Thermopapier gefährdet Vorsteuerabzug

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Tankstellen und Supermärkte haben es in ihren Kassen, die Post und Gaststätten auch: Thermopapier. Vor allem, weil es dünn ist und sich gut rollen lässt. Nur was des Handels Freund, ist vieler Unternehmer Feind.

Der Vorsteuerabzug setzt das Vorliegen einer Rechnung voraus, die alle im Umsatzsteuergesetz aufgeführten Pflichtangaben enthalten muss. Auf welchem Papier die Angaben gemacht werden, schert zumindest den Gesetzgeber nicht. Wichtig ist nur, dass das Notwendige drauf steht. Um das überprüfen zu können, muss die Rechnung natürlich lesbar sein.

Und genau hier birgt das Thermopapier Risiken. Denn die langen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen vertragen sich nicht mit dem schnellen Verbleichen des Thermopapier-Aufdrucks.

Zum Problem wird das regelmäßig bei Betriebsprüfungen, die gewöhnlich erst mehrere Jahre nach Ausstellung einer Rechnung stattfinden. Das Thermopapier ist dann zwar noch da, die Rechnung selbst aber nicht mehr oder nur noch teilweise lesbar. Dieser Mangel geht zu Lasten des Unternehmers, denn er muss nicht nur das Rechnungspapier aufbewahren, sondern auch die Lesbarkeit des Rechnungsinhalts über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sicherstellen.

Ist die Rechnung nicht mehr lesbar, kann der Vorsteuerabzug rückwirkend aberkannt werden, da aufgrund der offensichtlich fehlenden Angaben keine ordnungsgemäße Rechnung mehr vorliegt. Zwar hat jeder Finanzbeamte einen gewissen Entscheidungsspielraum, wenn es um die Aberkennung des Vorsteuerabzuges geht. Lässt sich allerdings nicht wenigstens die Zahlung des vermeintlichen Rechnungsbetrages anhand anderer Unterlagen belegen, weil es sich um ein Bargeschäft gehandelt hat, wird der Vorsteuerabzug sehr wahrscheinlich gekürzt. Die Folge ist dann eine Steuernachforderung.

Steuertipp
Um das Risiko der Kürzung des Vorsteuerabzuges von vornherein zu vermeiden, sollten Sie Ihre Thermopapier-Rechnungen nach Erhalt kopieren und das Original mit der Kopie zusammen abheften. Alternativ können Sie die Rechnungen auch scannen und auf elektronischern Speichermedien archivieren. Die gespeicherten Daten müssen von Ihnen jederzeit lesbar gemacht werden können.

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