Essensmarken vom Arbeitgeber bei der Steuer: Überblick
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Essensmarken und digitale Essenszuschüsse können steuerlich begünstigt sein. Dabei gelten jedoch strenge Regeln. Das Bayerische Landesamt für Steuern beantwortet unter anderem Fragen zu Homeoffice, Teilzeit, Vorratskäufen, Sammelbelegen und Gehaltsumwandlungen.
Zusammenfassung
Essensmarken und digitale Essenszuschüsse können steuerlich begünstigt sein. Voraussetzung ist, dass sie für eine tatsächliche Mahlzeit verwendet werden und die geltenden Höchstbeträge eingehalten werden. Die Regelungen gelten auch im Homeoffice, für Teilzeitkräfte und bei Mahlzeiten aus mehreren Einkäufen. Vorratskäufe sind nicht begünstigt. Sammelbelege sind zulässig, wenn der Anteil für die eigene Mahlzeit eindeutig ermittelt wird. Eine steuerfreie Verpflegungspauschale darf nicht gleichzeitig genutzt werden. Auch Restaurantbesuche am späten Nachmittag oder frühen Abend können begünstigt sein. Bei einer Gehaltsumwandlung kommt es darauf an, ob ausschließlich der Sachbezug oder alternativ auch Geld beansprucht werden kann.
Inhalt
Müssen Essensmarken versteuert werden?
Essensmarken und digitale Essenszuschüsse sind für viele Beschäftigte ein attraktiver Zusatz zum Gehalt. Arbeitgeber können damit die Verpflegung ihrer Mitarbeiter fördern, ohne dass der tatsächliche Wert der Mahlzeit versteuert werden muss. Stattdessen kommt häufig die deutlich günstigere Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert in Betracht.
Die steuerlichen Voraussetzungen sind allerdings streng. Das Bayerische Landesamt für Steuern hat deshalb zahlreiche Zweifelsfragen zur Behandlung von Essensmarken, Restaurantschecks und digitalen Essenszuschüssen beantwortet. Die Klarstellungen betreffen unter anderem Homeoffice-Mitarbeiter, Teilzeitkräfte, Vorratskäufe, Sammelbelege und die Gehaltsumwandlung (Bayerisches Landesamt für Steuern, Schreiben vom 13.5.2026, Az. S 2334.1.1-43/10 St36).
Wann gelten Essensmarken als Sachbezug?
Erhalten Arbeitnehmer arbeitstäglich unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten über Essensmarken, Restaurantschecks oder vergleichbare Systeme, kann der Vorteil mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Voraussetzung ist insbesondere:
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Es wird tatsächlich eine Mahlzeit erworben.
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Lebensmittel gelten nur dann als Mahlzeit, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder für die Essenpause bestimmt sind.
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Pro Mahlzeit darf nur eine Essensmarke täglich verwendet werden.
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Der zulässige Höchstbetrag darf nicht überschritten werden.
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Die Essensmarke darf grundsätzlich nicht für Arbeitnehmer eingesetzt werden, die eine begünstigte Auswärtstätigkeit ausüben.
Die Bewertung mit dem Sachbezugswert ist regelmäßig günstiger als die Versteuerung des tatsächlichen Preises der Mahlzeit.
Essensmarken auch im Homeoffice und bei Teilzeit möglich
Die steuerliche Begünstigung ist nicht auf klassische Büroarbeitsplätze bzw. andere Tätigkeiten mit Anwesenheitspflicht beschränkt. Nach Auffassung der Finanzverwaltung können auch Beschäftigte im Homeoffice arbeitstägliche Essenszuschüsse erhalten.
Das gilt auch für Teilzeitkräfte, die weniger als sechs Stunden täglich arbeiten: Selbst wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine gesetzliche Ruhepause vorsieht, steht dies der Sachbezugsbewertung nicht entgegen.
Mahlzeiten aus mehreren Einkäufen sind zulässig
Viele Beschäftigte kaufen ihre Mittagsmahlzeit nicht vollständig an einem Ort, zum Beispiel wird ein Salat in einem Supermarkt und ein Brötchen in einer Bäckerei erworben.
Auch solche Fälle akzeptiert die Finanzverwaltung: Werden die einzelnen Bestandteile zusammen als Mahlzeit angesehen und sind die übrigen Voraussetzungen erfüllt, bleibt die Bewertung mit dem Sachbezugswert möglich.
Keine Vorratskäufe mit Essensmarken
Eine wichtige Grenze gilt beim Einkauf auf Vorrat: Pro Arbeitstag und pro Mahlzeit darf nur ein begünstigter Zuschuss gewährt werden. Kauft ein Arbeitnehmer zusätzlich Verpflegung für spätere Tage und erhält dafür ebenfalls einen Zuschuss, handelt es sich insoweit nicht mehr um einen begünstigten Sachbezug. Diese Zuschüsse sind vielmehr als Barlohn zu behandeln und zu versteuern. Das gilt auch, wenn einzelne Bestandteile einer Mahlzeit auf Vorrat gekauft werden.
Gemischte Belege und Sammelbelege sind kein Problem
In der Praxis enthalten Kassenbelege oft mehr als nur die eigentliche Mahlzeit. So können zum Beispiel noch Zeitschriften, Getränke oder andere Produkte auf dem Beleg stehen.
Dies schadet der Sachbezugsbewertung grundsätzlich nicht, sofern der Arbeitnehmer eindeutig den Betrag ausweist, der auf die Mahlzeit entfällt.
Dasselbe gilt bei Restaurantbesuchen mehrerer Kollegen. Stellt das Restaurant nur einen Sammelbeleg aus, kann jeder Arbeitnehmer den auf sein eigenes Essen entfallenden Anteil geltend machen.
Restaurantbesuche am Abend sind erlaubt
Essensmarken müssen nicht zwingend zur Mittagszeit eingesetzt werden: Nach Auffassung der Finanzverwaltung kommt es vor allem auf den zeitlichen Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit an. Deshalb können auch Restaurantbesuche am späten Nachmittag oder frühen Abend begünstigt sein, zum Beispiel bei Schichtarbeit oder wenn die Mahlzeit unmittelbar nach Dienstende eingenommen wird.
Essensautomaten im Betrieb: Rechtslage noch unklar
Manche Unternehmen stellen ihren Beschäftigten Essensautomaten mit frischen Mahlzeiten, Snacks und Getränken zur Verfügung und beteiligen sich an den Kosten. Steuerlich wirft das jedoch noch Fragen auf, die zurzeit zwischen Bund und Ländern abgestimmt werden.
Nach Auffassung des Bayerischen Landesamts für Steuern ist derzeit insbesondere ungeklärt,
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ob solche Automaten als Kantine bzw. kantinenähnliche Einrichtung anzusehen sind oder ob die Regelungen für Essensmarken gelten, und
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nach welchen Kriterien die angebotenen Produkte als Frühstück, Mittagessen oder Abendessen eingeordnet werden.
Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass Zuschüsse zu Mahlzeiten aus Essensautomaten sorgfältig geprüft werden sollten. Wer ein solches System einführen möchte, sollte die weitere Entwicklung der Verwaltungsauffassung beobachten und die lohnsteuerliche Behandlung im Einzelfall absichern.
Kurzzeitige Auswärtstätigkeiten
Grundsätzlich gilt, dass Essensmarken nicht mit steuerfreien Verpflegungspauschalen kombiniert werden sollen. Hintergrund ist die Vermeidung einer Doppelbegünstigung.
Ist aber ein Arbeitnehmer an einem Tag teilweise auswärts tätig, hat aber keinen Anspruch auf eine steuerfreie Verpflegungspauschale, kann die Mahlzeit trotzdem mit dem Sachbezugswert bewertet werden.
Besonderheiten bei der Gehaltsumwandlung
Viele Unternehmen nutzen Essensmarken im Rahmen der Nettolohnoptimierung. Dabei ist Vorsicht geboten:
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Entscheidend ist, worauf der Arbeitnehmer nach dem Arbeitsvertrag Anspruch hat. Besteht ausschließlich ein Anspruch auf den Sachbezug, kann eine Sachbezugsbesteuerung möglich sein.
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Kann der Arbeitnehmer dagegen zwischen Geld und Essenszuschuss wählen, liegt regelmäßig Barlohn vor. In diesem Fall kommt die günstige Bewertung mit dem Sachbezugswert nicht in Betracht.
Die 15er-Regelung entlastet Arbeitgeber
Arbeitgeber müssen grundsätzlich Abwesenheitstage berücksichtigen, beispielsweise wegen Urlaub, Krankheit oder Dienstreisen.
Zur Vereinfachung gibt es die sogenannte 15er-Regelung. Danach sind Erleichterungen möglich, wenn Arbeitnehmer im Durchschnitt nur wenige Auswärtstage haben und im Kalendermonat nicht mehr als 15 Essensmarken erhalten. Diese Regelung gilt nicht nur für klassische Papier-Essensmarken, sondern auch für digitale Verfahren.
Dokumentation bleibt Pflicht
Arbeitgeber müssen die Voraussetzungen der Sachbezugsbewertung nachweisen können. Bei großen Belegschaften hält die Finanzverwaltung eine regelmäßige und dokumentierte Stichprobenkontrolle für ausreichend. Die zugrunde liegenden Belege sind jedoch zum Lohnkonto aufzubewahren.
Für digitale Essensmarken bestehen dabei keine zusätzlichen steuerlichen Verpflichtungen zur Darstellung in der Entgeltabrechnung. Entscheidend ist die ordnungsgemäße Dokumentation im Lohnkonto.
Ratgeber Praxiswissen Arbeitgeber
FAQ zu Essensmarken
Können Essensmarken auch im Homeoffice genutzt werden?
Ja. Die Finanzverwaltung akzeptiert arbeitstägliche Essenszuschüsse auch für Beschäftigte, die vollständig oder teilweise im Homeoffice arbeiten.
Dürfen Teilzeitkräfte Essensmarken erhalten?
Ja. Die Begünstigung gilt auch für Arbeitnehmer mit einer täglichen Arbeitszeit von weniger als sechs Stunden.
Darf eine Mahlzeit aus mehreren Einkäufen bestehen?
Ja. Einzelne Bestandteile einer Mahlzeit können auch bei verschiedenen Akzeptanzstellen erworben werden.
Sind Vorratskäufe begünstigt?
Nein. Zuschüsse für Mahlzeiten, die für spätere Tage gekauft werden, gelten nicht als begünstigte Sachbezüge und können als Barlohn zu versteuern sein.
Ist ein Sammelbeleg problematisch?
Nein. Mehrere Arbeitnehmer können auf einem gemeinsamen Restaurantbeleg stehen. Jeder darf jedoch nur den auf seine eigene Mahlzeit entfallenden Betrag geltend machen.
Können Essensmarken auch am Abend eingesetzt werden?
Ja. Ein Einsatz am späten Nachmittag oder frühen Abend ist möglich, wenn ein ausreichender zeitlicher Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit besteht.
Können Essensmarken durch Gehaltsumwandlung finanziert werden?
Grundsätzlich ja. Die arbeitsvertragliche Gestaltung ist jedoch entscheidend. Besteht für den Arbeitnehmer ein Wahlrecht zwischen Geld und Zuschuss, liegt regelmäßig steuerlich unbeachteter Sachlohn nicht vor.
Welche Unterlagen müssen Arbeitgeber aufbewahren?
Die Belege und Abrechnungen über die gewährten Essenszuschüsse müssen zum Lohnkonto genommen und für Prüfungen nachvollziehbar dokumentiert werden.
(MB)