Freiberufler: Gefahr bei Rechnungen über Bürokostenumlagen

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Selbstständige müssen sich darauf einstellen, dass das Finanzamt in Bezug auf die Leistungsbeschreibung in einer Rechnung zunehmend pingelig wird. Das gefährdet den Vorsteuerabzug.

Ein selbstständiger Rechtsanwalt hatte eine Bürogemeinschaft mit einer Steuerberatungsgesellschaft, deren Mitgeschäftsführer er war. Aufgrund einer mündlichen Vereinbarung nahm er Leistungen der GmbH in Anspruch, für die er monatlich einen pauschalen Abschlag zahlte. Am Jahresende gab es eine Besprechung, die Grundlage für die Endabrechnung war. Als Leistungsbeschreibung enthielt diese Rechnung nur folgende Angaben: Personalgestellung – Schreibarbeiten sowie andere Kosten: Büromaterial, Porto, EDV, Fachliteratur laut mündlicher Vereinbarung.

Das Finanzamt versagte dem Anwalt wegen unzureichender Leistungsbeschreibung den Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung. Der BFH schloss sich dieser Beurteilung an (BFH-Urteil vom 15.5.2012, XI R 32/10 ): Die Rechnungsangaben ermöglichten keine Konkretisierung der abgerechneten Leistungen nach deren Umfang. So könne etwa bei Schreibarbeiten die Zahl der abgerechneten Arbeitsstunden angegeben werden. Die Angabe laut mündlicher Vereinbarung sahen die Richter als inhaltlich unzureichend an, da sie keine eindeutige Bezugnahme auf andere Geschäftsunterlagen darstellt, aus denen der Umfang der abgerechneten Leistungen zu entnehmen wäre.

Viele Freiberufler kooperieren in Form einer Bürogemeinschaft, bei der die entstandenen Kosten auf die Beteiligten umgelegt werden. Ärger mit dem Finanzamt in Bezug auf den Vorsteuerabzug lässt sich nur vermeiden, indem eine zu vage Umschreibung der Leistungen vermieden wird. Am besten wird die Grundlage für die Fakturierung als Anlage zur Rechnung dokumentiert. Dabei können auch Schätzwerte herangezogen werden.

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