Betriebsprüfung der DRV: Das müssen Sie wissen

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Eine Betriebsprüfung kann es nicht nur vom Finanzamt geben – auch die Rentenversicherung kann sich anmelden.

Der Prüfer der Deutschen Rentenversicherung prüft vor allem, ob folgende Abgaben richtig berechnet und abgeführt worden sind:

  • Allgemeine Sozialabgaben

  • Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung

  • Abgaben zur Künstlersozialkasse

Sozialabgaben

Im Fokus stehen hierbei bei kleineren Unternehmen vor allem zwei Punkte: Zum einen soll die Betriebsprüfung zeigen, ob die Regelungen zu MiniJobs richtig angewendet wurden oder ob die MiniJobber nicht sozialversicherungspflichtig hätten beschäftigt werden müssen. Würde das bei einer Betriebsprüfung festgestellt werden, trifft Sie ggf. eine Pflicht zur Nachzahlung von Sozialabgaben.

Einen Blick werfen Prüfer weiterhin auch immer wieder auf Gehaltsextras, die Sie Ihren Arbeitnehmern steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt haben. Anknüpfungspunkt der Prüfer dabei ist vor allem die Frage, ob die Extras zusätzlich zum Gehalt gezahlt wurden oder ob Gehalt nur umgewandelt wurde – in diesem Fall würden die Abgaben trotzdem zu zahlen sein.

Unfallversicherung

Bei der Prüfung zur Unfallversicherung stehen ebenfalls zwei Punkte im Fokus:

Zum einen soll die Prüfung natürlich zeigen, ob die Höhe der Beiträge richtig berechnet wurde. Basis für die Einstufung sind die Anzahl der Mitarbeiter und vor allem die Abrechnungen der Mitarbeiter, aus denen die Löhne und die Arbeitsstunden hervorgehen – entsprechende Nachweise aus den Lohnunterlagen wie Gehaltsabrechnungen und Stundenzettel müssen vorgelegt werden.

Gleichzeitig kontrolliert der Prüfer die Einordnung des Unternehmens in die richtige Gefahrenstufe und korrigiert diese notfalls. Haben Sie falsche Berechnungsgrundlagen verwendet, werden diese korrigiert und die Prämien für die Unfallversicherung angepasst.

Künstlersozialkasse

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Beiträge an die Künstlersozialkasse zu zahlen, wenn Sie Aufträge an selbstständige Künstler und Publizisten erteilen, um mit deren Leistungen und Werken Umsatz zu erzielen oder damit Werbung zu treiben. Diese Pflicht trifft mehr Unternehmen als gedacht – dementsprechend groß ist das Interesse der Prüfer, hier säumige Zahler aufzuspüren.

Die Prüfer wollen hier Unterlagen sehen, aus denen entsprechende Honorare hervorgehen. Das werden vor allem Saldenlisten aus der Buchhaltung sein, die Honorarzahlungen belegen – aber auch die Originalrechnungen der Künstler.

So bereiten Sie sich vor

Wenn eine Betriebsprüfung angekündigt wird, sollten Sie folgende Unterlagen aus dem Prüfungszeitraum bereithalten:

  • Gehaltsscheine der Mitarbeiter

  • Abrechnungsunterlagen mit den Krankenkassen

  • Stundenübersichten

  • Unterlagen zu steuerfreien Gehaltsextras

  • Erklärungen Ihrer MiniJobber

  • Saldenlisten, aus denen künstlersozialabgabenrelevante Honorare hervorgehen

Auch bei der Prüfung der deutschen Rentenversicherung passieren Fehler, die Sie mit einem Widerspruch anfechten können. Legen Sie einen solchen Widerspruch ein, wird das Prüfungsergebnis noch einmal überprüft. Entweder gibt die Widerspruchsstelle Ihrem Widerspruch statt, sodass Sie Ihre Auffassung durchsetzen können. Oder das Ergebnis der Betriebsprüfung wird ganz oder teilweise bestätigt – dann können Sie vor dem Sozialgericht dagegen klagen.

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