Selbstständige: Bald kürzere Aufbewahrungsfristen?

Viele Unterlagen müssen aus steuerrechtlichen Gründen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungsfrist könnte schon ab 2013 auf acht Jahre verkürzt werden und ab 2015 auf sieben Jahre.

Das sieht das Jahressteuergesetz 2013 vor, das im Interesse des Bürokratieabbaus die Aufbewahrungsfristen verkürzen möchte. Der Gesetzesentwurf zum Jahressteuergesetz 2013 wurde bereits im Mai vom Bundeskabinett verabschiedet.

Im Einzelfall können Aufbewahrungsfristen deutlich länger sein. Denn solange der Steuerbescheid für das betreffende Jahr nicht bestandskräftig und somit noch änderbar ist, müssen Sie alle steuerlich relevanten Unterlagen aufheben.

Vorsicht bei Thermopapier!

Als Unternehmer müssen Sie nicht nur das Rechnungspapier aufbewahren, sondern auch die Lesbarkeit des Rechnungsinhalts über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sicherstellen. Rechnungen auf Thermopapier verblassen aber nach wenigen Jahren – das kann bei einer Betriebsprüfung zu bösen Überraschungen führen.

Kopieren Sie Ihre Thermopapier-Rechnungen nach Erhalt und heften Sie das Original mit der Kopie zusammen ab. Alternativ können Sie die Rechnungen auch scannen und auf elektronischen Speichermedien archivieren. Die gespeicherten Daten müssen von Ihnen jederzeit lesbar gemacht werden können.

Das gehört zu den Unterlagen, die Sie (noch) zehn Jahre aufheben müssen:

  • Abschreibungsunterlagen

  • Änderungsnachweise der EDV-Buchführung

  • Buchungsbelege, wie zB Abrechnungsunterlagen, Aktenvermerke, Außendienstabrechnungen, Bewirtungsrechnungen, Essensmarkenabrechnungen, Unterlagen über Fahrtkostenerstattungen, Lieferscheine

  • Lohnbelege

  • Ausgangsrechnungen

  • Bankbelege

  • Doppel von Rechnungen

  • Eingangsrechnungen

  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung

  • Gehaltslisten

  • Journale für Hauptbuch und Kontokorrent

  • Kassenberichte

  • Kassenbücher und -blätter

  • Kontenpläne und Kontenplanänderungen

  • Kontoauszüge

  • Lohnlisten

  • Quittungen

  • Rechnungen

  • Reisekostenabrechnungen

  • Steuerunterlagen und Steuererklärungen

  • Überweisungsbelege

  • Umsatzsteuer-Voranmeldungen

  • Wareneingangs- und -ausgangsbücher

Diese Unterlagen dürfen nach sechs Jahren in den Reißwolf:

  • Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben

  • Bestell- und Auftragsunterlagen

  • Betriebsprüfungsberichte

  • Frachtbriefe

  • Geschäftsbriefe, die nicht Rechnungen und Gutschriften sind

  • Nachweise über Geschenke

  • Unterlagen bzgl. der Investitionszulage

  • Kassenzettel

  • Mahnungen und Mahnbescheide

  • Preislisten

  • Überstundenlisten

  • Versand- und Frachtunterlagen

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