BFH definiert Mindestanforderungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

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Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen. Wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind, reicht das nicht aus - selbst wenn diese Angaben anhand nachträglich erstellter Auflistungen präzisiert werden.

Der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH hatte einen Dienstwagen überlassen bekommen, für den er ein Fahrtenbuch führte. Darin notierte er allerdings nur das Datum der Fahrt sowie den aufgesuchten Ort (z.B. F-A-Straße in F, F-B-Straße in F), gelegentlich fügte er die Namen von Kunden oder den Zweck der Fahrt hinzu. Außerdem schrieb er den Kilometerstand nach Beendigung der Fahrt und die jeweils gefahrenen Tageskilometer auf. Diese Angaben ergänzte er nachträglich durch eine Auflistung, die er auf Grundlage eines handschriftlich geführten Tageskalenders erstellt hatte. Schließlich standen folgende Daten zur Verfügung: Datum, Standort und Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt, Grund und Ziel der Fahrt.

Das Finanzgericht hielt das Fahrtenbuch für ordnungsgemäß – nicht aber der BFH. Die Fahrten seien nicht vollständig aufgezeichnet, erklärten die Richter, und präzisierten: Eine vollständige Aufzeichnung verlange Angaben zu Ausgangs- und Endpunkt jeder einzelnen Fahrt im Fahrtenbuch selbst. Daran mangelte es im entschiedenen Fall, denn hier war ein Teil der Daten nachträglich ergänzt worden (BFH-Urteil vom 1.3.2012, VI R 33/10 ).

Grundregel: Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um nachträgliche Änderungen auszuschließen. Neben Datum und Fahrtziel müssen jeweils auch Name und Adresse des aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartners oder der sonstige Zweck der Fahrt sowie die jeweiligen Gesamtkilometerstände festgehalten werden.

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