Portokosten als durchlaufender Posten?

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Werbeagenturen, Lettershops usw. versenden in großer Zahl Briefe und Prospekte für ihre Kunden. Sind die dabei weiterberechneten Portokosten tatsächlich Teil der Bezahlung für die Agentur? Oder handelt es sich vielmehr um einen durchlaufenden Posten?

Die OFD Kralsruhe hat sich mit dieser Frage auseinandergesetzt und in einer Verfügung klargestellt, unter welchen Voraussetzungen ein durchlaufender Posten vorliegt:

Eine Behandlung als durchlaufender Posten ist nur möglich, wenn der Kunde mit der Deutschen Post AG in Rechtsbeziehungen tritt. Nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Deutschen Post AG (AGB PostAG) bestehen Rechtsbeziehungen zwischen der Deutschen Post AG und dem auf dem Brief genannten Absender.

Beispiel:
Versenden Agenturen Briefe für einen Auftraggeber und ist dieser auf dem Brief als Absender genannt, handelt es sich bei den Portokosten um durchlaufende Posten, soweit die Agentur die Portokosten (Briefmarken) verauslagt hat.

Auch in den Fällen, in denen sich z. B. eine Agentur bei der Post AG als Großkunde anmeldet und ihre Briefe dort einliefert, erfolgt die Zahlung des Portos im Namen und für Rechnung des Auftraggebers, sofern dieser bei der Einlieferung als Absender angegeben wird. Die Briefe erhalten dann den Vermerk "Gebühr bezahlt". Bei der Einlieferung wird das Entgelt meist unbar entrichtet. Sollte z. B. ein von der Agentur hingegebener Scheck nicht eingelöst werden können, bleibt Schuldner des Entgelts der als Absender genannte Auftraggeber, da nur zwischen ihm und der Deutschen Post AG Rechtsbeziehungen bestehen. Bei den verauslagten Portogebühren handelt es sich daher um einen durchlaufenden Posten.

Eine Agentur kann auch ihren eigenen Freistempler für gewerbsmäßige Versendung von Kundenpost verwenden. Entgegen den Ausführungen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen Briefdienst Inland (AGB) wird hierfür keine besondere Genehmigung erteilt. Ein durchlaufender Posten ist anzunehmen, wenn die Agentur

  • bei Verwendung ihres Freistemplers in den Stempel das "Klischee" des Kunden einsetzt oder
  • auf andere Weise den Kunden als eigentlichen Absender kenntlich macht (z. B. Absenderaufkleber oder entsprechender Aufdruck auf dem Umschlag).

Die in den AGB niedergelegten Grundsätze für den Briefdienst gelten entsprechend für den Frachtdienst (Pakete).

Legt die Agentur in derartigen Fällen die Vereinnahmung und Verauslagung in fremdem Namen und für fremde Rechnung nicht offen und berechnet für diese Beträge Umsatzsteuer, handelt es sich mangels Offenlegung nicht um einen durchlaufenden Posten. Ein zu hoher Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG liegt nicht vor. Der Kunde kann auch hinsichtlich der Portokosten unter den Voraussetzungen des § 15 UStG den Vorsteuerabzug geltend machen.

Erhalten Agenturen von der Deutschen Post AG Rabatte, liegt ein durchlaufender Posten nur vor, wenn die tatsächlich entrichteten Portokosten dem Kunden weiter berechnet werden. Werden dagegen dem Kunden die üblicherweise zu zahlenden Portokosten in Rechnung gestellt, liegt kein durchlaufender Posten vor, da betraglich mehr weiter berechnet wird, als gegenüber der Deutschen Post AG geschuldet wird (OFD Karlsruhe, Verfügung vom 29.02.2008, Az. S-7200).

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