Betriebsfeier: Absagen gehen steuerlich zu Lasten der feiernden Kollegen

Darum ging es im entschiedenen Fall

Eine Firma plante Ende des Jahres 2016 einen gemeinsamen Kochkurs als Weihnachtsfeier. Nach dem Konzept des Veranstalters durfte jeder Teilnehmer unbegrenzt Speisen und Getränke verzehren. Von den ursprünglich angemeldeten 27 Arbeitnehmern sagten zwei kurzfristig ab, ohne dass dies zu einer Reduzierung der bereits veranschlagten Kosten durch den Veranstalter führte.

Der Arbeitgeber berechnete im Rahmen der Lohnversteuerung die Zuwendung an die einzelnen Arbeitnehmer und berücksichtigte dabei die ursprünglich angemeldeten 27 Arbeitnehmer.

Demgegenüber verlangte das Finanzamt, dass auf die tatsächlich teilnehmenden 25 Arbeitnehmer abzustellen sei, so dass sich ein höherer zu versteuernder Betrag ergab.

Der Arbeitgeber klagte – und hatte in der ersten Instanz auch Erfolg damit: Es sei es nicht nachvollziehbar, weshalb den Feiernden die vergeblichen Aufwendungen des Arbeitgebers für sog. »No-Shows« zuzurechnen seien, erklärten die Richter des FG Köln.

Bei der lohnsteuerlichen Beurteilung von Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen sei auf die Anzahl der tatsächlich angemeldeten Teilnehmer abzustellen. Nachträgliche Absagen und das Nichterscheinen einzelner Arbeitnehmer gingen dabei nicht zu Lasten der teilnehmenden Arbeitnehmer (FG Köln, Urteil vom 27.06.2018, Az. 3 K 870/17).

Eine sinnvolle und logische Auffassung, denn wenn man mit mehreren Arbeitnehmern plant und dann beispielsweise vereinzelt Arbeitnehmer krank werden, darf dies ja nicht zur Lohnbesteuerung der teilnehmenden Arbeitnehmer führen.

Mit diesem Urteil hatte sich das FG Köln aber ausdrücklich gegen eine bundeseinheitliche Anweisung des Bundesfinanzministeriums an die Finanzämter gestellt (vgl. Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14.10.2015, IV C 5 - S-2332 / 15 / 100001, veröffentlicht in BStBl I 2015, 832).

Daher verwunderte es nicht, dass das Finanzamt gegen das Urteil Revision beim Bundesfinanzhof in München eingelegte.

Lohnsteuerliche Behandlung von Firmenfeiern wird zum Glücksspiel

Der BFH folgte nicht der logischen Auffassung des FG Köln, sondern der Anweisung des Bundesfinanzministeriums an die Finanzämter.

Die Auffassung des BFH lässt sich wie folgt zusammenfassen: Die Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer anlässlich von Betriebsveranstaltungen sind mit den anteilig auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen des Arbeitgebers und damit den anteiligen Gesamtkosten der Veranstaltung anzusetzen.

Abzustellen ist dabei allein auf die tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer bzw. Begleitpersonen.

Der entgegenstehenden Auffassung des FG Köln wollte sich der BFH nicht anschließen. Immerhin wollten die erstinstanzlichen Richter die Gesamtkosten noch auf die angemeldeten Arbeitnehmer verteilen, unabhängig davon, ob diese tatsächlich teilgenommen haben. Der Bundesfinanzhof ist jedoch der Meinung, dass eine andere Rechengröße als die der (tatsächlich) teilnehmenden Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen vom Gesetzgeber nicht vorgesehen wurde (BFH-Urteil vom 29.04.2021, Az. VI R 31/18).

Im Ergebnis wird es damit bei einer Betriebsveranstaltung zum Glücksspiel, ob bei den Arbeitnehmern ein lohnsteuerpflichtiger Sachbezug entsteht oder nicht!

Wann ist eine Betriebsveranstaltung lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei?

Unter diesen Voraussetzungen ist eine Betriebsfeier lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei:

• Die Teilnahme steht allen Arbeitnehmern offen.

• Pro Jahr finden nur zwei Betriebsveranstaltungen statt.

• Die einzelne Betriebsveranstaltung kostet pro Arbeitnehmer einschließlich Begleitperson höchstens 110 Euro.

Die Dauer der Betriebsveranstaltung spielt keine Rolle. Es sind also auch zweitägige Betriebsveranstaltungen begünstigt. Allerdings dürfte es hier schwierig sein, mit dem Höchstbetrag von 110 Euro auszukommen.

110-Euro-Grenze bei Betriebsveranstaltungen

Bei dem Grenzwert von 110 Euro handelt es sich um einen Freibetrag.

Das bedeutet: Entscheidend sind die tatsächlichen Kosten des Arbeitgebers einschließlich Mehrwertsteuer. Liegen die Kosten über dem Freibetrag, so ist der übersteigende Betrag lohnsteuerpflichtig und damit grundsätzlich auch sozialversicherungspflichtig.

Arbeitgeber können aber auch den steuerpflichtigen Anteil mit 25 % pauschal versteuern, zzgl. ggf. Soli und Kirchensteuer (§ 40 Abs. 2 EStG). Durch die Pauschalversteuerung bleibt die Zuwendung sozialversicherungsfrei.

Betriebsveranstaltung: Kein Freibetrag bei der Umsatzsteuer

Bei der Umsatzsteuer gibt es keinen entsprechenden Freibetrag.

Das bedeutet:

• Bei Kosten bis zu 110 Euro gilt die Veranstaltung als unternehmerisch veranlasst. In diesem Fall ist der volle Vorsteuerabzug möglich.

• Übersteigen dagegen die Kosten die Grenze von 110 Euro, so gelten sie als privat veranlasst mit der Folge, dass der Vorsteuerabzug für die gesamten Kosten verloren geht. Umsatzsteuerlich handelt es sich also um eine Freigrenze, eine Aufteilung wie bei der Lohnsteuer ist nicht zulässig (BMF-Schreiben vom 19.4.2016, III C 2 - S 7109/15/10001).

Ratgeber für Arbeitgeber