Pauschale Fahrtkostenerstattung ist kein steuerfreier Arbeitslohn
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Immer wieder kommt es vor, dass Arbeitgeber einem Arbeitnehmer für seine Dienstfahrten aus Bequemlichkeit einen Pauschalbetrag steuerfrei zahlen, ohne einen Einzelnachweis über die beruflichen Fahrten zu führen. Doch das geht steuerlich ins Auge, da mit großer Sicherheit der Lohnsteuerprüfer darauf stößt und dann eine Lohnsteuernachzahlung fällig wird.
Laut Arbeitsvertrag hatte ein Arbeitgeber seiner Arbeitnehmerin neben dem Gehalt eine monatliche pauschale Abgeltung bis 300 km
für betriebliche Fahrten mit ihrem Privat-Pkw zu zahlen. Das ergab monatlich einen steuerfrei ausgezahlten Betrag in Höhe von 90 € (300 km × 0,30 €). Das Finanzamt behandelte diese Zahlungen jedoch als steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Mit seiner Klage hatte der Arbeitgeber keinen Erfolg. Das Finanzgericht hielt die unvollständigen und im Nachhinein erstellten Unterlagen über die tatsächlich durchgeführten Fahrten nicht für ausreichend als Voraussetzung für eine steuerfreie Fahrtkostenerstattung. Der Nachweis, dass dem Arbeitnehmer ein entsprechender Aufwand entstanden sei, könne nur durch detaillierte Aufzeichnung der betrieblich veranlassten Fahrten erbracht werden (Sächsisches FG vom 21.10.2010, 1 K 1564/06 ).
Ebenso wenig sind pauschal gezahlte Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit steuer- und sozialversicherungsfrei, die ohne Rücksicht auf den Umfang der tatsächlich erbrachten Sonntags- oder Nachtarbeit gezahlt werden, wenn es nicht am Jahresende zu einer Einzelabrechnung kommt. Auf diese kann nur ausnahmsweise verzichtet werden, wenn die Arbeitsleistung fast ausschließlich nachts erbracht wird.