Digitale Betriebsprüfung: erstes Urteil des BFH

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Der BFH entschied über den Datenzugriff auf eingescannte Eingangsrechnungen und auf Konten der Finanzbuchhaltung, die vom geprüften Unternehmen gesperrt worden waren.

Das Urteil fällt leider nicht gut aus für Unternehmer: Das Prüfungsfinanzamt erhielt in allen strittigen Punkten Recht.

So dürfen die Prüfungsdienste neben eingescannten Belegen auch andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen in elektronischer Form am Bildschirm betrachten. Das Angebot des geprüften Unternehmens, die Unterlagen auszudrucken und den Prüfern zu übergeben, müssen diese nicht annehmen.

Außerdem darf das geprüfte Unternehmen nicht einzelne Konten der Finanzbuchhaltung sperren und so den Augen der Prüfer entziehen. Deren Datenzugriffsrecht erstreckt sich nämlich auf alle Konten, meinen die Richter. Konsequenz: Der Unternehmer muss die entsprechenden Konten freischalten. Im entschiedenen Fall waren Konten zur Bildung von Drohverlustrückstellungen aus schwebenden Geschäften, zu nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben sowie Konten zu Aufwendungen für handelsrechtliche Steuerumlagen im Rahmen der körper- und gewerbesteuerlichen Organschaft betroffen.

Positiv für Unternehmer, die ein (möglichst) papierloses Büro anstreben: Nach ihrer Digitalisierung dürfen die Originalbelege vernichtet werden! Pdf- oder tif-Dateien auf Festplatten, CD-ROM oder sonstigen Speichermedien: diese Form der Aufbewahrung ist ausdrücklich zulässig! Voraussetzungen:

  • die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ("Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" vom 7. November 1995) werden eingehalten,
  • es ist sichergestellt, dass die Wiedergabe oder die Daten bei Lesbarmachung mit den Originaldokumenten bildlich übereinstimmen (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 AO) und
  • die eingescannten Belege sind während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, können unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).

(BFH, Beschluss vom 26. September 2007, Az. I B 53, 54/07)

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