GoBD - auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner wichtig!

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Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) beschreiben die Rechte und Pflichten im Umgang mit digitalen Buchführungsdaten – nicht nur für bilanzierende Unternehmer!

Zum 1.1.2015 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die fast 20 Jahre alten Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) durch die GoBD ersetzt.

Betrifft Sie das überhaupt?

Ja! Die GoBD gelten für alle Unternehmer – nicht nur für buchführungspflichtige, sondern auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner, die keine doppelte Buchführung machen.

Die wichtigsten Neuerungen im Überblick

  • Geschäftsfälle müssen zeitnah verbucht werden, d.h. innerhalb von 8 bis 10 Tagen.

  • Die Buchungen dürfen in einem Archiv aufbewahrt werden, wenn dieses über die gleichen qualitativen und quantitativen Auswertungsmöglichkeiten verfügt wie das Produktivsystem.

  • Rechnungen und andere Belege dürfen eingescannt werden. Die Dokumente können vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.

  • E-Mails, die zur Übermittlung eines steuerrelevanten Dokuments dienen, müssen nicht aufbewahrt werden.

  • Für jedes für die Buchhaltung eingesetztes DV-Verfahren wird eine Dokumentation der organisatorischen und technischen Prozesse benötigt, wobei der Umfang von der Komplexität und Diversifikation des Unternehmens abhängt.

Insbesondere die zeitnahe Verbuchung von Geschäftsfällen und die organisatorische Dokumentation der Buchhaltungsprozesse ist für kleinere Unternehmer eine Umstellung: Statt in unregelmäßigen Zeiträumen einen Stapel von Belegen zu verbuchen oder zum Steuerberater zu bringen, ist nun eine direkte und nachvollziehbare Vorgehensweise gefragt.

Datenträgerüberlassung: Das müssen Sie wissen

Laut GoBD müssen auf Verlangen der Finanzverwaltung alle Informationen zur Verfügung gestellt werden, die zur maschinellen Auswertung der Daten notwendig sind. Was das genau bedeutet, erklärt das BMF in Ergänzenden Informationen zur Datenträgerüberlassung. Sie können das Schreiben auf www.bundesfinanzministerium.de einsehen. Eine gekaufte Buchhaltungssoftware sollte die Anforderungen eigentlich immer erfüllen.

Wenn Sie dem Finanzamt Daten aus einer Tabellenkalkulation wie z.B. Excel geben möchten, sollten in den Tabellen nur die reinen Daten und keine leeren Zeilen, Zwischensummenzeilen oder Summenzeilen enthalten sein. Formatieren Sie die Felder entsprechend dem Feldtyp und fügen Sie in der ersten Zeile einen entsprechenden Feldnamen ein. Verknüpfungen liefern Sie als eindeutige Schlüsselfelder mit.

Nicht erkennbare Dateiformate müssen in lesbare Formate konvertiert werden – hier sind Sie in der Pflicht, die Finanzverwaltung wird diese Aufgabe nicht für Sie übernehmen.

Und natürlich gilt: Bei passwortgeschützten Dateien muss das Kennwort angegeben werden.

Hinweis für Nutzer der SteuerSparErklärung

Das BMF-Schreiben zur GoBD bringt für Einnahme-Überschuss-Rechner keine neuen gesetzlichen Auflagen oder Hürden:

Nur solche Unterlagen und Aufzeichnungen, die mit Datenverarbeitungssystemen erzeugt wurden, müssen unveränderbar gespeichert und elektronisch archiviert werden. Darunter fallen z.B. Rechnungen, Kassensystem, Fahrtenbuch und Zahlungsverkehrssystem.

Die SteuerSparErklärung ist hiervon nicht betroffen, weil sie kein Belegwesen und Buchungskreislauf beinhaltet.

Unterstützung bekommen Sie von Twinfield Angebot & Rechnung: Hier werden alle relevanten Geschäftsfälle sofort erfasst und sind anhand der integrierten Timeline auch jederzeit in ihrer Historie nachvollziehbar. Angebote und Rechnungen werden selbstverständlich per E-Mail versandt und stehen jederzeit online für eine erneute Einsicht bereit. Veränderungen in einem Angebot werden durch eine Versionsnummer gekennzeichnet. Ausgangsrechnungen können nach der Übermittlung an dem Empfänger nicht mehr verändert werden.

Twinfield wird kontinuierlich erweitert und funktionell ausgebaut.

Eine kostenlose Testversion von Twinfield Angebot & Rechnung erhalten Sie hier.

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