Frohe Weihnachten: Geschenke sind Betriebsausgaben
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Möchten Sie als Selbstständiger Ihren Kunden, Lieferanten, Beratern oder freien Mitarbeitern mit einem Weihnachtsgeschenk eine Freude bereiten? Dann sollten Sie wissen, in welchen Fällen die Kosten als Betriebsausgabe absetzbar sind – und wo Fallstricke lauern!
Ein Geschenk ist eine Bar- oder Sachzuwendung, der keine unmittelbare Gegenleistung des Empfängers gegenübersteht. Grundsätzlich dürfen Ausgaben für Geschenke nicht als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Allerdings macht der Gesetzgeber bei Geschenken von geringem Wert eine Ausnahme, wenn die Zuwendung betrieblich veranlasst ist, der Empfänger also in geschäftlichem Kontakt mit dem Betriebsinhaber steht. Zum begünstigten Personenkreis gehören damit zum Beispiel Kunden, Lieferanten, Berater und freie Mitarbeiter. Ist nicht ohne Weiteres erkennbar, welche Verbindung zwischen dem Betrieb und dem Empfänger des Geschenks besteht, sollte die Art der geschäftlichen Beziehung auf dem Ausgabenbeleg vermerkt werden.
In diesen Fällen sind die Ausgaben für ein Geschenk als Betriebsausgabe absetzbar:
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der Empfänger ist ein Geschäftspartner;
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der Wert übersteigt nicht 35,00 €;
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die Ausgaben werden gesondert erfasst.
Sie dürfen einen persönlichen Anlass für Ihr Geschenk wählen. Es ist also möglich, einem Kunden eine Flasche Wein oder einen Strauß Blumen zum Geburtstag zu schenken. Ebenfalls begünstigt sind Zuwendungen an nahe Angehörige des Geschäftspartners.
Keine Geschenke sind (R 4.10 Abs. 4 EStR 2008):
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Warenproben und preiswerte Gegenstände mit Werbeaufdruck;
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Einladungen zum Essen und Trinken (Bewirtungskosten);
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Zugaben im Zusammenhang mit einem Kauf;
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Preise anlässlich eines Preisausschreibens;
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Kränze und Blumen bei Beerdigungen.
Der Empfänger des Geschenks ist verpflichtet, den Wert als Betriebseinnahme zu erfassen. Nutzt er das Geschenk in seinem Betrieb, kann er der Betriebseinnahme eine Betriebsausgabe in Höhe der Abschreibung gegenüberstellen. Insbesondere bei teuren Geschenken kann es sein, dass das Finanzamt überprüft, ob der Empfänger den Wert versteuert hat. Der Schenker hat die Möglichkeit, das Geschenk pauschal zu versteuern und dadurch den Empfänger von der Steuerpflicht zu befreien.
Schenken Sie einem Geschäftsfreund einen Gegenstand, den dieser nur betrieblich nutzen kann, sind die Ausgaben für das Geschenk uneingeschränkt abziehbar (R 4.10 Abs. 2 EStR 2008). Einziger Nachteil: Wird die 35-Euro-Grenze überschritten, ist die Schenkung umsatzsteuerpflichtig, sofern Sie beim Kauf des Geschenks Vorsteuer abgezogen haben (Abschn. 3.3 Abs. 10 UStAE).
Wichtiges zur 35-Euro-Grenze
Die 35-Euro-Grenze ist personenbezogen. Sie dürfen einem Geschäftsfreund daher auch mehrere Geschenke innerhalb eines Jahres machen. Solange der Gesamtwert aller Geschenke 35,00 € nicht überschreitet, ist der Betriebsausgabenabzug zulässig. Versand- und Verpackungskosten werden nicht auf die Wertgrenze angerechnet (R 4.10 Abs. 3 EStR 2008).
Unbedingt beachten sollten Sie: Bei der 35-Euro-Grenze handelt es sich um eine Freigrenze. Überschreiten Sie die Grenze, dürfen Sie nicht einen Cent als Betriebsausgabe abziehen.
Sind Sie als Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt, handelt es sich bei den 35,00 € um eine Nettogrenze. Die von Ihnen beim Kauf gezahlte Vorsteuer wird nicht auf die 35-Euro-Grenze angerechnet.
Sind Sie dagegen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, weil Sie zum Beispiel ausschließlich umsatzsteuerbefreite Leistungen erbringen oder Kleinunternehmer sind, darf der Nettowert zuzüglich Umsatzsteuer die Grenze von 35,00 € nicht übersteigen.
Halten Sie die 35-Euro-Grenze nicht ein und eignet sich das Geschenk nicht ausschließlich für die betriebliche Nutzung beim Empfänger, scheidet der Ausgabenabzug aus. Auch die beim Kauf gezahlte Vorsteuer dürfen Sie dann nicht abziehen (§ 15 Abs. 1a UStG). Als kleines Trostpflaster bleibt Ihnen dann nur, dass die Zuwendung nicht umsatzsteuerpflichtig ist (Abschn. 3.3 Abs. 11 UStAE).
Gesonderte Aufzeichnungspflicht beachten
Sie sind verpflichtet, Ihre Aufwendungen für Geschenke einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben auf einem Konto oder in einem Bestandsverzeichnis zu erfassen. Kommen Sie Ihrer Aufzeichnungspflicht nicht nach, kann das Finanzamt Ihnen den Ausgabenabzug streichen.
Schreiben Sie den Namen des Beschenkten auf den Beleg und vermerken Sie ihn möglichst auch in dem von Ihnen geführten Bestandsverzeichnis Geschenke
. Auf den Namen des Empfängers dürfen Sie nur verzichten, wenn es sich um ein Geschenk von sehr geringem Wert handelt, wie zum Beispiel ein Kugelschreiber oder ein Feuerzeug, da der Aufzeichnungsaufwand hier unverhältnismäßig hoch wäre.