Sind Geschenke mit Werbeaufdruck Betriebsausgaben?

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Kosten für Kalender mit Firmenlogo sind nur dann als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn sie einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden, entschied das FG Baden-Württemberg.

Warum stellt sich überhaupt die Frage, ob die Kosten als Betriebsausgaben abzugsfähig sind? Das Problem: Die Kosten für Geschenke dürfen den Gewinn eigentlich nicht mindern und sind daher nicht abzugsfähig. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn die Kosten pro Beschenktem und Kalenderjahr nicht mehr als 35 € betragen (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Um das nachzuweisen, müssen die Aufwendungen für Geschenke einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Auf die Einhaltung dieser Vorschrift achten die Finanzämter sehr genau – ohne gesonderte Aufzeichnung gibt es keinen Betriebsausgabenabzug.

Im entschiedenen Fall nun hatte die Klägerin Kalender mit Firmenlogo und Grußwort der Geschäftsführerin herstellen lassen, die sie Kunden, Geschäftspartnern und sonstigen Personen (z. B. auf Messen) schenkte. Die meisten Kalender wurden zusammen mit einer Grußkarte in der Weihnachtszeit verschickt.

Die Klägerin machte die Herstellungskosten, die pro Kalender unter dem Maximalwert lagen, als Betriebsausgaben geltend. Diese Betriebsausgaben wurden aber vom Finanzamt nicht anerkannt, da die Kosten für die Kalender nicht entsprechend der strengen Vorschriften für Geschenke aufgezeichnet worden waren.

Das Finanzgericht bestätigte, dass es sich bei den Kalendern um Geschenke handle, die den Gewinn nicht mindern dürfen. Sie wiesen darauf hin, dass die Kosten ausnahmsweise abgezogen werden dürfen, wenn ihre Anschaffungs- oder Herstellungskosten einen bestimmten Betrag nicht überschreiten und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.

Regeln gelten auch für Werbegeschenke, die selbst Werbeträger sind

Diese besonderen Aufzeichnungspflichten, die auch für Werbegeschenke, die selbst Werbeträger seien, anzuwenden seien, habe die Klägerin nicht erfüllt. Sie habe die Aufwendungen nicht auf einem besonderen Konto oder mehreren besonderen Konten innerhalb der kaufmännischen Buchführung verbucht sondern die Kosten auf einem Konto gebucht, das nicht nur für Geschenke verwendet wurde. Aufzeichnungen außerhalb der Buchführung reichten auch bei einer datenmäßigen Verknüpfung nicht aus (FG Baden-Württemberg vom 12.4.2016, 6 K 2005/11 ).

Schreiben Sie den Namen des Beschenkten auf den Beleg und vermerken Sie ihn möglichst auch in dem von Ihnen geführten Bestandsverzeichnis Geschenke. Auf den Namen des Empfängers dürfen Sie nur verzichten, wenn es sich um ein Geschenk von sehr geringem Wert handelt, wie zum Beispiel ein Kugelschreiber oder ein Feuerzeug, da der Aufzeichnungsaufwand hier unverhältnismäßig hoch wäre.

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