Anforderungen der Finanzverwaltung beim elektronischen Fahrtenbuch

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Oft gibt es Ärger mit dem Fahrtenbuch, selbst wenn es elektronisch geführt wird. Die Eintragungen müssen zeitnah erfolgen. Doch was genau bedeutet zeitnah? Da stocherte man bisher im Nebel.

Interessante Anmerkungen zu diesem Kriterium sowie einen Überblick zu den zahlreichen anderen Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch enthält die Kurzinfo LSt-Außendienst Nr. 02/2013 vom 18.2.2013 der OFD Rheinland und Münster (DB 2013 S. 489):

  • Es wird darauf hingewiesen, dass es kein Zertifizierungs- oder Zulassungsverfahren für Fahrtenbuch-Software durch die Finanzverwaltung gibt. Der Käufer muss daher selber beurteilen, ob ein Programm die von Finanzverwaltung und Rechtsprechung aufgestellten Anforderungen erfüllt.

  • Nachträgliche Änderungen an bereits eingegebenen Daten müssen dokumentiert werden. Nur wenn eine geänderte Eingabe sowohl in der Anzeige des Fahrtenbuchs am Bildschirm als auch im Ausdruck eindeutig gekennzeichnet wird, kann das Fahrtenbuch als ordnungsgemäß anerkannt werden.

  • Die Daten müssen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für ein Fahrtenbuch unveränderlich aufbewahrt und lesbar gemacht werden können.

  • Bei Änderungen muss die Änderungshistorie mit Änderungsdatum/-daten und ursprünglichem Inhalt ersichtlich sein. Sie darf ebenfalls nicht nachträglich veränderbar sein.

  • Ist ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung der Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, ordnungsgemäß geführt, wenn der Fahrer den Fahrtanlass erst nachträglich in einem Webportal einträgt? Auf diese Frage hat das BMF folgende Antwort gegeben: Die spätere Eintragung des Fahrtzwecks ist zulässig, wenn sowohl die Person als auch der Zeitpunkt der nachträglichen Änderung dokumentiert sind. Erfolgt der Eintrag spätestens sieben Kalendertage nach Abschluss der jeweiligen Fahrt, so gilt das noch als zeitnah.

  • Die privat gefahrenen Strecken sind im fortlaufenden Zusammenhang der insgesamt durchgeführten Fahrten im Fahrtenbuch nachzuweisen.

  • Die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Tachostand des Fahrzeugs ist unbedenklich. Allerdings sollte der tatsächliche Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand dokumentiert werden.

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