E-Mails ans Finanzamt schreiben: ist das erlaubt?

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Nachrichten an das Finanzamt dürfen grundsätzlich per E-Mail geschickt werden – allerdings nur, wenn das Finanzamt damit einverstanden ist. Und: Eine E-Mail genügt nicht in jedem Fall der Schriftform.

Das Finanzamt tut sich schwer mit modernen Kommunikationsmitteln. Mit einem BMF-Schreiben zur Änderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung wurden jetzt immerhin einige Schritte in die richtige Richtung unternommen und folgende Regeln getroffen:

Die Übermittlung elektronischer Dokumente an die Finanzbehörden und an die Steuerpflichtigen ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Die Zugangseröffnung kann durch ausdrückliche Erklärung oder konkludent sowie generell oder nur für bestimmte Fälle erfolgen. Vorbehaltlich einer ausdrücklichen gesetzlichen Anordnung besteht weder für die Steuerpflichtigen noch für die Finanzbehörden ein Zwang zur Übermittlung elektronischer Dokumente.

Bei natürlichen oder juristischen Personen, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausüben und die auf einem im Verkehr mit der Finanzbehörde verwendeten Briefkopf, in einer Steuererklärung oder in einem Antrag an die Finanzbehörde ihre E-Mail-Adresse angegeben oder sich per E-Mail an die Finanzbehörde gewandt haben, kann i.d.R. davon ausgegangen werden, dass sie damit konkludent ihre Bereitschaft zur Entgegennahme elektronischer Dokumente erklärt haben. Bei Steuerpflichtigen, die keine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausüben (z.B. Arbeitnehmer, Rentner), ist dagegen derzeit nur bei Vorliegen einer ausdrücklichen, aber nicht formgebundenen Einverständniserklärung von einer Zugangseröffnung auszugehen.

Zugang elektronischer Dokumente

Ein elektronisches Dokument ist zugegangen, sobald die für den Empfang bestimmte Einrichtung es in für den Empfänger bearbeitbarer Weise aufgezeichnet hat. Ob und wann der Empfänger das bearbeitbare Dokument tatsächlich zur Kenntnis nimmt, ist für den Zeitpunkt des Zugangs unbeachtlich.

Ein für den Empfänger nicht bearbeitbares Dokument ist nicht zugegangen und löst somit noch keine Rechtsfolgen aus (z.B. die Wahrung einer Antrags- oder Rechtsbehelfsfrist oder das Wirksamwerden eines Verwaltungsakts).

Elektronisch signierte Dokumente

Soweit durch Gesetz die Schriftform vorgeschrieben ist, kann dieser Form grundsätzlich auch durch Übermittlung in elektronischer Form entsprochen werden. Hierbei muss das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur i.S.d. § 2 Nr. 3 des Signaturgesetzes versehen sein.

Das gilt auch, wenn eine eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben ist. In diesem Fall ist das Dokument von derjenigen Person elektronisch zu signieren, die zur eigenhändigen Unterschrift verpflichtet ist, bzw. von der bevollmächtigten Person.

Elektronische Dokumente, die mit einem Wahlnamen signiert worden sind, dem die Funktion des bürgerlichen Namens zukommt, dürfen von den Finanzbehörden nicht zurückgewiesen werden.

Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich, wenn das Gesetz neben der Schriftform auch die elektronische Übermittlung zulässt (z.B. durch die Formulierung schriftlich oder elektronisch) oder zur elektronischen Übermittlung verpflichtet.

(BMF-Schreiben vom 1.8.2014 )

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