Nachweis von Betriebsausgaben mittels Eigenbeleg

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Einem Arbeitnehmer steht auch ohne Nachweis von Werbungskosten der Arbeitnehmer-Pauschbetrag zu. Für Selbstständige gibt es keinen vergleichbaren allgemeinen Betriebsausgaben-Pauschbetrag. Allerdings gibt es die Möglichkeit, einen Eigenbeleg zu erstellen.

Wenn Sie keinen Beleg haben, sollten Sie einen Eigenbeleg erstellen. Bei bestimmten kleineren Ausgaben, für die üblicherweise keine Quittung ausgestellt wird, geht es gar nicht anders, zum Beispiel Trinkgelder, Porto, Telefongebühren oder Parkgebühren. Füllen Sie einfach zeitnah einen Beleg aus, auf dem Betrag, Datum, Zweck und Empfänger der Zahlung vermerkt sind. Bestätigen Sie diese Angaben mit Ihrer Unterschrift und legen Sie den Beleg in Ihren Buchführungsunterlagen ab.

Kein Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen!

Sogar bei fehlenden Belegen können Sie sich fast immer den Betriebsausgabenabzug sichern, wenn Sie sich mit der Glaubhaftmachung etwas Mühe geben. Das gilt jedoch nicht für den Vorsteuerabzug. Der ist nur dann möglich, wenn Ihnen eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer vorliegt, nicht aber bei Eigenbelegen und Schätzungen.

Kontoauszug ohne dazugehörende Rechnung

Ähnlich sollten Sie vorgehen, wenn eine Zahlung von Ihrem betrieblichen Konto erfolgt, Sie aber die dazugehörende Rechnung nicht mehr haben. Machen Sie dann auf dem Bankauszug die ergänzenden Angaben, aus denen sich die betriebliche Veranlassung ergibt. Da hier Zahlung und meist auch Empfänger eindeutig feststehen, gibt es mit dem Finanzamt normalerweise kein Problem.

Höhe der Kosten schätzen

Fehlen Belege, dürfen die Kosten der Höhe nach geschätzt werden, wenn es an der tatsächlichen Entstehung der Kosten keinen Zweifel gibt. Fehlen etwa bei einem Betriebsfahrzeug die Tankbelege, können die Kosten anhand der Jahreskilometerleistung, des durchschnittlichen Verbrauchs und der durchschnittlichen Kraftstoffpreise geschätzt und als Betriebsausgabe angesetzt werden. In einem solchen Fall kann es aber Probleme mit dem Finanzamt wegen der Höhe des geschätzten Betrags geben.

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