbungskostenabzug ist auch hier der Restwert zum Zeitpunkt der Umwidmung. Den Restwert und die Restnutzungsdauer berechnest Du so, wie wir es bei den gebraucht gekauften Arbeitsmitteln beschrieben haben.

Was ist Berufskleidung?

Die Kosten für Kleidung können bei den Werbungskosten angegeben werden, wenn es sich um typische Berufskleidung handelt. Darum handelt es sich – vereinfacht gesagt – wenn anhand der Kleidung der Beruf erkennbar ist. Es reicht also nicht, dass die Kleidung einfach nur während der Arbeitszeit getragen wird, sondern es muss sich um Kleidung handeln, die ohne den betreffenden Beruf nicht getragen würde und die außerhalb des Berufs im Alltag üblicherweise nicht getragen wird.

Als berufstypische Kleidung werden beispielsweise anerkannt:

Als Berufskleidung können ausnahmsweise auch Kleidungsstücke beurteilt werden, die eigentlich zur normalen bürgerlichen Kleidung (Alltagskleidung) gehören. Doch die Hürde für eine steuerliche Anerkennung ist sehr hoch: Die Kleidungsstücke müssen für Deinen Beruf typisch sein und es muss so gut wie ausgeschlossen sein, dass Du die Sachen im Alltag privat trägst.

Alltagskleidung, die nicht für den Beruf typisch ist, wird nach der Rechtsprechung nicht dadurch zur Berufskleidung, dass Du sie eigens für Deine berufliche Tätigkeit gekauft hast und ausschließlich während der Arbeitszeit trägst. Daran ändert sich auch nichts, wenn Du die Kleidung am Arbeitsplatz aufbewahrst, Dich also bei Arbeitsbeginn und Arbeitsende umziehst.

Wenn Du tatsächlich typische Berufskleidung tragen musst, dann gehören zu den Werbungskosten:

Wenn Du Dir die Kostenberechnung ersparen willst, kannst Du einfach einen Pauschalbetrag von 110 € für Berufskleidung – und zwar für Reinigung und Anschaffung – in der Steuererklärung ansetzen. Denn für Arbeitsmittel insgesamt erkennen die Finanzämter diesen Betrag meist auch ohne Belege an

Wann sind Bücher und Zeitschriften absetzbar?

Ausgaben für Bücher, Zeitschriften und Zeitungen sind als Werbungskosten absetzbar, wenn Du sie nahezu ausschließlich beruflich nutzt. Es muss sich also um Fachliteratur für Deine berufliche Tätigkeit handeln.

Keine Probleme bereitet das Finanzamt in der Regel bei Büchern, die sich von Titel und Inhalt her eindeutig auf Dein berufliches Aufgabengebiet beziehen und rein fachliche Informationen enthalten.

Schwieriger wird es bei Büchern, die Du Dir zwar aus beruflichen Gründen gekauft hast, deren Titel und Inhalt aber nicht in einem klar erkennbaren Zusammenhang mit Deiner beruflichen Tätigkeit stehen (allgemeinbildende Bücher). Dann musst Du das Finanzamt davon überzeugen, dass Du die Bücher nahezu ausschließlich beruflich verwendest. Ob ein Buch ein Fachbuch ist, hängt nämlich nicht von dessen Titel und Inhalt ab, sondern von seinem tatsächlichen Verwendungszweck.

Viele Zeitschriften bieten nicht nur berufsspezifische Informationen, sondern richten sich an eine möglichst große Leserschaft. Sie haben mehr den Charakter einer Illustrierten denn einer Fachzeitschrift. Ausnahmsweise sind die Kosten solcher Zeitschriften voll absetzbar, wenn diese ausschließlich oder überwiegend beruflich genutzt werden

Hilfreich für die steuerliche Anerkennung kann eine Bestätigung Deines Arbeitgebers über Dein Tätigkeitsfeld und die berufliche Notwendigkeit eines bestimmten Zeitschriftenabonnements sein.

Die Ausgaben für den Einzelkauf oder das Abonnement einer typischen Tageszeitung sind im Normalfall nicht als Werbungskosten absetzbar. Das gilt auch für überregionale Tageszeitungen, denn Tageszeitungen berichten in einem breit gefächerten Spektrum über Themen aus Politik, Wirtschaft, Kultur, Sport usw. und befriedigen damit stets auch das private Informationsbedürfnis.

So weist Du die Aufwendungen nach

Achte darauf, dass beim Kauf der Bücher oder Zeitschriften der jeweilige Titel auf dem Kassenzettel eingetragen wird. Die bloße Bezeichnung Fachliteratur, wie sie häufig von Buchhandlungen auf dem Beleg vermerkt wird, genügt nicht. Je berufsspezifischer der Titel eines Buches ist, umso problemloser ist die Anerkennung als steuerlich abzugsfähiges Fachbuch.

Eigene Endgeräte für die Arbeit nutzen (bring your own device, oder kurz: byod)

Lässt Dein Arbeitgeber es zu, dass Du Dein eigenes Smartphones, Tablet und Laptop für den Job benutzt? Bring Your Own Device wird immer beliebter – jedenfalls bei Mitarbeitern, die nicht veraltete Hardware ihrer Arbeitgeber benutzen wollen. Für Arbeitgeber ist das Thema ein bisschen schwieriger – Stichwort Datenschutz und Datensicherheit...

Wenn Du ein eigenes mobiles Endgerät zu mindestens 90 % beruflich nutzt, dann kannst Du die Anschaffungskosten dafür komplett bei den Werbungskosten absetzen. Bei einer geringeren Nutzung musst Du die Kosten aufteilen (das haben wir → hier beschrieben).

Und denk auch an die → Abschreibung, falls das Gerät mehr als 410 € gekostet hat!

Diese Ausführungen betreffen den Fall, dass Du ein eigenes Gerät für den Beruf benutzt! Es gibt aber auch den umgekehrten Fall: Du bekommst vom Arbeitgeber beispielsweise ein Tablet zur Verfügung gestellt, das Du auch privat benutzen darfst. Diese private Nutzung musst Du nicht versteuern, Du musst das Finanzamt also nicht darüber informieren, dass Du das Gerät auch zuhause benutzen darfst.

Telefonkosten und Internetkosten

Es gibt zwei Möglichkeiten, berufliche Telekommunikationsaufwendungen in der Steuererklärung geltend zu machen:

Facebook WhatsApp Google+ Twitter E-Mail

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