Kein Vertrauensschutz bei Nichtanerkennung eines Excel-Fahrtenbuchs

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Wenn das Finanzamt jahrelang ein Excel-Fahrtenbuch akzeptiert, so hat der Steuerpflichtige dennoch keinen Rechtsanspruch darauf, dass diese Handhabung beibehalten wird.

Excel-Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß...

Nach langjähriger Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs gilt ein mit Excel erstelltes elektronisches Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß und muss deshalb vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung ist nämlich, dass jede spätere Änderung oder Ergänzung der Angaben in den Daten selbst eindeutig dokumentiert wird. Und genau diese Anforderung wird von der üblichen Tabellenkalkulations-Software wie beispielsweise Excel nicht erfüllt.

...wird aber oft akzeptiert

Dennoch werden Excel-Fahrtenbücher vielfach vom Finanzamt akzeptiert. Und oft weiß der Finanzbeamte gar nicht, mit welcher Software das Fahrtenbuch erstellt worden ist. Doch auch wenn es jahrelang gut gegangen: diese Sicherheit ist trügerisch, wie folgendes Urteil zeigt.

Darauf gibt es jedoch keinen Anspruch

Um die Besteuerung der privaten Kfz-Nutzung nach der 1 %-Regelung zu vermeiden, führte ein Unternehmer schon seit Jahren ein Fahrtenbuch mithilfe von Excel-Tabellen. Das wurde vom Finanzamt auch nie beanstandet. Doch dann kam ein Steuerbescheid, in dem erstmals mit Hinweis auf die Rechtsprechung des BFH das Fahrtenbuch nicht anerkannt und deshalb der Privatanteil nach der 1 %-Regelung berechnet wurde. Der Unternehmer fiel aus allen Wolken und klagte. Dabei berief er sich auf den Grundsatz von Treu und Glauben und das Gebot des Vertrauensschutzes.

Doch das Gericht war der Auffassung, das Vertrauensschutzprinzip komme nur dann in Betracht, wenn das Finanzamt dem Steuerpflichtigen eine bestimmte steuerrechtliche Behandlung zugesagt oder durch sein früheres Verhalten einen Vertrauenstatbestand geschaffen habe. Diese Voraussetzung war hier jedoch nicht erfüllt. Vielmehr müsse das Finanzamt eine als falsch erkannte Rechtsauffassung zum frühest möglichen Zeitpunkt aufgeben, auch wenn der Steuerpflichtige auf diese Rechtsauffassung vertraut haben sollte. Das gilt sogar dann, wenn die fehlerhafte Auffassung in einem Prüfungsbericht niedergelegt worden ist oder die Finanzbehörde über Jahre hinweg eine rechtsirrige, für den Steuerpflichtigen günstige Auffassung vertreten hat (FG Berlin-Brandenburg vom 8.3.2011, 2 K 2155/07, EFG 2012 S. 402).

Der Unternehmer hat gegen das Urteil Revision eingelegt (Az. des BFH: VI R 49/11). Die Chancen, dass er Erfolg hat, schätzen wir jedoch als sehr gering ein. Wenn Sie mit Ihrem Fahrtenbuch auf der sicheren Seite sein wollen, bleibt Ihnen wohl nichts anderes übrig, als sich nach einer Software umzuschauen, die die Anforderungen des BFH erfüllt. Alternativ besteht die Möglichkeit, das Fahrtenbuch eben wie früher handschriftlich in einem geschlossenen Buch zu führen. Lose Blätter sind tabu!

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