Vorsicht bei der Führung eines elektronischen Fahrtenbuches!

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Auch ein elektronisches Fahrtenbuch macht nicht alles allein. Welche Fallstricke lauern, zeigt ein Urteil des FG Niedersachsen.

Im entschiedenen Fall hatte ein Arbeitnehmer einen Dienstwagen, der mit einem elektronischen Fahrtenbuch ausgestattet war. Dabei handelte es sich um ein Steckmodul, das auf den standardisierten Fahrzeugdiagnose-Stecker aufgesteckt wird. Das Modul verfügt über einen GPS-Empfänger und übermittelt über das Handynetz die aktuelle Position des Fahrzeugs und zeichnet die Bewegungsdaten auf. Mit Hilfe der Mobilfunkverbindung werden die Daten zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuches an einen zentralen Server geschickt.

Soweit muss der Steuerpflichtige in der Tat nichts weiter tun.

Weitere Bearbeitung online erforderlich

Die Daten des elektronischen Fahrtenbuches können über das Internet eingesehen und müssen dort auch noch weiter bearbeitet werden – beispielsweise müssen Fahrziele angegeben werden.

An dieser Stelle muss also in der Tat ein händisches Eingreifen des Menschen stattfinden, auch wenn dabei schon weitere Erleichterungen gegeben sind, weil wiederkehrende Fahrten definiert werden können oder auch wiederkehrende Strecken, wie beispielsweise die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, vorbelegt werden können. In jedem Fall muss jedoch jeder aufgezeichneten Fahrt ein vordefinierter Fahrtzweck zugeordnet bzw. ein individueller Fahrtzweck händisch eingetragen werden, damit das elektronische Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist.

Festschreibung der Daten

Im weiteren funktioniert das System so, dass der Anwender frei wählen kann, wann das Programm die bis dahin getätigten Fahrten quasi festschreibt, sodass die Daten nicht mehr verändert werden können. Dabei muss zwingend auch der tatsächliche Kilometerstand des Fahrzeuges abgelesen und im Internetportal des elektronischen Fahrtenbuches eingetragen werden.

Das elektronische Fahrtenbuch vergleicht dann automatisch den eingegebenen tatsächlichen Kilometerstand des Dienstwagens mit dem errechneten Kilometerstand. Kommt es zu Abweichungen von mehr als 5%, wird eine private Fahrt automatisch zusätzlich eingetragen. Diese kann gegebenenfalls noch händisch in eine betriebliche Fahrt umgewandelt werden, weil eine Abweichung des errechneten und des tatsächlich eingegebenen Kilometerstands auch aufgrund von technischen Problemen, wie ein fehlendes GPS-Signal oder Herausrutschen des Steckmoduls, entstehen kann.

Abweichende Kilometerstände sind verdächtig...

In dem vor dem FG Niedersachsen verhandelten Fall hatte das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkannt, weil der im elektronischen Fahrtenbuch aufgeführte Kilometerstand nicht dem Kilometerstand der Werkstattrechnung des Dienstwagens entsprach. Der geldwerte Vorteil sollte also stattdessen über die 1%-Methode ermittelt werden – was für den Arbeitnehmer teurer gewesen wäre.

Die Richter des FG Niedersachsen folgten allerdings der Auffassung des Finanzamts und erklärten: Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Hierfür hat das Fahrtenbuch neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufzuführen.

Der klagende Arbeitnehmer hatte im Streitfall jedoch leider nicht zur Überzeugung des Gerichts nachgewiesen, dass er das vorgelegte Fahrtenbuch überhaupt zeitnah geführt hat.

Es reicht nämlich nicht aus, dass nur die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten selbst zeitnah aufgezeichnet worden sind. Vielmehr müssen alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen werden.

...abweichende Daten auch

Die vorgelegten Fahrtenbücher des Klägers enthielten jedoch keine Angaben dazu, wann diese Angaben zu den Fahrtanlässen in der Datenbank ergänzt worden sind. In der Spalte Beschreibung fehlen dazu eindeutige Datumsgaben. Vielmehr sprachen gefundene Datumsangaben sogar gegen eine Zeitnähe zur Fahrt: In den PDF-Dateien findet sich nämlich eine Datumsangabe, die in einem Zusammenhang mit der Erstellung bzw. Fertigstellung der Fahrtenbücher stehen könnte. Diese Angaben (7. und 8.11. 2016) sprechen gegen eine zeitnahe Führung der Fahrtenbücher für die Streitjahre 2013–2015. Die Führung eines Fahrtenbuches erst mindestens 11 Monate nach der Beendigung der letzten Fahrt (Dezember 2015 bis November 2016) ist jedenfalls nicht mehr zeitnah. Eine zeitigere Erfassung dieser ergänzenden Daten konnte der Arbeitnehmer nicht nachweisen (FG Niedersachsen, Urteil vom 23.01.2019, Az: 3 K 107/18; Az. der Nichtzulassungsbeschwerde beim BFH: VI B 25/19).

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