Steuererklärung: Kosten für berufliche Telefonate sind Werbungskosten!

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Erledigen Sie mit Ihrem privaten Telefon auch berufliche Telefonate, können Sie die Kosten dafür als Werbungskosten absetzen. Das Gleiche gilt, wenn Sie von zu Hause berufliche Faxe vom privaten Faxgerät versenden, beruflich das Internet nutzen oder berufliche Nachrichten oder Dateien per E-Mail verschicken.

Erfahrungsgemäß fallen beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen vor allem an bei

  • Lehrern, die von zu Hause mit Eltern, Schülern und Kollegen telefonieren, um Schulveranstaltungen und Klassenfahrten zu organisieren und sonstige schulische Angelegenheiten zu erledigen;
  • Heim-/Telearbeitern, die über das Telefon, Telefax und/oder Internet Kontakt mit dem Arbeitgeber halten und sich mit Kollegen besprechen;
  • Außendienstmitarbeitern, die von unterwegs und zu Hause Kunden betreuen, insbesondere Reise-, Versicherungs- und Handelsvertreter oder Kundendiensttechniker.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Telekommunikationsaufwendungen in der Steuererklärung geltend zu machen:

  • Sie setzen monatlich Ihre Kosten pauschal mit 20% an: Diese Abzugsmöglichkeit ist allerdings auf einen monatlichen Höchstbetrag von 20 Euro begrenzt. Zudem kann sie nur von bestimmten Berufsgruppen in Anspruch genommen werden.
  • Sie ermitteln den abzugsfähigen Prozentsatz durch Einzelnachweis selbst: Diese Abzugsmöglichkeit ist in der Höhe nicht begrenzt und kann von allen Steuerpflichtigen durchgeführt werden, sie ist aber sehr aufwendig.

Da der Einzelnachweis sehr aufwendig ist, lohnt er sich vor allem, wenn Sie hohe Telefon- und Internetkosten haben und sehr viele berufliche Gespräche von Ihrem privaten Anschluss führen bzw. den privaten Internetanschluss intensiv beruflich nutzen. Können Sie hingegen bereits im Laufe des Jahres abschätzen, dass der berufliche Anteil nur geringfügig mehr als 20% betragen wird, dann sollten Sie sich überlegen, ob der finanzielle Vorteil den Aufwand rechtfertigt.

Ausnahme: Auch wenn Sie nur die Pauschale geltend machen, sollten Sie trotzdem einen Einzelnachweis führen, wenn Sie

  • nicht zu einer der Berufsgruppen gehören, die erfahrungsgemäß hohe berufliche Telekommunikationskosten haben und
  • die pauschale Abrechnung erstmals anwenden wollen.

Denn zweifelt das Finanzamt an, dass Sie Ihre privaten Anschlüsse in erheblichem Umfang beruflich nutzen, müssen Sie das Gegenteil beweisen. Haben Sie einmal den Nachweis erbracht, sollte in den Folgejahren die pauschale Abrechnung ohne weiteren Nachweis anerkannt werden.

Vorsicht bei Kostenerstattung durch den Arbeitgeber

Erstattet Ihnen der Arbeitgeber beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen, sind diese unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei (§ 3 Nr. 50 EStG; R 3.50 Abs. 2 LStR 2008): Haben Sie "erfahrungsgemäß" beruflich veranlasste Aufwendungen, darf der Arbeitgeber bis zu 20% der Aufwendungen, höchstens jedoch 20 Euro pro Monat, steuerfrei ersetzen.

Weisen Sie dem Arbeitgeber Ihre beruflichen Aufwendungen im Einzelnen nach, darf der Arbeitgeber Ihnen den beruflichen Anteil ersetzen. Das gilt aber nur bei regelmäßig wiederkehrenden Erstattungen; zudem müssen Sie Ihre beruflichen Aufwendungen für mindestens drei Monate nachgewiesen haben. Ohne einen vorherigen Nachweis der beruflichen Aufwendungen sind die Erstattungsbeträge des Arbeitgebers steuerpflichtiger Arbeitslohn (R 3.50 Abs. 2 Satz 1 LStR 2008).

Anders als beim Werbungskostenabzug müssen Sie nicht für jedes Jahr einen neuen Nachweis Ihrer beruflichen Aufwendungen vorlegen. Solange sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern, Sie also zum Beispiel nicht den Arbeitgeber oder die Berufstätigkeit wechseln, darf der Arbeitgeber den einmal nachgewiesenen beruflichen Anteil steuerfrei ersetzen.

Aber denken Sie daran: Von Ihren abzugsfähigen Aufwendungen müssen Sie die Erstattungsbeträge abziehen! Ersetzt der Arbeitgeber Ihre Aufwendungen in voller Höhe, können Sie keine Werbungskosten mehr geltend machen. Nur wenn der Arbeitgeber nicht alle Aufwendungen ersetzt, ist der Restbetrag abzugsfähig. Das gilt sowohl für den pauschalen Abzug als auch für den Einzelnachweis.

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