Online-Kontoauszüge bergen erhebliche Risiken

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Viele Selbstständige nutzen das Internet, um ihre Bankkonten zu verwalten. Aus Kostengründen werden dann oft elektronische Kontoauszüge Auszügen in Papierform vorgezogen. Dadurch kann es beim Nachweis betrieblicher Zahlungseingänge und -ausgänge gegenüber dem Finanzamt zu unliebsamen Überraschungen kommen.

In den meisten Fällen werden auf dem digitalen Weg übermittelte Kontoauszüge entweder ausgedruckt oder auf einem elektronischen Speichermedium archiviert. Ein solches Vorgehen reicht allerdings regelmäßig nicht aus, um die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.

Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs

Im Falle des Ausdrucks des elektronischen Kontoauszugs und der anschließenden Löschung des digitalen Dokuments geht das Originaldokument verloren. Der Ausdruck des Kontoauszugs ist kein adäquater Ersatz für das Original und damit kein ausreichender Beleg für die Zahlungseingänge und -ausgänge auf dem Bankkonto. Das Finanzamt kann daher Schätzungen zum Nachteil eines Selbstständigen vornehmen.

Speichern als pdf

Wird ein digitaler Kontoauszug elektronisch gespeichert, zum Beispiel im pdf-Format, bleibt das Originaldokument zwar erhalten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten werden trotzdem regelmäßig nicht erfüllt. Denn es muss sichergestellt sein, dass der Inhalt des Dokuments nach dem Zugang nicht geändert wurde/werden konnte.

Speichern einer erhaltenen Datei

Das bloße Speichern einer erhaltenen Datei reicht als Nachweis für den unveränderten Originalzustand nicht aus, da es technisch ohne weiteres möglich ist, den Inhalt eines elektronischen Dokuments zu ändern. Die Echtheit des Dokuments lässt sich nur über eine elektronische Signatur belegen. Die meisten Banken versehen ihre Kontoauszüge aber nicht mit einer solchen Signatur. Fehlt einem elektronisch gespeicherten Dokument der Echtheitsnachweis, kann die Finanzverwaltung den Inhalt anzweifeln und wiederum Schätzungen vornehmen.

So gibt es keine Probleme mit dem Finanzamt

Kommt es zu einer Belegprüfung durch das Finanzamt und liegt ein Verstoß gegen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten vor, muss das nicht in jedem Fall nachteilige Folgen haben. Der eine oder andere Finanzbeamte wird sicherlich ein Auge zudrücken und den festgestellten Mangel tolerieren. Es kann aber auch anders laufen...

Um von vornherein Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie wissen, wie Sie Ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllen können (Bayerisches Landesamt für Steuern 28.7.2010, DB 2010 S. 2140):

  • Ihre Bank übermittelt Ihnen einen digital signierten elektronischen Kontoauszug. Bei der Speicherung des Auszugs sollten Sie darauf achten, das Echtheitszertifikat zusammen mit dem Dokument zu speichern.

  • Ihre Bank speichert die Kontoauszüge für Sie und ermöglicht Ihnen den jederzeitigen Zugriff.

  • Ihre Bank schickt Ihnen Kontoauszüge in Papierform zu.

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