Kleinunternehmer: Vom umsatzsteuerlichen Sonderstatus profitieren

1. Kleinunternehmer – ein erster Überblick

Unternehmern mit geringen Einnahmen soll möglichst kein übermäßiger bürokratischer Aufwand entstehen. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber unter anderem die Kleinunternehmer-Regelung ins Leben gerufen (§ 19 UStG).

Der Kleinunternehmer-Status ist an die Höhe des Umsatzes gekoppelt. Hier gibt es Betragsgrenzen, die nicht überschritten werden dürfen. Zunächst einmal ist die Höhe des Umsatzes des jeweiligen Vorjahres entscheidend. Diese Umsatzgrenze betrug viele Jahre 17.500,– € und wurde ab dem Jahr 2020 durch das sogenannte Bürokratieentlastungsgesetz III auf 22.000,– € angehoben. Demnach sind Sie im Jahr 2020 Kleinunternehmer, wenn der Umsatz des Jahres 2019 nicht mehr als 22.000,– € betragen hat.

Weiterhin darf der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000,– € nicht übersteigen.

Beispiel:

Herr Dominic Peters erzielte in 2018 einen Umsatz von 16.000,– €. 2019 betrug sein Umsatz 20.000,– €. Für 2020 erwartet er wieder einen Umsatz von ca. 20.000,– €.

Herr Peters ist durchgehend Kleinunternehmer. Für 2019 betrug der Vorjahresumsatz weniger als 17.500,– € und für 2020 weniger als 22.000,– €.

1. Kleinunternehmer – ein erster Überblick

Unternehmern mit geringen Einnahmen soll möglichst kein übermäßiger bürokratischer Aufwand entstehen. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber unter anderem die Kleinunternehmer-Regelung ins Leben gerufen (§ 19 UStG).

Der Kleinunternehmer-Status ist an die Höhe des Umsatzes gekoppelt. Hier gibt es Betragsgrenzen, die nicht überschritten werden dürfen. Zunächst einmal ist die Höhe des Umsatzes des jeweiligen Vorjahres entscheidend. Diese Umsatzgrenze betrug viele Jahre 17.500,– € und wurde ab dem Jahr 2020 durch das sogenannte Bürokratieentlastungsgesetz III auf 22.000,– € angehoben. Demnach sind Sie im Jahr 2020 Kleinunternehmer, wenn der Umsatz des Jahres 2019 nicht mehr als 22.000,– € betragen hat.

Weiterhin darf der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000,– € nicht übersteigen.

Beispiel:

Herr Dominic Peters erzielte in 2018 einen Umsatz von 16.000,– €. 2019 betrug sein Umsatz 20.000,– €. Für 2020 erwartet er wieder einen Umsatz von ca. 20.000,– €.

Herr Peters ist durchgehend Kleinunternehmer. Für 2019 betrug der Vorjahresumsatz weniger als 17.500,– € und für 2020 weniger als 22.000,– €.

Prüfen Sie, ob Ihr Umsatz im Jahr 2019 die neue Grenze von 22.000,– € nicht überschritten hat. Denn nur dann können Sie von der Kleinunternehmer-Regelung profitieren.

Kleinunternehmer stellen ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung und zahlen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt. Im Gegenzug dürfen Kleinunternehmer aber auch keine Vorsteuer abziehen. Unternehmer mit niedrigen Umsätzen werden somit im Wesentlichen wie Privatpersonen oder Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Ausgangsleistungen behandelt.

Auf den Kleinunternehmer-Status können Sie verzichten. Die Entscheidung dafür oder dagegen sollte nicht überstürzt getroffen werden. Die Vor- und Nachteile sind gegeneinander abzuwägen. Dabei sollten Sie Ihre individuelle Ausgangssituation berücksichtigen, die von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich ist.

Für die Kleinunternehmer-Regelung spricht insbesondere der Wettbewerbsvorteil bei Verkäufen an Privatpersonen und Unternehmer, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Dazu kommt der geringere bürokratische Aufwand. Von Nachteil ist der Kleinunternehmer-Status vor allem dann, wenn hohe, mit Umsatzsteuer belastete Ausgaben anfallen und größere betriebliche Investitionen getätigt werden.

In folgenden Entwicklungsphasen eines Unternehmens sollte der Kleinunternehmer-Regelung besondere Beachtung geschenkt werden:

  • in der Gründungsphase, weil die Umsätze dort meist gering sind und das Tor zum Kleinunternehmer-Status dadurch offen steht;

  • in der Wachstumsphase des Unternehmens, weil die Einnahmen dort üblicherweise steigen und der Anspruch auf die Kleinunternehmer-Regelung dadurch oft verloren geht;

  • beim Wechsel von einer haupt- zu einer nebenberuflichen unternehmerischen Tätigkeit, weil aufgrund des geringer werdenden Engagements der Umsatz oft sinkt und dadurch die Kleinunternehmer-Regelung häufig (wieder) in Anspruch genommen werden kann.

2. Ihr Umsatz steht im Mittelpunkt

Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind Sie nur dann, wenn Ihr Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer bestimmte Grenzen nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG).

Voraussetzungen für den Kleinunternehmer-Status:

  • Vorjahresumsatz von höchstens 22.000,– € und

  • geschätzter Umsatz im laufenden Jahr maximal 50.000,– €.

Die 22.000-Euro-Grenze bezieht sich auf den Umsatz des Vorjahres, ist also eine feststehende Größe. Wird die Grenze auch nur um einen Euro überschritten, geht der Kleinunternehmer-Status entweder im Folgejahr verloren oder kann dort nicht erlangt werden. Und selbst wenn sich erst nachträglich z.B. nach einer Außenprüfung des Finanzamts herausstellen sollte, dass diese starre Grenze überschritten wurde, geht der Kleinunternehmer-Status im Nachhinein noch verloren (FG Sachsen-Anhalt vom 26.7.2016, 4 V 1379/15, UStB 2016 S. 331).

Behalten Sie stets den Überblick über Ihre Einnahmen. Sie sind dann in der Lage, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen, die Ihnen den Kleinunternehmer-Status im nächsten Jahr sichern können. Nähern Sie sich der Umsatzgrenze von 22.000,– €, können Sie möglicherweise Einnahmen in das nächste Jahr verlagern und dadurch vielleicht im folgenden Jahr von der Kleinunternehmer-Regelung profitieren.

Bei der 50.000-Euro-Grenze für das laufende Jahr kommt es auf die Prognose zu Beginn des Jahres an. Liegt der tatsächliche Umsatz am Ende über 50.000,– €, ändert sich nichts am Kleinunternehmer-Status im abgelaufenen Jahr. Erst im Folgejahr hat das Überschreiten der Grenze Konsequenzen.

Keine gute Idee ist, die Umsätze auf mehrere Unternehmen aufzuspalten, damit dadurch die Kleinunternehmergrenze nicht überschritten wird. Denkbar wäre hier z.B. die Gründung einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts mit Ihrem Ehegatten mit demselben Tätigkeitsbereich. Dem hat der BFH allerdings eine klare Absage erteilt (BFH-Urteil vom 11.7.2018, XI R 36/17, BFH/NV 2019 S. 419).

Beispiel:

Frau Sandra Haag ist freie Theologin und als Rednerin auf Hochzeiten, Taufen und Trauerfeiern tätig. In 2019 erzielte sie Umsätze von ca. 17.000,– €. Für 2020 erwartet Frau Haag Umsätze von ca. 24.000,– €. Mit Vertrag vom 15.12.2019 gründet sie mit Ihrem Ehemann eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), deren Zweck die Durchführung von Hochzeitszeremonien und Trauerfeierlichkeiten ist. An der GbR sind Frau Haag zu 95% und Ihr Ehemann zu 5 % beteiligt. Zur Geschäftsführung und Vertretung der GbR ist nur Frau Haag befugt. Herr Haag ist für das Backoffice der GbR zuständig. Die meisten Aufträge nimmt Frau Haag mündlich an und rechnet sie nach Ausführung unter der Bezeichnung des jeweils tätig gewordenen Unternehmens ab. Für Ihr Einzelunternehmen erklärt Frau Haag für das Jahr 2020 insgesamt 16.000,– € und für die GbR 12.000,– € an tatsächlichen Umsätzen.

Frau Haag und die GbR sind verschiedene Unternehmer und halten formal jeweils die Kleinunternehmergrenze ein. Trotzdem wird das Finanzamt bei beiden Unternehmen auf der Umsatzsteuer bestehen. Denn die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung ist hier zweckwidrig und missbräuchlich.

2.1 Gesamtumsatz ermitteln

Fehler können teuer werden

Um festzustellen, ob Sie die für Kleinunternehmer geltenden Umsatzgrenzen einhalten, müssen Sie für das jeweilige Jahr Ihren Gesamtumsatz ermitteln (§ 19 Abs. 1 und 3 UStG).

So berechnen Sie Ihren Gesamtumsatz:

+

Sämtliche innerhalb eines Jahres erzielten steuerbaren Einnahmen (inklusive Umsätze aus der privaten Nutzung und der Entnahme von Gegenständen)

./.

bestimmte steuerfreie Umsätze
(§ 4 Nr. 8i, Nr. 9b und Nr. 11–28 UStG)

./.

bestimmte steuerfreie Hilfsumsätze
(§ 4 Nr. 8a–h, Nr. 9a und Nr. 10 UStG)

./.

Einnahmen aus dem Verkauf, aber auch aus der Entnahme von Anlagevermögen

=

Gesamtumsatz

Die Ermittlung des Gesamtumsatzes ist komplex. Einem Unternehmer können dabei Fehler unterlaufen, die zu einem zu hohen Ergebnis führen. Und das kann Folgen haben. Denn gehen Sie irrtümlicherweise davon aus, dass Sie die 22.000-Euro-Grenze überschritten haben, werden Sie im Folgejahr Ihren Kunden Umsatzsteuer in Rechnung stellen und diese an das Finanzamt abführen.

Bemerken Sie Ihren Irrtum, kann es zu spät sein. Denn haben Sie beim Finanzamt für das Folgejahr eine Umsatzsteuererklärung mit Ihren Umsätzen abgegeben, wird dies als Verzicht auf den Kleinunternehmer-Status gewertet. Und ein solcher konkludenter Antrag bindet Sie fünf Jahre, in denen Sie Umsatzsteuer abführen müssen, auch wenn Ihre Umsätze immer unter der 22.000-Euro-Grenze liegen. Eine Anfechtung wegen Irrtums ist im Steuerrecht – anders als im Zivilrecht – nicht vorgesehen (BFH-Urteil vom 24.7.2013, XI R 14/11, BStBl. II 2014 S. 210).

Umsatzsteuer ist stets zu berücksichtigen

Kleinunternehmer haben bei der Berechnung ihres Gesamtumsatzes die Umsatzsteuer mit zu berücksichtigen. Das Gesetz definiert den Gesamtumsatz als: »Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer« – und unterscheidet dabei nicht zwischen regelbesteuerten Unternehmern und Kleinunternehmern.

Das lässt sich leicht missverstehen. Als Kleinunternehmer müssen Sie auf Ihren Umsatz die Umsatzsteuer nicht aufschlagen, weil der Begriff »Umsatz« im Umsatzsteuergesetz ohne Umsatzsteuer verstanden wird. Also sind die von Kleinunternehmern vereinnahmten (Brutto-)Einnahmen gemeint. Es fällt zwar Umsatzsteuer an, aber sie wird – aus Vereinfachungsgründen – nicht erhoben. Besonderheiten gelten, wenn die Steuerschuldnerschaft für Ihre Umsätze auf Ihren Kunden übergeht oder bei Umsätzen, die sich wegen Privatnutzung oder Entnahme von Wirtschaftsgütern ergeben.

Beispiel:

Kleinunternehmerin Frau Sabine Braun ermittelt ihre tatsächlichen Einnahmen für das Jahr 2019. Frau Braun kommt auf Einnahmen von 21.800,– €. Da die 22.000-Euro-Grenze nicht überschritten ist, kann Frau Braun auch im Jahr 2020 von der Kleinunternehmer-Regelung profitieren.

Umgekehrt dürfen Sie als Kleinunternehmer zur Ermittlung des Jahresumsatzes aus Ihren (Brutto-)Einnahmen keine Umsatzsteuer herausrechnen. Denn der Gesamtumsatz wird immer als »Brutto« ermittelt. Dies gilt genauso für Regelbesteuerer, die prüfen wollen, ob sie sich künftig als Kleinunternehmer behandeln lassen wollen.

Beispiel:

Die Innenarchitektin Laura Priem unterliegt der Regelbesteuerung und stellt ihren Kunden Umsatzsteuer in Rechnung. Im Vorjahr erzielte Frau Priem einen (Netto-)Umsatz in Höhe von 19.000,– €. Die Leistungen der Innenarchitektin unterliegen dem Regelsteuersatz von 19 %. Zuzüglich Umsatzsteuer betragen die Einnahmen von Frau Priem damit 22.610,– € (19.000,– € × 119/100). Die Kleinunternehmer-Grenze ist überschritten. Für das laufende Jahr ist Frau Priem keine Kleinunternehmerin mehr.

Wenn die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch genommen werden soll, dürfen die Netto-Einnahmen von Unternehmern mit umsatzsteuerpflichtigen Ausgangsumsätzen im Vorjahr folgende Grenzen nicht überschreiten: 18.487,– €, sofern die Umsätze mit 19 %, und 20.560,– €, sofern die Umsätze mit 7 % besteuert werden.

Höhe der Einnahmen feststellen

Um den maßgeblichen Gesamtumsatz zu ermitteln, müssen Sie alle Einnahmen zusammenrechnen, die Sie als Unternehmer im letzten Jahr erzielt haben. Zu berücksichtigen ist Ihre gesamte unternehmerische Tätigkeit. Darin enthalten sind die Einnahmen aller Betriebe, die Sie unterhalten, sowie alle anderen Tätigkeiten, die Sie als Unternehmer ausüben, wie zum Beispiel auch die steuerpflichtige Vermietung einer privaten Immobilie nach einer Option (§ 9 UStG).

Beispiel:

Bauingenieur Frank Tremmel ist seit zwei Jahren Inhaber eines Betriebes für Ingenieurdienstleistungen, durch den er im Jahr 2019 Einnahmen in Höhe von 18.000,– € erzielt hat. Im Jahr 2019 hat Herr Tremmel seine Geschäftstätigkeit ausgeweitet und einen eBay-Shop eröffnet, über den er Handelswaren aller Art verkauft. Die Einnahmen des zweiten Betriebes beliefen sich im Jahr 2019 auf 5.100,– €. Insgesamt ergibt sich damit ein Gesamtumsatz von 23.100,– € (18.000,– € + 5.100,– €). Da der Gesamtumsatz mehr als 22.000,– € beträgt, verliert Herr Tremmel für das Jahr 2020 den Kleinunternehmer-Status.

Unabhängig von der Art der Gewinnermittlung zählen zum Gesamtumsatz nur Beträge, die Ihnen im jeweiligen Jahr auch zugeflossen sind. Wenn Sie Ihren Gesamtumsatz berechnen, zählen also nicht die erzielten Umsätze und Ihre daraus resultierenden Rechnungen und/oder Forderungen. Einzig interessant sind die Ihnen tatsächlich zugeflossenen Beträge.

Gleiches gilt, wenn Sie im Vorjahr nicht Kleinunternehmer waren und prüfen wollen, ob Sie im neuen Jahr einen Anspruch auf die Kleinunternehmer-Regelung haben. Auch hier zählen nur die vereinnahmten Entgelte, selbst wenn Sie nach vereinbarten Entgelten (sog. Sollversteuerung) versteuern. Das ist der Fall, wenn Sie keinen Antrag auf die Istbesteuerung gestellt haben.

Der Unterschied zwischen Ist- und Sollversteuerung liegt im Zeitpunkt der Versteuerung der erbrachten Umsätze. Bei der Sollversteuerung werden diese früher versteuert, nämlich wenn der Umsatz erbracht wurde. Bei der Istbesteuerung fällt die Umsatzsteuer dagegen erst mit Zufluss der Einnahmen an.

Versteuern Sie nach vereinbarten Entgelten, können Sie die von Ihnen erklärten (nach vereinbarten Entgelten ermittelten) Umsätze als Ausgangsbasis verwenden. Rechnen Sie zunächst in »Brutto« um. Wenn Sie anschließend Ihre zum 1.1. bestehenden Kundenforderungen hinzuzählen und die zum 31.12. abziehen, erhalten Sie die Ihnen im Kalenderjahr tatsächlich zugeflossenen Beträge und damit den Gesamtumsatz im Sinne der Kleinunternehmer-Regelung.

Beispiel:

Heinz Michel ist nebenberuflich als Schriftsteller tätig und versteuert seine Einnahmen nach vereinbarten Entgelten. Denn einen Antrag auf Istbesteuerung hat er jedenfalls bisher nicht gestellt. Die von ihm erklärten Umsätze in der Umsatzsteuererklärung 2019 belaufen sich auf 21.000,– €. Die darauf entfallende Umsatzsteuer beträgt 1.470,– € (7 %). Seine Kundenforderungen zum 1.1.2019 belaufen sich auf 2.000,– €. Zum 31.12.2019 sind es 3.000,– €.

Herr Michel kann für 2020 die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen. Ihm sind in 2019 insgesamt 21.470,– € Einnahmen zugeflossen. Dem erklärten Brutto-Jahresumsatz 2019 werden die im Vorjahr versteuerten, aber erst in 2019 vereinnahmten Umsätze hinzugerechnet und die in 2019 versteuerten, aber erst in 2020 (oder später) zufließenden Umsätze wieder abgezogen (22.470,– € + 2.000,– € vereinnahmter Umsatz des Vorjahres ./. 3.000,– € ausstehender, im Folgejahr eingehender Umsatz). Das ist der maßgebliche Gesamtumsatz.

Bei der Umsatzprognose für das laufende Jahr und der Frage, ob Sie die 50.000-Euro-Grenze überschreiten könnten, stehen die tatsächlichen Einnahmen naturgemäß noch nicht fest. Ermittelt wird daher der voraussichtliche Jahresumsatz – und zwar nach den gleichen Regeln wie der Umsatz des Vorjahres. Der einzige Unterschied: Sie müssen die Einnahmen schätzen.

Private Nutzung und Entnahme von Gegenständen

Sind Sie Kleinunternehmer und haben Sie einen Gegenstand Ihres Unternehmens privat genutzt, erhöhen die auf Ihren Privatbereich entfallenden Kosten nicht Ihren Gesamtumsatz. Denn als Kleinunternehmer können Sie bei der Anschaffung von Gegenständen keine Vorsteuer ziehen.

Das ist aber Bedingung dafür, dass die private Nutzung von Gegenständen steuerbar ist. Und nur steuerbare Umsätze zählen bei der Berechnung des Gesamtumsatzes (BFH-Urteil vom 15.9.2011, V R 12/11, BFH/NV 2012 S. 457, Abschn. 19.3 Abs. 1 UStAE).

Beispiel:

Die Modedesignerin Jasmin Alrich ist seit mehreren Jahren nebenberuflich selbstständig tätig. Seit Aufnahme ihrer selbstständigen Tätigkeit profitiert Frau Alrich von der Kleinunternehmer-Regelung. Ihre Einnahmen aus dem Kundengeschäft belaufen sich in 2019 auf 20.000,– €. Der Gewinn hieraus beträgt 10.000,– €. Ihren in 2019 erworbenen Betriebs-Pkw, dessen Abschreibung und laufende Kosten sie in zutreffender Weise als Betriebsausgaben berücksichtigt hat, nutzt sie im Jahr 2019 überwiegend für private Fahrten.

Die durch die Privatnutzung entstehenden Kosten von 5.000,– € muss die Unternehmerin in ihrer einkommensteuerlichen Gewinnermittlung 2019 als Einnahmen und damit gewinnerhöhend berücksichtigen. Demgegenüber wird bei der Ermittlung des Kleinunternehmer-Gesamtumsatzes des Jahres 2019 dieser (nicht steuerbare) Umsatz nicht angesetzt. Damit kann Frau Alrich auch für 2020 die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen.

Anders sieht es aus, wenn Sie der Regelbesteuerung unterliegen und wissen wollen, ob Sie die 22.000-Euro-Grenze unterschreiten. Denn haben Sie bei Anschaffung des Gegenstands Vorsteuer geltend machen können, ist die private Nutzung oder die Entnahme steuerbar. Und dann zählen diese Umsätze mit (BMF-Schreiben vom 28.3.2012, DStR 2012 S. 706).

Beispiel:

Frau Alrich aus dem vorigen Beispiel hat im Vorjahr 2018 die (bis 2019 geltende) 17.500-Euro-Grenze überschritten. Als Folge konnte sie im Folgejahr 2019 die Kleinunternehmer-Regelung nicht in Anspruch nehmen. Daher hat sie auch bei Anschaffung ihres Betriebs-Pkw die Vorsteuer geltend gemacht.

Für 2020 kann Frau Alrich die Kleinunternehmer-Regelung ebenfalls nicht in Anspruch nehmen. Denn weil sie die Vorsteuer für den Pkw beansprucht hat, muss im Gegenzug die private Nutzung versteuert werden. Und der daraus resultierende Umsatz von 5.000,– € inklusive der Umsatzsteuer von 950,– € erhöht den Gesamtumsatz für 2019. Dieser beträgt 25.950,– €.

In einem solchen Fall stellt sich die Frage, ob die Vorsteuer geltend gemacht werden sollte. Das muss von Fall zu Fall geprüft werden. Hierbei ist insbesondere entscheidend, mit welchen Umsätzen Sie in den folgenden Jahren rechnen. Bei ohnehin steigenden Umsätzen sollte die Vorsteuer geltend gemacht werden.

Ist mit künftigen Umsätzen von nicht mehr als jährlich 22.000,– € zu rechnen, sollten Sie nicht nur auf den Vorteil des Vorsteuerabzugs und die sich durch die Erstattung des Finanzamts ergebende höhere Liquidität sehen. Nachteilig ist nicht nur, dass sich der Gesamtumsatz im Sinne der Kleinunternehmer-Regelung erhöht, sondern Sie müssen auch noch die Privatnutzung versteuern und möglicherweise noch zusätzlich eine Berichtigung der Vorsteuer zu Ihren Ungunsten hinnehmen (siehe unten).

Ob Umsätze durch Entnahme von Gegenständen anzusetzen sind, ist hingegen teilweise unklar. Eine Regelung gibt es nur für die Entnahme von Anlagevermögen, und zwar im Umsatzsteuergesetz (siehe nachfolgenden Punkt). Offen bleibt, wie Umsätze durch Entnahme von anderen Gegenständen wie Waren oder Verbrauchsgegenständen behandelt werden. Hierzu gibt es keine Aussage im UStAE. Nach unserer Meinung kann es hier keinen Unterschied geben. Denn auch diese Umsätze sind nur dann steuerbar, wenn bei ihrer Anschaffung Vorsteuer geltend gemacht werden konnte. Und das ist bei Kleinunternehmern nicht möglich.

Verkauf oder Entnahme von Anlagevermögen

Ob die Kleinunternehmer-Regelung anwendbar ist, soll sich allein nach dem Umfang der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit eines Unternehmers richten. Die aus dem Verkauf und der Entnahme von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens entstehenden Einnahmen bleiben bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes daher außen vor (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG).

Ebenso bleibt der Umsatz aus dem Verkauf von entsprechenden Wirtschaftsgütern unberücksichtigt, die zwar einkommensteuerlich Privatvermögen sind, aber gleichwohl umsatzsteuerlich zum Unternehmensvermögen zählen. Verkauft beispielsweise ein nichtgewerblicher Vermieter Einrichtungsgegenstände, werden die Einnahmen nicht angesetzt (Abschn. 19.1 Abs. 6 UStAE).

Diese steuerfreien Umsätze zählen nicht

Bestimmte steuerfreie Umsätze eines Unternehmers sollen die Höhe des Gesamtumsatzes im Sinne der Kleinunternehmer-Regelung nicht beeinflussen. Dazu gehören insbesondere Einnahmen

  • als Bausparkassen- oder Versicherungsvertreter (§ 4 Nr. 11 UStG);

  • aus der steuerfreien Vermietung und Verpachtung von Grundstücken (§ 4 Nr. 12 Buchst. a UStG). Wird zur Umsatzsteuerpflicht optiert, zählen die Umsätze allerdings mit;

  • aus der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker, Hebamme oder ähnlichen Heilberufen (§ 4 Nr. 14 UStG);

  • bestimmter Privatschulen und selbstständiger Lehrer (§ 4 Nr. 21 UStG);

  • aus ehrenamtlicher Tätigkeit (§ 4 Nr. 26 UStG).

Der Begriff des Kleinunternehmers ist daher etwas irreführend. Denn selbst Unternehmer mit Millionenumsätzen können von der Kleinunternehmer-Regelung profitieren, wenn sie – fast ausschließlich – steuerfreie Umsätze tätigen wie etwa Ärzte oder Versicherungsvertreter.

Beispiel:

Der selbstständige Orthopäde Winfried Orth erzielt im Jahr 2019 als Arzt steuerfreie Umsätze in Höhe von 240.000,– € (§ 4 Nr. 14 UStG). Zusätzlich erhält Herr Orth im Jahr 2019 für ärztliche Gutachten insgesamt 20.000,– €. Die Leistungen eines Gutachters sind nicht von der Umsatzsteuer befreit.

Die erhaltenen Arzthonorare in Höhe von insgesamt 240.000,– € zählen nicht zum Gesamtumsatz im Sinne der Kleinunternehmer-Regelung, wohl aber die Einnahmen in Höhe von 20.000,– € aus der Tätigkeit als Gutachter. Somit liegt der Gesamtumsatz von Herrn Orth im Jahr 2019 bei lediglich 20.000,– €. Als Kleinunternehmer muss Herr Orth daher in 2020 keine Umsatzsteuer bezahlen.

Umsätze bei Umkehr der Steuerschuldnerschaft

Es zählen nur die Umsätze, die Sie als Unternehmer ausführen. Umsätze, für die Sie als Leistungsempfänger Steuerschuldner sind, sind nicht anzusetzen. Beispielsweise können dies an Sie erbrachte sonstige Leistungen eines ausländischen Unternehmers sein.

Umgekehrt müssen Sie die Umsätze einbeziehen, für die Ihr Kunde als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet. Und auch wenn Sie in Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen, muss für die Berechnung des Gesamtumsatzes die Umsatzsteuer hinzugerechnet werden (Abschn. 19.1 Abs. 2 UStAE).

Gesamtumsatz bei Anwendung der Differenzbesteuerung

Beim Verkauf bestimmter, gebraucht erworbener Gegenstände darf ein Unternehmer als Bemessungsgrundlage für die zu entrichtende Umsatzsteuer lediglich die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis heranziehen, wenn er sog. »Wiederverkäufer« ist. Infolgedessen fällt die Umsatzsteuer bei der Differenzbesteuerung deutlich niedriger aus als bei der Regelbesteuerung. Bei der Berechnung des Gesamtumsatzes werden die tatsächlichen Einnahmen und nicht nur die nach Abzug des betrieblichen Aufwandes verbleibende Differenz berücksichtigt (EuGH-Urteil vom 29.7.2019, C-388/18, DStR 2019, S. 1685, Abschn. 19.3 Abs. 1 UStAE) .

Beispiel:

Frau Dörr erzielt in 2019 mit ihrem Secondhandladen einen Umsatz von 24.000,– €. Für den Einkauf der Waren hat sie 19.000,– € ausgegeben.

Frau Dörr ist für 2020 keine Kleinunternehmerin. Ihr Vorjahres-Umsatz beträgt mehr als 22.000,– €. Sie muss daher die Differenzbesteuerung anwenden und 798,32 € (19/119 von 5.000,– €) Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

2.2 Umsatz: Vorjahr über 22.000,– €

Lag Ihr Gesamtumsatz zuzüglich Umsatzsteuer im Vorjahr über 22.000,– €, brauchen Sie sich keine weiteren Gedanken mehr über den Kleinunternehmer-Status zu machen. Im aktuellen Jahr können Sie kein Kleinunternehmer sein. Das gilt selbst dann, wenn Sie bereits zu Beginn des neuen Jahres wissen, dass Ihr Umsatz unter die Grenze von 22.000,– € fällt (BFH-Beschluss vom 18.10.2007, V B 164/06, BStBl. II 2008 S. 400).

Beispiel:

Frau Annika Wegner betreibt ein Fotoatelier für Babyfotos und Hochzeitsfotografie. Bis einschließlich 2018 lag sie mit ihren Umsätzen unter der Umsatzgrenze für Kleinunternehmer. Im Jahr 2019 erzielte sie durch eine Steigerung im Bereich der Hochzeitsfotografie einen Umsatz in Höhe von 23.420,– €. Für 2020 rechnet Frau Wegner mit einem deutlichen Umsatzrückgang, weil sie sich wieder mehr dem Bereich der Babyfotografie widmen möchte. Zudem steht schon fest, dass sie von Juni bis November 2020 eine schon lang geplante Radreise durch Südamerika unternehmen wird. Aus diesem Grund weiß sie bereits zu Beginn des Jahres 2020, dass ihr Umsatz im neuen Jahr definitiv unter 22.000,– € liegen wird.

Frau Wegner ist für 2020 keine Kleinunternehmerin, sondern unterliegt der Regelbesteuerung. Für die Umsätze in 2020 muss sie Umsatzsteuer abführen. Beträgt ihr Umsatz in 2020 tatsächlich nicht mehr als 22.000,– €, ist sie aber ab 2021 wieder Kleinunternehmerin.

2.3 Umsatz: Vorjahr bis 22.000,– €, Folgejahr bis 50.000,– €

Lag Ihr Umsatz im Vorjahr nicht über 22.000,– €, können Sie im Folgejahr Kleinunternehmer sein, und zwar unabhängig davon, ob Sie im Vorjahr Kleinunternehmer oder Regelbesteuerer waren. Dafür muss Ihr voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr maximal 50.000,– € betragen. Maßgeblich ist Ihre Prognose am 1.1. des Jahres.

Beispiel:

Tierärztin Hanna Braun war bis Ende 2019 nur nebenberuflich selbstständig tätig. Ihre Jahresumsätze lagen bis dahin nie über 15.000,– € inklusive Umsatzsteuer. Im Dezember 2019 schließt Frau Braun mit der Bundestierärztekammer einen Honorarvertrag, der ihr ab Januar 2020 monatliche Mehreinnahmen von 5.000,– € verschafft und bis Ende 2021 befristet ist. Da Frau Braun bereits zu Beginn des Jahres 2020 weiß, dass ihr Jahresumsatz 50.000,– € überschreiten wird, ist sie verpflichtet, ab 2020 auf ihre Leistungen Umsatzsteuer abzuführen.

Da sich die 50.000-Euro-Grenze auf das gerade begonnene und damit noch laufende Jahr bezieht, muss der Jahresumsatz naturgemäß geschätzt werden. Ihre Schätzung machen Sie nach bestem Wissen und Gewissen zu Beginn des Jahres. Gewöhnlich verlangen die Finanzämter keine Aufzeichnungen über den voraussichtlichen Umsatz im nächsten Jahr.

Zu Beginn des Jahres sollten Sie sich nicht nur Gedanken über Ihre Umsatzentwicklung machen, sondern das Ergebnis auch schriftlich festhalten und bei Ihren Steuerunterlagen aufbewahren. Denn sollte es später zu Rückfragen Ihres Finanzamtes kommen, können Sie belegen, dass nach Ihrer Prognose zu Beginn des Jahres nicht mit dem Überschreiten der Grenze von 50.000,– € zu rechnen war.

In den allermeisten Fällen wird der tatsächlich erzielte Umsatz vom geschätzten Wert abweichen. Aber selbst wenn der Umsatz am Ende über 50.000,– € liegt, macht das für das laufende Jahr nichts. Ihren Kleinunternehmer-Status verlieren Sie erst für das darauffolgende Jahr.

Beispiel:

Bernd Dräger ist Angestellter und seit einigen Jahren nebenberuflich selbstständig als Musiker tätig. Seit Gründung seines Unternehmens ist er Kleinunternehmer. So erzielte er im Jahr 2019 einen Jahresumsatz von 16.780,– € inklusive Umsatzsteuer. Für das Jahr 2020 rechnete der Musiker mit einem etwas höheren Jahresumsatz, der aber weiterhin deutlich unter der 50.000-Euro-Grenze liegen wird. Aus diesem Grund beschloss Herr Dräger zu Beginn des Jahres 2020, auch in diesem Jahr auf den Ausweis von Umsatzsteuer zu verzichten.

Im Februar 2020 meldete sich ein Musikproduzent bei Herrn Dräger, der auf ihn bei einem regionalen Live-Konzert aufmerksam geworden war, und bot ihm einen Plattenvertrag an. Drei Monate später fanden die Studioaufnahmen statt. Bis zum 31.12.2020 flossen Herrn Dräger aus dem Plattenvertrag Einnahmen in Höhe von 180.000,– € zu.

Nach Abgabe seiner Steuererklärung 2020 erkundigt sich das Finanzamt bei Herrn Dräger nach den Gründen für den beträchtlichen Umsatzanstieg. Herr Dräger klärt das Finanzamt darüber auf, dass zu Beginn des Jahres 2020 noch kein Kontakt zum Musikproduzenten bestand und von daher nicht mit dem hohen Umsatz gerechnet werden konnte. Damit ist klar, dass Herr Dräger für das Jahr 2020 noch als Kleinunternehmer anzusehen ist. Umsatzsteuer muss er für dieses Jahr daher nicht zahlen!

Zu einer Steuernachforderung für das Jahr, in dem die 50.000-Euro-Grenze überschritten wurde, kann es nur kommen, wenn Ihre Schätzung wissentlich zu niedrig ausgefallen ist. Wird dies dem Finanzamt bekannt, kommt es neben der Nachforderung möglicherweise auch noch zu einem Strafverfahren. Nicht zuletzt deswegen sollten Sie im Zweifel nachvollziehbare Aufzeichnungen über Ihre Überlegungen zu Beginn des Jahres anfertigen.

Wechseln Sie zu Beginn eines Jahres von der Regelbesteuerung zum Kleinunternehmer-Status, dürfen Sie auf Ihre im neuen Jahr ausgeführten Ausgangsumsätze keine Umsatzsteuer mehr erheben. Sie sind nicht verpflichtet, dem Finanzamt den Übergang zum Kleinunternehmer-Status ausdrücklich mitzuteilen. Sind Sie aber bisher zur Abgabe von Voranmeldungen verpflichtet gewesen, wird das Finanzamt diese anmahnen, wenn Sie keine mehr abgeben. Daher empfiehlt sich eine kurze Mitteilung an das Finanzamt, dass Sie künftig keine Voranmeldungen mehr abgeben müssen. Hier können Sie auch darlegen, dass Sie nach Ihrer Prognose im laufenden Jahr nicht mit Umsätzen von mehr als 50.000,– € rechnen.

Beispiel:

Gabriele Kober ist seit vielen Jahren selbstständig als Architektin tätig und hat bislang nicht von der Kleinunternehmer-Regelung Gebrauch gemacht. Im Jahr 2019 bekommt Familie Kober Zuwachs. Da Frau Kober möglichst viel Zeit mit ihrem Kind verbringen möchte, schränkt sie ihre berufliche Tätigkeit erheblich ein. Im Jahr 2019 fällt ihr Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer unter 22.000,– €. Ab dem Jahr 2020 erhebt die Architektin auf ihre Ausgangsleistungen keine Umsatzsteuer mehr und verzichtet fortan auf die Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Frau Kober ist ab dem 1.1.2020 Kleinunternehmerin.

2.4 Zum Jahreswechsel den Umsatz feststellen

Bisher waren Sie Kleinunternehmer

Im eigenen Interesse sollten Kleinunternehmer schon am Ende eines Jahres den Umsatz des abgelaufenen Jahres feststellen. Denn wurde die 22.000-Euro-Grenze überschritten, gehört der Kleinunternehmer-Status im neuen Jahr auf jeden Fall der Vergangenheit an. Die ausgeführten Leistungen werden dann ab dem 1.1. des Folgejahres regulär besteuert, und zwar ohne dass es dafür einer ausdrücklichen Mitteilung des Finanzamtes bedarf.

Ist sich ein ehemaliger Kleinunternehmer seiner Umsatzsteuerpflicht nicht bereits zu Beginn des Jahres bewusst, tritt folgende Situation ein: Er wird auch weiterhin keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und auch keine Steuer an das Finanzamt abführen.

Bis das Finanzamt auf den Fehler aufmerksam wird, kann einige Zeit vergehen. Der Unternehmer muss dann seine Umsätze nachversteuern. Und je mehr Zeit bis zur Aufdeckung des Fehlers vergangen ist, desto mehr Umsätze sind aufgelaufen und damit auch Steuerschulden zusammengekommen.

Beispiel:

Tischlermeister Robert Pohl hat sich im Januar 2017 selbstständig gemacht und nimmt seitdem die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch. Im Jahr 2018 betrug der Gesamtumsatz von Herrn Pohl 16.200,– € inklusive Umsatzsteuer. 2019 lagen die gesamten Einnahmen bereits bei 23.015,– €. Obwohl Herr Pohl die Kleinunternehmer-Regelung nur bis einschließlich 2019 in Anspruch nehmen darf und seine Umsätze ab dem 1.1.2020 der Regelbesteuerung unterliegen, führte der Tischler auch im Jahr 2020 aus Unkenntnis keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.

Im Zuge der Einkommensteuerveranlagung 2020 im März 2021 weist das Finanzamt Herrn Pohl auf die seit Anfang 2020 bestehende Umsatzsteuerpflicht hin und fordert ihn auf, eine Umsatzsteuererklärung für das Jahr 2020 abzugeben. Die Einnahmen von Herrn Pohl für 2020 betragen laut der Einkommensteuererklärung 26.700,– €. Aus Sicht des Finanzamtes ist in diesem Betrag bereits die für das Jahr 2020 geschuldete Umsatzsteuer in Höhe von 4.263,02 € (26.700,– € × 19/119) enthalten. Um seine Zahllast zu mindern, kann Herr Pohl die ihm selbst in Rechnung gestellte Umsatzsteuer, z. B. aus dem Einkauf von Material, als Vorsteuer geltend machen.

Meistens wird ein Unternehmer die fällige Steuernachzahlung aus der eigenen Tasche begleichen müssen. Wurden Bargeschäfte getätigt, kann die Umsatzsteuer im Nachhinein nicht mehr von den Kunden verlangt werden. Bei Verkäufen gegen Rechnung besteht zwar die Möglichkeit der Rechnungskorrektur. Mit der Zahlung nachträglich in Rechnung gestellter Umsatzsteuer ist aber allenfalls bei zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmern zu rechnen, da sich die Umsatzsteuer hier nicht kostensteigernd auswirkt. Ein Rechtsanspruch auf Durchsetzung einer nachträglichen Umsatzsteuerforderung besteht in der Regel nicht.

Sie haben im Vorjahr die Umsatz-Grenze überschritten, aber wegen eines Irrtums im Folgejahr von Ihren Kunden keine Umsatzsteuer verlangt? Dann stellen Sie einen Antrag auf Erlass der Steuer.

Aber viel Hoffnung sollten Sie sich nicht machen. Wenn überhaupt, bestehen Chancen nur, wenn der Irrtum entschuldbar ist und Sie nachweisen können, dass Sie Ihre Preise ohne Umsatzsteuer kalkuliert haben. Kein Grund ist, wenn Sie nur einmal oder nur geringfügig die 22.000-Euro-Grenze überschritten haben.

Bisher waren Sie Regelbesteuerer

Auch Unternehmer, deren Umsätze der Regelbesteuerung unterliegen, sollten am Ende eines Jahres die 22.000-Euro-Grenze überprüfen. Lag ihr Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer bei nicht mehr als 22.000,– €, besteht grundsätzlich ein Anspruch auf die Kleinunternehmer-Regelung im Folgejahr.

Sollten Sie künftig als Kleinunternehmer von Ihren Kunden dieselben Preise verlangen wie als Regelbesteuerer, ist dies für Sie gut und für das Finanzamt unproblematisch. Auch wenn Sie die Umsatzsteuer in Ihre Preise einkalkuliert haben, wird sie nicht erhoben. Nur falls Sie sich als Kleinunternehmer behandeln lassen, aber aus Unwissenheit weiter in Ihren Rechnungen Umsatzsteuer offen ausweisen, schulden Sie diese dem Finanzamt. Aber dann sollten Sie prüfen, ob Sie diese Rechnungen berichtigen und sich die Steuer wieder zurückholen können.

2.5 Wenn die Umsätze stark schwanken

Da es jeweils vom Umsatz des Vorjahres abhängt, ob Sie im nächsten Jahr Kleinunternehmer sind, kann es zu einem häufigen Wechsel zwischen Regelbesteuerung und Kleinunternehmer-Status kommen.

Beispiel:

Ute Berg arbeitet seit Anfang 2015 selbstständig als Fotografin. Im Jahr der Betriebseröffnung wurde Frau Berg vom Finanzamt als Kleinunternehmerin eingestuft. Im Zeitraum 2016 bis 2019 erzielte sie folgende Umsätze inklusive Umsatzsteuer:

Jahr

Umsatz inkl. Umsatzsteuer

Status im Folgejahr

2016:

4.300,– €

2017: Kleinunternehmer

2017:

15.600,– €

2018: Kleinunternehmer

2018:

23.100,– €

2019: Regelbesteuerer

2019:

17.300,– €

2020: Kleinunternehmer

In den Jahren 2016 und 2017 liegt der Jahres-Umsatz von Frau Berg unter 17.500,– € (Umsatzgrenze bis zum Jahr 2019). Bis einschließlich 2018 profitiert Frau Berg daher von der Kleinunternehmer-Regelung. Da der Jahres-Umsatz im Jahr 2018 die 17.500-Euro-Grenze überschreitet, unterliegen die Umsätze der Fotografin in 2019 der Regelbesteuerung. Im Jahr 2019 fällt der Umsatz wieder unter 22.000,– € (Umsatzgrenze ab 2020). Frau Berg kehrt im Jahr 2020 wieder zum Kleinunternehmer-Status zurück.

Bei manchen Unternehmern gibt es Jahre mit recht hohen Umsätzen und zwischendurch Jahre mit sehr niedrigen oder sogar überhaupt keinen Umsätzen. Auch wenn zeitweilig keine Umsätze ausgeführt werden, liegt trotzdem kein Ende der unternehmerischen Betätigung vor, sofern die Absicht besteht, das Unternehmen weiterzuführen. Das gilt selbst dann, wenn sich die Unterbrechung der Tätigkeit über einen längeren Zeitraum erstreckt (OFD Karlsruhe vom 28.2.2012, S 7360, USt-Kartei BW). Auch in diesen Fällen bleibt also der Vorjahresumsatz ausschlaggebend für die Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung im nächsten Jahr.

2.6 Sonderregeln für Existenzgründer

Umsatzgrenze im Jahr der Unternehmenseröffnung

Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen beginnen, wird das Finanzamt Sie im umfangreichen »Fragebogen zur steuerlichen Erfassung« auch zum Kleinunternehmer-Status befragen. Allerdings gibt es bei Ihnen im Jahr der Eröffnung des Unternehmens naturgemäß keinen Vorjahresumsatz. Aus diesem Grund wird die 22.000-Euro-Grenze im ersten Jahr ausnahmsweise auf das laufende und nicht das vorangegangene Jahr angewandt. Hierfür müssen Sie den voraussichtlichen Umsatz des ersten Jahres schätzen.

Wurde die unternehmerische Tätigkeit nicht zum 1.1., sondern im Laufe des Jahres aufgenommen, ist der erwartete Umsatz auf einen Jahreswert umzurechnen. Denn die 22.000-Euro-Grenze bezieht sich stets auf ein Jahr. Bei der Umrechnung auf ein Jahr ist ein angefangener Monat grundsätzlich als voller Monat anzusehen. Eine Ausnahme gilt, wenn eine Hochrechnung nach Tagen zu einem niedrigeren Gesamtumsatz führt (§ 19 Abs. 3 Satz 4 UStG).

Beispiel:

Herbert Malter eröffnet sein Unternehmen am 2.3.2020. Bis zum 31.12.2020 rechnet Herr Malter mit einem Gesamtumsatz (Einnahmen) von 18.350,– €.

Bei einer Umrechnung mit Monaten zählt der März mit. Der hochgerechnete Jahresgesamtumsatz beträgt 22.020,– € (18.350,– € / 10 × 12). Die Umrechnung mit Tagen ist günstiger. Danach beträgt der Jahresgesamtumsatz lediglich 21.959,84 € (18.350,– € / 305 × 365). Herr Malter kann 2020 als Kleinunternehmer behandelt werden.

Und denken Sie daran: Die unternehmerische Tätigkeit beginnt nicht erst mit der Ausführung der ersten Umsätze oder den ersten Einnahmen, sondern viel früher. Sie beginnt bereits mit dem ersten nach außen gerichteten Tätigwerden im Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit. Und bereits in diesem Jahr beginnen Sie mit Ihrem Unternehmen.

Erzielen Sie im ersten Jahr Ihres Unternehmertums nur ganz geringe Umsätze, können Sie dadurch in diesem Jahr und möglicherweise auch noch im Folgejahr als Kleinunternehmer behandelt werden. Aber den Zeitpunkt der Unternehmensgründung genau zu bestimmen, ist manchmal nicht einfach.

Beispiel:

Rechtsanwältin Luisa Rausch ist in einer großen Anwaltskanzlei angestellt und beabsichtigt, sich selbstständig zu machen. Ende Juni 2020 kündigt die Rechtsanwältin ihr Arbeitsverhältnis zum 30.9.2020. Da Frau Rausch von ihrem Arbeitgeber freigestellt wird, kann sie bereits Anfang Juli mit der Suche nach geeigneten Büroräumen beginnen. Ende September eröffnet sie ihre Kanzlei; im Oktober verbucht sie die erste Einnahme. Bis zum 31.12.2020 erzielt sie Umsätze von 5.000,– €.

Die unternehmerische Tätigkeit von Frau Rausch beginnt bereits im Juli 2020, da sie in diesem Monat die erste Handlung vornimmt, die eine Verbindung zu ihrer künftigen selbstständigen Tätigkeit aufweist: die Suche nach geeigneten Büroräumen. Der hochgerechnete Jahresumsatz beträgt 10.000,– € (5.000,– €/6 × 12). Daher kann Frau Rausch in 2020 als Kleinunternehmerin behandelt werden. Liegt der zu Beginn des Jahres 2021 geschätzte Umsatz unter 50.000,– €, gilt dies auch noch für 2021.

Probleme wird das Finanzamt möglicherweise machen, wenn Sie im Gründungsjahr noch keine Umsätze erzielt haben und im Folgejahr mit Ihren Umsätzen bereits die 22.000-Euro-Grenze überschreiten. Stellt das Finanzamt darauf ab, dass als Gründung erst die tatsächlichen Umsätze zählen, wird es allein auf die 22.000-Euro-Grenze abstellen und bereits die Umsätze des Folgejahrs versteuern.

Das Finanzgericht Thüringen sieht dies jedoch anders. Die unternehmerische Tätigkeit beginnt auch dann bereits mit den ersten Vorbereitungshandlungen, wenn – noch – keine Umsätze erzielt wurden. Und damit zählt im Folgejahr die 50.000-Euro-Grenze (FG Thüringen vom 11.1.2017, 3 K 758/15, EFG 2017 S. 525).

Beispiel:

Die bisher angestellte Sandra Müller möchte künftig freiberuflich Schulungen und Beratungen durchführen. Im Dezember 2019 beginnt sie nachweislich mit der Suche nach geeigneten Büroräumen und lässt sich in Bezug auf die beabsichtigte Existenzgründung betriebswirtschaftlich beraten. Umsätze erzielt sie erst ab der Geschäftseröffnung im Juli 2020. Ihr (Brutto-)Umsatz 2020 beträgt – wie in etwa auch von Frau Müller erwartet – 25.000,– €.

Frau Müller hat für 2020 Anspruch auf Einstufung als Kleinunternehmerin. Sie hat bereits in 2019 und nicht erst 2020 ihr Unternehmen gegründet. Ihr Vorjahresumsatz betrug mit 0,– € weniger als 22.000,– € und ihr Umsatz in 2020 beträgt weniger als 50.000,– €.

Der tatsächliche Umsatz im ersten Jahr nach der Unternehmensgründung liegt über der 22.000-Euro-Grenze

Die Prognose zu Beginn Ihrer Unternehmertätigkeit ist immer eine Schätzung. Diese müssen Sie nach bestem Wissen und Gewissen vornehmen. Aber das Finanzamt kann Ihnen nicht verbieten, sehr vorsichtig zu schätzen. Nur wissentlich zu niedrig schätzen, dürfen Sie nicht. Haben Sie Ihre Prognose nachvollziehbar festgehalten, wird das Finanzamt sich schwertun, Ihnen etwas vorzuwerfen, wenn der tatsächlich erzielte Umsatz doch über der 22.000-Euro-Grenze liegt. Sie verlieren dadurch nicht nachträglich Ihren Kleinunternehmer-Status.

Sie müssen aber damit rechnen, dass das Finanzamt in einem solchen Fall nachfragt. Dann möchte es von Ihnen substanziierte Gründe vorgetragen bekommen, die Ihre unrichtige Prognose glaubhaft machen (OFD Frankfurt vom 21.4.2010, S 7361 A -2-St 16, USt-Kartei HE).

Eines gilt es aber noch, zu beachten: Ab Beginn des zweiten Jahres Ihres Unternehmertums sind Sie dann allerdings kein Kleinunternehmer mehr.

Beispiel:

Einzelhändler Konrad Lahm nimmt seine unternehmerische Tätigkeit am 1.4.2020 auf und erzielt bis Ende 2020 einen für ihn unerwartet hohen Umsatz inklusive Umsatzsteuer von 16.900,– €. Gerechnet hatte er mit ca. 12.000,– €.

Anfang 2021 überprüft Herr Lahm, ob sein hochgerechneter Jahresumsatz 2020 die Grenze von 22.000,– € überschritten hat. Der Einzelhändler erstellt folgende Rechnung: 16.900,– € ÷ 9 Monate × 12 Monate = 22.533,– €.

Für 2020 ist Herr Lahm Kleinunternehmer, denn sein geschätzter hochgerechneter Jahresumsatz beträgt 16.000,– € (12.000,– € / 9 Monate * 12 Monate) und damit weniger als die maßgebliche Umsatzgrenze von 22.000,– €. Auf den tatsächlich erzielten Umsatz kommt es nicht an. Allerdings ist für 2021 die Vorjahres-Umsatzgrenze von 22.000,– € mit dem hochgerechneten tatsächlichen Umsatz in 2020 (= 22.533,– €) überschritten. Herr Lahm ist verpflichtet, seine Umsätze im Jahr 2021 regulär zu besteuern.

Der tatsächliche Umsatz im ersten Jahr nach der Unternehmensgründung liegt unter der 22.000-Euro-Grenze

Haben Sie umgekehrt die Umsatzentwicklung im ersten Jahr zu optimistisch eingeschätzt, und Ihre Umsätze versteuert, stellt sich die Frage, ob Sie im Nachhinein als Kleinunternehmer behandelt werden können, wenn Ihre tatsächlichen Umsätze die 22.000-Euro-Grenze nicht erreichen. Dann kommt es darauf an, ob Ihre Prognose realistisch war und Sie daran gebunden bleiben.

Können Sie das Finanzamt überzeugen, dass Ihnen im Nachhinein anhand objektiver Anhaltspunkte klar geworden ist, dass das Geschäftsmodell tatsächlich keine Erfolgsaussichten hatte oder überwiegend aus privaten Motiven betrieben wurde oder der Prognose offensichtlich unzutreffende Annahmen zugrunde lagen, haben Sie gute Chancen. Auch eine große Differenz zwischen erhofften Umsätzen und den dann letztendlich erzielten kann für Sie sprechen. Besondere Umstände, die nicht vorhersehbar waren, wie z.B. eine Krankheit, zählen aber nicht (FG Düsseldorf vom 20.6.2008, 1 K 3124/07 U, EFG 2008 S. 1503).

Erklärt sich das Finanzamt mit der rückwirkenden Inanspruchnahme der Kleinunternehmer-Regelung einverstanden, hat das aber noch weitere Folgen: Ihnen geht auch der Vorsteuerabzug rückwirkend verloren. Und falls Sie Rechnungen ausgestellt haben, in denen Sie Umsatzsteuer offen ausgewiesen haben, müssen Sie diese erst berichtigen. Ob Ihnen das immer möglich ist, ist eine andere Frage.

3. Daran sollten Kleinunternehmer denken

3.1 Keine Umsatzsteuer ausweisen

Weil Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführen, dürfen Ihre Kunden, die selbst Unternehmer sind, auch keine Vorsteuer abziehen. Daher dürfen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Denn eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.

Weist ein Kleinunternehmer in seinen Rechnungen unzulässigerweise Umsatzsteuer aus, liegt nicht nur ein unrichtiger, sondern ein unberechtigter Steuerausweis vor (§ 14c Abs. 2 UStG). Die Konsequenz: Die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer ist an das Finanzamt zu zahlen. Es spielt keine Rolle, ob der Steuerausweis versehentlich oder absichtlich erfolgte.

Und ein unberechtigter Steuerausweis wirkt sich auch auf den Rechnungsempfänger aus. Hat dieser die von Ihnen offen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen, besteht die Gefahr, dass der Vorsteuerabzug nachträglich vom Finanzamt gestrichen wird. Denn unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer darf nicht als Vorsteuer abgezogen werden, weil die Steuer gesetzlich nicht geschuldet wird.

Beispiel:

Herr Rainer Welsch ist nebenberuflich als Restaurator tätig und aufgrund seines Umsatzes Kleinunternehmer. Herr Welsch weist in seinen Rechnungen daher keine Umsatzsteuer aus.

Im Mai 2018 möchte ein Kunde bei Herrn Welsch einen hochwertigen Bilderrahmen erwerben. Der Kauf wird allerdings an die Bedingung geknüpft, dass der Restaurator in seiner Rechnung Umsatzsteuer ausweist. Aufgrund des lukrativen Auftrages kommt Herr Welsch der Bitte seines Kunden nach, ohne sich der Konsequenzen klar zu sein. Er stellt eine Rechnung über 5.000,– € zuzüglich 950,– € Umsatzsteuer aus. Den erhaltenen Betrag von 5.950,– € verbucht Herr Welsch in seiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Betriebseinnahme.

Im Dezember 2020 meldet sich das Finanzamt bei Herrn Welsch. Es kündigt einen Umsatzsteuerbescheid für 2018 an über 950,– € zuzüglich Nachzahlungszinsen (von 0,5 % für jeden Monat ab April 2020). Der Grund: Im Rahmen einer Betriebsprüfung beim Kunden hat der Betriebsprüfer diesem die Vorsteuer gestrichen, weil die Rechnung von einem Kleinunternehmer stammt. Und dies hat es dem Finanzamt von Herrn Welsch mitgeteilt!

Falls Sie als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen haben, sollten Sie prüfen, ob Sie die Rechnung berichtigen können. Dann bekommen Sie die Steuer wieder. Hier gilt es allerdings, einige Hürden zu nehmen.

Auch bei Rechnungen über Kleinbeträge müssen Sie als Kleinunternehmer aufpassen. Verwenden Sie im Handel erhältliche Quittungs-/Rechnungsvordrucke, auf denen bereits die Angabe »inklusive 19 % Umsatzsteuer« oder eine vergleichbare Formulierung aufgedruckt ist, müssen Sie einen solchen Zusatz unbedingt streichen. Ansonsten liegt ein unberechtigter Umsatzsteuerausweis vor und Sie müssen Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen! Bei einer Kleinbetragsrechnung stellen die Angabe des Entgelts und des Umsatzsteuersatzes bereits einen unberechtigten Steuerausweis dar. Und das, obwohl nicht der Umsatzsteuerbetrag, sondern nur der Prozentsatz angegeben wird (BFH-Urteil vom 25.9.2013, Az. XI R 41/12, BStBl. II 2014 S. 135).

Wenn Sie als Kleinunternehmer in einer Rechnung Umsatzsteuer ausweisen, ist darin keine Option zur Regelbesteuerung zu sehen. Sofern Sie die formalen Voraussetzungen für den Kleinunternehmer-Status erfüllen, bleibt Ihr umsatzsteuerlicher Status also auch im Falle des unberechtigten Steuerausweises unverändert.

Haben Sie als Kleinunternehmer unzulässigerweise Umsatzsteuer in einer Rechnung ausgewiesen und wurde Ihrem Kunden der Vorsteuerabzug vom Finanzamt aberkannt, sollten Sie nicht überrascht sein, wenn Sie von Ihrem Kunden zum Ersatz des entstandenen Schadens aufgefordert werden. Denn die Vorsteuer wird Ihrem Kunden auf jeden Fall gestrichen (Abschn. 14c.2 Abs. 3 UStAE). Und Sie bekommen die Umsatzsteuer vom Finanzamt nur zurück, wenn Ihr Kunde die Vorsteuer an das Finanzamt zurückgezahlt hat.

3.2 Vorsteuer können Sie nicht geltend machen

Kleinunternehmer schulden dem Finanzamt keine Umsatzsteuer. Im Gegenzug dürfen sie aber auch keine Vorsteuer abziehen. Aus diesem Grund sind die von einem Kleinunternehmer beim Bezug von Leistungen gezahlten Umsatzsteuerbeträge ein zusätzlicher Kostenfaktor.

Die Umsatzsteuer gehört damit zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten von erworbenen bzw. hergestellten Wirtschaftsgütern. Bei langlebigen Wirtschaftsgütern, wie zum Beispiel Büromöbel, wird die Steuer zusammen mit dem Netto-Einkaufspreis über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben. Beabsichtigen Sie in absehbarer Zeit Ihren Kleinunternehmer-Status aufzugeben oder zeichnet sich aufgrund Ihrer Umsatzentwicklung der Übergang zur Regelbesteuerung ab, sollten Sie versuchen, vor allem größere Anschaffungen bis dahin aufzuschieben.

Wechseln Sie vom Kleinunternehmer-Status zur Regelbesteuerung, können Sie möglicherweise durch eine Vorsteuerberichtigung noch einen Teil der von Ihnen in den zurückliegenden Jahren gezahlten Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen.

3.3 Umsatzsteuer-Jahreserklärung oft entbehrlich

Auch Kleinunternehmer sind, obwohl sie weder Umsatzsteuer ausweisen noch Vorsteuer abziehen, verpflichtet, eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abzugeben, und zwar bis zum 31. Juli des Folgejahres. Wie alle anderen Unternehmer, muss auch ein Kleinunternehmer dem Finanzamt die Erklärung in aller Regel elektronisch übermitteln.

Die »Umsatzsteuererklärung« enthält in Teil B zwei Zeilen für Kleinunternehmer. In die erste Zeile ist der Umsatz des Vorjahres einzutragen, in die zweite Zeile der Umsatz des Jahres, für das die Steuererklärung abgegeben wird. Die Umsatzsteuererklärung von Kleinunternehmern dient damit vor allem einem Zweck: Das Finanzamt soll feststellen können, ob in dem Jahr, für das die Steuererklärung eingereicht wird, und in dem darauffolgenden Jahr ein Anspruch auf die Kleinunternehmer-Regelung besteht.

In der Praxis wird mit der Abgabepflicht von Kleinunternehmern von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich umgegangen. Häufig sind Kleinunternehmer von der Abgabe einer Umsatzsteuererklärung befreit. Entweder Sie erkundigen sich bei Ihrem Finanzamt, wie mit der Abgabepflicht bei Kleinunternehmern umgegangen wird, oder Sie warten einfach ab, ob Ihr Finanzamt Sie zur Abgabe einer Erklärung auffordert.

Sollten Sie bereits längere Zeit Kleinunternehmer sein und bislang Umsatzsteuer-Jahreserklärungen übermittelt haben, dann erkundigen Sie sich doch einfach bei Ihrem Finanzamt, ob Sie künftig darauf verzichten können. Da der Verzicht auf die Abgabe einer Erklärung auch den Arbeitsaufwand des Finanzamtes verringert, stehen Ihre Chancen gut, dass Ihr Vorschlag akzeptiert wird.

Geben Sie als Kleinunternehmer eine Steuererklärung ab, dürfen Sie nur in den beiden für Kleinunternehmer vorgesehenen Zeilen Eintragungen vornehmen. Tragen Sie an einer anderen Stelle Zahlen ein, kann das vom Finanzamt als Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung und damit als Option zur Regelbesteuerung gedeutet werden. Wenn Sie das nicht möchten, müssen Sie an dieser Stelle aufpassen. Wie Sie unten noch detaillierter lesen können, wären Sie an die Option fünf Jahre gebunden.

Beim Eintragen Ihres Gesamtumsatzes in die Steuererklärung sollten Sie darauf achten, dass in Ihrem Umsatz keine steuerbefreiten Umsätze enthalten sind. Sind steuerfreie Einnahmen angefallen, die nicht zum Gesamtumsatz rechnen, geben Sie diese in der Anlage UR zur Umsatzsteuer-Jahreserklärung an.

Beispiel:

Herzspezialist Burkhard Schmidt hat im Jahr 2019 Einnahmen in Höhe von rund 310.000,– € als Freiberufler erzielt. 300.700,– € entfallen auf medizinische Leistungen, 9.300,– € auf Vortragstätigkeiten. Für 2020 rechnet Herr Schmidt mit unveränderten Einnahmen.

In seiner Umsatzsteuererklärung trägt Herr Schmidt für das Jahr 2019 einen Gesamtumsatz in Höhe von 9.300,– € ein. Zusätzlich füllt er die Anlage UR aus, da er Einnahmen in Höhe von 300.700,– € erzielt hat, die umsatzsteuerfrei sind und daher den Gesamtumsatz im Sinne der Kleinunternehmer-Regelung nicht erhöhen.

3.4 Abgabe von Steueranmeldungen in besonderen Fällen

Unter bestimmten Voraussetzungen haben auch Kleinunternehmer beim Finanzamt Umsatzsteuer anzumelden und an den Fiskus abzuführen. Denn die Kleinunternehmer-Regelung erstreckt sich nur auf Umsätze, die vom Unternehmer im Inland gegen Entgelt ausgeführt werden. Bestimmte Umsätze werden daher nicht von den Vorschriften für Kleinunternehmer erfasst. Dazu gehören insbesondere:

  • die Einfuhr von Gegenständen aus dem sogenannten Drittlandsgebiet, worunter Länder zu verstehen sind, die nicht der Europäischen Union angehören (§ 1 Abs. 1 Nr. 4 UStG). Die dabei entstehende Einfuhrumsatzsteuer wird vom Zoll erhoben;

  • der Erwerb von Gegenständen aus einem Land der Europäischen Union (innergemeinschaftlicher Erwerb), falls die Erwerbsschwelle von 12.500,– € überschritten wird oder der Kleinunternehmer auf die Anwendung der Erwerbsschwelle verzichtet. Wird beim Erwerb eine (vorher beantragte) USt-IdNr. verwendet, gilt dies bereits als Verzicht, der Sie für mindestens zwei Jahre bindet (§ 1a Abs. 4 UStG);

  • der Erwerb verbrauchsteuerpflichtiger Waren aus einem anderen Land der Europäischen Union (§ 1a Abs. 5 UStG);

  • der Erwerb eines neuen Fahrzeugs aus einem anderen Land der Europäischen Union, sowohl für unternehmerische Zwecke als auch für den privaten Bereich (§ 1a Abs. 5 UStG, § 1b UStG);

  • die Umkehr der Steuerschuldnerschaft, sofern der die Leistung ausführende Unternehmer nicht auch Kleinunternehmer ist (§ 13b Abs. 1 UStG).

Die Pflicht zur Abgabe einer Steueranmeldung erstreckt sich sowohl auf die Umsatzsteuer-Voranmeldung als auch die Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Eine Voranmeldung ist aber nur für solche Zeiträume vorzunehmen, in denen ein steuerpflichtiger Umsatz angefallen ist.

Wird ein neues Fahrzeug aus einem anderen Land der Europäischen Union für private Zwecke erworben, ist eine besondere Steuererklärung abzugeben. Denn dieser Vorgang hat mit Ihrem Unternehmen nichts zu tun (sog. Fahrzeugeinzelbesteuerung; Vordruck USt 1B).

4. Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung

Auf die Kleinunternehmer-Regelung können Sie jederzeit verzichten. Ihre Leistungen unterliegen dann der Regelbesteuerung. Sie weisen in Ihren Rechnungen Umsatzsteuer aus und führen diese an das Finanzamt ab. Im Gegenzug dürfen Sie die Ihnen von anderen Unternehmern in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen.

Kleinunternehmer-Regelung sowie Regelbesteuerung haben jeweils Vor- und Nachteile. Welche Seite überwiegt, hängt von der persönlichen Ausgangssituation ab, die sich natürlich im Laufe der Zeit ändern kann.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen die Argumente auf, die Sie bei der Entscheidung für oder gegen die Regelbesteuerung beachten sollten. Erstellen Sie als Entscheidungshilfe eine persönliche Plus/Minus-Liste. Beachten Sie dabei, dass Ihre einmal getroffene Entscheidung Sie nicht ewig bindet. Nach Ablauf von fünf Jahren können Sie zur Kleinunternehmer-Regelung zurückkehren, wenn Sie dann die formalen Voraussetzungen erfüllen.

4.1 Argumente für die Regelbesteuerung

Sie können Vorsteuern geltend machen

Durch den Vorsteuerabzug beteiligen Sie das Finanzamt an Ihren Ausgaben. Zwar müssen Sie auch nach der Option zur Regelbesteuerung genauso viel an Ihre Lieferanten zahlen, aber Sie erhalten danach entweder die von Ihnen bezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurück oder Sie können die Vorsteuer mit der von Ihnen geschuldeten Umsatzsteuer verrechnen. Beziehen Sie eine Eingangsleistung, die dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegt, macht das immerhin fast 16 % des Rechnungsbetrages aus (19/119 × 100 % = 15,97 %). Wird die Eingangsleistung dagegen ermäßigt mit 7 % besteuert, ergibt sich immerhin noch eine Ersparnis von rund 7 % (7/107 × 100 % = 6,54 %). Je höher Ihre Betriebsausgaben oder betrieblichen Investitionen sind, umso größer ist die Steuererstattung des Finanzamtes oder der Abzug von Ihrer Umsatzsteuerschuld.

Ihre Kunden sind Unternehmer mit Vorsteuerabzug

Wollen Sie Vorsteuern geltend machen, müssen Sie auf der anderen Seite einen Teil Ihrer Einnahmen als Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Optieren Sie also zur Regelbesteuerung, müssen Sie sich die Frage stellen, ob Sie auf Ihre Leistungen die anfallende Umsatzsteuer noch »draufschlagen« können. Das bedeutet eine Preiserhöhung von 19 % bzw. 7 %.

Für alle zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmer verteuert sich der Einkauf bei Ihnen im Ergebnis nicht, wenn Sie nach dem Übergang zur Regelbesteuerung in Ihren Rechnungen zusätzlich Umsatzsteuer ausweisen. Zwar zahlt dieser Abnehmerkreis nach Ihrem Übergang zur Regelbesteuerung mehr an Sie für Ihre Leistungen. Dem Preisaufschlag steht allerdings ein Vorsteuerabzug gegenüber dem Finanzamt in gleicher Höhe gegenüber.

Machen Sie ausschließlich Geschäfte mit Unternehmern, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, brauchen Sie im Grunde gar nicht lange überlegen. Der Übergang zur Regelbesteuerung bringt Ihnen immer bares Geld. Denn die von Ihnen berechnete Umsatzsteuer ist für Sie unter dem Strich ein neutraler Posten. Einen Vorteil haben Sie hier durch das Recht, die in Ihren Eingangsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen zu können. Bei größeren Anschaffungen kommen so schnell einige Hundert oder auch Tausend Euro Vorsteuer zusammen. Und das führt zu einer spürbaren Verbesserung Ihrer Kassenlage.

Beispiel:

Ralf Hedrich arbeitet freiberuflich als Autor und ist seit der Gründung seines Unternehmens Kleinunternehmer. Anfang 2019 optiert Herr Hedrich zur Regelbesteuerung und weist in seinen Rechnungen gegenüber seinen Auftraggebern (insbesondere Verlage) nunmehr Umsatzsteuer aus. Am Jahresende ermittelt Herr Hedrich folgende Honorareinnahmen:

Netto-Einnahmen:

14.000,– €

zzgl. Umsatzsteuer (7 %):

980,– €

Brutto-Einnahmen:

14.980,– €

Ohne die Option zur Regelbesteuerung hätte Herr Hedrich lediglich Honorarzahlungen in Höhe von insgesamt 14.000,– € erhalten.

Herr Hedrich hat im Jahr 2019 diverse Neuanschaffungen für sein Unternehmen vorgenommen (Notebook, Schreibtisch und Fachliteratur). Auf den von ihm bezahlten Rechnungen ist Vorsteuer in Höhe von insgesamt 475,– € ausgewiesen.

Für das Jahr 2019 überweist Herr Hedrich Umsatzsteuer in Höhe von 505,– € an das Finanzamt (980,– € vereinnahmte Umsatzsteuer ./. 475,– € gezahlte Vorsteuer). Unter dem Strich verbleiben ihm damit Mehreinnahmen von 475,– €. Die Option zur Regelbesteuerung hat sich für Herrn Hedrich demnach gelohnt.

Pauschale Vorsteuern können sich lohnen

Aber selbst ohne Anschaffungen kann sich eine Option zur Regelbesteuerung für Sie lohnen, wenn Ihre Kunden zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Denn für viele Berufszweige gibt es die Möglichkeit, statt der tatsächlich in Rechnung gestellten Vorsteuern einen Vorsteuerabzug nach einem Durchschnittssatz geltend machen zu können. So können beispielsweise Schriftsteller statt der tatsächlichen Vorsteuern pauschal 2,6 % ihres Netto-Umsatzes als Vorsteuer geltend machen. Beachten Sie, dass Sie zwar jederzeit hin zu den Durchschnittssätzen wechseln können, aber bei einem anschließenden Wechsel zurück fünf Jahre an den Regel-Vorsteuerabzug gebunden sind. Optimalerweise sollten Sie möglichst nach einem Jahr mit höheren Anschaffungen zu den Durchschnittssätzen wechseln.

Beispiel:

Herr Hedrich aus dem vorigen Beispiel erzielt im Jahr 2020 denselben Umsatz. Anschaffungen gibt es in diesem Jahr nicht. Herr Hedrich beantragt beim Finanzamt den Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen.

Herr Hedrich kann pauschal 364,– € (14.000,– € × 2,6 %) als Vorsteuer abziehen. Sollte er größere Anschaffungen planen, kann er jederzeit wieder zurückwechseln. Allerdings ist er dann fünf Jahre gebunden und kann in dieser Zeit »nur« tatsächlich anfallende Vorsteuern geltend machen.

Ihr Unternehmensimage verbessert sich

Das Auftreten am Markt als regelbesteuerter Unternehmer kann ein Wettbewerbsvorteil sein. Von außen betrachtet lässt sich Ihr Unternehmen nämlich nicht ohne Weiteres von größeren Unternehmen unterscheiden. Die Regelbesteuerung kann Ihnen daher die Tür zu neuen Kundengruppen öffnen, die für Sie als Kleinunternehmer vielleicht nie zugänglich gewesen wären. So mancher Kunde stellt nämlich einen Zusammenhang zwischen Unternehmensgröße und -kompetenz her. Unterwerfen Sie Ihre Leistungen der Umsatzsteuer, können Sie unter Umständen verhindern, dass ein Geschäftspartner Ihr Unternehmen von vornherein als klein und unbedeutend abstempelt.

Sie können möglicherweise auf eine Steuerbefreiung verzichten

Es kann sehr lukrativ sein, auf die Steuerbefreiung bestimmter Umsätze zu verzichten, da dies den Weg zum Vorsteuerabzug ebnet. Interessant ist das bei der Vermietung von Immobilien (§ 9 UStG). Allerdings sind Kleinunternehmer ausdrücklich von der Möglichkeit des Verzichts ausgeschlossen. Als Ausweg bleibt hier die sogenannte Doppeloption, bei der zunächst auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichtet wird und dann anschließend auf die Steuerbefreiung eines bestimmten Umsatzes. Zu berücksichtigen ist dabei allerdings, dass der Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung zwangsläufig die Steuerpflicht nicht nur der Vermietungs-, sondern aller Ausgangsumsätze des Unternehmers bewirkt, sofern nicht eine eigenständige Befreiungsvorschrift greift.

4.2 Argumente gegen die Regelbesteuerung

Ihre Kunden sind nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt

Sind Ihre Abnehmer Kleinunternehmer, Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, oder Privatpersonen, ergeben sich aus dem Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung Nachteile. Bleiben Sie bei Ihren bisherigen Verkaufspreisen, erhöhen Sie durch den Aufschlag von Umsatzsteuer die Bezugskosten Ihrer Kunden. Sie machen die Einkäufe bei Ihnen teurer und damit auch unattraktiver. Schließlich bedeutet dies eine Preiserhöhung von 19 % bzw. 7 %.

Verlangen Sie von Ihren Kunden gegenüber bisher nicht mehr, sind Ihre Preise nach einer Option als Bruttopreise zu verstehen. Und davon müssen Sie nach einer Option zur Regelbesteuerung einen Teil als Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Sie müssen die Umsatzsteuer »rausrechnen«. Sie schmälern Ihren Ertrag um 15,97 % (19/119) bzw. 6,54 % (7/107).

Sie verringern also entweder Ihre Wettbewerbsfähigkeit oder Sie geben sich mit einem niedrigeren Erlös zufrieden.

Ihre Kunden sind zum Teil zum Vorsteuerabzug berechtigt

Besonders schwierig wird die Entscheidung, wenn sich der Kundenkreis aus nicht zum Vorsteuerabzug berechtigten Personen sowie zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmern zusammensetzt. Je nachdem, wie sich Ihr Umsatz auf die verschiedenen Kundengruppen verteilt, kann das Beibehalten der Kleinunternehmer-Regelung oder die Option zur Regelbesteuerung günstiger sein.

Hier bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als »spitz zu rechnen«. Eine eindeutige Empfehlung ist in diesem Fall nicht möglich. Wägen Sie sorgfältig Vor- und Nachteile ab.

Die Regelbesteuerung erhöht Ihren bürokratischen Aufwand

Entscheiden Sie sich für die Regelbesteuerung, wird Ihre Buchführung erheblich aufwendiger und damit auch teurer. In Ihren Rechnungen müssen Sie fortan Umsatzsteuer ausweisen, die von Ihnen gezahlte Vorsteuer ist von Ihnen getrennt zu erfassen, Ihre Umsatzsteuer- und Vorsteuerzahlungen haben Sie in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu berücksichtigen und Sie sind verpflichtet, Umsatzsteuer-Voranmeldungen sowie Umsatzsteuer-Jahreserklärungen abzugeben.

4.3 Die Option müssen Sie erklären

Den Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung, also die Option zur Regelbesteuerung, müssen Sie gegenüber dem Finanzamt erklären. Ansonsten ist er nicht wirksam.

Für den Verzicht gibt es keine besonderen Formvorschriften. So können Sie Ihre Entscheidung Ihrem Finanzamt schriftlich mitteilen. Auch eine E-Mail ist ausreichend. Selbst eine mündliche Erklärung würde genügen, ist aber aus Beweisgründen nicht zu empfehlen.

Völlig ausreichend ist aber auch, wenn Sie lediglich Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mit Eintragungen in den für Regelbesteuerer vorgesehenen Feldern abgeben. Die Abgabe von Steueranmeldungen wird auch als Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung durch schlüssiges Handeln bezeichnet. Man spricht hier von einer konkludenten Option.

Weist ein Kleinunternehmer in einer Rechnung Umsatzsteuer aus, unterlässt es aber, über die eigentlich von ihm angestrebte Option zur Regelbesteuerung eine Mitteilung an das Finanzamt zu schicken und gibt auch keine Steueranmeldungen mit Vorsteuer- oder Umsatzsteuerausweis ab, ist dies kein wirksamer Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung. Die unberechtigt ausgewiesene Steuer muss an das Finanzamt abgeführt werden (§ 14c UStG).

Der frühestmögliche Zeitpunkt, um auf die Kleinunternehmer-Regelung zu verzichten, ist die steuerliche Anmeldung Ihrer unternehmerischen Tätigkeit beim Finanzamt. Der Ihnen vom Finanzamt bereitgestellte Vordruck »Fragebogen zur steuerlichen Erfassung« enthält für diesen Zweck ein Ankreuzfeld. Entscheiden Sie sich bei Ihrer steuerlichen Anmeldung für den Kleinunternehmer-Status, können Sie den Verzicht hierauf trotzdem zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt erklären.

Der Verzicht kann wirksam nur für das gesamte Unternehmen erklärt werden. Er kann nicht auf bestimmte Umsätze beschränkt werden, selbst wenn es sich um völlig verschiedene Tätigkeiten oder sogar verschiedene Betriebe handelt (BFH-Urteil vom 24.7.2013, XI R 31/12, BStBl. II 2014 S. 214).

Dies gilt auch, wenn der Kleinunternehmer von dieser Rechtslage nichts weiß und deswegen in seiner ersten Umsatzsteuererklärung nur einen Teil seiner Umsätze angibt. Eine solche Verzichtserklärung ist wirkungslos. Der Selbstständige ist weiterhin als Kleinunternehmer anzusehen. Die unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer muss er an das Finanzamt abführen (§ 14c UStG).

Hat das Finanzamt Zweifel am Willen des Unternehmers, muss es ihn fragen, ob er tatsächlich für das gesamte Unternehmen optieren will. Das ist aus Gründen der Rechtssicherheit wegen der erheblichen Rechtsfolgen einer Option und der fünfjährigen Bindung erforderlich.

Wollen Sie auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichten, dann teilen Sie dem Finanzamt Ihre Entscheidung am besten schriftlich mit.

Dadurch vermeiden Sie am ehesten Missverständnisse und Unklarheiten. Und so könnte Ihre Mitteilung inhaltlich aussehen:

Absender

Datum

Steuernummer

Finanzamt (Adresse)

Sehr geehrte Damen und Herren,

ab dem ... verzichte ich auf die Kleinunternehmer-Regelung nach § 19 Abs. 1 UStG und optiere nach § 19 Abs. 2 UStG zur Regelbesteuerung. Im Jahr ... wird meine Umsatzsteuerschuld abzüglich Vorsteuer voraussichtlich ... € betragen.

Mit freundlichen Grüßen

4.4 So lange haben Sie Zeit

Die Umsatzsteuer ist eine Jahressteuer. Innerhalb eines Kalenderjahres können Sie daher nicht vom Kleinunternehmer-Status zur Regelbesteuerung wechseln. Ein Verzicht wirkt immer vom Beginn des Kalenderjahres an, für das er abgegeben wird.

Daraus folgt allerdings nicht, dass Sie bereits am Anfang eines Jahres Ihren Verzicht erklären müssen. Denn Sie verzichten ja »für« ein und nicht »ab« einem Kalenderjahr. Mit dem Verzicht können Sie sich so lange Zeit lassen, wie Ihre Umsatzsteuerfestsetzung für das betreffende Jahr noch nicht formell bestandskräftig ist. In den meisten Fällen tritt die formelle Bestandskraft einen Monat nach Eingang der Umsatzsteuer-Jahreserklärung beim Finanzamt ein.

Waren Sie bislang Kleinunternehmer und haben Sie keine Umsatzsteuer-Jahreserklärungen abgegeben, gibt es auch keine Umsatzsteuerfestsetzung, die bestandskräftig werden könnte. Sie können dann bis zum Ablauf der Steuerfestsetzungsfrist zur Regelbesteuerung optieren, also nachträglich für einen Zeitraum, der bereits Jahre zurückliegt. In einem solchen Fall müssen Sie aber nicht nur mit Umsatzsteuer-Nachforderungen des Finanzamtes, sondern auch mit Nachzahlungszinsen aufgrund der späteren Steuerzahlung rechnen (§ 233a AO).

Den geringsten Aufwand haben Sie, wenn Sie Ihre Entscheidung für die Regelbesteuerung zu Beginn des Jahres treffen, in dem Sie Ihre Umsätze erstmals der Umsatzsteuer unterwerfen möchten. Sie können dann nämlich von Anfang an Ihrer Pflicht zur Abführung von Umsatzsteuer nachkommen und die für Sie geltenden Rechnungsvorschriften beachten.

Problematischer wird es meist dann, wenn Sie im Laufe oder sogar erst nach Ablauf eines Jahres auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichten. Ihr Verzicht wird auch in diesem Fall zu Jahresbeginn wirksam. Aber Sie sind ja weiterhin vom Kleinunternehmer-Status ausgegangen und haben keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt. Sie müssen daher rückwirkend aus dem bisherigen Umsatz die Umsatzsteuer herausrechnen und an das Finanzamt zahlen. Von einem ursprünglichen Nettoerlös in Höhe von 100,– € bleibt nach Abzug der zu entrichtenden Steuer dann nur noch ein Betrag von rund 84,– € (100,– € × 100/119), wenn die erbrachte Leistung dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegt. Sie erleiden also eine Gewinnminderung von rund 16,– €.

Auf nachträglichen Steuerzahlungen werden Sie meist sitzen bleiben. Allenfalls bei zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmern wird es Ihnen durch das Erstellen korrigierter Rechnungen mit erstmaligem Umsatzsteuerausweis gelingen, Ihre wirtschaftliche Belastung auszugleichen.

Beispiel:

Nina Borgward ist seit Anfang 2017 als Designerin unternehmerisch tätig und hat als Selbstständige noch keine Umsatzsteuer-Jahreserklärungen abgegeben. Im Januar 2020 erfährt Frau Borgward von der Möglichkeit eines rückwirkenden Verzichts auf die Kleinunternehmer-Regelung.

Frau Borgward arbeitet seit Jahren für dieselben zwei Auftraggeber, die beide zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Die Kunden von Frau Borgward erklären sich bereit, ihr die Umsatzsteuer ab 2017 nachträglich zu zahlen. Frau Borgward optiert daher rückwirkend zur Regelbesteuerung und berichtigt ihre seit 2017 ausgestellten Rechnungen. Auf die Rechnungsbeträge schlägt sie nunmehr Umsatzsteuer auf.

Durch die Option zur Regelbesteuerung bietet sich für Frau Borgward die Möglichkeit, im Nachhinein den Vorsteuerabzug für ihre Investitionen und laufenden Betriebsausgaben in den Jahren ab 2017 vorzunehmen. Im Februar 2020 gibt sie für die Jahre 2017 bis 2019 Umsatzsteuererklärungen ab. Kurze Zeit später erhält Frau Borgward eine Vorsteuererstattung von 1.740,– €, da die Summe der Vorsteuer aus diesen Jahren die von ihr geschuldete Summe an Umsatzsteuer in dieser Höhe übersteigt.

4.5 Der Verzicht kann widerrufen werden

Folgende Situation kann eintreten: Sie haben auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichtet und stellen einige Zeit später fest, dass der Übergang zur Regelbesteuerung für Sie mehr Nachteile als Vorteile gebracht hat. Sie haben dann die Möglichkeit, Ihre ursprüngliche Entscheidung zu revidieren und zum Kleinunternehmer-Status zurückzukehren.

Der Widerruf Ihrer Verzichtserklärung ist aber nur so lange möglich, wie die erstmalige Umsatzsteuerfestsetzung für das betreffende Jahr nicht formell bestandskräftig und damit unanfechtbar geworden ist. Gewöhnlich tritt die formelle Bestandskraft einen Monat nach Eingang der Umsatzsteuer-Jahreserklärung beim Finanzamt ein.

Beispiel:

Laura Grewe meint, mit der Regelbesteuerung wirtschaftlich besser dazustehen als mit der Kleinunternehmer-Regelung. Sie gibt deshalb Mitte Februar 2019 erstmals für das Jahr 2018 eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab und erklärt damit den Verzicht auf den Kleinunternehmer-Status. Das Finanzamt erstattet ihr daraufhin Vorsteuer in Höhe von 1.485,– €.

Im September 2020 findet bei Frau Grewe eine Betriebsprüfung statt. Dabei stellt sich heraus, dass sie ihre Umsätze versehentlich mit dem ermäßigten anstatt mit dem regulären Steuersatz versteuert hat. Nach der Fehlerkorrektur ergibt sich ein Umsatzsteuer-Zahlbetrag von 823,– € zuungunsten von Frau Grewe. Die Umsatzsteuerfestsetzung für das Jahr 2018 steht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung und kann deshalb mangels materieller Bestandskraft problemlos vom Betriebsprüfer geändert werden.

Aufgrund der Steuernachzahlung möchte Frau Grewe ihre Option zur Regelbesteuerung widerrufen. Das ist aber nicht mehr möglich, denn die erstmalige Umsatzsteuerfestsetzung für das Jahr 2018 ist bereits im März 2019, einen Monat nach Eingang der Umsatzsteuer-Jahreserklärung 2018 beim Finanzamt, formell bestandskräftig geworden.

4.6 Mindestens fünf Jahre sind Sie gebunden

Verzichten Sie auf die Kleinunternehmer-Regelung, bleiben Sie mindestens fünf Jahre an Ihre Entscheidung gebunden. Die fünfjährige Bindungsfrist sollten Sie unbedingt berücksichtigen, wenn Sie freiwillig vom Kleinunternehmer-Status zur Regelbesteuerung wechseln.

Beispiel:

Brigitte Täubner war viele Jahre Kleinunternehmerin und hat zum 1.1.2020 auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichtet. An ihre Entscheidung ist sie bis zum Ablauf des Jahres 2024 gebunden, und zwar unabhängig davon, wie sich ihre Umsätze in diesem Zeitraum entwickeln.

Der Status des regelbesteuerten Unternehmers endet nicht automatisch mit Ablauf des Fünf-Jahres-Zeitraumes. Sie müssen Ihre Option gegenüber dem Finanzamt widerrufen. Ihren Widerruf können Sie bereits im Voraus mit Wirkung vom Beginn eines Kalenderjahres erklären. Der Widerruf kann auch rückwirkend erfolgen, allerdings nur so lange, wie die Umsatzsteuerfestsetzung für das betreffende Jahr nicht bestandskräftig geworden ist. Es gelten somit dieselben Regeln wie bei Abgabe der Verzichtserklärung.

Widerrufen Sie mit Wirkung vom Beginn eines zurückliegenden Kalenderjahres, müssen Sie daran denken, Ihre Rechnungen zu berichtigen. Denn als Kleinunternehmer dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Die Berichtigung ist zulässig. Wird sie nicht durchgeführt, muss die Steuer an das Finanzamt abgeführt werden (§ 14c UStG).

Voraussetzung für den Widerruf ist natürlich, dass Sie überhaupt als Kleinunternehmer behandelt werden können. Ihr Umsatz im Vorjahr darf nicht mehr als 22.000,– € und im neuen Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000,– € betragen.

Die Bindungsdauer von fünf Jahren gilt nur dann, wenn Sie auf den Sonderstatus des Kleinunternehmers freiwillig verzichtet haben, also zur Regelbesteuerung optiert haben. Beruht der Wechsel zur Regelbesteuerung dagegen darauf, dass die zulässige Jahres-Umsatzgrenze überschritten wurde, können Sie bereits im nächsten Jahr zur Kleinunternehmer-Regelung zurückkehren, vorausgesetzt Sie erfüllen die Umsatzgrenzen.

5. Wechsel der Besteuerungsform

Bereits vor dem Übergang zur Regelbesteuerung oder zum Kleinunternehmer-Status sollten Sie die dafür geltenden Regeln genau kennen. Denn oft können Sie durch das geringfügige Verschieben eines Umsatzes oder einer Anschaffung erheblich Steuern sparen. Jedenfalls kommt es beim Übergang vom Kleinunternehmer-Status zur Regelbesteuerung und umgekehrt für die Frage der Besteuerung der Umsätze darauf an, wann sie ausgeführt wurden. Nicht entscheidend ist, wann Sie das Geld von Ihren Kunden vereinnahmt haben. Wurde der Umsatz von Ihnen beispielsweise noch als Kleinunternehmer erbracht, aber das Geld vom Kunden erst vereinnahmt, wenn Sie bereits zur Regelbesteuerung gewechselt sind, wird der Umsatz nicht versteuert.

5.1 Von der Kleinunternehmer-Regelung zur Regelbesteuerung

Die folgenden Hinweise sind unabhängig vom Grund des Übergangs zur Regelbesteuerung. Sie gelten also sowohl für den Fall des freiwilligen Verzichts auf den Kleinunternehmer-Status als auch für den Fall des Überschreitens der Umsatzgrenze.

Der Zeitpunkt der Leistung entscheidet

Ihre Lieferungen und sonstigen Leistungen sind nur dann umsatzsteuerpflichtig, wenn sie in einem Jahr erbracht wurden, in dem Sie der Regelbesteuerung unterliegen. Der Zeitpunkt, zu dem Sie begonnen haben, die Leistung zu erstellen, der Kunde die Ware bei Ihnen bestellt hat oder eine (An-)Zahlung erfolgt ist, spielt keine Rolle.

Beispiel:

Tim Merkle ist bis zum 31.12.2019 Kleinunternehmer. In 2019 erzielte er einen Umsatz von 24.000,– €. Im Oktober 2019 erhielt Herr Merkle von einem Bekannten den Auftrag für die Lieferung eines Computers und die Erstellung einer Webseite. Den Computer liefert Herr Merkle im Dezember 2019. Aufgrund zahlreicher Programmieraufträge verzögert sich die Fertigstellung der Webseite allerdings bis Februar 2020. Für beide Aufträge wurden Festpreise vereinbart.

Ab dem 1.1.2020 ist Herr Merkle Regelbesteuerer, da sein Gesamtumsatz inklusive Umsatzsteuer im Vorjahr 2019 die 22.000-Euro-Grenze überschritten hat. Da die Regelbesteuerung erst ab 2020 greift, fällt beim Verkauf des Computers keine Umsatzsteuer an. Die erbrachte Dienstleistung unterliegt in vollem Umfang der Umsatzsteuer, da sie erst nach dem 31.12.2019 ausgeführt wurde.

Besser wäre gewesen, auch die Programmierung noch bis Ende 2019 zu erledigen. So bleibt Herr Merkle auf der Umsatzsteuer für die Erstellung der Webseite sitzen. Auf den Rechnungsbetrag aufschlagen kann er sie wegen des vereinbarten Festpreises nicht!

Anzahlungen sind gegebenenfalls nachträglich zu versteuern

Haben Sie als Kleinunternehmer im Voraus von einem Kunden Geld für eine Leistung erhalten, die Sie erst als regelbesteuerter Unternehmer an Ihre Kunden erbringen, müssen Sie die Anzahlung nachträglich der Umsatzsteuer unterwerfen. Bei der Regelbesteuerung sind nämlich auch Anzahlungen umsatzsteuerpflichtig. Die von Ihnen zu zahlende Umsatzsteuer müssen Sie in Ihrer ersten Umsatzsteuer-Voranmeldung als Regelbesteuerer angeben.

Beispiel:

Der Journalist und Kleinunternehmer Sven Witzel erhält im Jahr 2019 eine Anzahlung in Höhe von 3.000,– € für eine Reportage, die Anfang 2020 fertiggestellt werden soll. Herr Witzel optiert mit Wirkung zum 1.1.2020 zur Regelbesteuerung.

Durch den Wechsel zur Regelbesteuerung ist der im Jahr 2020 gelieferte Bericht umsatzsteuerpflichtig. Daher muss auch die Anzahlung aus dem Jahr 2019 versteuert werden. Die Leistungen von Herrn Witzel unterliegen dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Die Versteuerung der Anzahlung erfolgt in der ersten Umsatzsteuer-Voranmeldung für das Jahr 2020. Aus der erhaltenen Anzahlung in Höhe von 3.000,– € muss die Umsatzsteuer herausgerechnet werden. Es ergibt sich Umsatzsteuer in Höhe von 196,26 € (3.000,– € × 7/107).

Ab wann der Vorsteuerabzug zulässig ist

In den meisten Eingangsrechnungen, die Sie als Unternehmer erhalten, ist Umsatzsteuer enthalten. Kleinunternehmer dürfen diese nicht als Vorsteuer abziehen. Regelbesteuerte Unternehmer sind dagegen zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Zeichnet sich bei Ihnen der Übergang zur Regelbesteuerung ab, sollten Sie den Bezug von Leistungen für Ihr Unternehmen möglichst aufschieben, um sich so den Vorsteuerabzug zu sichern. Besonders bei größeren Investitionen können Sie dadurch viel Geld sparen.

Bei einem Wechsel der Besteuerungsform ist der Vorsteuerabzug zulässig, wenn der Unternehmer im Zeitpunkt der Lieferung oder Ausführung der Leistung bereits der Regelbesteuerung unterliegt. Ohne Bedeutung ist, wann die bezogene Leistung bestellt oder bezahlt wurde.

Beispiel:

Die Modefotografin Elke Richter ist Kleinunternehmerin und optiert ab dem Jahr 2020 zur Regelbesteuerung. Im Dezember 2019 kauft Frau Richter in großem Umfang Fotomaterial gegen Rechnung. Den Rechnungsbetrag überweist Frau Richter erst im Januar 2020, denn sie glaubt, sich so den Vorsteuerabzug sichern zu können.

Da die Lieferung des Fotomaterials zu einer Zeit erfolgt ist, als Frau Richter noch Kleinunternehmerin war, hat sie keinen Anspruch auf die Vorsteuer. Mit der Anschaffung hätte sie besser bis Januar gewartet, da ihr das Finanzamt die gezahlte Vorsteuer dann erstattet hätte.

Vorsteuerberichtigung zu Ihren Gunsten

Bei einem Wechsel zur Regelbesteuerung haben Sie unter Umständen Anspruch auf eine Vorsteuerberichtigung. Dadurch können Sie einen Teil der von Ihnen in der Vergangenheit gezahlten Vorsteuer nachträglich geltend machen. Das gilt übrigens auch dann, wenn Sie nicht freiwillig zum Regelbesteuerer werden, sondern aufgrund des Überschreitens der Jahres-Umsatzgrenze dazu gezwungen sind. Die Details zur Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG finden Sie in einem eigenen Beitrag.

Die wichtigsten Voraussetzungen für eine Vorsteuerberichtigung sind:

  • In Ihrem Betrieb befinden sich langlebige Wirtschaftsgüter, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden (Pkw, Möbel, EDV-Anlage etc.).

  • Der Vorsteuerberichtigungszeitraum von fünf Jahren, der mit der erstmaligen Verwendung des Wirtschaftsguts beginnt, darf im Zeitpunkt des Wechsels der Besteuerungsform nicht abgelaufen sein.

  • Ihnen liegt eine ordnungsgemäße Rechnung mit Vorsteuerausweis vor, aus der die Anschaffung hervorgeht.

Wenn Sie zur Regelbesteuerung übergehen, sollten Sie sich unbedingt einen Überblick über Ihre größeren Anschaffungen aus der Zeit als Kleinunternehmer verschaffen. Denn die Vorsteuerberichtigung kann Ihnen schnell einige Hundert Euro in die Kasse spülen.

Beispiel:

Uwe Peters ist Kleinunternehmer und erwirbt im Januar 2019 einen Pkw für 18.600,– € zuzüglich 3.534,– € Umsatzsteuer, den er zu mehr als 10 % für seine unternehmerischen Zwecke nutzt. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer beträgt sechs Jahre. Die gezahlte Vorsteuer in Höhe von 3.534,– € rechnet zu den Anschaffungskosten des Fahrzeuges. Aufgrund des Überschreitens der Vorjahres-Umsatzgrenze von 22.000,– € muss Herr Peters ab dem 1.1.2020 zur Regelbesteuerung übergehen.

Herr Peters darf eine Vorsteuerberichtigung zu seinen Gunsten durchführen. Auf die Jahre 2020 bis 2023 entfällt jeweils ein Berichtigungsbetrag von 706,80 € (3.534,– € ÷ 5 Jahre Vorsteuer-Berichtigungszeitraum). Herr Peters bekommt vom Finanzamt insgesamt Vorsteuer in Höhe von 2.827,20 € (706,80 € × 4) erstattet. Allerdings muss er in diesen Jahren auch seine Privatnutzung wieder versteuern.

5.2 Von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmer-Regelung

Beim Übergang von der Regelbesteuerung zum Kleinunternehmer-Status gelten die gleichen Spielregeln wie beim Übergang von der Kleinunternehmer-Regelung zur Regelbesteuerung. Das heißt: Entscheidend für den Vorsteuerabzug und die umsatzsteuerliche Behandlung der Ausgangsumsätze ist allein der Zeitpunkt, zu dem die jeweilige Leistung ausgeführt wurde. Der Zeitpunkt der Zahlung ist unerheblich.

Zeichnet sich der Übergang zur Kleinunternehmer-Regelung ab, sollten Sie daher Anschaffungen vorziehen, um sich noch den Vorsteuerabzug zu sichern. Die Ausführung Ihrer eigenen Leistungen schieben Sie dagegen besser auf, um Ihre Verkäufe umsatzsteuerfrei durchführen zu können.

Falls Sie eine Rechnung erst in dem Jahr bekommen, in dem Sie bereits Kleinunternehmer sind, sollten Sie nicht vergessen, die ausgewiesene Vorsteuer in Ihrer vorläufig letzten Umsatzsteuer-Jahreserklärung zu berücksichtigen. Das setzt natürlich voraus, dass Sie die zugrunde liegende Leistung bereits im Vorjahr erhalten haben.

Auch beim Wechsel von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmer-Regelung kann es zu einer Vorsteuerberichtigung kommen – in diesem Fall allerdings zu Ihren Ungunsten. Sie müssen dann einen Teil der von Ihnen in einem vorausgegangenen Jahr abgezogenen Vorsteuer an das Finanzamt zurückzahlen.

Beispiel:

Petra Marburger betreibt ein Fotoatelier und hat auf den Kleinunternehmer-Status mit Wirkung zum 1.1.2015 verzichtet. Damit ist sie zur Regelbesteuerung übergegangen. Ende 2019 läuft die fünfjährige Bindungsfrist ab. Frau Marburger kehrt zum 1.1.2020 zur Kleinunternehmer-Regelung zurück, indem sie ihren Verzicht gegenüber dem Finanzamt widerruft.

Am 1.12.2018 erwarb Frau Marburger einen Fotoapparat für 6.300,– € zuzüglich 1.197,– € Umsatzsteuer, den sie sofort in Betrieb nahm. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer der Kamera beträgt sieben Jahre. Die Vorsteuer hat sie in vollem Umfang abgezogen.

Der fünfjährige Berichtigungszeitraum des § 15a UStG endet am 30.11.2022. Auf das Jahr 2020 entfällt ein Berichtigungsbetrag zuungunsten von Frau Marburger von 219,45 € (1.197,– € × 11/60). Diesen Betrag muss Frau Marburger an das Finanzamt zurückzahlen.