Inhaltsübersicht

3. Arbeitsmittel sind immer absetzbar

Arbeitsmittel dürfen Sie immer in der Steuererklärung angeben. Das sind alle Gegenstände, die Sie für die Erledigung Ihrer beruflichen Aufgaben verwenden, also z.B. Schreibtisch und -stuhl, Computer, Headset, Monitor(e), Drucker, Router, Büromaterial usw. Auch wer Corona-bedingt die letzten Monate zuhause am Küchentisch oder in der Arbeitsecke im Wohnzimmer gearbeitet hat, kann diese Kosten angeben.

Abzugsfähig sind die Anschaffungskosten des Arbeitsmittels, also Kaufpreis inkl. Umsatzsteuer, Porto, Verpackung, Fracht usw. Fahrtkosten können ebenfalls dazugehören, wenn die Fahrten ausschließlich unternommen wurden, um das Arbeitsmittel zu kaufen bzw. abzuholen oder um sich vor dem Kauf zu informieren.

Arbeitsmittel, die maximal 800 Euro netto (952 Euro inkl. 19% USt oder 856 Euro mit 7% USt bzw. 928 Euro inkl. 16% USt oder 840 Euro mit 5% USt) gekostet haben, werden mit dem vollen Betrag bei den Werbungskosten angegeben. Anschaffungskosten über 800 Euro (bzw. 952 Euro bei 19 % USt oder 856 Euro bei 7% USt/928 Euro inkl. 16% USt oder 840 Euro mit 5% USt), werden über die Nutzungsdauer des Arbeitsmittels abgeschrieben. Dafür gibt es die amtlichen Abschreibungstabellen, die Sie auch auf steuertipps.de finden.

3.1 Wenn Arbeitsmittel auch privat genutzt werden

Bei Gegenständen, die auch privat benutzt werden, ist die private Mitbenutzung nur dann steuerlich unerheblich, wenn sie von ganz untergeordneter Bedeutung ist. Die Grenze liegt bei 10%. Das heißt:

  • private Mitbenutzung eines Arbeitsmittels weniger als 10% der Gesamtnutzung: Kosten zu 100% absetzbar.

  • beruflicher Nutzungsanteil geringer als 10%: Kosten überhaupt nicht absetzbar.

  • privater und beruflicher Nutzungsanteil zwischen diesen Grenzen: Aufteilung der Kosten, z.B. nach zeitlichen oder flächenmäßigen Nutzungsanteilen.

3.2 Steuerlicher Sonderfall Computer einschließlich Peripheriegeräte

Bei Computern werden die Grenzen erfreulicherweise nicht angewendet. Die Aufwendungen für einen PC sind mit dem Anteil der beruflichen Nutzung als Werbungskosten abzugsfähig. Das sowohl für die Anschaffungskosten des Rechners als auch für Aufwendungen für die Peripheriegeräte (Drucker, Scanner usw.) und Betriebskosten.

Wer mit dem privaten Computer zuhause beruflich und privat arbeitet, kann in vielen Fällen den beruflichen Nutzungsanteil als Werbungskosten geltend machen.

Ein privat angeschaffter Computer kann sowohl beruflich als auch privat eingesetzt werden. Deshalb gehört er zu den gemischt genutzten Gegenständen. Die Kosten für diese Gegenstände berücksichtigt das Finanzamt eigentlich nur dann, wenn sie so gut wie ausschließlich (für das Finanzamt sind das mindestens 90 %) für berufliche Zwecke verwendet werden.

Die 90 %-Grenze wird aber bei Computern erfreulicherweise nicht angewendet. Stattdessen sind die Aufwendungen für einen PC mit dem Anteil der beruflichen Nutzung als Werbungskosten abzugsfähig. Das gilt nicht nur für die Anschaffungskosten des Rechners selbst, sondern auch für Aufwendungen für die Peripheriegeräte (Drucker, Scanner usw.) und Betriebskosten.

Das gehört zur beruflichen Nutzung eines PCs

Als berufliche Nutzung gilt alles, was mit Ihrer beruflichen Tätigkeit zusammenhängt, beispielsweise:

  • Erledigung von beruflichen Aufgaben, z.B. Schreiben von Texten, Anfertigung von Präsentationsunterlagen, Vor- und Nachbereitung des Unterrichts und Verwaltung von Schüler- und Notendaten bei Lehrern, Erstellung von Statistiken über Verkaufs-, Kunden-, Provisions- und Plandaten bei Außendienstmitarbeitern usw.

  • Sie nutzen den Computer für eine berufliche Fortbildungsmaßnahme.

  • Sie nutzen den Computer, um sich PC-Grundkenntnisse anzueignen, die für Ihre berufliche Tätigkeit erforderlich oder sinnvoll sind.

  • Sie nutzen den Computer zur Verbesserung Ihrer PC-Kenntnisse, z.B. zum Erlernen eines Programms, das am Arbeitsplatz verwendet wird.

  • Sie nutzen den Computer für eine Umschulung innerhalb eines Arbeitsverhältnisses oder für eine Ausbildung im Rahmen eines Ausbildungsdienstverhältnisses.

  • Sie erstellen mit dem Computer Bewerbungsschreiben für eine Arbeitsstelle.

Zur beruflichen Nutzung gehört darüber hinaus der Einsatz des PCs für andere Einkunftsarten. Die Kosten sind mit dem jeweiligen Nutzungsanteil als Werbungskosten bei der entsprechenden Einkunftsart abziehbar. Folgende Einsatzmöglichkeiten sind denkbar:

  • Verwaltung von vermietetem Immobilienbesitz oder von Kapitalvermögen.

  • selbstständige Nebentätigkeit.

Wenn Sie Ihren Computer für eine Berufsausbildung nutzen, mindern die Kosten als Sonderausgaben Ihr Einkommen.

Nachweis der beruflichen Nutzung eines Computers

Wenn Sie die Aufwendungen für einen PC anteilig steuerlich geltend machen wollen, müssen Sie den Anteil der beruflichen Nutzung nachweisen oder glaubhaft darlegen. Dafür gibt es verschiedene – mehr oder weniger aufwendige – Möglichkeiten:

  • Wenn Sie den Anteil der beruflichen Verwendung ganz genau ermitteln wollen, können Sie eine Art Fahrtenbuch für den Computer anlegen. Darin werden alle Benutzerzeiten festgehalten (Datum, Uhrzeit, Dauer und konkreter Zweck). Machen Sie die Aufzeichnungen über die Internetnutzung getrennt von denen des PCs selbst.

Das macht zwar ein bisschen Arbeit, aber Sie geben dem Finanzamt damit weniger Spielraum, mit Ihnen über die Höhe des beruflichen Anteils zu streiten. Erfahrungsgemäß werden die Aufzeichnungen bei ordentlicher und gewissenhafter Führung anerkannt. Sie müssen sie nicht während des ganzen Jahres machen. Unseres Erachtens genügt – wie bei den Telefon- und Internetkosten – ein Zeitraum von drei Monaten. Verlangen darf das Finanzamt das Führen eines Fahrtenbuches übrigens nicht, denn es gibt keine gesetzliche Aufzeichnungspflicht über den Umfang der beruflichen Nutzung des Computers.

  • Sie schätzen den Anteil der beruflichen Nutzung. Beschreiben Sie möglichst genaue Ihre berufliche Tätigkeit. Daraus leitet das Finanzamt ab, ob überhaupt eine berufliche Verwendung des Computers zu Hause in Betracht kommt. Beschreiben Sie auch, zu welchen konkreten Zwecken Sie den Computer beruflich und privat eingesetzt haben. Hier kann es nicht schaden, einige Arbeitsproben vorzulegen. Schätzen Sie dann selbst den Anteil der beruflichen Nutzung und machen Sie diesen in der Steuererklärung geltend.

  • Sie nutzen die Vereinfachungsregelung des BFH: Ohne Nachweis, in welchem Umfang Sie Ihren PC beruflich nutzen, werden 50 % der Kosten anerkannt – unter einer Bedingung: Sie müssen den Computer tatsächlich in einem wesentlichen Umfang beruflich einsetzen. Wenigstens das müssen Sie also dem Finanzamt nachweisen (BFH-Urteil vom 19.2.2004, VI R 135/01). Will das Finanzamt weniger als 50 % anerkennen, muss es Ihnen die Gründe nennen. Das Finanzamt darf nicht einfach aufgrund der Lebenserfahrung vermuten, dass ein Computer zu Hause überwiegend privat genutzt wird. Eine Schätzung des beruflichen Anteils auf zum Beispiel 35 %, weil dies der Lebenserfahrung entspreche, ist deshalb nicht zulässig. Einen solchen Erfahrungssatz gibt es nicht. Auch das hat der BFH ausdrücklich festgestellt.

Gemeinsame Computer-Nutzung bei Ehepaaren

Auch wenn beide Ehegatten den PC beruflich benötigen, soll in der Regel ein Gerät im Haushalt ausreichen. Beide Partner können dann jeweils einen Teil der Computerkosten abziehen (FG Rheinland-Pfalz vom 16.9.1998, 6 K 1023/98). Zunächst müssen Sie schätzen, wie sich die Gesamtnutzung, und damit auch die Gesamtkosten, auf die Partner verteilt. Vom dem jeweiligen Kostenanteil ermitteln Sie dann den Anteil der beruflichen Nutzung für die Ehegatten getrennt nach den oben beschriebenen Grundsätzen.

Unseres Erachtens kann diese Meinung für 2020 nicht aufrecht erhalten werden: Wenn beide Ehepartner Corona-bedingt von zuhause gearbeitet haben, werden sie sich kaum einen Rechner geteilt haben.