Beruflich genutzte Arbeitsmittel von der Steuer absetzen

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Gegenstände, die der Erledigung beruflicher Aufgaben dienen und weitaus überwiegend für diese Zwecke genutzt werden, nennt man »Arbeitsmittel«. Werden eigene Geräte für die Arbeit oder im Studium genutzt, können sie als Werbungskosten abgesetzt werden z.B. Notebook, Kopfhörer & Lizenzen uvm.

Zu den Arbeitsmitteln gehören insbesondere:

  • Berufskleidung,

  • Fachliteratur,

  • eigene Geräte, die für die Arbeit genutzt werden (BYOD - Bring your own device),

  • Telefonkosten und Internetkosten,

  • Computer samt Zubehör,

  • Lizenzen (Photoshop, Office etc.)

  • sonstige Gegenstände, wie z. B. Aktentasche, Aktenvernichter, Anrufbeantworter, Büromaterialien, Diktiergerät, Fotokopierer, Möbel, Schutzbrille, Telefax, Telefon.

 

Inhalt

 

Arbeitsmittel dürfen auch privat genutzt werden

Werden beruflich genutzte Gegenstände auch privat genutzt (das Finanzamt spricht dann von gemischt genutzten Arbeitsmitteln), dürfen nur dann Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn die private Mitbenutzung weniger als 10 % beträgt.

Das bedeutet:

  • Wird ein Arbeitsmittel zu weniger als 10 % privat genutzt und zu mehr als 90 % beruflich, sind die kompletten Kosten des Arbeitsmittels als Werbungskosten absetzbar.

  • Ist es genau umgekehrt, also weniger als 10 % beruflich und mehr als 90 % privat, dann dürfen für das Arbeitsmittel keine Kosten geltend gemacht werden.

Oft wird die Aufteilung in private und berufliche Nutzung irgendwo zwischen den eben geschilderten Situationen liegen. Dann gilt: Ein Teil der Kosten für das Arbeitsmittel darf als Werbungskosten abgezogen werden. Es muss allerdings ein geeigneter Aufteilungsmaßstab existieren, z. B. die zeitlichen oder flächenmäßigen Nutzungsanteile.

Beruflich genutzte Arbeitsmittel in der Steuererklärung geltend machen

Wenn Sie ein Arbeitsmittel überwiegend beruflich nutzen, können Sie die Kosten hierfür als Werbungkosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen. Ob Sie die Kosten jedoch in voller Höhe oder nur zu Teilen absetzen können, hängt davon ab, wieviel Sie für das Arbeitsmittel bezahlt haben und ob es sich um einen neu oder gebraucht gekauften, geerbten oder geschenkten Gegenstand handelt. Unter gewissen Umständen muss das Arbeitsmittel sogar über mehrere Jahre abgeschrieben werden.

Neben den Anschaffungskosten (einschließlich Mehrwertsteuer) für das Arbeitsmittel können Sie im Übrigen auch Auslagen für Porto, Verpackung oder Fracht geltend machen. Auch Fahrtkosten können dazugehören, wenn die Fahrten ausschließlich unternommen wurden, um das Arbeitsmittel zu kaufen bzw. zu befördern oder um sich vor dem Kauf entsprechend zu informieren.

Neu gekaufte Arbeitsmittel

Kosten für neu gekaufte Arbeitsmittel können vollständig als Werbungskosten angegeben werden, wenn der Anschaffungspreis weniger als

  • 800 € (ohne MwSt.) bzw.

  • 952 € inkl. 19 % MwSt. oder 856 € inkl. 7 % MwSt. beträgt.

Das Finanzamt spricht dann von einem sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgut (kurz: GWG), welches noch im Jahr der Anschaffung und in voller Höhe absetzbar ist.

Lag der Kaufpreis für das Arbeitsmittel jedoch über den eben genannten Beträgen, müssen Sie die Anschaffungskosten auf mehrere Jahre aufteilen bzw. abschreiben. Sie können also jedes Jahr nur einen Teil der Kosten als Werbungskosten eintragen.

Gebrauchte Arbeitsmittel

Auch gebraucht gekaufte Arbeitsmittel können Sie bei den Werbungskosten angeben. Allerdings kommt es ein bisschen darauf an, von wem Sie die gebrauchten Arbeitsmittel kaufen. Schuld daran ist die Umsatzsteuer: Privatleute geben auf ihren Quittungen keine Umsatzsteuer an (dürfen sie auch gar nicht). Kaufen Sie das Arbeitsmittel jedoch z.B. im Second-Hand-Kaufhaus, wird auf der Rechnung 19 % Umsatzsteuer ausgewiesen.

Ob Sie die vollen Kosten für Ihre Arbeitsmittel in der Steuererklärung angeben dürfen oder über mehrere Jahre abschreiben müssen, hängt wiederum von einem Höchstbetrag ab. Dieser ist – je nachdem, ob Umsatzsteuer ins Spiel kommt oder nicht – unterschiedlich hoch:

  • Arbeitsmittel, die ohne Umsatzsteuer gekauft wurden, dürfen max. 800 € kosten,

  • für Arbeitsmittel, die mit Umsatzsteuer gekauft wurden, beträgt der Höchstbetrag 952 € inkl. 19 % Umsatzsteuer.

Gebrauchte Arbeitsmittel, die Sie maximal für die oben genannten Beträge gekauft haben, geben Sie gleich in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten an – mit dem vollen Kaufpreis, den Sie gezahlt haben (auf keinen Fall mit dem Neupreis!).

Sollte ein gebraucht gekauftes Arbeitsmittel tatsächlich einmal mehr kosten als das, gilt: Auch bei gebrauchten Arbeitsmitteln gibt es eine Nutzungsdauer. Da die Nutzung aber bereits angefangen hat, spricht man von Restnutzungsdauer.

Mit anderen Worten: Je nachdem, wie alt ein gebraucht gekauftes Arbeitsmittel ist und wie stark es bereits beansprucht wurde, können Sie die Restnutzungsdauer schätzen. Je niedriger die Restnutzungsdauer ist, desto schneller sind die Arbeitsmittel steuerlich abgeschrieben.

Geschenkte oder geerbte Arbeitsmittel

Auch Gegenstände, die Sie geschenkt bekommen oder geerbt haben, können Sie für berufliche Zwecke nutzen, also umwidmen. Dann dürfen Sie ab dem Zeitpunkt der Umwidmung für diese Gegenstände Werbungskosten geltend machen – und zwar in der Höhe, in der der Schenker bzw. Erblasser bei beruflicher Nutzung des Gegenstands Werbungskosten absetzen könnte, wenn er noch Eigentümer bzw. noch nicht verstorben wäre.

Das bedeutet: Maßgebend für den Werbungskostenabzug ist auch hier der Restwert zum Zeitpunkt der Umwidmung. Den Restwert und die Restnutzungsdauer berechnen Sie genauso wie bei gebraucht gekauften Arbeitsmitteln.

Arbeitsmittel über die AfA-Tabelle abschreiben

Über welchen Zeitraum Sie ein Arbeitsmittel abschreiben müssen, richtet sich nach der durchschnittlichen Nutzungsdauer des jeweiligen Gegenstands. Festgesetzt werden die entsprechenden Zeiträume in den AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums. Bei einem Faxgerät zum Beispiel wird von einer Nutzungsdauer von sechs Jahren ausgegangen. Sie müssten das Faxgerät somit für die Dauer von sechs Jahren mit jeweils 1/6 des Kaufpreises pro Jahr als Werbungskosten abschreiben. Kostet das Faxgerät beispielsweise 2.000 €, können Sie jährlich 333,33 € des Kaufpreises über die Steuererklärung geltend machen.

Digital-AfA für Computerhardware und Software

Seit dem 01.01.2021 gilt für Computerhardware sowie Betriebs- und Anwendersoftware eine gewöhnliche Nutzungsdauer von nur noch einem Jahr. So werden viele technische Arbeitsmittel nicht mehr über mehrere Jahre abgeschrieben, sondern sofort im Jahr der Anschaffung. Zu den Arbeitsmitteln, die über die Digital-AfA abgeschrieben werden, gehören unter anderem:

  • Computer

  • Notebook

  • Tablet

  • Workstation (stationär oder mobil)

  • Dockingstation

  • Monitor

  • Tastatur und Maus

  • Mikrofon und Headset

  • Festplatten, Flashspeicher, Streamer oder DVD-/CD-Laufwerk (extern)

  • Beamer

  • Drucker

  • Scanner.

Davon ausgeschlossen sind allerdings Mobiltelefone, in Konferenzräumen fest installierte Fernsehgeräte mit Internetanschluss und computergesteuerte Maschinen und Fahrzeuge.

Berufsbekleidung steuerlich geltend machen

Die Kosten für Berufsbekleidung können Sie bei den Werbungskosten angeben, wenn es sich um typische Arbeitskleidung oder Dienstkleidung handelt. Vereinfacht gesagt: Wenn anhand der Kleidung der Beruf erkennbar ist. Es reicht also nicht, dass die Kleidung einfach nur während der Arbeitszeit getragen wird, sondern es muss sich um Kleidung handeln, die ohne den betreffenden Beruf nicht getragen würde.

Beispiel:

Im medizinischen Bereich werden oftmals weiße Schuhe getragen. Viele entscheiden sich für weiße Sneakers, da diese bequem sind und einen hohen Tragekomfort bieten. Sneakers gelten jedoch als Freizeit- oder Sportschuhe und fallen nicht in die Kategorie Arbeitsschuhe. Da Sie weiße Sneakers nicht nur auf der Arbeit, sondern auch in Ihrer Freizeit tragen könnten, sind sie leider nicht absetzbar. Anders sieht das bei der Oberbekleidung von medizinischen Angestellten aus. Hier werden meistens Kasacks getragen, die keiner in seiner Freizeit tragen würde. Kasacks können somit als Berufskleidung steuerlich geltend gemacht werden.

Als berufstypische Kleidung werden beispielsweise anerkannt:

  • Arbeitskleidung und Schutzkleidung (z. B. Arbeitskittel, Laborkittel, Kasack, Zunftkleidung, Sicherheitsschuhe, Schutzhelme, Arbeitshandschuhe, Warnwesten, Bühnenkleidung bei Künstlern),

  • Amtstrachten (z. B. Robe, Barett, Halsbinde, weiße Kragen und weiße Hemden ohne Kragen bei Richtern, Staats- und Rechtsanwälten, Talar bei Pfarrern),

  • Uniformen (z. B. Dienstpullover, Arbeitsanzug, Drillichanzug, Barett, Sportkleidung, Parka, Wintermantel, Diensthemden usw.),

  • Dienstkleidung (z. B. Kleidungsstücke, die als Dienstkleidungsteile dauerhaft gekennzeichnet sind, beispielsweise durch angenähte oder eingewebte Dienstabzeichen, Posthorn, Bundes- oder Landeswappen).

Als Berufskleidung können ausnahmsweise auch Kleidungsstücke dazuzählen, die eigentlich zur normalen bürgerlichen Kleidung (Alltagskleidung) gehören. Doch die Hürde für eine steuerliche Anerkennung ist sehr hoch: Die Kleidungsstücke müssen für Ihren Beruf typisch sein und es muss so gut wie ausgeschlossen sein, dass Sie die Sachen im Alltag privat tragen.

Alltagskleidung, die nicht für den Beruf typisch ist, wird nach der Rechtsprechung nicht dadurch zur Berufskleidung, dass Sie diese eigens für Ihre berufliche Tätigkeit gekauft haben und ausschließlich während der Arbeitszeit tragen. Daran ändert sich auch nichts, wenn Sie die Kleidung am Arbeitsplatz aufbewahren, Sie sich also bei Arbeitsbeginn und Arbeitsende umziehen.

Wenn Sie tatsächlich typische Berufskleidung tragen müssen, dann gehören zu den Werbungskosten:

  • nachgewiesene Ausgaben für die Anschaffung,

  • Reinigungskosten,

  • Kosten für Reparatur der Berufskleidung.

Wenn Sie sich die detaillierte Kostenberechnung ersparen wollen, können Sie einfach einen Pauschalbetrag von 110 € für Berufskleidung – und zwar für Reinigung und Anschaffung – in der Steuererklärung ansetzen. Denn für Arbeitsmittel insgesamt erkennen die Finanzämter diesen Betrag meist auch ohne Belege an.

Wann sind Bücher und Zeitschriften absetzbar?

Ausgaben für Bücher, Zeitschriften und Zeitungen sind als Werbungskosten absetzbar, wenn Sie diese überwiegend beruflich nutzen. Es muss sich also um Fachliteratur in Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit handeln. Keine Probleme bereitet das Finanzamt in der Regel bei Büchern, die sich von Titel und Inhalt her eindeutig auf Ihr berufliches Aufgabengebiet beziehen und rein fachliche Informationen enthalten.

Schwieriger wird es bei Büchern, die Sie sich zwar aus beruflichen Gründen gekauft haben, deren Titel und Inhalt aber nicht in einem klar erkennbaren Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit stehen (z.B. allgemeinbildende Bücher). Dann müssen Sie das Finanzamt davon überzeugen, dass Sie die Bücher nahezu ausschließlich beruflich verwenden. Ob ein Buch ein Fachbuch ist, hängt nämlich nicht von dessen Titel und Inhalt ab, sondern von seinem tatsächlichen Verwendungszweck.

Viele Zeitschriften bieten nicht nur berufsspezifische Informationen, sondern richten sich an eine möglichst große Leserschaft. Sie haben also mehr den Charakter einer Illustrierten als den einer Fachzeitschrift. Ausnahmsweise sind die Kosten solcher Zeitschriften voll absetzbar, wenn diese ausschließlich oder überwiegend beruflich genutzt werden.

Hilfreich für die steuerliche Anerkennung kann eine Bestätigung Ihres Arbeitgebers über Ihr Tätigkeitsfeld und die berufliche Notwendigkeit eines bestimmten Zeitschriftenabonnements sein.

Die Ausgaben für den Einzelkauf oder das Abonnement einer typischen Tageszeitung sind im Normalfall nicht als Werbungskosten absetzbar. Das gilt auch für überregionale Tageszeitungen. Grund hierfür ist, dass Tageszeitungen über ein breit gefächertes Spektrum an Themen aus Politik, Wirtschaft, Kultur, Sport usw. berichten und damit auch zu großen Teilen das private Informationsbedürfnis abdecken.

So weisen Sie Aufwendungen für Bücher und Zeitschriften nach

Achten Sie darauf, dass beim Kauf der Bücher oder Zeitschriften der jeweilige Titel auf dem Kassenzettel ersichtlich ist.

Die bloße Bezeichnung »Fachliteratur«, wie sie häufig von Buchhandlungen auf dem Beleg vermerkt wird, genügt nicht. Je berufsspezifischer der Titel eines Buches ist, umso problemloser ist die Anerkennung als steuerlich abzugsfähiges Fachbuch.

Eigene Endgeräte für die Arbeit nutzen und absetzen (bring your own device / kurz byod)

Lässt Ihr Arbeitgeber es zu, dass Sie Ihr eigenes Smartphone, Tablet oder Laptop für den Job benutzen? Dann spricht man im Steuerjargon von »Bring Your Own Device«.

Wenn Sie ein eigenes mobiles Endgerät zu mindestens 90 % beruflich nutzen, dann können Sie die Anschaffungskosten für das eigene Endgerät komplett als Werbungskosten absetzen. Bei einer geringeren Nutzung dürfen Sie nur den beruflich genutzten Teil geltend machen.

Telefon und Internetkosten als Werbungskosten absetzen

Es gibt zwei Möglichkeiten, berufliche Telekommunikationsaufwendungen in der Steuererklärung geltend zu machen:

  • Sie setzen monatlich Ihre Kosten für Telefon und Internet pauschal mit 20 % an.

Diese Abzugsmöglichkeit ist allerdings auf einen monatlichen Höchstbetrag von 20 € begrenzt. Zudem kann sie nur von Arbeitnehmern in Anspruch genommen werden, die erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen haben – für das Finanzamt ist das z.B. bei Lehrern, Tele- / Heimarbeitern, Außendienstlern, Handelsvertretern oder Kundendiensttechnikern der Fall.

  • Sie ermitteln den abziehbaren Prozentsatz durch Einzelnachweise selbst.

Diese Abzugsmöglichkeit ist in der Höhe nicht begrenzt und kann von allen Steuerpflichtigen durchgeführt werden.

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