Fahrtenbuch: Ortsangaben und Reiseziele müssen konkret bezeichnet sein

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Darf man in einem Fahrtenbuch Abkürzungen verwenden? Ja, aber nur ausnahmsweise, meint das FG Köln. Jetzt muss der BFH entscheiden.

Ein Selbstständiger ermittelte den privaten Nutzungsanteil seines Geschäftswagens mithilfe eines Fahrtenbuchs. Bei einer Betriebsprüfung wurden daran einige Mängel festgestellt, und der private Nutzungsanteil sollte mit der 1%-Methode berechnet werden. Das wäre den Selbstständigen deutlich teurer gekommen.

Im Einzelnen bemängelte der Betriebsprüfer:

  • Die täglich aufgeführten Fahrten seien nicht einzeln eingetragen,

  • mehrere Ziele würden in einer Eintragung miteinander verbunden,

  • die Reiseziele seien nicht eindeutig bezeichnet,

  • der Reisegrund sei nicht immer für alle Reiseziele dargestellt worden,

  • Privatfahrten seien in zwei der geprüften Jahre nicht als eigene Fahrt, sondern in Verbindung mit betrieblichen Fahrten in einer Eintragung vermischt dargestellt,

  • in einem weiteren Jahr seien die Privatfahrten nicht einzeln, sondern am Jahresende in einer Summe eingetragen,

  • Reiseziele seien ausschließlich durch Kürzel angegeben.

Eine ziemlich lange Liste, die es dem Betriebsprüfer – so dessen Einschätzung – nicht ermöglichte, die Angaben zu überprüfen und Fahrstrecken nachzuvollziehen: Aufgrund der Kürzel und der in einer Summe angegebenen gefahrenen Kilometer sei nach dem Fahrtenbuch nicht nachzuvollziehen, welcher Lebenssachverhalt den Fahrten zugrunde liege.

Der Selbstständig wehrte sich gegen die Anwendung der 1%-Regelung und erklärte, im Rahmen der Betriebsprüfung hätten sämtliche Zweifelsfragen bezüglich des Fahrtenbuchs durch ihn erläutert werden können. Die verwendeten Abkürzungen seien aus der Buchhaltung ersichtlich. Die Tageskilometer seien leicht zu ermitteln und die zusammengefassten Fahrten hätten jederzeit erläutert werden können.

Er (der betroffene Selbstständige) sei zu jeder Zeit seinen Mitwirkungspflichten nachgekommen:

  • Im Rahmen der Betriebsprüfung habe er mehrfach angeboten, Unstimmigkeiten zu erläutern, bzw. seien diese von ihm auch erläutert worden. Dies sei ihm sogar negativ ausgelegt worden, weil er zu ausführlich geantwortet habe.

  • Zur Untermauerung der Ordnungsmäßigkeit des geführten Fahrtenbuchs hätten zu jeder Fahrt auch Belege (Kosten und Ausgangsrechnungen) der in vollem Umfang ordnungsgemäßen Buchführung herangezogen werden können.

  • Entgegen dem Betriebsprüfungsbericht vom 21.12.2011 habe er die täglich geführten Fahrten einzeln eingetragen, den Reisegrund immer aufgeführt und alle privat veranlassten Fahrten in den Fahrtenbüchern dokumentiert.

  • Dienstliche und private Fahrten seien nicht miteinander vermischt dargestellt, sondern klar und getrennt voneinander aufgeführt worden.

  • Die aufgeführten Kürzel seien Firmenbezeichnungen oder Bestandteil der Firmenbezeichnung seiner Kunden. Diese könnten anhand von Rechnungen leicht zugeordnet werden. Alle anderen Kürzel seien separat auf einem Beiblatt beschrieben worden. Die Kürzel seien aus Gründen des Datenschutzes und aufgrund von Betriebsgeheimnissen gegenüber fremden Dritten verwendet worden.

  • Er wehre sich gegen die Aussage, in 2008 die Privatfahrten am Jahresende in einer Summe aufgeführt zu haben.

Alles in allem, so sein Fazit, sei die Versagung der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs nicht nachvollziehbar.

Die Richter hatten leider kein Einsehen und hielten das Fahrtenbuch ebenfalls nicht für ordnungsgemäß.

Abkürzungsverzeichnis muss mit dem Fahrtenbuch vorgelegt werden

Ausschlaggebend war dafür insbesondere, dass die Fahrtenbücher selbst keinerlei Ortsangaben enthielten und damit die Reiseziele nicht hinreichend konkret bezeichnet waren: Der Selbstständige hatte ja als Reiseziel lediglich die von ihm aufgesuchten Kunden, Firmen und sonstigen Einrichtungen und Personen nahezu ausschließlich in Form von Abkürzungen angegeben. Die Richter vermissten an dieser Stelle die Angaben dazu, wo sich diese örtlich befinden. Allein die Angabe des aufgesuchten Kunden usw. sei nicht ausreichend, da die Angabe des Reiseziels in Form einer konkreten Ortsangabe zu den unverzichtbaren Mindestangaben eines jeden Fahrtenbuchs gehöre, erklärten die Richter und belehrten den Steuerpflichtigen: Dass das Reiseziel nicht gleichbedeutend mit der Angabe des aufgesuchten Kunden etc. ist, ergebe sich schon daraus, dass der BFH neben der Angabe des Fahrtziels grundsätzlich auch die Nennung des jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartners bzw. des konkreten Gegenstands der dienstlichen Verrichtung verlange.

Dem stehe nicht entgegen, dass es durchaus erlaubt sei, im Fahrtenbuch ggf. auch Abkürzungen für bestimmte, häufiger aufgesuchte Fahrtziele und Kunden oder für einzelne regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke zu verwenden, solange die gebrauchten Kürzel entweder aus sich heraus verständlich oder z.B. auf einem dem Fahrtenbuch beigefügten Erläuterungsblatt näher aufgeschlüsselt seien.

Damit der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen nicht beeinträchtigt wird, müsse die Verwendung von Abkürzungen zudem die Ausnahme bleiben (FG Köln, Urteil vom 18.3.2016, Az. 3 K 3735/12).

Jetzt muss der BFH entscheiden

Das FG Köln hat keine Revision zugelassen, wogegen sich der Selbstständige mit einer Nichtzulassungsbeschwerde wehrt (Az. VIII B 54/16). Wir werden also von dem Fall noch einmal hören!

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