Kleinunternehmer: Vom umsatzsteuerlichen Sonderstatus profitieren

Das gehört zu Ihren Einnahmen

Zu Ihren steuerbaren Einnahmen zählen zunächst einmal sämtliche im Inland durchgeführten Lieferungen und die im Inland erbrachten Dienstleistungen.

Aber auch grenzüberschreitende Lieferungen von Waren oder Produkten sind bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes zu berücksichtigen. Das sind zunächst einmal Lieferungen in einen anderen EU-Staat. Der Ort der Lieferung befindet sich hierbei stets in Deutschland. Denn bei einer Lieferung an einen in einem anderen EU-Staat ansässigen anderen Unternehmer können Sie als Kleinunternehmer keine innergemeinschaftlichen Lieferungen ausführen, wodurch sich der Leistungsort in das Bestimmungsland verschieben würde (§ 19 Abs. 1 Satz 4 UStG). Demzufolge sind sowohl Lieferungen an Privatpersonen als auch an Unternehmer in einem anderen EU-Staat als steuerbare Umsätze zu erfassen.

Und zusätzlich sind Lieferungen in einen Drittstaat ebenfalls bei der Ermittlung Ihres Gesamtumsatzes hinzuzuaddieren. Liefern Sie Waren an eine in einem Drittstaat wohnhafte Privatperson oder einen dort ansässigen Unternehmer, ist dieser Umsatz in Deutschland steuerbar. Zwar wäre ein solcher Exportumsatz von der Umsatzsteuer befreit, wenn Sie den Ausfuhrnachweis führen (§ 4 Nr. 1 UStG). Das macht für Sie als Kleinunternehmer jedoch überhaupt keinen Sinn, weil die eigentlich anfallende Umsatzsteuer bei Ihnen ohnehin nicht erhoben wird.

Dienstleistungen gegenüber einer in einem anderen EU-Staat oder einem Drittstaat wohnhaften Privatperson sind grundsätzlich in Deutschland steuerbar (§ 3a Abs. 1 UStG). Es gibt von dieser Grundregel aber einige Ausnahmen → »Ausführungsort einer Leistung«.

Dienstleistungen gegenüber einem Unternehmer mit Sitz in einem anderen EU-Staat oder einem Drittstaat werden grundsätzlich dort erbracht, wo der die Leistung empfangende Unternehmer seinen Sitz hat. Damit liegt der Ort der Leistung im Ausland (§ 3a Abs. 2 UStG). Das bedeutet: Die Einnahmen aus diesen Dienstleistungen werden bei der Überprüfung der Kleinunternehmergrenze nicht berücksichtigt. Auch zu dieser Grundregel gibt es einige Ausnahmen → .

Nicht selten kommt es bei Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten zu einer sogenannten Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Das bedeutet: Die Umsätze bleiben zwar Ihre Umsätze, aber der Leistungsempfänger ist Schuldner der Umsatzsteuer und muss diese abführen. Hier spricht man vom Reverse-Charge-Verfahren (entsprechend dem in Deutschland geltenden § 13b UStG). Dass Sie in Deutschland als Kleinunternehmer eingestuft werden, zählt im anderen EU-Staat nicht. Der Leistungsempfänger muss trotzdem die Umsatzsteuer abführen →  »Umkehr der Steuerschuldnerschaft«.

Denn vom Vorsteuerabzug sind nur Vorsteuern ausgeschlossen, die auf bestimmte im Gesetz genau genannte steuerfreie Umsätze entfallen (§ 15 Abs. 2 UStG). Soweit Vorsteuern auf nicht steuerbare, weil im Ausland erbrachte Leistungen entfallen, werden diese durch das Finanzamt erstattet. Insoweit ist der Vorsteuerabzug nicht eingeschränkt!

Es wird deutlich, dass die Ermittlung des Gesamtumsatzes komplex sein kann. Einem Unternehmer können dabei Fehler unterlaufen, die zu einem zu hohen Ergebnis führen. Und das kann Folgen haben. Denn gehen Sie irrtümlicherweise davon aus, dass Sie die 22.000-Euro-Grenze überschritten haben, werden Sie im Folgejahr Ihren Kunden Umsatzsteuer in Rechnung stellen und diese an das Finanzamt abführen.

Bemerken Sie Ihren Irrtum, kann es zu spät sein. Denn haben Sie beim Finanzamt für das Folgejahr eine Umsatzsteuererklärung mit Ihren Umsätzen abgegeben, liegt aus Sicht des Finanzamts ein sogenannter konkludenter Antrag vor. Das heißt, Sie haben mit Ihrem Handeln, hier mit der Abgabe einer Umsatzsteuererklärung, den Antrag auf Verzicht auf den Kleinunternehmer-Status gestellt. Und ein solcher konkludenter Antrag bindet Sie fünf Jahre, in denen Sie Umsatzsteuer abführen müssen, auch wenn Ihre Umsätze immer unter der 22.000-Euro-Grenze liegen. Eine Anfechtung wegen Irrtums ist im Steuerrecht – anders als im Zivilrecht – nicht vorgesehen (BFH-Urteil vom 24.7.2013, XI R 14/11, BStBl. 2014 II S. 210).

Umsatzsteuer ist stets zu berücksichtigen

Kleinunternehmer haben bei der Berechnung ihres Gesamtumsatzes die Umsatzsteuer mit zu berücksichtigen. Das Gesetz definiert den Gesamtumsatz als: »Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer« – und unterscheidet dabei nicht zwischen regelbesteuerten Unternehmern und Kleinunternehmern.

Das lässt sich leicht missverstehen. Als Kleinunternehmer müssen Sie auf Ihren Umsatz die Umsatzsteuer nicht aufschlagen, weil der Begriff »Umsatz« im Umsatzsteuergesetz ohne Umsatzsteuer verstanden wird. Also sind die von Kleinunternehmern vereinnahmten (Brutto-)Einnahmen gemeint. Es fällt zwar Umsatzsteuer an, aber sie wird – aus Vereinfachungsgründen – nicht erhoben. Besonderheiten gelten, wenn die Steuerschuldnerschaft für Ihre Umsätze auf Ihren Kunden übergeht oder bei Umsätzen, die sich wegen Privatnutzung oder Entnahme von Wirtschaftsgütern ergeben.

Umgekehrt dürfen Sie als Kleinunternehmer zur Ermittlung des Jahresumsatzes aus Ihren (Brutto-)Einnahmen keine Umsatzsteuer herausrechnen. Denn der Gesamtumsatz wird immer als »Brutto« ermittelt. Dies gilt genauso für Regelbesteuerer, die prüfen wollen, ob sie sich künftig als Kleinunternehmer behandeln lassen wollen.

Den Gesamtumsatz ermitteln

Um den maßgeblichen Gesamtumsatz zu ermitteln, müssen Sie alle Einnahmen zusammenrechnen, die Sie als Unternehmer im letzten Jahr erzielt haben. Zu berücksichtigen ist Ihre gesamte unternehmerische Tätigkeit. Darin enthalten sind die Einnahmen aller Betriebe, die Sie unterhalten, sowie alle anderen Tätigkeiten, die Sie als Unternehmer ausüben, wie zum Beispiel auch die steuerpflichtige Vermietung einer privaten Immobilie nach einer Option (§ 9 UStG).

Unabhängig von der Art der Gewinnermittlung zählen zum Gesamtumsatz nur Beträge, die Ihnen im jeweiligen Jahr auch zugeflossen sind. Wenn Sie Ihren Gesamtumsatz berechnen, zählen also nicht die erzielten Umsätze und Ihre daraus resultierenden Rechnungen und/oder Forderungen. Einzig berücksichtigt werden die Ihnen tatsächlich zugeflossenen Beträge.

Private Nutzung von Gegenständen

Nutzen Sie als Selbstständiger einen Gegenstand des Betriebsvermögens auch privat, müssen Sie bei der Gewinnermittlung eine Korrektur vornehmen. Da Sie alle Kosten, die im Zusammenhang mit dem Gegenstand angefallen sind, als Betriebsausgaben angesetzt haben, müssen Sie den Teil der Kosten, der auf die Privatnutzung fällt, wieder als fiktive Einnahme Ihrem Gewinn zurechnen.

Verkauf oder Entnahme von Anlagevermögen

Ob bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes auch Umsätze durch Entnahme von Gegenständen anzusetzen sind, ist teilweise unklar. Eine Regelung gibt es nur für die Entnahme von Anlagevermögen, und zwar im Umsatzsteuergesetz (siehe nachfolgenden Punkt). Offen bleibt, wie Umsätze durch Entnahme von anderen Gegenständen wie Waren oder Verbrauchsgegenständen behandelt werden. Hierzu gibt es weder im Gesetz noch im UStAE eine Aussage. Nach unserer Meinung kann es hier keinen Unterschied geben. Denn auch diese Umsätze sind nur dann steuerbar, wenn bei ihrer Anschaffung Vorsteuer geltend gemacht werden konnte. Und das ist bei Kleinunternehmern nicht möglich.

Ob die Kleinunternehmer-Regelung anwendbar ist, soll sich allein nach dem Umfang der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit eines Unternehmers richten. Die aus dem Verkauf und der Entnahme von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens entstehenden Einnahmen bleiben bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes daher außen vor (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG).

Ebenso bleibt der Umsatz aus dem Verkauf von entsprechenden Wirtschaftsgütern unberücksichtigt, die zwar einkommensteuerlich Privatvermögen sind, aber gleichwohl umsatzsteuerlich zum Unternehmensvermögen zählen. Verkauft beispielsweise ein nichtgewerblicher Vermieter Einrichtungsgegenstände, werden die Einnahmen nicht angesetzt (Abschn. 19.1 Abs. 6 UStAE).

Diese umsatzsteuerfreien Umsätze zählen nicht

Bestimmte steuerfreie Umsätze eines Unternehmers sollen die Höhe des Gesamtumsatzes im Sinne der Kleinunternehmer-Regelung nicht beeinflussen. Dazu gehören insbesondere Einnahmen

• als Bausparkassen- oder Versicherungsvertreter (§ 4 Nr. 11 UStG);

• aus der steuerfreien Vermietung und Verpachtung von Grundstücken (§ 4 Nr. 12 Bstb. a UStG). Wird zur Umsatzsteuerpflicht optiert, zählen die Umsätze allerdings mit;

• aus der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker, Hebamme oder ähnlichen Heilberufen (§ 4 Nr. 14 UStG);

• bestimmter Privatschulen und selbstständiger Lehrer (§ 4 Nr. 21 UStG);

• aus ehrenamtlicher Tätigkeit (§ 4 Nr. 26 UStG).

Der Begriff des Kleinunternehmers ist daher etwas irreführend. Denn selbst Unternehmer mit Millionenumsätzen können von der Kleinunternehmer-Regelung profitieren, wenn sie – fast ausschließlich – umsatzsteuerfreie Umsätze tätigen wie etwa Humanmediziner oder Versicherungsvertreter.

Umsätze bei Umkehr der Steuerschuldnerschaft

Es zählen nur die Umsätze, die Sie als Unternehmer ausführen. Umsätze, für die Sie als Leistungsempfänger Steuerschuldner sind, sind nicht anzusetzen. Beispielsweise können dies an Sie erbrachte sonstige Leistungen eines ausländischen Unternehmers sein.

Umgekehrt müssen Sie die Umsätze einbeziehen, für die Ihr Kunde als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet. Und auch wenn Sie in Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen, muss für die Berechnung des Gesamtumsatzes die Umsatzsteuer hinzugerechnet werden (Abschn. 19.1 Abs. 2 UStAE).

Gesamtumsatz bei Anwendung der Differenzbesteuerung

Beim Verkauf bestimmter, gebraucht erworbener Gegenstände darf ein Unternehmer als Bemessungsgrundlage für die zu entrichtende Umsatzsteuer grundsätzlich lediglich die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis heranziehen, wenn er sog. »Wiederverkäufer« ist. Infolgedessen fällt die Umsatzsteuer bei der Differenzbesteuerung deutlich niedriger aus als bei der Regelbesteuerung. Bei der Berechnung des Gesamtumsatzes werden die tatsächlichen Einnahmen und nicht nur die nach Abzug des betrieblichen Aufwandes verbleibende Differenz berücksichtigt (EuGH-Urteil vom 29.7.2019, C-388/18, DStR 2019, S. 1685, Abschn. 19.3 Abs. 1 UStAE).

Bisher waren Sie Kleinunternehmer

Im eigenen Interesse sollten Kleinunternehmer schon am Ende eines Jahres den Umsatz des abgelaufenen Jahres feststellen. Denn wurde im Vorjahr die 22.000-Euro-Grenze überschritten, gehört der Kleinunternehmer-Status im neuen Jahr auf jeden Fall der Vergangenheit an. Die ausgeführten Leistungen werden dann ab dem 1.1. des Folgejahres regulär besteuert, und zwar ohne dass es dafür einer ausdrücklichen Mitteilung des Finanzamtes bedarf.

Ist sich ein ehemaliger Kleinunternehmer seiner Umsatzsteuerpflicht nicht bereits zu Beginn des Jahres bewusst, tritt folgende Situation ein: Er wird auch weiterhin keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und auch keine Steuer an das Finanzamt abführen.

Bis das Finanzamt auf den Fehler aufmerksam wird, kann einige Zeit vergehen. Der Unternehmer muss dann seine Umsätze nachversteuern. Und je mehr Zeit bis zur Aufdeckung des Fehlers vergangen ist, desto mehr Umsätze sind aufgelaufen und damit auch Steuerschulden zusammengekommen.

Meistens wird ein Unternehmer die fällige Steuernachzahlung aus der eigenen Tasche begleichen müssen. Wurden Bargeschäfte getätigt, kann die Umsatzsteuer im Nachhinein nicht mehr von den Kunden verlangt werden. Bei Verkäufen gegen Rechnung besteht zwar die Möglichkeit der Rechnungskorrektur. Mit der Zahlung nachträglich und damit zusätzlich in Rechnung gestellter Umsatzsteuer ist aber allenfalls bei zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmern zu rechnen, da sich die Umsatzsteuer hier nicht kostensteigernd auswirkt. Ein Rechtsanspruch auf Durchsetzung einer nachträglichen Umsatzsteuerforderung besteht in der Regel jedoch nicht.

Aber viel Hoffnung sollten Sie sich nicht machen. Wenn überhaupt, bestehen Chancen nur, wenn der Irrtum entschuldbar ist und Sie nachweisen können, dass Sie Ihre Preise ohne Umsatzsteuer kalkuliert haben. Kein Grund ist, wenn Sie nur einmal oder nur geringfügig die 22.000-Euro-Grenze überschritten haben.

Bisher waren Sie Regelbesteuerer

Auch Unternehmer, deren Umsätze der Regelbesteuerung unterliegen, sollten am Ende eines Jahres die 22.000-Euro-Grenze überprüfen. Betrug im Vorjahr ihr Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer nicht mehr als 22.000,– €, besteht ein Anspruch auf die Kleinunternehmer-Regelung im Folgejahr.

Sollten Sie künftig als Kleinunternehmer von Ihren Kunden dieselben Preise verlangen wie als Regelbesteuerer, ist dies für Sie gut und für das Finanzamt unproblematisch. Auch wenn Sie die Umsatzsteuer in Ihre Preise einkalkuliert haben, wird sie nicht erhoben. Nur falls Sie sich als Kleinunternehmer behandeln lassen, aber aus Unwissenheit weiter in Ihren Rechnungen Umsatzsteuer offen ausweisen, schulden Sie diese dem Finanzamt. Aber dann sollten Sie prüfen, ob Sie diese Rechnungen berichtigen und sich die Steuer wieder zurückholen können.

Umsatzgrenze im Jahr der Unternehmenseröffnung

Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen beginnen, müssen Sie im umfangreichen »Fragebogen zur steuerlichen Erfassung« auch Angaben zum Kleinunternehmer-Status machen. Diesen je nach Rechtsform unterschiedlich ausgestalteten Fragebogen müssen Sie online über www.elster.de abgeben.

Im Fragebogen werden Sie auch nach den von Ihnen jeweils zu schätzenden Summen der Umsätze im Jahr der Betriebseröffnung und im Folgejahr gefragt. Allerdings gibt es bei Ihnen im Jahr der Eröffnung des Unternehmens naturgemäß keinen Vorjahresumsatz. Aus diesem Grund wird die 22.000-Euro-Grenze im ersten Jahr ausnahmsweise auf das laufende und nicht das vorangegangene Jahr angewandt. Hierfür müssen Sie den voraussichtlichen Umsatz des ersten Jahres schätzen.

Wurde die unternehmerische Tätigkeit nicht zum 1.1., sondern im Laufe des Jahres aufgenommen, ist der erwartete Umsatz auf einen Jahreswert umzurechnen. Denn die 22.000-Euro-Grenze bezieht sich stets auf ein Jahr. Maßgeblicher Zeitpunkt für die Hochrechnung ist, wann die unternehmerische Tätigkeit beginnt. Hier zählen bereits konkrete nach außen gerichtete und auf Ausführung entgeltlicher Leistungen gerichtete rechtserhebliche Vorbereitungshandlungen. Beispielsweise sind dies Leistungsbezüge, die zum Vorsteuerabzug berechtigen wie das Anmieten von Räumen oder der Einkauf von Waren. Eine der Gründung des Unternehmens vorangehende Schulung reicht hingegen noch nicht (BFH-Urteil vom 17.9.1998, V R 28/98, BStBl. 1999 II S. 146; BFH-Urteil vom 21.4.2021, XI R 12/19, BFH/NV 2021 S. 1618).

In einem Schaltjahr wie 2024 ist u.E. trotzdem mit 365 und nicht mit 366 Tagen zu kalkulieren. Die Verwaltung rechnet an anderer Stelle mit 365 Tagen ohne eine Aussage zu treffen, ob und wie in einem Schaltjahr vorzugehen ist (Abschn. 9.2 Abs. 3 UStAE). Und eine tagesweise Berechnung mit einer Grundlage von 366 Tagen gibt es im Steuerrecht nicht. Weil es keine Verwaltungsmeinung und auch keine diesbezügliche Rechtsprechung zu § 19 UStG gibt, ist mit 365 Tagen zu rechnen. Zudem führt dies zu einem niedrigeren, hochgerechneten Umsatz und ist damit im Zweifel für Sie günstiger.

Erzielen Sie im ersten Jahr Ihres Unternehmertums nur ganz geringe Umsätze, können Sie dadurch in diesem Jahr und möglicherweise auch noch im Folgejahr als Kleinunternehmer behandelt werden. Aber den Zeitpunkt der Unternehmensgründung genau zu bestimmen, ist manchmal nicht einfach.

Probleme wird das Finanzamt möglicherweise machen, wenn Sie im Gründungsjahr noch keine Umsätze erzielt haben und im Folgejahr mit Ihren Umsätzen bereits die 22.000-Euro-Grenze überschreiten. Stellt das Finanzamt darauf ab, dass als Gründung erst die tatsächlichen Umsätze zählen, wird es allein auf die 22.000-Euro-Grenze abstellen und bereits die Umsätze des Folgejahrs versteuern.

Das Finanzgericht Thüringen sieht dies jedoch anders. Die unternehmerische Tätigkeit beginnt auch dann bereits mit den ersten Vorbereitungshandlungen, wenn – noch – keine Umsätze erzielt wurden. Und damit zählt im Folgejahr die 50.000-Euro-Grenze und nicht die 22.000-Euro-Grenze (FG Thüringen vom 11.1.2017, 3 K 758/15, EFG 2017 S. 525).

Der tatsächliche Umsatz im ersten Jahr nach der Unternehmensgründung liegt über der 22.000-Euro-Grenze

Die Prognose zu Beginn Ihrer Unternehmertätigkeit ist immer eine Schätzung. Diese müssen Sie nach bestem Wissen und Gewissen vornehmen. Aber das Finanzamt kann Ihnen nicht verbieten, sehr vorsichtig zu schätzen. Nur wissentlich zu niedrig schätzen, dürfen Sie nicht.

Haben Sie Ihre Prognose nachvollziehbar festgehalten, wird das Finanzamt sich schwertun, Ihnen etwas vorzuwerfen, wenn der tatsächlich erzielte Umsatz doch über der 22.000-Euro-Grenze liegt. Sie verlieren dadurch nicht nachträglich Ihren Kleinunternehmer-Status.

Sie müssen aber damit rechnen, dass das Finanzamt in einem solchen Fall nachfragt, insbesondere, wenn die Umsatzgrenze von Ihnen deutlich überschritten wird. Dann möchte es von Ihnen substanziierte Gründe vorgetragen bekommen, die Ihre unrichtige Prognose glaubhaft machen (OFD Frankfurt vom 21.4.2010, S 7361 A -2-St 16, USt-Kartei HE). Wann genau das Finanzamt nachfragt, ist nicht festgelegt. Das entscheidet das Finanzamt je nach Einzelfall.

Eines gilt es aber noch, zu beachten: Ab Beginn des zweiten Jahres Ihres Unternehmertums sind Sie dann zumindest für ein jahr kein Kleinunternehmer.

Der tatsächliche Umsatz im ersten Jahr nach der Unternehmensgründung liegt unter der 22.000-Euro-Grenze

Haben Sie umgekehrt die Umsatzentwicklung im ersten Jahr zu optimistisch eingeschätzt, und Ihre Umsätze versteuert, stellt sich die Frage, ob Sie im Nachhinein als Kleinunternehmer behandelt werden können, wenn Ihre tatsächlichen Umsätze die 22.000-Euro-Grenze nicht erreichen. Dann kommt es darauf an, ob Ihre Prognose realistisch war und Sie daran gebunden bleiben.

Können Sie das Finanzamt überzeugen, dass Ihnen im Nachhinein anhand objektiver Anhaltspunkte klar geworden ist, dass das Geschäftsmodell tatsächlich keine Erfolgsaussichten hatte oder überwiegend aus privaten Motiven betrieben wurde oder der Prognose offensichtlich unzutreffende Annahmen zugrunde lagen, haben Sie gute Chancen. Auch eine große Differenz zwischen erhofften Umsätzen und den dann letztendlich erzielten kann für Sie sprechen. Besondere Umstände, die nicht vorhersehbar waren, wie z.B. eine Krankheit, zählen aber nicht (FG Düsseldorf vom 20.6.2008, 1 K 3124/07 U, EFG 2008 S. 1503).

Erklärt sich das Finanzamt mit der rückwirkenden Inanspruchnahme der Kleinunternehmer-Regelung einverstanden, hat das aber noch weitere Folgen: Ihnen geht auch der Vorsteuerabzug rückwirkend verloren. Und falls Sie Rechnungen ausgestellt haben, in denen Sie Umsatzsteuer offen ausgewiesen haben, müssen Sie diese erst berichtigen. Ob Ihnen das immer möglich ist, ist eine andere Frage.

So läuft es bis zur Steuererklärung 2023

Bis einschließlich Besteuerungszeitraum 2023 sind auch Kleinunternehmer, obwohl sie weder Umsatzsteuer ausweisen noch Vorsteuer abziehen, verpflichtet, eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abzugeben. Wie alle anderen Unternehmer, muss auch ein Kleinunternehmer dem Finanzamt die Erklärung in aller Regel elektronisch übermitteln.

Die »Umsatzsteuererklärung« enthält in Teil B zwei Zeilen für Kleinunternehmer. In die erste Zeile ist der Umsatz des Vorjahres einzutragen, in die zweite Zeile der Umsatz des Jahres, für das die Steuererklärung abgegeben wird. Die Umsatzsteuererklärung von Kleinunternehmern dient damit vor allem einem Zweck: Das Finanzamt soll feststellen können, ob in dem Jahr, für das die Steuererklärung eingereicht wird, und in dem darauffolgenden Jahr ein Anspruch auf die Kleinunternehmer-Regelung besteht.

In der Praxis wird mit der Abgabepflicht von Kleinunternehmern von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich umgegangen. Häufig sind Kleinunternehmer von der Abgabe einer Umsatzsteuererklärung befreit, weil die Finanzämter nicht auf die Abgabe bestehen. Entweder Sie erkundigen sich bei Ihrem Finanzamt, wie mit der Abgabepflicht bei Kleinunternehmern umgegangen wird, oder Sie warten einfach ab, ob Ihr Finanzamt Sie zur Abgabe einer Erklärung auffordert.

Geben Sie als Kleinunternehmer eine Steuererklärung ab, dürfen Sie nur in den beiden für Kleinunternehmer vorgesehenen Zeilen Eintragungen vornehmen. Tragen Sie an einer anderen Stelle Zahlen ein, kann das vom Finanzamt als Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung und damit als Option zur Regelbesteuerung gedeutet werden. Wenn Sie das nicht möchten, müssen Sie an dieser Stelle aufpassen. Wie Sie unten noch detaillierter lesen können, wären Sie an die Option zur Regelbesteuerung fünf Jahre gebunden.

Beim Eintragen Ihres Gesamtumsatzes in die Steuererklärung sollten Sie darauf achten, dass in Ihrem Umsatz keine steuerbefreiten Umsätze enthalten sind. Sind steuerfreie Einnahmen angefallen, die nicht zum Gesamtumsatz rechnen, geben Sie diese in der Anlage UR zur Umsatzsteuer-Jahreserklärung an.

Das gilt ab der Steuererklärung 2024

Ab dem Besteuerungszeitraum 2024 sind Kleinunternehmer offiziell von der Abgabe von Umsatzsteuer-Jahreserklärungen befreit. Dies gehört zu den Maßnahmen zur Steuererleichterung, die mit dem Wachstumschancengesetz im Jahr 2024 eingeführt wurden. Diese Befreiung wurde nun in das Umsatzsteuergesetz aufgenommen. Dies gilt nur dann nicht, wenn das Finanzamt Sie zur Abgabe einer Steuererklärung auffordert. Dann muss ausnahmsweise eine Jahreserklärung abgegeben werden (§ 19 Abs. 1 Satz 4 EStG).

Wie das Finanzamt künftig prüfen wird, ob Sie weiterhin Kleinunternehmer sind, ist unklar. Die Prüfung wird wohl überschlägig mithilfe der Angaben in Ihrer Gewinnermittlung für die Einkommensteuererklärung erfolgen. Falls Zweifel bleiben, ist davon auszugehen, dass das Finanzamt bei Ihnen nachfragt und/oder eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung anfordert.

Sie können Vorsteuern geltend machen

Durch den Vorsteuerabzug beteiligen Sie das Finanzamt an Ihren Ausgaben. Zwar müssen Sie auch nach der Option zur Regelbesteuerung genauso viel an Ihre Lieferanten zahlen, aber Sie erhalten danach entweder die von Ihnen bezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurück oder Sie können die Vorsteuer mit der von Ihnen geschuldeten Umsatzsteuer verrechnen. Beziehen Sie eine Eingangsleistung, die dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegt, macht das immerhin fast 16 % des Rechnungsbetrages aus (19/119 × 100 % = 15,97 %). Wird die Eingangsleistung dagegen ermäßigt mit 7 % besteuert, ergibt sich immerhin noch eine Ersparnis von rund 7 % (7/107 × 100 % = 6,54 %).

Je höher Ihre Betriebsausgaben oder betrieblichen Investitionen sind, umso größer ist die Steuererstattung des Finanzamtes oder der Abzug von Ihrer Umsatzsteuerschuld. Und umso mehr macht es Sinn, auf die Kleinunternehmer-Regelung zu verzichten.

Ihre Kunden sind Unternehmer mit Vorsteuerabzug

Wollen Sie Vorsteuern geltend machen, müssen Sie auf der anderen Seite einen Teil Ihrer Einnahmen als Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Optieren Sie also zur Regelbesteuerung, müssen Sie sich die Frage stellen, ob Sie auf Ihre Leistungen die anfallende Umsatzsteuer noch »draufschlagen« können. Das bedeutet eine Preiserhöhung von 19 % bzw. 7 %.

Für alle zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmer verteuert sich der Einkauf bei Ihnen im Ergebnis nicht, wenn Sie nach dem Übergang zur Regelbesteuerung in Ihren Rechnungen zusätzlich Umsatzsteuer ausweisen. Zwar zahlt dieser Abnehmerkreis nach Ihrem Übergang zur Regelbesteuerung mehr an Sie für Ihre Leistungen. Der Preisaufschlag bedeutet allerdings einen Vorsteuerabzug gegenüber dem Finanzamt in gleicher Höhe.

Machen Sie ausschließlich Geschäfte mit Unternehmern, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, brauchen Sie im Grunde gar nicht lange überlegen. Der Übergang zur Regelbesteuerung bringt Ihnen immer bares Geld. Denn die von Ihnen berechnete Umsatzsteuer ist für Sie unter dem Strich ein neutraler Posten. Einen großen Vorteil haben Sie hier durch das Recht, sich die in Ihren Eingangsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt wieder zu holen. Bei größeren Anschaffungen kommen so schnell einige Hundert oder auch Tausend Euro Vorsteuer zusammen. Und das führt zu einer spürbaren Verbesserung Ihrer Kassenlage.

Ihr Unternehmensimage verbessert sich

Das Auftreten am Markt als regelbesteuerter Unternehmer kann ein Wettbewerbsvorteil sein. Von außen betrachtet lässt sich Ihr Unternehmen nämlich nicht ohne Weiteres von größeren Unternehmen unterscheiden. Die Regelbesteuerung kann Ihnen daher die Tür zu neuen Kundengruppen öffnen, die für Sie als Kleinunternehmer vielleicht nie zugänglich gewesen wären. So mancher Kunde stellt nämlich einen Zusammenhang zwischen Unternehmensgröße und -kompetenz her. Unterwerfen Sie Ihre Leistungen der Umsatzsteuer, können Sie unter Umständen verhindern, dass ein Geschäftspartner Ihr Unternehmen von vornherein als klein und unbedeutend abstempelt.

Sie können möglicherweise auf eine Steuerbefreiung verzichten

Es kann sehr lukrativ sein, auf die Steuerbefreiung bestimmter Umsätze zu verzichten, da dies den Weg zum Vorsteuerabzug ebnet. Interessant ist das bei der Vermietung von Immobilien (§ 9 UStG). Allerdings sind Kleinunternehmer ausdrücklich von der Möglichkeit des Verzichts auf solche Steuerbefreiungen ausgeschlossen. Als Ausweg bleibt hier die sogenannte Doppeloption, bei der zunächst auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichtet wird und dann anschließend auf die Steuerbefreiung eines bestimmten Umsatzes.

Auswirkungen auf Ihre Preise

Die Regelbesteuerung erhöht Ihren bürokratischen Aufwand

Entscheiden Sie sich für die Regelbesteuerung, wird Ihre Buchführung erheblich aufwendiger und damit auch teurer. In Ihren Rechnungen müssen Sie fortan Umsatzsteuer ausweisen, die von Ihnen gezahlte Vorsteuer ist von Ihnen getrennt zu erfassen, Ihre Umsatzsteuer- und Vorsteuerzahlungen haben Sie in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu berücksichtigen und Sie sind verpflichtet, Umsatzsteuer-Voranmeldungen sowie Umsatzsteuer-Jahreserklärungen abzugeben.

Das gilt bis Besteuerungszeitraum 2023

Die Umsatzsteuer ist eine Jahressteuer. Innerhalb eines Kalenderjahres können Sie daher nicht vom Kleinunternehmer-Status zur Regelbesteuerung wechseln. Ein Verzicht wirkt immer vom Beginn des Kalenderjahres an, für das er abgegeben wird. Daraus folgt allerdings nicht, dass Sie bereits am Anfang eines Jahres Ihren Verzicht erklären müssen. Denn der Verzicht wird »für« ein und nicht »ab« einem Kalenderjahr erklärt.

Der Verzicht kann bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung gegenüber dem Finanzamt erklärt werden (§ 19 Abs. 2 UStG). Das bedeutet, der Verzicht kann so lange erklärt werden, wie die erstmalige Umsatzsteuerfestsetzung für das betreffende Jahr noch nicht formell bestandskräftig ist. Unanfechtbarkeit tritt ein, wenn

• die Rechtsbehelfsfrist ohne zulässige Einlegung eines Einspruchs abgelaufen ist,

• gegen eine gerichtliche Entscheidung kein Rechtsbehelf mehr gegeben ist,

• auf die Einlegung eines Einspruchs verzichtet wird, oder

• der Rechtsbehelf wirksam zurückgenommen wurde.

In den meisten Fällen tritt die formelle Bestandskraft einen Monat nach Eingang der Umsatzsteuer-Jahreserklärung beim Finanzamt ein. Schickt das Finanzamt einen Umsatzsteuerbescheid, ist grundsätzlich noch einen Monat nach Bekanntgabe des Bescheids Zeit. Steht die Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung, gibt es dadurch nicht mehr Zeit. Denn auch eine Steuerfestsetzung unter Vorbehalt wird nach Ablauf des Monats unanfechtbar.

Waren Sie vor dem Verzicht Kleinunternehmer und haben Sie keine Umsatzsteuer-Jahreserklärungen abgegeben, gibt es auch keine Umsatzsteuerfestsetzung, die bestandskräftig werden könnte. Dann kann sogar bis zum Ablauf der Steuerfestsetzungsfrist zur Regelbesteuerung optiert werden. Weil keine Umsatzsteuererklärung abgegeben wurde, tritt die Festsetzungsverjährung mit Ablauf des siebten Jahres ein. In einem solchen Fall könnte bis zum Ablauf des Jahres 2024 sogar noch für das Jahr 2017 bzw. bis zum Ablauf des Jahres 2031 für das Jahr 2023 auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichtet werden. Ein solcher später Verzicht wird in aller Regel aber keinen Sinn machen.

Der geringste Aufwand ergibt sich, wenn die Entscheidung für die Regelbesteuerung zu Beginn des Jahres getroffen wird, in dem die Umsätze erstmals der Umsatzsteuer unterworfen werden sollen. Dann kann von Anfang an die Umsatzsteuer zutreffend abgeführt und die geltenden Rechnungsvorschriften beachtet werden.

Aufwendiger wird es, wenn erst im Laufe oder eben erst nach Ablauf eines Jahres auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichtet wird. Der Verzicht wird auch in diesem Fall zu Jahresbeginn wirksam. Aber weil der Unternehmer weiterhin vom Kleinunternehmer-Status ausgegangen war und bisher keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt hat, muss daher rückwirkend aus dem bisherigen Umsatz die Umsatzsteuer herausgerechnet und an das Finanzamt gezahlt werden. Von einem ursprünglichen Nettoerlös in Höhe von 100,– € bleibt nach Abzug der zu entrichtenden Steuer dann nur noch ein Betrag von rund 84,– € (100,– € × 100/119), wenn die erbrachte Leistung dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegt. Es ergibt sich also eine nachträgliche Gewinnminderung von rund 16,– €.

Auf den nachträglichen Steuerzahlungen bleibt der Unternehmer meist sitzen → »Argumente gegen die Regelbesteuerung«.

Allenfalls bei unternehmerischen Kunden, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, wird es durch das Erstellen korrigierter Rechnungen mit erstmaligem Umsatzsteuerausweis gelingen, die wirtschaftliche Belastung auszugleichen → »Argumente für die Regelbesteuerung«.

So lange haben Sie ab Besteuerungszeitraum 2024 Zeit für Ihren Verzicht

Der Gesetzgeber hat sich nun für eine starre Frist von zwei Jahren für einen möglichen Verzicht entschieden.

Der Unternehmer kann dem Finanzamt bis zum Ablauf des zweiten auf das Besteuerungsjahr folgenden Kalenderjahres den Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung erklären (§ 19 Abs. 2 UStG i.d.F. des Wachstumschancengesetzes). Dies gilt erstmals für den Besteuerungszeitraum 2024.

Das gilt bis 2023

Haben Sie bis zum Besteuerungszeitraum 2023 auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichtet und wollen Sie diesen Verzicht widerrufen, können Sie dies sogar rückwirkend machen, allerdings nur so lange, wie die Umsatzsteuerfestsetzung für das betreffende Jahr noch nicht unanfechtbar geworden ist. Es gelten dieselben Regeln wie für die Abgabe der Verzichtserklärung → »So lange haben Sie Zeit – Das gilt bis 2023«.

Widerrufen Sie mit Wirkung vom Beginn eines zurückliegenden Kalenderjahres, müssen Sie daran denken, Ihre Rechnungen zu berichtigen. Denn als Kleinunternehmer dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, das ist eine sog. unberechtigter Steuerausweis. Für die Berichtigung der Rechnungen gelten besondere Regeln →  »Unberechtigter Steuerausweis – hier gelten strenge Regeln«.

So lange haben Sie ab Besteuerungszeitraum 2024 Zeit für Ihren Widerruf

Für Besteuerungszeiträume ab 2024 kann ein Widerruf nur mit Wirkung von Beginn des folgenden Kalenderjahres an widerrufen werden (§ 19 Abs. 2 UStG i.d.F. des Wachstumschancengesetzes). Damit ist ein Widerruf für einen bereits abgelaufenen Besteuerungszeitraum nicht möglich.

Der Zeitpunkt der Leistung entscheidet

Ihre Lieferungen und sonstigen Leistungen sind nur dann umsatzsteuerpflichtig, wenn sie in einem Jahr erbracht wurden, in dem Sie der Regelbesteuerung unterliegen. Der Zeitpunkt, zu dem Sie begonnen haben, die Leistung zu erstellen, der Kunde die Ware bei Ihnen bestellt hat oder eine (An-)Zahlung erfolgt ist, spielt keine Rolle.

Anzahlungen sind gegebenenfalls nachträglich zu versteuern

Haben Sie als Kleinunternehmer im Voraus von einem Kunden Geld für eine Leistung erhalten, die Sie erst als regelbesteuerter Unternehmer an Ihre Kunden erbringen, müssen Sie die Anzahlung nachträglich der Umsatzsteuer unterwerfen. Bei der Regelbesteuerung sind nämlich auch Anzahlungen umsatzsteuerpflichtig. Die von Ihnen zu zahlende Umsatzsteuer müssen Sie in Ihrer ersten Umsatzsteuer-Voranmeldung als Regelbesteuerer angeben.

Ab wann der Vorsteuerabzug zulässig ist

In den meisten Eingangsrechnungen, die Sie als Unternehmer erhalten, ist Umsatzsteuer enthalten. Kleinunternehmer dürfen diese nicht als Vorsteuer abziehen. Regelbesteuerte Unternehmer sind dagegen zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Bei einem Wechsel der Besteuerungsform ist der Vorsteuerabzug zulässig, wenn der Unternehmer im Zeitpunkt der Lieferung oder Ausführung der sonstigen Leistung bereits der Regelbesteuerung unterliegt. Ohne Bedeutung ist, wann die bezogene Leistung bestellt oder bezahlt wurde.

Vorsteuerberichtigung zu Ihren Gunsten

Bei einem Wechsel zur Regelbesteuerung haben Sie unter Umständen Anspruch auf eine Vorsteuerberichtigung. Dadurch können Sie einen Teil der von Ihnen in der Vergangenheit gezahlten Vorsteuer nachträglich geltend machen. Das gilt übrigens auch dann, wenn Sie nicht freiwillig zum Regelbesteuerer werden, sondern aufgrund des Überschreitens der Jahres-Umsatzgrenze dazu gezwungen sind. .

Die wichtigsten Voraussetzungen für eine Vorsteuerberichtigung sind:

• In Ihrem Unternehmen befinden sich langlebige Wirtschaftsgüter, die über mehrere Jahre verwendet werden (Pkw, Möbel, EDV-Anlage etc.).

• Der Vorsteuerberichtigungszeitraum von fünf Jahren, der mit der erstmaligen Verwendung des Wirtschaftsguts beginnt, darf im Zeitpunkt des Wechsels der Besteuerungsform nicht abgelaufen sein.

• Ihnen liegt eine ordnungsgemäße Rechnung mit Vorsteuerausweis vor, aus der die Anschaffung hervorgeht.

Wenn Sie zur Regelbesteuerung übergehen, sollten Sie sich unbedingt einen Überblick über Ihre größeren Anschaffungen aus der Zeit als Kleinunternehmer verschaffen. Denn die Vorsteuerberichtigung kann Ihnen schnell einige Hundert Euro in die Kasse spülen.