Kassen-Nachschau: Was ist das und was darf das Finanzamt?
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Bei einer Kassen-Nachschau (Kassenkontrolle) können die Finanzämter ohne Voranmeldung prüfen, ob die in einem Kassensystem erfassten Daten den gesetzlichen Formvorschriften entsprechen. Im Fokus stehen dabei vor allem Betriebe, in denen viel mit Bargeld gezahlt wird.
Zusammenfassung
Die Kassen-Nachschau oder Kassenkontrolle erlaubt dem Finanzamt, unangemeldet Betriebe zu überprüfen. Die Kassennachschau ist in der Abgabenordnung gesetzlich geregelt. Betroffen ist vor allem die Bargeldbranche. Geprüft werden elektronische und offene Kassensysteme, deren Daten und Programmierung. Unternehmen müssen relevante Unterlagen und Auskünfte bereitstellen. Die Prüfer müssen sich ausweisen. Unsicherheiten sollten mit Steuerberater oder Kassenfachhändler geklärt werden. Die Nachschau kann mit einer Lohnsteuerprüfung kombiniert werden und bei Bedarf in eine Betriebsprüfung übergehen.
Inhalt
Wo ist die Kassennachschau gesetzlich geregelt?
Geregelt ist die Kassen-Nachschau in § 146b der Abgabenordnung. Ziel der Kassenkontrolle ist es, den fairen Wettbewerb von Marktteilnehmern zu unterstützen und Steuerbetrug zu erschweren.
Die Prüfung erfolgt grundsätzlich ohne Voranmeldung und wird von ein bis zwei Prüfern durchgeführt. Die Prüfer müssen sich als Angehörige des Finanzamts ausweisen und dem Unternehmer ein Merkblatt zur Kassen-Nachschau aushändigen.
Die Prüferinnen und Prüfer verlangen von den Steuerpflichtigen keine Zahlungen von Bargeld!
Was wird bei der Kassen-Nachschau überprüft?
Der Kassen-Nachschau unterliegen u. a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.
Der Fokus liegt auf der Prüfung des Kassensystems. Der Prüfer darf die gespeicherten Daten und die Programmierung einsehen oder Daten für eine spätere Kontrolle auf einem Datenträger mitnehmen.
Im Interesse der Wettbewerbsgleichheit werden Unternehmen ohne Kassensystem nicht besser gestellt als solche mit einer Registrier- oder PC-Kasse. Das heißt: Auch hier sind Kassen-Nachschauen möglich. Die Prüfung beschränkt sich zumeist auf eine Zählung des in der Kasse befindlichen Geldes (Kassensturzprüfung) sowie die Tageskassenberichte für die Vortage.
Bestehen Unsicherheiten, ob das Kassensystem alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, regt die Finanzverwaltung an, einen Steuerberater für den rechtlichen Teil und ggf. einen Kassenfachhändler für den technischen Bereich hinzuzuziehen.
Können auch andere Unternehmensbereiche geprüft werden?
Je nach Branche kann die Kassen-Nachschau auch mit einer unangemeldeten Lohnsteuer-Nachschau gekoppelt werden. Dabei wird überprüft, welche Arbeitnehmer tätig sind und wie die lohnsteuerlichen Aufzeichnungen geführt werden. Hinsichtlich der Ermittlung der Arbeitszeiten können die nach dem Mindestlohngesetz zu führenden Aufzeichnungen zum Arbeitsbeginn und Arbeitsende auch für steuerliche Zwecke eingesehen werden.
Auch der Übergang zu einer Betriebsprüfung ist möglich – mehr Informationen dazu haben wir hier zusammengefasst: Von der Kassen-Nachschau zur Betriebsprüfung: Voraussetzungen für den Übergang
Kassenkontrolle: Mitwirkungspflichten für Unternehmer
Die von der Kassen-Nachschau betroffenen Steuerpflichtigen müssen Prüfern auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung wichtigen sonstigen Organisationsunterlagen über die der Kassen-Nachschau unterliegenden Sachverhalte und Zeiträume vorlegen und Auskünft erteilen.
Bei der Kassen-Nachschau dürfen Daten des elektronischen Aufzeichnungssystems durch die Amtsträger eingesehen werden. Auch kann die Übermittlung von Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger verlangt werden.
Merkblatt Kassenführung für Unternehmer
Bestehen Unsicherheiten, ob das Kassensystem alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, regt die Finanzverwaltung an, einen Steuerberater für den rechtlichen Teil und ggf. einen Kassenfachhändler für den technischen Bereich hinzuzuziehen. Darüber hinaus hat das Landesamt für Steuern Niedersachsen Merkblätter zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung veröffentlicht.
Kassennachschau: Aktuelles Beispiel
Ein aktuelles Beispiel für eine Kassennachschau zeigt, wie effektiv die Kassennachschau zur Aufdeckung von Mängeln und zur Sicherstellung korrekter Erfassung von Bareinnahmen ist: Im Zeitraum vom 23. Februar bis 27. März 2026 wurden in Baden-Württemberg gezielt Barber-Shops, Tattoo- und Nagelstudios überprüft.
162 Betriebe wurden kontrolliert, bei mehr als der Hälfte stellten die Finanzämter Unregelmäßigkeiten fest – vor allem bei der Kassenführung, der Belegausgabe und der Absicherung elektronischer Kassensysteme. Zudem gab es Hinweise auf Schwarzarbeit (mehr dazu: OFD Baden-Württemberg, Mitteilung vom 07.04.2026).
(MB)