Steuererklärung: Was sind Werbungskosten?

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Dass Sie in Ihrer Steuererklärung Werbungskosten geltend machen dürfen, wissen Sie. Aber was sind Werbungskosten eigentlich genau? Wir erklären Ihnen die Grundlagen zum Thema Werbungskosten und was alles dazugehören kann: von A wie Aktentasche bis Z wie Zweitwohnung.

Werbungskosten sind Aufwendungen, Ausgaben und Kosten, die durch die berufliche Tätigkeit entstehen. Das Einkommensteuergesetz spricht von "Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen" (§ 9 Abs. 1 Satz 1 EStG). Zu den Werbungskosten gehören also zum Beispiel Aufwendungen

  • für die tägliche Fahrt zur Arbeit,
  • für berufliche Fachliteratur,
  • für Büromaterialien,
  • für Mitgliedsbeiträge an den Berufsverband und noch vieles mehr.

Keine Werbungskosten sind ersparte Aufwendungen und entgangene Einnahmen sowie die eigene Arbeitsleistung (BFH, Urteil vom 1.10.1985, Az. IX R 58/81).

Werbungskosten belasten zwar den eigenen Geldbeutel, sie führen aber zu einer Steuerersparnis: Sie werden nämlich von Ihren Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit abgezogen. Versteuern müssen Sie nur die verbleibenden Einkünfte.

Ehepaare: Jeder darf nur die eigenen Werbungskosten abziehen!

Sind in einer Ehe beide Ehepartner berufstätig, werden die Einkünfte jedes Ehepartners getrennt ermittelt. Der Ehemann kann also nur seine Werbungskosten bei seinem Arbeitslohn abziehen und die Ehefrau nur ihre Werbungskosten bei ihrem Arbeitslohn. Das gilt auch bei Zusammenveranlagung.

Jeder darf den Arbeitnehmer-Pauschbetrag geltend machen

Weil jeder Arbeitnehmer im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit Kosten hat, gibt es den Arbeitnehmer-Pauschbetrag (§ 9a Nr. 1 EStG). Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag beträgt 920 Euro jährlich. Er wird bei der Einkommensteuerveranlagung von den Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit abgezogen. Nur die danach verbleibenden Einkünfte versteuern Sie. Liegt Ihr Arbeitslohn bei 920 Euro oder darunter, reduziert der Arbeitnehmer-Pauschbetrag Ihre Einnahmen auf 0 Euro. Er führt aber nicht zu negativen Einkünften.

Den Pauschbetrag erhalten Sie immer, wenn Sie keine Werbungskosten geltend machen oder wenn Ihre nachgewiesenen Werbungskosten niedriger als der Pauschbetrag sind. Können Sie Werbungskosten über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag nachweisen, wird natürlich der höhere Betrag berücksichtigt.

Wichtig:

  • Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag ist ein Jahresbetrag. Er wird nicht gekürzt, wenn das Arbeitsverhältnis nicht das ganze Jahr über bestanden hat.
  • Auch wenn Sie ein zweites Arbeitsverhältnis haben, bekommen Sie den Arbeitnehmer-Pauschbetrag trotzdem nur einmal.
  • Sind in einer Ehe beide Ehepartner berufstätig, hat jeder Ehepartner Anspruch auf den Arbeitnehmer-Pauschbetrag. Jeder kann also für sich entscheiden, ob er sich mit dem Pauschbetrag begnügt oder höhere Werbungskosten nachweist.
Erst am Jahresende lässt sich mit Gewissheit sagen, ob Ihre Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag unter- oder überschreiten. Deshalb empfehlen wir: Sammeln Sie von Jahresbeginn an sämtliche Belege über berufliche Ausgaben. Auch wenn die Grenze von 920 Euro am Jahresanfang kaum erreichbar erscheint, kann sie zum Beispiel durch einen Unfall auf dem Weg zur Arbeit schnell überschritten werden. Und dann wirkt sich jeder weitere Euro steuermindernd aus.

Werbungskosten nachweisen

Liegen Ihre Werbungskosten insgesamt über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag, dürfen Sie diese höheren Kosten statt des Pauschbetrags geltend machen. Sie müssen Ihre Kosten dann aber im Einzelnen nachweisen. Zum Nachweis Ihrer Aufwendungen eignen sich in erster Linie Belege, zum Beispiel Rechnungen und Quittungen. Aber auch Teilnahmebestätigungen bei Auswärtstätigkeit oder der Schriftwechsel bei Bewerbungen sind für den Nachweis geeignet.

Ihre nachgewiesenen Werbungskosten tragen Sie auf Seite 2 und 3 der Anlage N ein.

Werbungskostenabzug gibt es nur bei überwiegend beruflicher Nutzung

Häufig werden Gegenstände nicht nur für berufliche Zwecke, sondern auch privat genutzt. Und eine solche private Mitbenutzung ist nur dann steuerlich unschädlich, wenn sie "von ganz untergeordneter Bedeutung ist". Finanzgerichte und Finanzverwaltung haben sich im Laufe der Jahre auf eine Grenze von 10% festgelegt:

In welchem zeitlichen Umfang und mit welcher Intensität Sie das Arbeitsmittel für berufliche Zwecke nutzen, spielt keine Rolle. Es kommt hier allein auf die relative Nutzung im Vergleich der beruflichen zur privaten Nutzung an. Beherzigen Sie deshalb die Faustregel: Je größer die berufliche Nutzung, desto unbedeutender ist eine private Mitbenutzung. Je geringer aber die berufliche Nutzung, desto mehr kann eine private Mitbenutzung ins Gewicht fallen.

Für einige beruflich genutzte Gegenstände gilt das strenge Aufteilungs- und Abzugsverbot erfreulicherweise nicht. Im Wesentlichen sind das:

  • gemischt veranlasste Auswärtstätigkeiten;
  • der private Pkw, soweit Sie ihn bei beruflicher Auswärtstätigkeit nutzen;
  • der häusliche PC;
  • Reisen zu Fortbildungszwecken;
  • Telefon, Telefax, Anrufbeantworter im Rahmen der Telekommunikationsaufwendungen;
  • Beiträge für Haftpflicht- und Rechtsschutzversicherungen.

Die genannten Aufwendungen sind mit dem beruflichen Anteil steuerlich abzugsfähig – gleich, ob die 10%-Grenze überschritten ist oder nicht.

Werbungskosten: Beispiele von A bis Z

  • Aktentasche
  • Aktenvernichter
  • Anrufbeantworter
  • Arbeitskleidung
  • Arbeitsmittel
  • Arbeitszimmer
  • Auswärtstätigkeit
  • BahnCard
  • Berufshaftpflicht
  • Berufskleidung
  • Berufsverbände
  • Bewerbungskosten
  • Bewirtungskosten
  • Bücher
  • Büromaterial
  • Büroverschönerung
  • Computer
  • Dienstreisen
  • Diktiergerät
  • Doppelte Haushaltsführung
  • Drucker
  • Fachliteratur
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit
  • Fortbildung
  • Fotokopierer
  • Geschenke
  • Gewerkschaften
  • Handheld
  • Handy
  • Häusliches Arbeitszimmer
  • Internet
  • Koffer
  • Lampe
  • Laptop
  • Monitor
  • PC
  • PDA
  • Reisekosten
  • Scanner
  • Schreibtisch
  • Schulung
  • Seminare
  • Software
  • Sprachkurse
  • Taschenrechner
  • Telefax
  • Telefon
  • Umzug
  • Verpflegungskosten
  • Zeitung/Zeitschrift
  • Zweitwohnung

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