Vorsicht bei elektronischen Fahrtenbüchern!
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Sowohl beim Arbeitnehmer als auch beim Unternehmer wird die Möglichkeit der privaten Nutzung eines firmeneigenen Fahrzeuges besteuert. Grundsätzlich existiert hier die sogenannte 1%-Regelung, die jedoch oft die teurere Variante ist. Als Alternative bietet sich daher die Führung eines Fahrtenbuches an.
Das Problem beim Fahrtenbuch besteht jedoch darin, dass dessen manuelle Führung sehr zeitaufwendig und im hektischen Geschehen des Arbeitsalltages auch nervig ist.
Die Zuhilfenahme von sogenannten elektronischen Fahrtenbüchern verspricht daher eine erhebliche Erleichterung für den praktischen Arbeitsalltag. Der Markt verfügt dabei über zahlreiche verschiedene elektronische Fahrtenbücher. Diese reichen von einer fest installierten Hard- und Software im Pkw bis über Steckmodule für den standardisierten Fahrzeug-Diagnose-Stecker bis hin zu Handy Apps.
Wie funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch?
Die Funktionsweise ist bei allen gleich bzw. zu mindestens ähnlich: Mittels GPS wird die aktuelle Position des Fahrzeugs ermittelt und die Fahrstrecke, sprich die Bewegungsdaten, auf einem zentralen Server zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuchs aufgezeichnet. Im Nachhinein kann dann der Anwender in der dazugehörigen Software den individuellen Fahrzweck bzw. den aufgesuchten Geschäftspartner eintragen. Je nach Art des elektronischen Fahrtenbuches muss zudem noch der individuelle Kilometerstand eingetragen werden.
Zeitnahe
Aufzeichnung der erforderlichen Angaben
Eine der grundlegenden Voraussetzungen für die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches ist außerdem, dass sämtliche notwendigen Angaben auch zeitnah aufgezeichnet werden müssen:
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Datum und der Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt,
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das Reiseziel und gegebenenfalls die Reiseroute bei Umwegen,
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der Reisezweck und der aufgesuchte Geschäftspartner.
Für Privatfahrten genügen die Angabe der privat gefahrenen Kilometer und ein Vermerk zu den zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gefahrenen Kilometern.
Vor diesem Hintergrund hat das FG Niedersachsen die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuches versagt. Der Grund: Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht alleine zur Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen auch die Fahrtanlässe zeitnah erfasst werden. Findet diesbezüglich jedoch keine zeitnahe Erfassung statt, ist das Fahrtenbuch schon nicht mehr ordnungsgemäß.
Spätere Änderungen müssen ausgeschlossen sein
Ebenso ist es nicht ausreichend, wenn das elektronische Fahrtenbuch hinsichtlich der Anlässe der Fahrt (oder anderer Angaben) auch nach Jahren noch Änderungen zulässt. Auch in diesem Fall kann das Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß anerkannt werden und es muss wiederum zur Ein-Prozent-Regelung kommen.
Auch wenn zu befürchten steht, dass die Entscheidung des Niedersächsischen Finanzgerichtes Bestand haben wird, ist diesbezüglich noch eine Nichtzulassungsbeschwerde beim Bundesfinanzhof unter dem Az. VI B 25/19 nicht aus den Augen zu lassen. Insgesamt war jedoch die Rechtsprechung rund ums Fahrtenbuch in der Vergangenheit sehr restriktiv, sodass auch hier zu erwarten ist, dass auch ein entsprechend elektronisch geführtes Fahrtenbuch, wie das im Streitfall, verworfen werden wird (FG Niedersachsen, Urteil vom 23.01.2019, Az. 3 K 107/18).
Achten Sie immer darauf, dass sämtliche Angaben eines elektronischen Fahrtenbuches zeitnah eingetragen werden und auch im Nachhinein nicht mehr veränderlich sind. Sofern Veränderungen möglich sind, müssen diese zumindest dokumentiert werden. Häufig bieten die Softwarelösungen dafür sogenannte Festschreibung an, sodass dargelegt werden kann, dass die zusätzlichen Eintragungen innerhalb von wenigen Tagen nach der Fahrt getätigt worden sind.
Zum Abschluss: Eine Besonderheit ... und eine Warnung
Es sind inzwischen Systeme am Markt existent, bei denen die getätigte Fahrt automatisch festgeschrieben und mangels weiterer Angaben als Privatfahrt verbucht wird. Dies könnte zwar unter Umständen im Ergebnis einen zu hohen Privatanteil der Fahrten ausweisen, jedoch ist somit zumindest verhindert, dass das gesamte Fahrtenbuch verworfen wird.
Darüber hinaus sind mittlerweile Fälle bekannt, bei denen die sogenannten Fahrtenbuchstecker, die auf die standardisierten Fahrzeug-Diagnose-Stecker aufgesteckt werden, herausfallen oder nicht richtig sitzen und so keine Eintragungen machen. Auch in diesen Fällen werden nicht sämtliche Kilometer aufgezeichnet und es kommt insbesondere zu Lücken im Kilometerstand. Diesbezüglich ist zu befürchten, dass dies grundsätzlich zur Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs führt, weshalb auch bei der Führung eines elektronischen Fahrtenbuches erhöhte Sorgfalt gegeben sein muss.
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